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Das papierlose Büro: Der geplatzte Traum vom digitalen Glück

    Das papierlose Büro: Der geplatzte Traum vom digitalen Glück

Das papierlose Büro – ein Traum. (Foto: © SilviaJansen – iStockphoto.com)

Papierlos glücklich. Alles digital. Ein papierloses Büro ist das nächste große Ding. War es zumindest mal, denn die Euphorie ist deutlich zurückgegangen und die Anwender wollen nicht so wie die Lösungsanbieter. Was ist dran am papierlosen Büro?

Ein papierloses Büro – in der Theorie schön und gut

Wir alle kennen das: Man sucht mal wieder die Versicherungspolice oder die Rechnung für die Playstation. Oder aber die Quittung vom letzten Einkauf, um noch mal zu prüfen, ob auch alle Beträge korrekt sind. So oder so ähnlich stellen es sich jedenfalls die Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen wie zum Beispiel Organize.me der Tomorrow Focus AG oder Doo, vor. Doo musste im letzten Monat die Flügel strecken und will nun mit Scanbot wieder durchstarten. Man glaubt, dass die Anwender nicht mehr Herr werden über die unzähligen Quittungen, Rechungen, Belege oder Versicherungsunterlagen.

Die Lösung sieht dann immer mehr oder weniger gleich aus, mit Hilfe einer App oder eines Scanners, wie er zum Beispiel von der Post im Zuge der E-Post-Strategie angeboten wird, scannt der Anwender drauf los, als ob es kein Morgen gebe. Nun werden, mehr oder weniger intelligent, die eingescannten Dokumente verschlagwortet, damit sie später auch wiedergefunden werden. So weit die Theorie.

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Papierloses Büro – ein Traum? (Foto: © SilviaJansen – iStockphoto.com)

Wie so oft hat man die (papierlose) Rechnung ohne den Wirt gemacht, denn glaubt man der Umfrage der Bitkom vom Ende letzten Jahres, dann scannen nur sechs Prozent der Befragten regelmäßig Dokumente zur Archivierung ein. Obwohl in Deutschland jährlich fast eine Vierteltonne Papier pro Kopf verbraucht wird, sehen die meisten Anwender keinen Nutzen in einer papierlosen Welt. Der mit der Digitalisierung verbundene Aufwand steht in keinem Verhältnis zum Nutzen. Dabei ist dieser in Zeiten von Smartphones und Apps wie Scanboot nicht einmal hoch, doch die Anwender scheint das nur wenig zu interessieren.

Zweifelsohne kommt es immer wieder vor, dass ein Dokument gesucht wird. Natürlich wird auch immer wieder mal ein Beleg oder eine Rechnung gebraucht. Aber mit Ausnahme ganz weniger Dokumente bekommen Anwender diese im Falle des Falles auch nachträglich, selbst wenn das Original verschwunden sein sollte und es keinerlei Ablage gibt. Schon heute wird ein signifikant großer Teil der Einkäufe im E-Commerce getätigt, die Rechnung liegt dort ohnehin digital vor, entweder in Form einer E-Mail oder beim Händler im Portal. Das gleiche gilt für Versicherungen, Stromanbieter oder Versorger, auch hier liegen die Verträge meist digital im Portal des Dienste-Anbieters. Nichtsdestotrotz tummeln sich im Markt Dienste wie Organize.me, E-Post der Deutschen Post, Doctape aus Hanover oder Dropscan, die ein digitales Dokumenten-Archiv in der Cloud anbieten. Hier sollen die Anwender ihre eingescannten Dokumente ablegen und in Zukunft auch mit E-Mail Konten oder Online-Shops verbinden können, damit die Daten automatisch erfasst werden.

Aus Sicht der Lösungsanbieter ermöglichen diese Dienste ein interessantes Spielfeld, denn jedes vom Nutzer abgelegte Dokument bietet tiefe Einblicke in ihr Leben – Informationen, die sonst nur schwer zugänglich sind. Darauf aufbauend kann man interessante Geschäftsmodelle entwickeln wie personalisierte Werbung, Wechselservice zu anderen Anbietern, kostenpflichtige Finanzanalyse und vieles mehr.

Papierloses Büro: Per se kein Anwendungsfall

Den Anwender indes scheint das alles nicht so richtig zu interessieren. Doo musste sich eingestehen: „Es scheint, dass wir einfach nicht die Bedürfnisse einer ausreichend großen Nutzergruppe ansprechen.“ Aber auch im Vorzeigemarkt USA stellen die ersten Anbieter ihre Dienste ein, wie zum Beispiel Zumbox, das seit 2006 immerhin 28 Millionen Dollar Kapital einsammeln konnte. Bei Zumbox konnte der postalische Briefverkehr automatisch digitalisiert werden, um den Nutzern die Hürde der Digitalisierung zu nehmen. Gereicht hat es offenbar nicht.

Doo ist tot, es lebe Scanbot: Mit einer intelligenten und vollautomatischen Scanner-App will das Startup Doo wieder angreifen. (Bild: Doo)
Doo ist tot, es lebe Scanbot: Mit einer intelligenten und vollautomatischen Scanner-App will das Startup Doo wieder angreifen. (Bild: Doo)

Das Problem: Digitalisieren und Archivieren von Dokumenten stellen für die meisten Anwender per se keine Anwendungsfälle dar. Zu selten werden offensichtlich Dokumente gesucht oder sind nicht auffindbar. Das Digitalisieren und die anschließende vermeintlich einfachere Auffindbarkeit stehen in keinem Verhältnis zum Nutzen. Dazu kommen technische Probleme, denn die Verschlagwortung funktioniert bei keinem der Anbieter zu 100 Prozent. Eine Nacharbeit ist oft notwendig, was zusätzlichen Auffand bedeutet.

Selbst im geschäftlichen Umfeld ist man noch nicht in der Papierlosigkeit angekommen, obwohl man es regelmäßig mit steuerlich relevanten Belegen, mit Verträgen, Ein- und Ausgangsrechnungen oder Schriftverkehr zu tun hat und eine Auffindbarkeit sowie die revisionssichere Ablage eine völlig andere Bedeutung einnehmen als beim Joe Sixpack User.

Fazit: Das papierlose Büro ist kein Selbstzweck

Es geht bei der Frage, wie ein papierloses Büro funktionieren kann, vor allen Dingen um die Vorteile beim Endanwender. Schaut man sich zum Beispiel Gini Pay an, dann sind die Anwender sehr wohl willens, ihre Rechnungen einzuscannen, denn sie tun es für sich aus einem nachvollziehbarem Grund. Im Vordergrund steht die Bezahlung der Rechnung, was mit Gini Pay nur wenige Schritte benötigt und das lästige Abtippen der Rechnungsdaten erspart. Wenn im Zuge dessen die Rechnung noch archiviert wird, dann nimmt das der Anwender gerne mit. Der eigentliche Anwendungsfall ist aber ein anderer. Gini hat das erkannt.

Wie ein Anwendungsfall bei anderen Dokumenten aussehen könnte, lässt sich nur spekulieren. Findet man aber einen Anwendungsfall, wie zum Beispiel bei der Einkommensteuererklärung, die zwar so beliebt ist wie Fusspilz, aber nun mal verpflichtend, könnte man im Zuge dessen die Versicherungspolicen und einiges mehr digitalisieren. Im Vordergrund steht die Datenerfassung für die Steuer, ein darüber gewonnenes Dokumentenarchiv ist ein angenehmer Nebeneffekt. Das einfache digitale Dokumentenarchiv ist kein Thema, aber vielleicht findet man Anwendungsfälle, deren Nebeneffekt die digitale Ablage ist.

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5 Reaktionen
arein
arein

Für mich war es auch stets wichtig nicht nur eingehende sondern auch ausgehende Post zu digitalisieren. Bei einem Brief möchte ich immer meine Unterschrift hinzufügen. Da es so eine Lösung nicht gab habe ich meinen Wunsch letzten Endes mit einer eigenen App (https://milsapp.com) umgesetzt.

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Andreas mirbach
Andreas mirbach

Also das digitalisieren von Dokumenten ist meiner Ansicht nach der falsche Weg zum papierlosen Büro. Man sollte einfach garkeine Papierrechnungen mehr erstellen. Denn es gibt in der Tat nur wenige Dokumente die vom Gesetzgeber in Papierform vorhanden sein müssen. Wenn also nur noch Digitale Dokumente erstellt werden hat man den Unsinn mit dem scannen umgangen. Solange aber eine Vielzahl an menschen immernoch jeden Mist den sie finden ausdrucken macht alles keinen Sinn. Wir zählen im Endeffekt doppelt. Dafür das wir Papierherstellen und es sinnlos verschwenden und für den Betrieb unserer Computersysteme. Konsequent Nutzen wir beide nicht.

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Überweisungen
Überweisungen

Man müsste im Onlinebanking anklicken das die Überweisung an das Finanzamt gemeldet werden soll. Gleiches auf der Kreditkarte oder wenn man tankt.
Banken und Finanzamt scheinen zu wenig interessiert zu sein.

Davon abgesehen wird dank Tabletts und Smartphones Papier doch langsam immer weniger.

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iButler
iButler

Sehr interessantes Thema... Wir nutzen für Rechnungen Fastbill.com und für alle anderen Dokumente ecoDMS mit Versionskontrolle.

Von ehemals 15 Ordnern haben wir nur noch 5 mit wichtigen Dokumenten die wir im Original benötigen (Finanzamt etc...) die Arbeit dauerte 2 Wochen. Alles mit einem handelsüblichen Epson Drucker... Nun sind wir auf Fujitsu Scansnap ungehstiegen. (Sehr zu empfehlen!)

Aber ich gebe Olaf (über mir) vollkommen recht, so etwas würde ich nicht abgeben. Nicht jeder Brief muss zwangsweise gescannt werden ;)

Bleibt spannend das Thema !

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Olaf Barheine

Dass so viele Dienste die Segel streichen, liegt vielleicht daran, dass Quittungen, Rechnungen und Beläge nur einen Bruchteil im Arbeitsleben ausmachen. Während meiner Projektarbeit sind im Laufe der Jahre 22 GB auf 163.000 Dokumente verteilt angefallen. Darunter Arbeitspapiere, Fachartikel, E-Mails, Listings, Präsentationen, Verträge etc. Müsste ich die ausdrucken oder erst Ordner durchwühlen,... Auweia! Einem fremden Anbieter würde ich die allerdings nie anvertrauen. Ich dürfte es auch gar nicht; meine Auftraggeber würden mir zurecht etwas anderes erzählen.

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