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Papierloses Büro: In 5 Schritten zur digitalen Buchhaltung

Viele Unternehmen scheuen den Umstieg zur digitalen Buchhaltung, obwohl kaum Hindernisse oder Risiken dagegensprechen. Die folgenden fünf Schritte sollen auf dem Weg zu einem papierlosen Büro behilflich sein, offene Fragen beantworten und etwaige Ängste ausräumen.

Papierloses Büro: In 5 Schritten zur digitalen Buchhaltung

Seit über 20 Jahren kursiert der Begriff des papierlosen Büros durch das Netz, doch bis heute haben die wenigsten Unternehmen die Umstellung realisiert. Eine aktuelle Studie fand sogar heraus, dass das vollständige papierlose Büro unmöglich ist. Dabei sind die Vorteile selbst für kleine Unternehmen deutlich spürbar. Laut eines Berichts der Europäischen Kommision liegt das Einsparpotenzial von E-Rechnungen europaweit jährlich bei 40 Milliarden Euro. Hauptgründe dafür sind eine schnellere Datenverarbeitung (z.B. bei der Buchhaltung) und weniger Druck- und Portokosten. Aber auch ganz praktische Vorteile wie mehr Mobilität, schnellere Zahlungseingänge und ein besseres Kundenverhältnis durch mehr Transparenz zeigen, dass die Digitalisierung der Buchhaltung lohnt.

Der Versuch, sich hoher Papierstapel zu entledigen: das papierlose Büro.

Trotzdem scheint der Wechsel zur vollständigen papierlosen Buchhaltung besonders für kleine Unternehmen noch eine Hürde zu sein. Zu groß sind die Bedenken nicht alles richtig zu machen hinsichtlich Datensicherheit, Gesetzeskonformität und Akzeptanz beim Steuerberater. Deshalb wird häufig sicherheitshalber noch das „Original“ ausgedruckt und Dokumente per Ordner in Papierform dem Steuerberater überreicht. Doch Gesetze sind heute keine Hürde mehr. Spätestens mit Abschaffung der Pflicht zur digitalen Signatur wurden die letzten ernsthaften Hürden aus dem Weg geräumt.

Papierloses Arbeiten bringt Vorteile. Es spart Kosten, schont die Umwelt und macht Daten und Dokumente schneller auffindbar. Vor allem aber ermöglicht es eine räumliche Freiheit, den Arbeitsort überall aufschlagen zu können. Das papierlose Büro wird durch Verlagerung der Dokumente und Daten in die Cloud bürolos. Wer online ist, hat auch Zugriff auf alle Daten, egal wo. Das bürolose Büro ist keineswegs ein neuer Ansatz, sondern vielmehr eine Erweiterung des papierlosen Büros. Der Fokus liegt auf Mobilität, die heute mehr denn je zu einem wichtigen Teil des Arbeitsalltags geworden ist. Eine Umstellung auf eine papierlose Buchhaltung lohnt sich also doppelt und ist mit wenig Aufwand und ein paar Anpassungen im Alltag umsetzbar:

1. Gewohnte Verhaltensmuster durchbrechen

Der Impuls aus vergangenen Jahren, eingehende Rechnungen und Belege auszudrucken und abzuheften muss zunächst im Kopf verändert werden. Zwar sind Papierrechnungen und elektronische Rechnungen (noch) nicht final gleich zu behandeln, jedoch gilt derzeit die Faustregel: Was elektronisch beim Unternehmen ankommt, muss auch bis zum Ende elektronisch weiterverarbeitet werden, inklusive der sicheren Archivierung. Was in Papierform ankommt darf zwar gescannt werden, muss dann aber auch in elektronischer Form weiter verarbeitet werden. Anders herum gilt das nicht.

2. Ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ etablieren

Damit das papierlose Arbeiten möglich ist, verlangt der Gesetzgeber die Einhaltung bestimmter Kriterien und Strukturen, welche sich aber ohne großen Aufwand einrichten lassen, bzw. bei vielen Unternehmen bereits existieren. Zu den wichtigen Anforderungen zählen:

  • Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (Grundlage ist der §14 HGB)
  • Ein langfristiges und sicheres Archivierungssystem (Grundlage sind die GoBS)
  • Zugriffsmöglichkeiten z.B. für eine Steuerprüfung (Grundlage sind die GdPDU)

Dahinter steckt die Idee des Gesetzgebers, prüfbar zu machen, ob die Leistungen in der Rechnung tatsächlich erbracht wurden und ob der Rechnungssteller auch einen Zahlungsanspruch hat. Zur Kontrolle (für den Unternehmer und den Gesetzgeber) dient ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren. Dafür wird jedoch explizit weder eine bestimmte Technologie noch ein bestimmtes Verfahren vorgeschrieben.

Das Kontrollverfahren ist bereits etabliert, wenn ein Abgleich der vorliegenden Rechnung mit vorhanden Unterlagen wie einem Auftrag, einem Lieferschein, einer Bestellkopie, einem Kaufvertrag, oder einem Zahlungsbeleg möglich ist. Denkbar ist zum Beispiel auch eine Ordnerstruktur, in der die Dokumente zusammen je Kunde und „Vorfall“ aufbewahrt werden. Wie das konkret im Unternehmen umgesetzt wird, bleibt jedem selbst überlassen.

3. Papierlose Prozesse etablieren

Wer unabhängig vom Standort arbeiten möchte, muss gezwungenermaßen nahezu 100% papierlos werden. Das betrifft nicht nur die Archivierung von Dokumenten, sondern auch vorhandene Prozesse. Wer kein Tool für ein Status-Tracking verwenden möchte, der sollte für die Ablage in einer Ordnerstruktur jeweils einen unterschiedlichen Status per Unterordner erkennbar machen (z.B. je einen Ordner „eingegangen“, „kontrolliert“, „bezahlt“). Der Zugang zum System muss jedoch geschützt sein, was mit einem einfachen Passwortschutz des Computer bereits erfüllt ist.

Der größte Änderungsaufwand betrifft jedoch die Dokumente, die zunächst in Papierform vorliegen und üblicherweise in Ordnern abgeheftet werden. Neben Präsentationen, Notizen, Verträgen und Kontoauszügen sind das in der Buchhaltung vor allem Rechnungen und (Papier-) Belege, welche ggf. erst noch digitalisiert werden müssen. Ob das per mobiler Scan-App oder per Scanner erfolgt, ist an der Stelle vorerst nicht wichtig. Hauptsache es landet im digitalen Ablagesystem, bleibt lesbar und kann von außen (für den Steuerberater/Steuerprüfer) zugänglich gemacht werden.

Mehr über den Weg zur digitalen Buchhaltung erfahrt ihr auf der zweiten Seite des Artikels.

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4 Antworten
  1. von Alexandra am 30.01.2013 (13:41 Uhr)

    "Was in Papierform ankommt darf zwar gescannt werden, muss dann aber auch in elektronischer Form weiter verarbeitet werden."

    Habe ich das richtig verstanden, dass man Papierbelege, nachdem man sie eingescannt hat, folglich ruhigen Gewissens entsorgen darf?

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  2. von Johannes am 30.01.2013 (14:56 Uhr)

    @ Alexandra: Ja, solange alle Arbeitsschritte nach dem Scan mit dem elektronischen Dokument bearbeitet werden ist dies möglich bzw. sogar erwünscht. Ansonsten bringt diese Digitalisierung mit dem Blick auf die Archivierung ja nicht viel. Es kann sogar gefährlich werden wenn ich dass papierhafte Dokument noch aufbewahre und es zum Rechtsstreit kommt.

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  3. von Christian Häfner am 30.01.2013 (15:03 Uhr)

    Hi Alexandra, ja,
    so ist es, sofern die Voraussetzungen aus HGB und GoBS erfüllt sind (also eine Verfahrendokumentation vorliegt) kannst du die Belege nach dem Scan auch wegwerfen. Damit es aber nicht schief läuft, solltest du aber auf jeden Fall das "go" von deinem Steuerberater / Finanzamt einholen.
    Mehr zum innerbetrieblichen Kontrollverfahren findest du auch hier: http://blog.fastbill.com/2012/08/innerbetriebliches-kontrollverfahren-fuer-elektronischen-rechnungsversand/

    Was für eine Verfahrensdokumentation erfüllt sein muss, findest du hier: http://de.wikipedia.org/wiki/Verfahrensdokumentation

    Viele Grüße
    Christian

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  4. von davidgmi am 20.05.2014 (14:11 Uhr)

    Ein weiteres nettes Tool zum Thema "papierloses Büro" lädt automatisiert Rechnungen aus diversen Portalen, extrahiert Rechnungsnummern, Datum und Beträge: http://www.getmyinvoices.com

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