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Wer delegiert, gewinnt: 6 Unternehmens-Bereiche, die sich perfekt für ein Outsourcing eignen

    Wer delegiert, gewinnt: 6 Unternehmens-Bereiche, die sich perfekt für ein Outsourcing eignen

(Foto: Shutterstock)

Für Großkonzerne ist es selbstverständlich, Aufgaben auszulagern, die nicht zum Kerngeschäft gehören. Doch auch für Freelancer und kleinere Unternehmen gibt es die Möglichkeit, Zeit und Kosten durch Outsourcing einzusparen. Wir zeigen euch sechs Bereiche, die sich gut dafür eignen.

Warum und was auslagern?

Viele Freelancer und kleine Unternehmen erledigen alle Aufgaben der Firma intern. Dabei gibt es in den meisten Branchen zahlreiche Dinge, die für eine Auslagerung in Frage kommen würden. Ob das sinnvoll ist, muss individuell entschieden werden. Dazu sollte man einmal alle anfallenden Aufgaben einem Check unterziehen. Prädestiniert, um ausgelagert zu werden, sind zum Beispiel folgende Aufgabentypen:

  • Aufgaben, die zeitaufwendig sind, aber nur geringe Kompetenzen erfordern.
  • Aufgaben, die zeitaufwendig sind, weil sie zu hohe oder fachfremde Kompetenzen erfordern.
  • Aufgaben, deren Auslagerung sehr günstig ist.

In vielen Unternehmen lässt sich durch die Auslagerung solcher Bereiche eine Menge Geld oder Zeit sparen, die in das eigentliche Kerngeschäft fließen können. Das Konzept der virtuellen Assistenz ist auch einer der Eckpfeiler von Tim Ferris‘ Bestseller „The 4-Hour Workweek“, in dem er für das Outsourcing zeitaufwändiger Aufgaben plädiert. Bis vor ein paar Jahren gab es noch kaum Möglichkeiten, solche Services in deutscher Sprache in Anspruch zu nehmen. Mittlerweile hat auch der deutsche Markt ausreichend Anbieter, deren Arbeitskräfte vor allem in Osteuropa sitzen. Einer virtuellen Assistenz steht demnach auch in Deutschland nichts mehr im Weg.

Daneben gibt es noch einige Anbieter, die sich auf einzelne Bereiche wie Buchhaltung oder Telefonservices spezialisiert haben. Für kleine und junge Unternehmen ist die Inanspruchnahme solcher Angebote vor allem deshalb praktisch, weil keine Festanstellung oder vertragliche Bindung nötig ist, wodurch eine große Flexibilität entsteht. Kann man sich einen Service eine zeitlang nicht mehr leisten oder er wird nicht mehr gebraucht, bucht man ihn einfach nicht mehr.

6 Bereiche, die sich für das Outsourcing eignen

Völlig überfordert? Dann kann das Auslagern zeitfressender Aufgaben vielleicht eine Lösung sein. (Foto: Shutterstock)
Völlig überfordert? Dann kann das Auslagern zeitfressender Aufgaben vielleicht eine Lösung sein. (Foto: Shutterstock)

1. Recherchen

Online- und Telefonrecherchen können ausgesprochen zeitraubend sein und müssen nicht unbedingt intern erledigt werden. Zudem ist dafür oft kein allzu kompliziertes Briefing notwendig. Recherchen kommen zudem in fast allen Unternehmensbereichen vor. Diese Aufgabe kann das Recherchieren von Eventlocations, Produktionsstätten- und Preisen, Druckereien oder Reisekosten umfassen – oder auch Ansprechpartner für die Sales-Abteilung bei der Neukundenakquise. Rechercheaufgaben übernimmt so ziemlich jeder Anbieter für virtuelle Assistenten.

2. Textarbeiten

Texterstellung ist für viele Menschen, deren Hauptaufgabe nichts mit Schreiben zu tun hat, oft eine zeitraubende Arbeit, die zudem viel Sorgfalt erfordert. Die meisten Services bieten eine Vielzahl an Textarbeiten an, die von der Erstellung über die Verbreitung bis hin zur Übersetzung reichen. Zu diesen Arbeiten kann die Erstellung von E-Mail-Vorlagen gehören, die Transkription von Meeting-Protokollen oder das Erarbeiten von Infotexten. Dazu betrifft es beispielsweise die Pflege einer Website, wo regelmäßig Unternehmenszahlen oder Eventübersichten aktualisiert werden müssen.

3. Telefonannahme

Der komplette Telefonverkehr lässt sich natürlich nicht auslagern. Aber für kleinere Aufgaben wie die Produktberatung oder Bestellannahme ist dieser Service perfekt. Auch Sales-Bereiche lassen sich nach einen sorgfältigem Briefing auslagern, zum Beispiel die Terminvereinbarungen mit potentiellen Neukunden oder die telefonische B2B-Kundenansprache zur Vorstellung des Unternehmens. Einige Anbieter stellen auch den Service zur Verfügung, ausländische Anrufe entgegenzunehmen. Für den Telefonservice gibt es meist spezielle Anbieter, die sich nur darauf spezialisiert haben.

4. Marketing

Auch viele kleinteilige Marketingaufgaben müssen nicht unbedingt intern erledigt werden: Die Newsletter-Erstellung, das Social-Media-Monitoring oder diverse Offsite-SEO-Aufgaben, die zeitraubend sind, aber nicht besonders anspruchsvoll in der Einarbeitung. Bei Aufgaben, die die Erstellung von Social-Media-Content oder die Beantwortung von Kundenanfragen über soziale Netzwerke beinhalten, sollte man allerdings schon auf ein sehr sorgfältiges Briefing achten und regelmäßig abgleichen, ob der Kommunikationsstil des virtuellen Assistenten dem des Unternehmens entspricht.

5. Buchhaltung

Die Buchhaltung hat keinen guten Ruf. An ihr kann man bekanntlich verzweifeln. Gott sei Dank gibt es hier unzählige Anbieter, die aus dieser Not ein Geschäft gemacht haben. Die meisten Buchhaltungsservices bieten Rund-um-Sorglos-Pakete an, die sich sowohl um die Finanzbuchhaltung als auch die Gehaltsabrechnungen kümmern. Die Buchhaltung auszulagern lohnt sich auch schon – und sogar vor allem – für Freelancer.

6. Grafik-, Web-, Video- und Ton-Aufgaben

Viele kleine Unternehmen kommen gar nicht drumrum, diese Dinge auszulagern. Sofern kein eigener Grafiker oder Programmierer beschäftigt werden kann, müssen die Aufgaben extern erledigt werden. Manch einer versucht sich in diesen Fällen einfach selbst an der Briefpapier-Vorlage. Aber hier sollte man sehr genau abwägen, wie viel die eigene Arbeit pro Stunde wert ist und wie lange ein Profi dafür braucht, der vielleicht nur geringfügig mehr pro Stunde nimmt, aber nur die Hälfte der Zeit braucht. Weitere Ausgaben in diesem Bereich sind: technische SEO-Optimierung von Webseiten, Einrichtung von Online-Shops, Erarbeitung von Druckvorlagen und Videobearbeitung.

In einem anderen Artikel haben wir sechs Anbieter für virtuelle Assistenten in Deutschland getestet. Unsere Ergebnisse könnt ihr hier nachlesen.

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5 Reaktionen
Besser aber oft nicht billiger
Besser aber oft nicht billiger

@Jürgen:
Die Kundenschnittstelle ist oft eh schon an Selbständige ausgelagert:
- Paket-Fahrer sind oft Selbständig
- Franchise-Firmen bei MacDonalds usw. sind gängig
- selbständige Promoter verkaufen Laufzeit-Abos und Verträge usw. Festanstellung vs. Provisionsvertrieb sind vergleichende Basisberechnungen der Grundvorlesung.
- Auto-Händler gehören meist nicht dem Auto-Konzern
- Für das Ping-Geräusch mit dem Bild-Logo bezahlt Intel nach bekannten Regeln an die Firmen welche es einbauen (TV-Werbung, Print-Werbung,...) . Das ist ausgelagerte Werbung wo man nur Teile von bezahlt. Streit gabs wohl mal als auf derselben oder eine Seite weiter AMD-Rechner beworben wurden.
- Apple ist auf vielen Messen wohl nicht vertreten. Andere Firmen bieten dann dort Apple-Produkte an. Durch die ProPads verstärkt sich das bald vielleicht noch massivst wenn auch Systemhäuser und der Business-Software-Markt Apple nutzen wird.
...

Was und wie man bewerben will ist zwar Firmen-Entscheidung. Mittelsmänner, Auftrags-Firmen usw beispielsweise für SEO sind auch hier aber durchaus üblich.

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Jürgen
Jürgen

Wer das Marketing seines Unternehmens auslagert, der kann auch gleich sein Geschäft verkaufen und beim Käufer als Angestellter anheuern.
Das Marketing ist zusammen mit der Entwicklung die Kernaufgabe eines Unternehmers. Wer das nicht versteht, wird langfristigen niemals Erfolg haben.

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GeraldM
GeraldM

Buchhaltung ohne Bauchschmerzen erledigen, vor allem für Freelancer ist das ja so eine Sache. Gefühlt unmöglich, real aber machbar. Probiert es mit ww.mein-tagwerk.de, ist für Freiberufler gemacht und leicht zu handhaben.

Freue mich auf Feedback
Gerald

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Besser aber oft nicht billiger
Besser aber oft nicht billiger

Hier werden doch immer die deutschen Vorzeige-Startups wie PayDirekt oder GiroPay mit deutschen Gesetzen gelobt. Da muss man also genau schauen wer welche Daten kriegt und wie Hack-Sicher die persönlichen Steuer-Nummern, Kontonummern, Lebensläufe, Privaten Telefon-Nummern usw.... z.b. der Mitarbeiter oder Kontakt-Daten der Kunden (Handy-Nummern, Email-Adressen...) sind.

IBM sagte wohl mal: Outsourcing ist nicht billiger sondern "nur" bessere Qualität.
Da gings halt damals um ganze oder Großteile von Rechenzentren. Wenn da z.b. SAP oder IBM DB/2 oder Oracle-SQL-Server oder M$-Navision oder M$-SQL-Server auf x Rechnern läuft bietet sich das ja an. Seine Webseite hostet man oft ja auch outgesourced beim Hoster und nicht im Keller auf 'nem Server.

Im Rahmen der Uber-Festanstellungs-Klagen wurde als Argument angeführt das Freelancer !für Verwaltungs-Aufgaben! (und nicht für produktive Tätigkeit wie Kunden herumfahren und auf Aufträge warten und im Auto herumsitzen) in USA Standard sind. In Deutschland beispielsweise Lohnbuchhaltung oder auch die Steuerberater erledigen eh schon viel davon.
Allerdings wissen viele nichts von Zahlen, Steuern usw. wie man hier an vielen Postings erkennt und auch an den vielen Artikeln wo es heisst, man soll sich seine Startup-Zahlen ständig angucken oder sogar kostenpflichte KPI-Widgets kaufen. Viele schauen oft wohl nicht mal in die Lohnabrechnung. Falls sie als Dauer-Praktikant überhaupt eine bekommen...

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Jochen_Seelig
Jochen_Seelig

Die meisten Punkte kann ich so nur unterschreiben. Man muss sehr schnell lernen auch Aufgaben abzugeben.

Für den Bereich der Adress-Recherche gibt es von uns aber zusätzlich noch ein Software-Tool zur Unterstützung. Zudem ist eine Auslagerung immer damit verbunden, dem externen Anbieter Zugriff auf das eigene CRM-System zu gewähren. Mit dem snapADDY Grabber CRM kann man sich neue Adressen mit einem Klick direkt ins eigenen CRM-System speichern lassen.

Das spart viel Arbeit und man hat die neuen Adressen direkt dort wo sie hin gehören. ;)

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