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Ratgeber

7 Tipps für eine gelungene E-Mail-Signatur

    7 Tipps für eine gelungene E-Mail-Signatur
Darauf kommt es bei einer gelungenen E-Mail-Signatur an. (Grafik: Shutterstock-Ink Drop)

E-Mail-Signaturen sind nichts Besonderes, denn jeder hat doch eine! Das stimmt, doch was reingehört und wie sie gestaltet sein sollten, darüber scheiden sich die Geister. Wir geben sieben Tipps.

Der durchschnittliche Büroarbeiter sendet 40 E-Mails pro Tag. Das sind 40 Möglichkeiten, sich oder sein Unternehmen im rechten Licht zu präsentieren – zumindest, wenn der Versender es richtig anstellt. Viel Potential findet sich in der E-Mail-Signatur. Darin können Absender wichtige Informationen hervorheben. Oder weitere Kontaktmöglichkeiten liefern, die über den Reply-Button hinausgehen. Wer eine smarte E-Mail-Signatur anlegen möchte, sollte diese sieben Tipps beachten.

Das gehört in eine gelungene E-Mail-Signatur

Darauf kommt es bei einer gelungenen E-Mail-Signatur an: Priorisiere und leite visuell durch die Informationen. (Foto: Shutterstock-Liderina)
  1. Arbeite mit Farben

Farben helfen dabei, bestimmte Informationen hervorzuheben. So könnten sich Verlinkungen etwa zur Firmenseite oder Social-Media-Fanpages farblich von den Kontaktmöglichkeiten absetzen. Auch der Link zu einem neuen Produkt oder einer Dienstleistung kann unterschiedlich gestaltet sein. Wichtig ist dabei jedoch, dass nicht mehr als drei unterschiedliche Farben zum Einsatz kommen. Bei der Auswahl bieten sich grundsätzlich die Farben aus der Corporate Identity an.

  1. Arbeite mit Bildern

Egal ob das Unternehmenslogo oder ein Profilfoto des Mitarbeiters. E-Mail-Signaturen dürfen durchaus ein wenig Persönlichkeit erhalten, sodass der Arbeitgeber oder das Team-Mitglied sich visuell in das Gedächtnis der Kontaktperson einbrennt. Bei einem Profilfoto sollten Interessierte darauf achten, dass es sich dabei um ein Porträt vor einem ruhig gehaltenen Hintergrund handelt. Am besten eignet sich beispielsweise eine weiße Wand, vor der sich die Person ablichten lässt.

  1. Priorisiere die Informationen

Es gilt immer, den begrenzten Platz nicht mit nutzlosen Informationen zu verschwenden. Die persönliche E-Mail-Adresse sollte beispielsweise schnellstens aus der Signatur verschwinden, denn die braucht der E-Mail-Empfänger nicht mehr. Informationen gilt es zudem zu priorisieren: Wichtig ist beispielsweise, dass die eigene Telefonnummer noch vor der Firmenadresse zu sehen ist. Denn wahrscheinlich ruft der Gesprächspartner bei einer Frage lieber an und verschickt keinen Brief.

  1. Leite visuell durch die Informationen

Anwender sollten sich auf eine Design-Hierarchie festlegen. Wie bei einem Lebenslauf muss der E-Mail-Empfänger visuell schnell über die wichtigsten Informationen gelenkt werden. Der eigene Name könnte sich beispielsweise durch größere oder fette Buchstaben absetzen. Sinnvoll ist beispielsweise auch, dass Texte neben einer der oben genannten Bilddateien zu finden sind. Das Bild wird das Augenmerk sofort auf sich lenken und die wichtigen Informationen stehen direkt daneben.

  1. Nutze Call-to-Actions

Mit Hilfe eines Call-to-Actions (CTA) – etwa in Form eines Buttons – lassen sich Nutzer dazu bringen, einem wichtigen Projekt zu folgen. Ein CTA sollte sich entlang der aktuellen Ziele orientieren. Wollt ihr beispielsweise euren neuen Snapchat-Channel pushen? Dann fügt einen Snapcode zum Abscannen ein. Habt ihr ein spannendes Whitepaper veröffentlicht? Dann fügt einen Download-Button ein. Über Call-to-Actions in der E-Mail-Signatur können sich neue Follower, Leser oder Kunden finden.

  1. Sag, wo Kunden dich auch persönlich treffen können

Geschäftsleute, die sich auf eine Konferenz begeben, können die E-Mail-Signaturen auch nutzen, um darauf aufmerksam zu machen. Nicht wenige Leute nutzen die Gelegenheit, um dort die Menschen zu treffen, die sie regelmäßig oder gelegentlich im Postfach haben. Ein Satz wie „Ich werde vom 25. bis 26. Februar auf der Online-Marketing-Rockstars in Hamburg sein. Ich freue mich, dich dort zu sehen!“ könnte der Aufmacher für ein spannendes Gespräch sein.

  1. Achte auf die Pflichtangaben

Bei aller Liebe zur Individualität: Bei E-Mail-Signatur im kaufmännischen Schriftverkehr gelten auch rechtlich vorgeschriebene Pflichten. Demnach muss jede geschäftliche E-Mail in den entsprechenden Branchen folgende Angaben im Abspann enthalten: Die Firmenbezeichnung und den Firmennamen, die Rechtsform und die Registrierungsnummer wie im Handelsregister eingetragen, den Niederlassungsort und den Verantwortlichen sowie Angaben zur Haftung.

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5 Reaktionen
Claudio Como

Ja, vollkommen richtig, es sollte sich, wie bei allen Marketing-Inhalten, im besten Fall schon ein Profi um die Konzeption und Gestaltung der Signatur kümmern. Wenn sich da ein ambitionierter Hobby-Künstler ran wagt, kann das auch gut in die Hose gehen ...

Aus meiner Erfahrung, als nennen wir es mal "Signatur-Profi", kann ich aber im Großen und Ganzen eher von positiven Reaktionen auf Bilder bzw. Call-to-Actions in Signaturen berichten.
Wie immer im Marketing funktionieren Dinge, die man nicht jeden Tag sieht, doch am besten und da Call-to-Actions in Signaturen noch zu den eher stiefmütterlich behandelten Marketing-Kanälen gehören, fallen diese doch meist ins Auge.

Wir haben hier für diejenigen, die es interessiert, auch mal einen Artikel von einer Rechtsanwältin veröffentlicht, in dem man nachlesen kann, wie es rein rechtlich mit dem Thema Werbung in E-Mail-Signaturen aussieht: https://www.mailtastic.de/e-mail-signatur-recht/

Spoiler: Es ist grundsätzlich erlaubt.

Antworten
A.
A.

Bitte, bitte keine Bilder in der Signatur! Ich finde das eine fürchterliche Unart! Bilder blähen jede noch so kleine E-Mail unfassbar auf. Außerdem werden sie in E-Mail-Threads gerne mal als Attachment erkannt. Wenn ich nach E-Mails mit Attachment filtern möchte, um ein bestimmtes zu finden, werden mir dann ALLE E-Mails mit Bild in der Signatur ausgespuckt.

Antworten
Miingno

Bin ganz deiner Meinung. Bitte keine Bilder!

Zudem nicht erwähnt im Text ist eine klare Abgrenzung zwischen E-Mail Inhalt und Signatur. Viele E-Mail Programme suchen nach den oft eingesetzten zwei Minus -- und trennen so automatisch den Text von der Signatur.

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Sven Eisenberg
Sven Eisenberg

Ja, das kann zu einer schönen Signatur führen, aber auch die Professionalität beeinträchtigen.
Ich meine der Hobbykünstler sollte jetzt keinen Regenbogentext meiner Meinung nach gestalten oder überdimensionale Bilder einfügen.

Call-to-Actions zu der eigenen Homepage finde ich dahingegend sinnig und zielführend. Wie im Punkt 7 beschrieben ist, würde ich beispielsweise im kaufmännischen Bereich von extreme Farbvielfalt abraten und wenn dann das Firmenlogo einbauen.

Also bitte dezent und stilvoll, aber nicht seine Fähigkeiten mit einer E-Mail-Signatur übertrieben darlegen.

Antworten
Christoph
Christoph

Stimmt!

Die besten Signaturen, die ich bisher gesehen haben, waren allesamt ausschließlich strukturierter Plain-Text – keine Farben, Bilder oder sonstige aufregende Formatierungen, abgesehen von einfachen Textfettungen.

Kommen Bilder, Farbe und zu lange weitere Hinweise ins Spiel, empfinde ich die Signatur eher als störend.

Als Absender sollte ich dann zudem kritisch prüfen, ob meine Signatur auch Geräte- und Programmübergreifend überall korrekt angezeigt wird.

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