Ständig sind wir einem Bombardement aus Briefen, Flyern, Dokumenten, Telefonanrufen, Anrufbeantworternachrichten, E-Mails und Kurznachrichten ausgesetzt, bei denen erwartet wird, dass wir sie bewerten, sortieren, bearbeiten, wegwerfen oder weiterleiten. Diese Informationen gilt es zu kanalisieren. Auch formelle und informelle Aufgaben aus Meetings, Vier-Augen-Gesprächen, zufälligen Begegnungen auf dem Flur, aus spätnächtlichen Einfällen oder aus guten Ideen in Nasszellen oder anderen privaten Schauplätzen gilt es einzufangen und später zu verarbeiten.

Zur Bündelung ist es hilfreich, eine Reihe von Werkzeugen zu nutzen, die diese Aufgabe erledigen. „Getting Things Done (GTD)? Da geht es doch nur um Tools“, sagte mir erst gestern wieder jemand im Gespräch über das vom Zeitmanagement-Guru David Allen verfasste Buch zur „Kunst des stressfreien Selbstmanagements“. Der Irrtum könnte nicht größer sein. Bevor wir über Werkzeuge reden, sollte dieses Missverständnis ersteinmal ausgeräumt werden.

Tools zur Unterstützung

Sicher, wenn man nicht das Gehirn benutzt, um an etwas zu denken, sondern nur noch, um über etwas nachzudenken, kommt man nicht umhin, das „Daran-Denken“ in kognitive Artefakte auszulagern. Kognitive Artefakte? Na, Listen und so. Etwas, das einem beim Denken und Nachdenken hilft. Und natürlich schreibt man die Listen auf. Mit Werkzeugen eben: Kalender, Zettel, Smartphones, Füller und Ähnliches. Bei diesen Hilfsmitteln sind drei Punkte besonders wichtig und zu beachten:

• sie müssen da sein,
• verlässlich sein
• und idealerweise sollte man sie gern verwenden.

Welche Werkzeuge man verwendet, ist unerheblich. Es zählt ganz pragmatisch das Ergebnis. Und so definiert sich der GTD-Anhänger auch nicht durch den Besitz eines bestimmten Zeitplaners oder einer bestimmten Software, wie das bei anderen Planungssystemen durchaus üblich zu sein scheint.

Beispiele für Erfassungstools:

• Low-Tech: Papier und Stift
• Mid-Tech: Orga-Planer (Time System Success o.Ä.), Moleskine und Space-Pen oder Füller
• High-Tech: Diktafon, MP3-Player, Online-Recorder/Transkriptionsdienst, PDA, Smartphone

Was man braucht, sind Methoden und Werkzeuge für das Erfassen. Dieses Erfassen steht im Mittelpunkt des Artikels. Dabei sind die aufgelisteten Werkzeuge als Beispiele zu betrachten. Welches Werkzeug für wen funktioniert, dürfte sehr individuell sein – auch wenn einzelne GTD-Coaches manche Werkzeuge stark präferieren. Man mag dies der Begeisterung schulden, mit der sie mit ihren Lieblingswerkzeugen erfolgreich arbeiten.