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Ratgeber

Projektplan statt Spielzeug: So funktioniert Ressourcenplanung mit Lego

(Foto: Format D)

Was hat Lego mit Projektmanagement und Ressourcenplanung in einer Agentur zu tun? Nichts, möchte man meinen. Seit diesem Jahr bei t3n.de aber doch – so funktioniert es. 

Es gibt da draußen eine Menge digitaler Tools und Helfer, die Projektmanager und Teams bei Arbeit und Planung unterstützen wollen – von Kalendern, Messengern und Channels über Timeline-Visualisierer bis hin zu dicken Enterprise-Kollaborationsplattformen… das kennt man. Doch wir wollten für unser Team aus 20 Mitarbeitern etwas anderes. Etwas Analoges. Als Digitalagentur? Warum nicht!

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Das fertige Planungstool basiert komplett auf Lego.

Flexibel, übersichtlich, leicht zu verstehen und zu bedienen

Die Erfüllung dieser Wünsche fiel uns dann quasi in den Schoß. Oder zumindest die Inspiration dazu: Wir entdeckten das Projekt-Wochenplanungstool einer Agentur aus London, welches komplett aus Lego gebaut war. Und das war’s, das wollten wir für uns adaptieren! Das heißt – nicht nur adaptieren, sondern es gleichzeitig auf einen Planungszeitraum von einem ganzen Jahr erweitern, das war unser Anspruch. Wenn schon, denn schon… Wir entwarfen also einen – zunächst digitalen – Plan für Layout und Materialbedarf in Excel, den ihr auf der Seite mit unserer Bauanleitung runterladen könnt.

Zunächst wurde ein digitaler Plan entworfen, der dann analog umgesetzt wurde. (Foto: Format D)
Zunächst wurde ein digitaler Plan entworfen, der dann analog umgesetzt wurde. (Foto: Format D)

Daraus erstellten wir eine Art Aufmaßliste und gingen damit einkaufen: 280 schwarze Lego-Grundplatten, hunderte von einfachen und besonderen Lego-Basis-Steinen in verschiedenen Farben, Schalungsholzplatten, diverse Kunststoffleisten, Spezialkleber, Wandaufhänger usw., insgesamt 2.100 Einzelteile!

Dann ging es an den Aufbau: Die schier unendliche Anzahl an Platten, Steinen und Leisten musste organisiert und sortiert, zugeordnet, zugeschnitten, verklebt und gesteckt werden. Nach etwa zwölf Stunden Arbeit war sie fertig – unsere „Wand“. Und sah zunächst eigentlich gar nicht mehr so aufwendig aus, wie sich die Arbeit angefühlt hatte. Im Wesentlichen ist sie aus vier einzelnen Tafeln aufgebaut, pro Quartal eine, die wiederum jeweils in 13 Wochenspalten unterteilt sind. Dazu gibt es noch eine gesonderte Legenden-Tafel, aus welcher sich Projekte (Steinfarben) und Teammitglieder (Symbole) erschließen. Teammitglieder sind zeilenweise angeordnet, Projekt- wie auch Urlaubszeiten werden als verschiedenfarbige Steinreihen über die Wochenspalten hinweg horizontal platziert. Ein weiterer „Clou“: Die Tafeln sind nicht fest montiert, sondern nur aufgehängt, sodass sich ihre Reihenfolge verändern lässt, um Quartals- und Jahreswechsel leichter erfassen zu können.

So entstand die Lego-Ressourcenplanung
(Foto: Format D)

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Und nun zur Praxis – kann man damit gut arbeiten? Oder ist diese Wand eher eine Spielerei? Beides eigentlich. Es „steckt sich gut“ – die Projekt- und Ressourcenplanung funktioniert zügig, einfach und sehr gut, jeder im Team hat die Tafeln schnell im Blick und spürt Verantwortung für seine Ressource. Und – ein klein wenig Spielerei haben wir uns doch auch noch gegönnt: So wird zum Beispiel ein Projekt-Kick-off durch eine Fahne symbolisiert, und ein Pokal zeigt einen Projekt-Launch an.

Eine detaillierte Anleitung mit Infos und Tipps zu Planung, Einkauf, Material und Aufbau gibt es auf wand-planer.de. Und nun noch ein kleiner rechtlicher Hinweis: Das Projekt ist ein Experiment, kein Produkt von Lego und wird nicht in irgendeiner Weise von Lego unterstützt.

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