Rund um die Uhr Ideen sammeln

Entscheidend ist zunächst: Man sollte das Erfassen zur Gewohnheit machen und lieber etwas „übererfassen“, anstatt etwas links liegen zu lassen. Wegwerfen kann man immer noch im Inbox-Zero-Prozess. Ein Gedanke oder eine Information, die nicht erfasst wurde, ist jedoch mit hoher Wahrscheinlichkeit für immer verloren. Sein Erfassungstool sollte man stets greifbar haben, falls einem Aufgaben und Ideen begegnen. Also: 24 Stunden am Tag. Denn auch das, was einem nachts einfällt und an das man sich „morgen ganz bestimmt erinnern wird“, kann weg sein.

Wichtig ist, dass im Eingangskorb alles landet, was „Zeug“ ist. Und Zeug bedeutet bei Allen und GTD: „Alles in unserer psychischen und physischen Wirklichkeit, das sich nicht da und in dem Zustand befindet, wo und wie es sein soll.“ Das heißt, dass es verschiedene Quellen von Inboxmaterial gibt. Unaufgeräumte Ecken des Arbeitszimmers, unreparierte Gegenstände im Haushalt oder Büro, andere Personen sowie unsere eigenen Ideen können als Input dienen. Beim „Scannen“ der Gehirninhalte und Lebensbereiche helfen so genannte Trigger-Listen, wie sie in David Allens Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ enthalten sind. Auch in GTD-Blogs finden sich solche Auflistungen.

Ob man zum Erfassen technisch anspruchslose Dinge wie Stift und Papier benutzt, ob man Geld ausgibt für Moleskine-Notizbücher oder 400-Euro-Füller oder ob man alles digital erledigt und Tools wie Evernote, Omnifocus, Remember The Milk oder Things auf seinem Smartphone benutzt, ist nicht von Bedeutung. Ob man einen MP3-Player als Diktafon benutzt, sich selbst auf seine Mobilbox spricht oder sogar einen Service in Anspruch nimmt, der Sprachnachrichten automatisch oder händisch transkribiert und per Mail zusendet, dies dürfte vor allem eine Frage der persönlichen Präferenz sein.

Unterschiedliche Eingangskörbe

Als Faktor dafür, was lückenlos funktioniert, hat sich erwiesen, dass Werkzeuge, die man gern benutzt, auch häufig eingesetzt werden und nicht irgendwann links liegen gelassen werden. Insofern spielen emotionale Faktoren und Ästhetik hier eine große Rolle. Das Werkzeug sollte geeignet sein, im Rahmen von Sekunden im Gespräch oder im Meeting, beim Autofahren oder am Bett Einfälle zu notieren. Dass hier kaum ein Werkzeug alle Anforderungen abdeckt, ist klar. Beim Autofahren will und soll man nicht am Handy fummeln und eventuelle Bettgenossen würden sicher auch das nächtliche Diktieren nicht positiv aufnehmen.

Tipp: Portabler Eingangskorb

Wenn man unterwegs ist, sammelt sich in der Tasche – oder schlimmer – in allen Taschen eine Reihe von „Zeug“ (s.o.) an. Hier hilft ein „tragbarer Eingangskorb“, in den alle Fahrscheine, Quittungen und Flyer wandern, die man unterwegs einsammelt. Bei der Rückkehr kann dieser einfach in einen Büro-Eingangskorb entleert werden und es bleiben keine Reste in den Taschen. Ideal dafür sind Plastikmappen mit Gummispanner, in denen kleinere Papierstücke durch Laschen davor geschützt sind, herauszufallen. Oder man legt zusätzlich zur Sicherheit eine Klarsichthülle bei, in die man Bus- oder Taxibelege gibt.

Möglichst wenige Inboxen

Entscheidend ist, dass die Kanäle, auf denen man selbst Notizen erfasst, und alle Kanäle, auf denen Aufgaben von außen an einen herangetragen werden, irgendwann in möglichst wenige Inboxen zusammenlaufen. Dazu sind alle Tasks auf Papier oder elektronisch zu erfassen und für das Durchsehen und Klären bereitzuhalten. Typischerweise bleiben drei Eingangskörbe übrig:

• ein Papier-Post-Eingangskorb
• ein E-Mail-Eingangskorb (in dem man idealerweise die Mails aus allen Accounts zusammenführt)
• eine elektronische oder papierne Todo-Liste (sei sie in Outlook, online, auf dem Smartphone oder einem ähnlichen Tool – manche, wie Google-Search-Chefin Marissa Mayer arbeiten auch mit einer simplen Textdatei auf dem Desktop)

Von hier aus werden dann die Aufgaben mit den Methoden von Inbox-Zero, wie etwa dem Do-Defer-Delegate-Discard-Prozess unterworfen, nach dem es dann idealerweise entweder im Müll oder auf Termin liegt, archiviert oder in den Kalender eingetragen oder delegiert ist, oder eben als „Next Action“ (die nächste von außen sichtbare Handlung, die eine Aufgabe voranbringt: ein Anruf, ein Brainstorming) auf der passenden Kontextliste („Im Büro“, „Zu Hause“, „Im Garten“) steht.

Grenzen der Effizienzsteigerung

Spätestens jetzt sollten alle Aufgaben nur noch auf der Todoliste oder im passenden Kontextordner des Mailprogramms vorliegen. Wirklich alles auf eine Liste zu schreiben (oder in Mails zu überführen) ist zwar möglich, bringt aber nur noch einen marginalen Effizienzgewinn.

Und den Einfall aus der Dusche übrigens, den muss man halt so lange festhalten, bis man trocken und in der Nähe eines Bleistifts ist. Ein Whiteboard in der Dusche – im Büro ist so eine Tafel ein super Erfassungstool – hielte ich für einen Hauch übertrieben, es sei denn, man hat ausschließlich unter der Dusche gute Ideen.

Der Autor

Oliver Gassner ist seit 1988 in den Drähten des Netzes unterwegs und bloggt seit dem Jahr 2000. Er berät, konzipiert und schult, coacht, trägt vor und schreibt zu Themen rund um Weblogs, Wikis, das Social Web, Selbstmanagement und Kreativität. Er bloggt unter http://blog.oliver-gassner.de und dort finden sich auch seine Blogbeiträge zu GTD und anderen Selbstmanagementthemen. Fragen und Anregungen bitte an oliver.gassner+taskinator@gmail.com.

Der Beitrag stammt aus dem aktuellen t3n Magazin Nr. 18

„Cloud Computing und SaaS“ ist das Titelthema des t3n Magazins Nr. 18, das in unserem Shop als Einzelheft oder im Rahmen eines Abos bestellt werden kann. Außerdem ist es im Bahnhofsbuchhandel und in gut sortierten Kiosken zu bekommen. Hier findet sich das ausführliche Inhaltsverzeichnis mit allen Beiträgen.