Von Anfang an gab es eine Firma, eine TeamLab-Plattform und eine Gruppe der Mitarbeiter mit bestimmten Zielen und zahlreichen Aufgaben. Wie kann man diese Faktoren aber zusammen bringen? Wir haben ein Jahr gebraucht, um zu verstehen, dass man bei sich selbst beginnen muss. Auch das für unser Unternehmen entwickelte TeamLab war nicht Zentrum unseres korporativen Weltalls und noch keine Garantie für den Wohlstand der Firma, sondern nur ein Zusatzmittel, das richtig angewendet werden muss. Was wir gemacht haben...

Interesse zum Portal anregen

Es ist nicht immer leicht, Mitarbeiter zum Besuch eines Unternehmensportals zu bewegen. Die Mitarbeiter müssen ihre Aktivität auf dem Portal nicht als Zeitvergeudung am Arbeitsplatz, sondern als Optimierung des Arbeitsablaufs erleben. Was kann also ein Portal bieten, um die Motivation zum Portalbesuch zu erhöhen? Unterhaltungsmöglichkeiten in den Foren, Diskussionen und ein Wiki im Modul „Zusammenarbeit“ sind ein guter Anreiz.

Psychologische Barriere überwinden

Nachdem das TeamLab-Portal aufgesetzt war, gab es einige Mitarbeiter, die von Beginn an sehr aktiv waren, indem Sie verschiedene Informationen in die persönlichen Blogs posteten. Andere gaben sich dagegen eher als schweigende Betrachter. Das ist ein völlig normales Phänomen, denn es ist gar nicht so leicht, die Barriere zu überwinden und seine eigene Meinung zu verschiedenen Themen öffentlich zu äußern. Fangen Sie klein an: ein Kommentar, ein Witz oder ein Beitrag zur Diskussion auf dem Portal. Ein lustiges Bild, gepostet im Blog, kann die Spannung lösen. Und danach geht es gleich besser!

Kollegen näher kennen lernen

In einem wachsenden Unternehmen wie unsere Firma ist die Offline-Kommunikation mit jedem Mitarbeiter praktisch nicht möglich. Mit Hilfe des Portals kann man sich leichter über Projekte, Beiträge, Meinungen und Kommentare seiner Kollegen informieren, ganz selbstverständlich und ohne zusätzliche Bemühungen. Auch wenn man einen Kollegen nur flüchtig kennt, aber an einem gemeinsamen Projekt arbeitet, kann man jederzeit seine Visitenkarte öffnen, die alle nötigen Informationen wie Name, Geburtsdatum, E-Mail und Büro-Abteilung beinhaltet.

Korporatives Denken gestalten

Das Instrument für den Austausch von Informationen und Meinungen trägt dazu bei, dass jeder Mitarbeiter sich nicht mehr als Einzelkämpfer, sondern als Teil der Firmengemeinschaft sieht. In unserem Fall besteht der größte Vorteil des TeamLab-Portals genau darin: Wir sind jetzt mehr als ein Kollektiv. Wir sind ein richtiges Team, das an einem Strang zieht.

Immer auf dem Laufenden sein

Dank des gemeinsamen Portals kann man sich auch nach einigen Tagen Abwesenheit in wenigen Minuten über alle Ereignisse im Firmenleben informieren. Schnell entwickelt sich dieses Vorgehen für Urlaubsrückkehrer oder Mitarbeiter, die krank waren, zu einer guten Gewohnheit, die eine Menge unserer Mitarbeiter zum täglichen Portalbesuch bewegt.

Projektplanung öffentlich machen

Als die Planung des persönlichen Arbeitsablaufs aller Mitarbeiter unserer Firma komplett aufs Portal übertragen wurde, gab es noch keine feste Vorstellung für die Aufgabenkontrolle. Meilensteine und Aufgaben in den Projekten wurden chaotisch angelegt und nicht streng kontrolliert, das Modul erstrahlte wegen der überfälligen Aufgaben in Rot. Erst nach dem wütenden Blogpost von unserem Chef begriffen wir: Die gemeinsame Projektverwaltung muss gelernt und geübt werden. Als Ergebnis genießen wir heute die Vorteile einer effektiven Online-Projektplanung.

Disziplin und Selbstorganisation fördern

Die gemeinsame Projektplanung diszipliniert. Schon die Tatsache, dass alle Projekte mit den Fälligkeitsterminen für alle sichtbar sind, erhöht die Verantwortung für das rechtzeitige Erledigen jeder persönlichen Aufgabe.

Was wir erreicht haben

Seit dem Projektstart von TeamLab ist ein Jahr vergangen. In dieser Zeit haben wir viel gelernt und profitieren jetzt von der professionellen Projektplanung und der korporativen Denkweise. Das alles wäre ohne Firmenportal auf Basis der Teamlab-Plattform nicht möglich, denn es hat uns alle Nachteile unserer unternehmensinternen Ordnung gezeigt und geholfen, eine Fehlerkorrektur vorzunehmen. Wir hoffen, dass unsere positive Erfahrung auch Sie inspiriert.