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Verträge managen ohne Papier: mit ECM auf der sicheren Seite

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Immer mehr Unternehmen setzen eine ECM-Software ein. Sie hilft, die Digitalisierung im Rechnungswesen, Vertrieb oder Einkauf umzusetzen. Auch für die Verwaltung von Verträgen ist sie entscheidend.

Wer den Mobilfunkvertrag nicht rechtzeitig kündigt oder vergisst, ein Probeabo abzubestellen, zahlt ordentlich drauf – diese Erfahrung haben wir wohl alle schon einmal gemacht. Für eine Privatperson ist das natürlich ziemlich ärgerlich. Im Unternehmenskontext dagegen kann eine verpasste Kündigungsfrist schnell existenzbedrohend werden. Kein Wunder also, dass ein sauberes Vertragsmanagement für den unternehmerischen Erfolg entscheidend ist. Viele Unternehmen setzen deshalb auf eine Vertragsmanagement-Softwarelösung.

Mit einer „Enterprise Content Management“-Lösung den Überblick behalten

Auch „Enterprise Content Management“-Lösungen eignen sich hervorragend dafür, den Überblick über eine große Zahl an Verträgen zu behalten. Grundfunktionen wie Workflows und Wiedervorlagen stehen zur Verfügung und im Vergleich mit einer reinen Vertragsmanagement-Software zeichnen sich ECMs durch eine wesentlich höhere Flexibilität aus: E-Mails, Protokolle, Anschreiben und andere Dokumente liegen zum Beispiel versionssicher in einer digitalen Kundenakte und können vom Nutzer – die entsprechende Berechtigung vorausgesetzt – in Sekundenschnelle eingesehen werden.

Erst nachdem digitale Informationen auf diese Weise angereichert sind, bekommen sie für Unternehmen einen echten Mehrwert: Viele abteilungsübergreifende Rückfragen zu einzelnen Vorgängen werden schlicht eingespart. Wo früher tagelang in unterschiedlichen Archiven und Datenbeständen recherchiert wurde und diese noch dazu auf verschiedene Unternehmensstandorte verteilt waren, können Unternehmen auf Anfragen von Kunden, Partnern oder Behörden nun innerhalb weniger Minuten reagieren. Die Aussage „Entschuldigung, der zuständige Mitarbeiter ist im Moment im Urlaub“ gehört endgültig der Vergangenheit an.

Was man beim Einstieg beachten muss

Doch der Übergang zur integrierten digitalen Informationsverwaltung stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Wer die Verwaltung seiner Verträge und anderer Dokumente modernisieren und dafür auf eine zeitgemäße Software umsteigen will, muss viele Parameter beachten: Welche ECM-Lösung erfüllt alle Anforderungen, die das digitale Zeitalter an ein Unternehmen stellt? Wird es den Anbieter in zehn oder zwanzig Jahren noch geben? Oder droht vielleicht die Übernahme durch einen Konkurrenten? Werden regelmäßig Updates geliefert? Kommen alle Mitarbeiter mit einem neuen User Interface zurecht? Wie hoch ist der Umschulungsaufwand? IT-Entscheider müssen diese Fragen in den nächsten Jahren beantworten, und die Antworten werden die Arbeitswelt der nächsten Jahrzehnte entscheidend prägen.

Vier Gründe für die Einführung einer ECM-Suite, die Anwender am häufigsten nennen (Grafik: SoftSelect 2014,AWW)

Jede Branche stellt gerade im Vertragsmanagement höchst unterschiedliche Anforderungen an ihre Softwarelösung. So müssen Finanz- oder Versicherungsdienstleister spezielle gesetzliche Rahmenbedingungen beachten. Ein europaweit tätiger Pharmahersteller etwa arbeitet Tag für Tag zeitgleich in zwanzig oder mehr verschiedenen Rechtsprechungen. Eine „One-size-fits-all“-Software, die bereits sämtliche dieser Speziallösungen für alle möglichen Branchen und Anwendungsfälle mitbringt, wäre hierfür viel zu umfangreich.

Deshalb sollten Flexibilität und Anpassbarkeit im Fokus der Softwareauswahl stehen: Auf Basis einer sicheren und leistungsfähigen Infrastruktur müssen in wenigen Tagen Schnittstellen zu Fachanwendungen implementiert werden. Und ändert sich einmal die Rechtslage, muss die Software innerhalb kürzester Zeit in der Lage sein, auch diese abzubilden.

ECM-System enaio®  von OPTIMAL SYSTEMS

Das ECM-System enaio® von OPTIMAL SYSTEMS kennt die Feinheiten der Vertragsverwaltung und kann sich so auf die jeweilige Unternehmensumgebung einstellen. Auch Schnittstellen zu verbreiteten Business-Management-Plattformen wie Microsoft Dynamics NAV und AX oder auch SAP sind einfach integrierbar. Moderne, schlanke und mobil nutzbare User Interfaces machen das Arbeiten zu einem Vergnügen. Und: enaio® kommt aus einem inhabergeführten mittelständischen Unternehmen, das seine Kompetenz bereits seit 25 Jahren zur Verfügung stellt.

Viele Partner und Kunden von OPTIMAL SYSTEMS haben ihr Unternehmen oder ihre Organisation bereits ins digitale Zeitalter gebracht. Wie ihnen die Umstellung auf digitales Vertragsmanagement gelungen ist und was sie dabei beachtet haben, das erfährst du im Whitepaper „Der digitale Handschlag“.

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