Nicht nur CEO und Gründer, sondern auch Team-Leads im mittleren und unteren Management sowie Angestellte aller Art kommen ohne ein vernünftiges Zeitmanagement nicht aus. Dabei setzt jeder auf eine andere Methode oder hat einen Trick kultiviert, der auf die eigene Produktivität einzahlt. Wir haben uns mit 13 Führungskräften in Verbindung gesetzt und nach deren Ratschlägen gefragt. Penseo-Frontmann Morten Hartmann setzt auf die Eisenhower-Matrix, Marie-Claire Raden von Tectumedia schwört auf Offline-Zeiten und t3n Mitgründer Andreas Lenz organisiert seine Aufgaben über Taskpaper und versucht einen weiten Bogen um sein E-Mail-Postfach zu machen, das nicht mehr zu bewältigen ist. Doch lest selbst!

Als Gründerin eines Fintechs und Mutter einer Tochter weiß ich, wie wichtig es ist, dass meine Tage gut durchstrukturiert sind. Über die Jahre habe ich mir ein paar Angewohnheiten zugelegt, die mich produktiv und erfolgreich machen: Ich stehe jeden Morgen um sechs Uhr auf, da habe ich noch ein bisschen Ruhe und kann mir überlegen, was heute ansteht und wie ich das organisiere. Ich setze dann ein bis zwei Prioritäten für den Tag, und diese Sachen ziehe ich durch, komme, was wolle. Um Dinge abzuarbeiten, blocke ich mir Zeitfenster im Kalender, da darf mich niemand stören. Dazu nutze ich Outlook. Da steht alles drin, mein ganzes Leben. Über den Tag hinweg mache ich mir immer wieder Sprachmemos, das geht schneller als tippen. Natürlich nutze ich auch digitale Helferlein wie Wunderlist oder Slack und ich teile meine elektronischen To-do-Listen mit den Leuten, die davon betroffen sind. Ich versuche, so viel wie möglich abzugeben und zu delegieren. Seit einiger Zeit haben meine GF-Kollegen und ich eine persönliche Assistentin, die eine echte Perle ist und eine große Entlastung!

Im Arbeitsalltag wird man mit einer Vielzahl von Aufgaben konfrontiert und die richtige Priorisierung ist in meinen Augen entscheidend für die Effizienz. Bewährt hat sich dabei für mich die Eisenhower Matrix. Auf die Idee gebracht hat mich ein guter Kumpel, der eine digitale Version der Matrix gebaut hat (und damit einen unerwarteten Erfolg hatte). Ich unterteile alle Aufgaben wie folgt: 1. Do first – ist dringend, muss ich selber machen. 2. Schedule – ist nicht dringend, muss ich aber selber machen. 3. Delegate – ist dringend, muss ich aber nicht selber machen, also delegiere ich es. Und 4. Don’t do – ist weder dringend noch muss ich es machen, also lasse ich es ganz. Damit fahre ich nach wie vor sehr gut und bin immer wieder erstaunt, wie viel man an einem einzelnen Tag schaffen kann.

Ich organisiere alles außerhalb des notwendigen Tagesgeschäfts nach den Top-3-Prioritäten, die von unseren Zielen abgeleitet sind. Darauf liegt mein Fokus. Jede Aufgabe wird darauf hin geprüft, ob sie auf das Erreichen des Ziels einzahlt. Alles andere wird verschoben, abgesagt oder delegiert. So hat man uns beispielsweise gerade wieder auf eine konkrete Idee für eine neue App angesprochen. Sonormed konzentriert sich aber auf Produkte, die reguliert sind, erstattet werden und das Themenfeld Hören/HNO betreffen. Alles, was nicht auf diese drei Differenzierungsfaktoren einzahlt, schieben wir aktuell erst einmal beiseite. Es ist schon faszinierend, wie dies den Fokus erhält und das Zusammenspiel der einzelnen Teams verbessert.

Um die Vielfalt der Aufgaben zu strukturieren, setze ich auf ein paar einfache Maßnahmen und Regeln: Alle neuen Aufgaben werden zum Beginn jedes Tages in ein persönliches Kanban Board mit Swimlanes für verschiedene Organisationsbereiche eingetragen. Das Board hilft mir, begonnene Aufgaben zügig zu einem Abschluss zu bringen und neue Themen zu priorisieren (Dazu setze ich auf die ICE-Methode). Ich blocke mir im Kalender feste Projektzeiten für einzelne Themen, um diese konzentriert abarbeiten zu können. Jeder Tag bekommt zusätzlich ein Motto und ein Hauptziel. So erreiche ich in mindestens einem Bereich ein Ergebnis und kann zufrieden auf den Tag zurückblicken. Für E-Mails, Telefonate und Ad-hoc-Meetings gebe ich mir täglich ein festes Zeitbudget, um meine Pläne einhalten zu können. Zwischen Meetings sollten maximal 30 Minuten Zeit liegen, um später mehr Zeit am Stück für andere Themen zu haben. Regelmäßiges Workout (HIIT) bringt mir die Energie, die ich brauche.

Einfach gesagt führe ich eine mentale Liste mit A-, B- und C-Prioritäten, die ich nach ihrer Dringlichkeit sortiere. In Zeiten ständiger Erreichbarkeit ist es aber ebenso wichtig, auch die Nichtarbeitszeit aktiv zu managen. Konkret bedeutet das, im Regelfall spätabends und am Wochenende keine Teamchats und E-Mails zu verschicken. Zur traditionellen Managementkultur gehört ja auch, schon mal vorsorglich sonntagabends mit dem Mailen anzufangen. Als Manager finde ich es aber beeindruckender, die Aufgaben innerhalb einer normalen Arbeitszeit in den Griff zu bekommen. Und was Freitagabend nicht geklärt ist und auf der A-Liste nicht ganz weit oben steht, hat auch Zeit bis Montagvormittag. Die ständige Erreichbarkeit und die damit verbundene Erwartung, eigene Prioritäten denen anderer unterzuordnen, beeinträchtigt die Produktivität und kann zur digitalen Erschöpfung führen. Insofern mein Tipp: einfach mal snoozen.

Ich bin Geschäftsführerin, Business Angel und Mutter von drei Kindern. Meine Zeit muss extrem gut organisiert sein. Alles muss entweder sofort erledigt oder gleich geplant werden. Als ich vor ein paar Jahren feststellte, dass die Anzahl der nicht gehörten Nachrichten auf meiner Mailbox immer größer wurde und ich nicht mehr hinterherkam, die Leute zurückzurufen, habe ich die Mailbox auf meinem Handy abgeschaltet. Seitdem erlaube ich mir mehrmals in der Woche, für ein paar Stunden offline zu sein. Ich blocke mir dann ein Zeitfenster, in dem ich bei Skype offline und per Handy nicht erreichbar bin. Das erhöht die Produktivität ungemein. Ich arbeite dann fokussiert die To-dos ab, ohne ständig von Anrufen, Mails etc. abgelenkt zu werden und hin und her zu switchen. Man kann sich auch mal erlauben, für ein paar Stunden off-grid zu sein. Das tut der Produktivität und der Seele gut.

Die Nutzung eines Coworking-Spaces spart enorm viel Zeit und steigert die Produktivität. CEO, Projekt- und Teamleiter können Zeit sparen und ihre Teams können effektiver arbeiten. Sie brauchen sich nicht um Mietverträge und Anwälte, Raumgestaltung, Reinigung oder Internet-Provider zu kümmern. Die Coworking-Community hat Zeit, sich auf das Wachstum ihres Geschäfts und ihre Kernkompetenz zu konzentrieren. Coworking macht auch das gesamte Team produktiver, indem es sich um das Wohlbefinden und die persönliche Entwicklung der Community mithilfe von Networking-Meetups, Fitnesskursen sowie professionelle Workshops kümmert. Coworking macht Mitarbeiter nachweislich glücklicher und engagierter, was zu einem leichteren Recruiting und Loyalität gegenüber Arbeitgebern führt. Coworking ist heutzutage nicht nur ein Open-Space, sondern eine gemeinsame Arbeitsumgebung mit privaten Büros. So können Teams sich auf ihre Arbeit konzentrieren und jederzeit miteinander arbeiten.

Eine gesunde und effektive Balance zwischen Routinen und Flexibilität im Arbeitsalltag ist mir sehr wichtig. So stehe ich während der Woche immer um sechs Uhr morgens auf, um zum Sport zu gehen. Diese Zeit ist meine erste produktive Phase, da ich hier Dinge durchdenke, die ersten E-Mails schreibe und meinen Tag strukturiere. Genauso diszipliniert findet jeden Morgen unser HR-Team-Stand-Up-Meeting statt. Hier teilen wir alle relevanten Informationen für den Tag und helfen uns gegenseitig, Probleme zu lösen und Entscheidung zu treffen. Zwischen den vielen Meetings setze ich Arbeitsblöcke, in denen ich Dinge erledigen oder reagieren kann, auch auf kurzfristige Anfragen. Abends versuche ich, nicht zu spät das Office zu verlassen, um den Kopf frei zu bekommen, bevor dann meine letzte produktive Phase des Tages beginnt. Darin fokussiere ich mich auf strategische Themen und nutze die Ruhe in den eigenen vier Wänden. Genügend Schlaf ist extrem wichtig. Und ich versuche, zu einer vernünftigen Zeit ins Bett zu gehen, um für den nächsten Tag fit zu sein.

Ohne To-do-Listen kommt wohl niemand zurecht! Doch welches das richtige Tool ist, das ist ja bekanntlich immer die große Frage. Oft wird Wunderlist, Evernote oder Things genannt. Ich habe sie und noch Dutzende andere To-do-Apps ausprobiert und bin aber schlussendlich bei Taskpaper geblieben. Das Programm bietet eine textbasierte und zunächst unstrukturierte Liste. Das Ordnen übernehme ich selber. Jeden Morgen ziehe ich mir die aus meiner Sicht wichtigsten To-dos, die ich am Tag oder in der Woche schaffen kann, und sortiere die Aufgaben nach oben. Neben Taskpaper lass ich mich zudem nur noch von meinem Terminkalender und Slack beeinflussen.

Berufsverkehr, Stau, Aggressivität! Der ultimative Zeit- und Stimmungskiller. Nicht im Verkehr warten zu müssen, was einfach nur unerträglich ist, hat in jeder Hinsicht positive Effekte auf meine persönliche Stimmungslage sowie mein Zeitmanagement. Da bleiben für mich nur zwei Optionen: entweder öffentlicher Nahverkehr, obwohl man mit dem Bus auch meistens im Stau steht, oder Fahrrad fahren. Ich habe mich fürs Zweite entschieden. Die Fahrten mit dem Fahrrad sind viel vorhersehbarer, als das Fahren mit dem Auto und das leidige Suchen nach einem Parkplatz hat ein Ende. Ich spare Zeit und Nerven! Mir geht es aber auch um die reine Freude am Radfahren. Ich kann da sein, wo Fußgänger hingehen und auch dort wo Autos hinfahren. Das ist extrem befreiend. Selbstverständlich nutze ich das Copenhagen Wheel – mein Superbike. Ich komme schneller und mit weniger Anstrengung dahin, wo ich erwartet werde. Es ist ein Nervenkitzel, der nicht alt wird.

Mein Tipp für einen produktiven Arbeitsalltag? Transparenz schaffen! Ich setze auf einen Mix aus verschiedenen digitalen Helfern (Wunderlist, Evernote). Doch besonders wertvoll ist für mich die Zeiterfassung (Timesheet), denn ohne den nötigen Durchblick wird man schnell zum Flaschenhals seines eigenen Unternehmens! Das klingt oldschool und mühsam? Weder noch! Mit Apps wie Timesheet erhalten wir bei kontinuierlicher Pflege schnell und messbar eine Übersicht über unseren Arbeitsalltag: Jede einzelne Tätigkeit wird textlich, zeitlich, projekt- bzw. kundenspezifisch und kategorisch (nach Hauptaufgaben eingeteilt) erfasst. Der Effekt ist grandios: Ressourcen lassen sich besser einteilen, Projektaufwände als Orientierung für künftige Aufträge nutzen und Entwicklungen statistisch veranschaulichen. Einen weiteren Trick möchte ich noch verraten: Wichtige Aufgaben des Tages trage ich mir zusätzlich als Termin im Online-Kalender ein. Sobald diese erledigt sind, lösche ich sie raus – das verschafft mir im Tagesverlauf idealerweise immer mehr Luft für spontan anfallende Tätigkeiten und das motiviert zur Höchstleistung!

Roman Rittweger, CEO und Co-Gründer von Ottonova*

Ich habe mein ganzes Zeitmanagement umgestellt, nachdem ich ein Training beim Human Performance Institut in Orlando, Florida, durchgeführt habe. Was ich da gelernt habe, war, sehr verkürzt gesagt, das Berufsleben wie ein Leistungssportler anzugehen. So ist die Kernidee des „Full Engagements“ recht simpel: Vollgas geben und Pausen machen. So arbeite ich heute nicht mehr zwölf Stunden am Stück, sondern mache bewusst auch mal längere Pausen, um dann wieder Vollgas geben zu können. Das bedeutet für mich, auch mal mitten am Tag Sport zu treiben, um dafür zwar abends länger zu arbeiten, aber das dafür mit einem fitten Kopf und guten Ergebnissen. Mehr Energie erhalte ich generell durch regelmäßige Bewegung, gesunde Ernährung und eine mentale Vorbereitung auf den Tag sowie reichlich Entspannung am Abend. Auch Gelassenheit durch Spiritualität, in meinem Fall Yoga und Meditation, hilft mir, produktiv zu sein. Um das eigene Energiemanagement erfolgreich umzusetzen, ist es wichtig, Rituale zu schaffen, um so zu gesunden Gewohnheiten zu kommen.

Als Geschäftsführer und Gründer stehst du oft im Fokus. Du bist wichtiger Ansprechpartner nicht nur für Kunden und Partner, sondern auch für dein Team. Täglich investierst du als Chef Zeit in den Austausch über alle Unternehmensbereiche hinweg, besprichst Herausforderungen, gibst Anregungen, feierst Erfolge. Wer ein starkes Team aufbauen möchte, muss sich diese Zeit nehmen. Umso wichtiger ist es mir deshalb, gelegentlich Tage zu haben, an denen ich außerhalb des Büros auch mal Aufgaben abarbeiten kann. Ich schaffe das mit einem kleinen Trick: Ich blocke mir regelmäßige Reisetage im Kalender – und sollte kurzfristig doch kein Auswärtstermin anstehen, nutze ich den Tag, um im Homeoffice alles zu erledigen, was im Büroalltag manchmal hinten runterfällt. Auf diese Weise vermisst mich keiner im Büro, denn alle sind bereits lange im Vorfeld über meine Abwesenheit informiert.

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Hinweis: Das t3n-Schwesterunternehmen Bootbird Ventures hält Anteile an Penseo

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