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Mit Stil und Coolness ins Meeting: 3 Startups, die das Foyer von Unternehmen erobern wollen

Mit Stil und Coolness ins Meeting: 3 Startups, die das Foyer von Unternehmen erobern wollen

Wer als Kunde oder Bewerber bei mittleren bis großen Unternehmen und Agenturen öfter Termine hat, dürfte das „Besucherbuch“ gut kennen: schwer, ranzig, ohne funktionierenden Kugelschreiber. Dass der Empfang von Gästen aber auch auf Höhe des digitalen Zeitalters gelingen kann, zeigen die Beispiele Envoy, SwipedOn und Receptionist.

Mit Stil und Coolness ins Meeting: 3 Startups, die das Foyer von Unternehmen erobern wollen

Den Kunden oder Bewerber schon im Foyer begeistern. (Quelle: SwipedOn)

Kampf dem ranzigen Besucherbuch

„Schon vor dem Meeting einen guten Eindruck hinterlassen.“

Wenn Neugründungen skalieren und zu Unternehmen mit Mitarbeitern im höheren zweistelligen oder sogar dreistelligen Bereich wachsen, hat das nicht nur erhöhte Lohnkosten zur Folge. Im Mittelpunkt steht auch ein wachsender Organisations- und Kommunikationsaufwand. Kollegen und CEOs müssen informiert, Meetings abgehalten und entsprechende Termine delegiert werden. Vor allem der reibungslose Ablauf mit externen Geschäftspartnern und Besuchern im eigenen Unternehmen ist wichtig, um einen bleibenden (idealerweise positiven) Eindruck zu hinterlassen.

Gewachsene Unternehmen dürften vor diesem Hintergrund ein physisches Empfangsterminal in Form einer mit Personal besetzten Rezeption vorziehen. Das kennt man schon, etwa von Vorstellungsgesprächen bei mittleren und großen Unternehmen aus der IT- und Agenturwirtschaft. In aller Regel liegt dafür auch ein Besucherbuch aus, in das sich Gäste per Kugelschreiber mit ihren persönlichen Daten eintragen. Aber ist das noch zeitgemäß? Effektiv? Cool? Wohl kaum.

Envoy, SwipedOn, iPad Receptionist: 3 Startups, die das Foyer von Unternehmen erobern wollen

Das US-Startup Envoy zum Beispiel sieht im Foyer die „erste physische Schnittstelle zwischen Unternehmen und Besuchern“. Die Lobby sei ein „Spiegel der eigenen Marke und Unternehmenskultur“, heißt es auf der Webseite. Envoy will das Foyer und damit das gesamte Büro zu einem besseren, erlebnisreicheren Ort für Besucher machen.

Envoy bietet eine Alternative zum klassischen Besucherbuch: App und iPad. (Quelle: Envoy)
Envoy bietet eine Alternative zum klassischen Besucherbuch: App und iPad. (Quelle: Envoy)

Dafür hat Envoy eine gleichnamige iPad-App entwickelt, mit der die klassische Rezeption abgelöst und das Besuchermanagement vereinfacht werden soll. Geschäftskunden oder Bewerber registrieren sich per App zum Beispiel mit Namen, E-Mail und Foto. Durch einen daran gekoppelten Label-Printer können diese Informationen zu einem schicken Besucherausweis verarbeitet werden, den die Kunden – so die Idee – direkt als haptisches Produkt ausgedruckt bekommen.

Die Idee ist nicht neu. Schon länger bieten Dienste wie SwipedOn oder auch iPad Receptionist solche Lösungen an. Für den Einsatz solcher Produkte spricht, dass Unternehmen dadurch Papier (die Apps bieten auch die Möglichkeit, Vereinbarungen oder NDAs digital zu unterschreiben) und Personal sparen, vor allem aber auch Zeit gewinnen können. Dafür sollen auch Automatismen sorgen, wie zum Beispiel eine SMS- oder Push-Benachrichtigung, die Mitarbeiter auf ihr Smartphone erhalten, sobald der erwartete Besuch eintrifft. Wie Envoy und iPad Receptionist verfügt auch SwipedOn über ein virtuelles Dashboard, das alle im Büro befindlichen Besucher in Echtzeit anzeigt.

Datenschutz und Preise

So plakativ alle der drei Dienste mit einem dadurch erzielten Plus an Produktivität, Zeit und Benutzerfreundlichkeit werben, so fraglich ist jedoch, inwieweit das Thema Datenschutz den Diensten im Wege steht. Sowohl Envoy als auch iPad Receptionist und SwipedOn lagern die erhobenen Kundendaten ihrerseits in externe Clouds aus.

Das ist nicht ungewöhnlich, eine aus Unternehmenssicht durchaus wünschenswerte Option zum Self-Hosting gibt es aber nicht. Und: Auch die Preise sind teils happig. Während SwipedOn als günstigster Anbieter ab 15 US-Dollar monatlich für den Service verlangt, ist man beim iPad Receptionist ab 49 US-Dollar beziehungsweise bei Envoy ab 99 US-Dollar im Monat dabei.

Stores bieten Zubehör wie Drucker und iPad-Stands

Gemein ist den drei Lösungen übrigens auch ein angebundener Store, über den Nutzer das aus App und iPad bestehende System um weiteres Zubehör erweitern können. Envoy beispielsweise empfiehlt in seinem Shop ergänzend zum iPad als technisches Terminal verschiedene Standhalterungen zum Kauf.

Ebenfalls zum Sortiment der gehören die schon erwähnten Label-Printer. Preislich bewegen sich die Modelle zwischen 70 und 150 US-Dollar. Zwar sind der Check-In und die Abwicklung von Besucherterminen grundsätzlich auch ohne dieses Zubehör möglich. Es liegt aber auf der Hand, dass der wiederkehrenden Prozedur von Geschäftsterminen erst mit dem dadurch möglichen physischen Ausdruck eines Besucherausweises ein entscheidendes, im Gedächtnis von Besuchern verbleibendes Erlebnis eingehaucht wird. Eine Investition, die man zumindest bei Yahoo, Airbnb oder Box schon in Kauf genommen hat.

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