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Das papierlose Büro: Sisyphus Kampf gegen die Aktenberge

Das papierlose Büro: Sisyphus Kampf gegen die Aktenberge

Unternehmen und Freiberufler ersticken nach einigen Jahren geradezu in Papier: Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Belege aller Art müssen archiviert werden. Wir erklären, wie ein papierloses Büro funktionieren kann.

Das papierlose Büro: Sisyphus Kampf gegen die Aktenberge

Das papierlose Büro – ein Traum? (Foto: © Eisenhans – Fotolia.com)

Papier ist nicht sexy, der Umgang damit auch nicht. Die Archive von Geschäftsdokumenten nehmen immer mehr Platz ein, je länger ein Unternehmen existiert. Wahrscheinlich würden viele Unternehmer ihren Papierkram gerne digitalisieren – trauen sich aber nicht. Die Ehrfurcht vor dem Papier ist in Deutschland sozusagen historisch gewachsen. Papier vernichten erzeugt erst mal ein ungutes Gefühl.

Hat das Archiv irgendwann einen solchen Umfang angenommen, dass das Unbehagen überwunden wird und der Unternehmer seine Ablage digitalisieren will, steht er gleich vor den nächsten Problemen: Wie stelle ich das denn nun an? Scannen und Belege wegwerfen, das ist das Ziel. Aber dreht da nicht das Finanzamt durch? Welche rechtlichen Bestimmungen müssen beachtet werden? Darf ich das überhaupt, Belege wegwerfen?

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Papierloses Büro: Kampf den Aktenbergen! (Foto: © hd-design – Fotolia.com)

Um es gleich vorweg zu sagen: Die rechtliche Situation ist unsicher. Für das papierlose Büro gibt es keine fertige, rechtssichere Lösung. Es gibt zwar ein sogenanntes E-Government-Gesetz, das unter anderem regelt, wie Behörden durch das sogenannte „ersetzende Scannen“ Belege gegen einen digitalen Scan ersetzen dürfen, eine vergleichbare einheitliche, bindende, gesetzliche Regelung für Unternehmen aber existiert nicht – auch wenn Experten davon sprechen, dass das E-Government-Gesetz übertragbar sei.

Festhalten kann man sich als Unternehmer an der Richtlinie für ersetzendes Scannen des Bundesamtes für Informationssicherheit (BSI). Die Richtlinie TR-03138 (Resiscan) beschreibt, wie der Prozess des „ersetzenden Scannens“ auszusehen hat, damit „Papierdokumente rechtssicher und gerichtsverwertbar digitalisiert werden können“, wie das BSI es selbst formuliert. Will man das papierlose Büro einführen und die digitale Ablage so rechtssicher wie möglich gestalten, muss man einigen Aufwand betreiben. Eine hundertprozentige Rechtssicherheit kann – zumindest nach aktuellem Kenntnisstand – aber nicht erreicht werden. Sollte der Beweiswert eines Dokumentes angezweifelt werden, müsste ein Gerichtsverfahren über die Anerkennung entscheiden.

Um die eingehend gestellten Fragen zu beantworten: Nein, das Finanzamt dreht nicht durch und Belege darf man theoretisch wegwerfen. Allerdings nicht so einfach ohne weiteres.

Der Weg zum papierlosen Büro

Grundsätzlich geht es beim Thema „Digitale Ablage“ darum, dass eine Übereinstimmung mit dem Original belegt werden kann, beispielsweise beim Finanzamt oder vor Gericht. Um das zu erreichen, muss grundsätzlich mindestens folgendes erfüllt sein:

  • Das betreffende Dokument muss korrekt eingesannt sein.
  • Die Speicherung und der Scan müssen revisionssicher sein.
  • Manipulationen am Dokument dürfen nicht möglich sein.

Der gesamte Prozess des Scannens muss dabei protokolliert werden. Genauere Informationen finden sich in der oben genannten technischen Richtlinie. Die gesamten sogenannten Compliance-Bestimmungen sind Vorschriften aus DOMEA 2.0, AO, GDPdU, GoB/GoBS, dem HGB, SOX beziehungsweise Euro SOX und Basel II – ohne Anspruch auf Vollständigkeit.

Grundsätzlich geht es in diesem Beitrag nur um Belege, um Dokumente ohne eine enthaltene Unterschrift. Dokumente mit Unterschrift sind schwieriger zu handhaben.

Selbst scannen oder outsourcen?

Will sich ein Unternehmer eine digitale Ablage einrichten, kann er entweder den kompletten Vorgang outsourcen – an einen Steuerberater zum Scannen und an einen Dienstleister zur Archivierung der gescannten Belege – oder er kann den Scan- und Archivier-Vorgang im Haus selber durchführen.

Soll im eigenen Haus gespeichert und gescannt werden, ist ein Gang zur zuständigen Oberfinanzdirektion unvermeidlich, sie muss den Prozess im Haus begutachten, um sicherzustellen dass die Dokumente anerkannt werden können. Eine Eigenerklärung an das BSI oder gar eine Zertifizierung durch das BSI können das Risiko, dass ein Beweiswert verloren geht, deutlich verringern.

Steuerberater und Dienstleister können über eine Zertifizierung des BSI und auch schon über einen von der Oberfinanzdirektion geprüften Prozess verfügen und den Aufwand für den gesamten Vorgang verringern. Allerdings liegen die Daten dann bei einem externen Dienstleister, und ein Wechsel der Speicherplattform beziehungsweise des Dienstleister ist in manchen Fällen nicht vorgesehen beziehungsweise schlicht nicht möglich.

Papierloses Büro: Die notwendige Ausstattung

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sind seit Jahren verfügbar, Scanner sind ebenfalls keine Neuheit. Wichtig bei der Auswahl der Soft- und Hardware ist, dass Scanner und Scanner-Client die Anforderungen an eine gesetzeskonforme Archivierung erfüllen: Ein Zeitstempel muss vorhanden sein, das korrekte und erfolgte Scannen protokolliert werden. Die Archivierungssoftware muss mit einem System- und Dokumentenschutz arbeiten, um Manipulationen weitestgehend ausschließen zu können.

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Ersetzendes Scannen schafft Ordner vom Tisch. (Foto: © fotodesign-jegg.de – Fotolia.com)

Die möglichen Lösungen: Exemplarische Anbieter

Abgabe des DMS an den Steuerberater

Datev beispielsweise bietet eine Lösung bestehend aus einem gehosteten Dokumenten-Management-System, einem Scan-Client für den Versand von Dokumenten vom Büro des Unternehmers zum Steuerberater. Dieser wäre dann für die Vernichtung der Unterlagen und die Protokollierung der Übereinstimmung mit dem Original zuständig. Die Datev-Lösung kann auch zur finanzbuchhalterischen Behandlung der Belege genutzt werden – entweder beim Steuerberater oder im Unternehmen. Voraussetzung ist dann entweder eine Datev-Finanzbuchhaltungs-Software oder zumindest, dass die eigene Finanzbuchhaltung Datev-Daten importieren kann. Vorsicht: Nur weil „Datev-Schnittstelle“ im Funktionsumfang der eigenen Software steht, muss diese Funktion nicht enthalten sein – meist ist nur die Übergabe der Daten an den Steuerberater gemeint.

Komplette DMS-Hardware- Software-Lösung

Anbieter wie documentxpath bieten kleinen bis mittleren Unternehmen eine kombinierte Software und Hardware-Lösung für die digitale Ablage. Das Paket besteht hier aus einen Scanner, einem autarken Hardware-Client und einem Touchpad als Bedienelement. So bleibt alles in den eigenen Händen. Die Dokumente können über einen Browser aufgerufen und entweder exportiert oder als Rohtext beziehungsweise im XML-Format exportiert werden.

Eine DMS-Hardware-Lösung. (Bild: documentxpath)
Eine DMS-Hardware-Lösung. (Bild: documentxpath)

DMS mit Anbindung an ERP- oder Finanzbuchaltungssysteme

Die d.velop AG bietet eine Dokumenten-Management-Suite, die neben der reinen Archivierung und Texterkennung noch die Weiterverarbeitung erledigen kann: eine Übergabe an beliebige, externe ERP-Systeme, um beispielsweise Eingangsrechnungen finanzbuchhalterisch zu behandeln, gehört mit zum Funktionsumfang der Software.Suite d.3. Je nach ERP-System muss die Anbindung über eine offene Schnittstelle erfolgen – oder es liegt bereits eine Anbindung vor.

Fazit: Papierloses Büro – Deutsche Bürokratie tut weh

Eigentlich sollte das ein kurzer, knapper Beitrag mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung für das beleglose Büro werden. Leider hat mich die Realität der Bürokratie unterwegs wieder eingeholt. Die Fülle an Vorschriften, Richtlinien und Gesetzen ist Legion und erschlägt den interessierten Leser – und auch mich. Der vorliegende Beitrag ist dabei nicht allumfassend, ein solcher Versuch hätte eher ein mehrbändiges Buch und nicht einen einzelnen Artikel zum Ergebnis gehabt – aber er kann einen ersten Einblick in die Thematik vermitteln und erste Entscheidungshilfen mit an die Hand geben.

Etwas tiefer in die Thematik „ersetzendes Scannen“ hat sich Datev eingearbeitet und versucht gerade, Rechtssicherheit zu schaffen: In einer Simulationsstudie wurde im mehreren simulierten Verhandlungen mit echten Richtern der Beweiswert einer digitalen Kopie erfolgreich erstritten. Auch wenn die Arbeit der Forschungsgruppe interessant ist – repräsentativ oder gar bindend für andere Gerichte sind die Ergebnisse nicht. Echte Rechtssicherheit wird wohl erst eine umfassende und eindeutige gesetzliche Regelung bringen.

Immerhin ist erkennbar, dass zum jetzigen Zeitpunkt mit einem vertretbaren Restrisiko ein papierloses Büro möglich ist – auch wenn der Aufwand noch ziemlich groß ist.

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8 Antworten
  1. von Denis am 29.03.2014 (08:53 Uhr)

    Wäre eine Möglichkeit zum Schaffen absoluter Rechtssicherheit denn nicht den Scan-Prozess per Video zu dokumentieren?

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  2. von kahner am 29.03.2014 (10:14 Uhr)

    @Denis:
    Dann müsste man das Video auch so lange aufheben. Da das aber ein anderes Format ist, müsste man dann wiederum ein Möglichkeit finden, das mit dem Scan zu verknüpfen - revisionssicher wohlgemerkt :)

    Ein zusätzliches, hier leider nicht erwähntes Problem besteht weniger in der Revisionssicherheit, die man mit entsprechendem Aufwand lösen kann, sondern in der Speicherung für mindestens 10 Jahre.
    Und in einigen Branchen müssen das auch gerne mal 25 oder mehr Jahre sein (z.B. technische Unterlagen im Automobilbau zusammen mit den Mess- / Testergebnissen und Freigaben)

    Da kommen neben dem Zugriff auch noch (nichtdokumentierte) Datenformate längst vergangener Programme, skurrile Medien (5,25" Floppy, Optical-Discs (NeXT), DAT, Travan, IOMEGA, ...), Laufwerke ohne aktuelle Treiber und vergangene Ports (parallel, seriell, SCSI,, ...) hinzu.

    Und Cloud ist hier keine Lösung, da Sie i.d.R. zwar die Daten, aber nicht die wesentlich wichtigeren Beziehungen im Zugriff haben (z.B. salesforce.com).

    Unterschätzen Sie auch nicht die Inkompatibiltät eigentlich offener Formate wie vCard. So kann ich meine Kontaktdaten aus Outlook (aufwändig mit Fotos und Zusatzinfos) nicht auf mein Android-Tablett übernehmen.

    Wenn Sie beispielsweise eine Steuererklärung am Rechner machen, dann müssen Sie nicht nur die Daten für 10 Jahre vorhalten, sondern logischerweise auch die Möglichkeit, diese Daten einzusehen und zu überprüfen. Viel Spaß ein KHK-Programm von vor 20 Jahren auf einem heutigen Rechner egal welcher Couleur zu fahren.

    Die Deutsche Bibliothek in Frankfurt verwendet einen enormen Aufwand und einen Großteil ihres eh nicht kleinen Budgets, um Daten alter Träger auf neue Medien zu sichern.

    Dagegen ist die eigentliche Revisionssicherheit mit Verlaub ein *laues Schisschen*.

    Deswegen drucke auch alles, was wichtig sein könnte, aus und im Ordner mit Silika-Säcken in vernünftigen Plastikkiste (ReallyUsefulBox) in den Keller. Wenn jemand von Ihnen nach 9 Jahren auf einmal Post vom Finanzamt bekommt, dann werden Sie ganz sicher sehr viel ruhiger schlafen - das dürfen Sie mir glauben.

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  3. von qwertzman am 29.03.2014 (10:50 Uhr)

    @kahner
    wie meinen sie das?:
    "Da kommen neben dem Zugriff auch noch (nichtdokumentierte) Datenformate längst vergangener Programme, skurrile Medien (5,25" Floppy, Optical-Discs (NeXT), DAT, Travan, IOMEGA, ...), Laufwerke ohne aktuelle Treiber und vergangene Ports (parallel, seriell, SCSI,, ...) hinzu."
    ich kenne leute, die geben den finanzämtern mit leicht schelmischem grinsen und ohne probleme gerne diese skurrilen medien :D

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  4. von kahner am 29.03.2014 (17:59 Uhr)

    @qwertzman:
    Glückwunsch an Ihre Bekannten - und Toi Toi Toi!

    Sie müssen als Steuerzahler für die Richtigkeit Ihrer Steuererklärung den Kopf hinhalten. Dabei spielt es erst einmal auch keine Rolle, ob diese von einem Steuerberater gemacht wurde oder nicht. Das Gleiche gilt ja auch für Fehlberatungen von Anwälten etc. oder wie in unserem Fall eben auch durch Programme.

    Wenn das Finanzamt die Richtigkeit Ihrer Steuererklärung in Frage stellt, liegt es an Ihnen dies richtig zu stellen. Auch nach 9 Jahren! Die meisten Steuererklärungen sind *vorläufig*.

    Konkret wird dies in §42 Abgabenordnung beschrieben, die wie bei vielen anderen Steuerthemen eine umgekehrte Beweislast für den Steuerzahler vorsieht. Die *bürokratische Schönheit* in der Schwammigkeit des Paragraphen sorgt für ein breites Auslegungsspektrum.
    Nicht das Finanzamt muss Ihnen beweisen, dass Sie Steuerbetrug begehen, sondern Sie müssen beweisen, dass Sie es nicht tun. Das wird Ihnen aber nicht gelingen, wenn Sie dem FA nicht plausibel erklären können, wie Sie zu Ihren Zahlen kommen. Gerade wenn es beispielsweise zu Abschreibungen etc kommt, wird es kompliziert. Aber auch wenn wie hier revisionssichere Daten unzugreifbar auf einem Datenträger liegen.

    Wir haben im Fall Hoeneß gesehen, dass die Staatsanwaltschaft einen relativ geringen Betrag *beweisen* konnte, das FA aber einen ca. 10-fach größeren Betrag unterstellt hat. Was zumindest in meinen Augen auch eine ziemliche Klatsche für die Staatsanwaltschaft ist - Motto: Ihr könnt ja noch nicht einmal rechnen!

    Nun lag/läge es an Hoeneß zu beweisen, dass dem nicht so ist, was aber nur funktioniert, wenn er alle Daten auf den Tisch legen würden, was nach so langer Zeit schon technisch kaum möglich ist.

    Aus meinem Bekanntenkreis weiß ich, dass sich das FA nicht mit Computern auseinandersetzt.
    Ausnahme ist natürlich die Nutzung des Steuerportals ELSTER, das inzwischen von vielen Programmen unterstützt wird.

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  5. von alexzwo am 29.03.2014 (22:08 Uhr)

    ohne Herrn Fuchs zu nahe treten zu wollen, aber ich habe den starken Verdacht, hier hat jemand zu einem Thema geschrieben welches er noch nie praktizert hat. Wir archievieren seit über 10 Jahren Dokumente jeglicher Art (z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Bewerbungen, Reisekostenabrechnungen) und dies nicht nur von Papier. Immer mehr Rechnungen erhalten wir mittlerweile z.B. per E-Mail. Dies alles ist problemlos möglich, übrigens auch über Ländergrenzen hinweg (Rechnungen aus den USA werden dort eingescannt und in Deutschland archiviert)! Ich kann deshalb jedem nur empfehlen, einfach tun (wenn es sich rechnet) und nicht Bangemachen lassen.

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  6. von iButler am 30.03.2014 (10:52 Uhr)

    Das ist ein spannendes Thema., was wir schon lange versuchen passend umzusetzen.

    Dabei nutzen wir eine Kombi aus DMS um genau zu sein ecoDMS für Geschäftsdokumente.

    Für unsre Rechnungen nutzen wir http://www.fastbill.com dort senden wir alle eingehende Rechnungen (die bereits digital sind) an eine Inbox um sie auch zu verknüpfen.

    Erhalten wir eine "Oldschool" Papierechnung wird dieser Beleg eingespannt und ebenfalls mit der Fastbill-Inbox weiterverarbeitet.

    Hier ein Beispiel von Fastbill selber:
    http://blog.fastbill.com/2013/11/urteil-gescannte-rechnungen-zulaessig/

    Und nein wir bekommen kein Geld für diesen Eintrag sondern sind einfach sehr zufriedene Kunden und geben das gerne weiter ;)

    Habt Ihr auch einen ähnlichen Workflow ?

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  7. von Carsten Tauber am 31.03.2014 (00:31 Uhr)

    Also ich kann zum Thema "Papierloses Büro" nur sagen: Es klappt wunderbar SOLANGE kein Dritter Einsicht haben möchte. Wer analoges Material via OCR digitalisiert, bzw. ohnehin schon digitale Dokumente archiviert freut sich zu jeder Tages und Nachtzeit über Ultraschnellen Zugriff auf Dokumente.

    Unspassig wird es erst, wenn Behörden oder Behördenähnliche Stellen (in meinem Fall schon der Steuerberater) auf diese Dokumente zugreifen wollen. Da sind wir dann zurück im Mittelalter... - sicher eine Frage der Zeit, bis hier Besserungen eintreten dürften. Derweil allerdings mache ich alles papierlos und erstelle danach viel Papier für die, die es noch nicht verstanden haben. Sinnfrei zwar, aber die kommenden Jahre sehe ich da noch keine Besserung.

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  8. von iButler.me am 31.12.2014 (00:28 Uhr)

    Kurze Nachtrag:

    Über das Papierlose Büro wird schon seit Jahren heiß im Netz diskutiert. Eine Standard Lösung gibt es nicht wirklich. Entweder das, oder Sie ist für Privatanwender so wie für Klein- und mittelständische Unternehmen kostentechnisch einfach nicht realisierbar.

    Im Prinzip kocht jeder irgendwie, irgendwo sein eigenes Süppchen. Vielleicht ist meine Artikelserie deine universell einsetzbare Verfeinerung der Suppe:

    - Wie dein Papierloses Büro mit Evernote wahr wird: http://wp.me/p3NN2s-1RHJ (Privatpersonen)

    - Wie dein Papierloses Büro mit Foxdox wahr wird: http://wp.me/p3NN2s-1X4A (Gewerblich)

    Grüße André

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