Während früher nur wenige Einstellungsmöglichkeiten geboten waren, sind mittlerweile zahlreiche Features hinzugekommen, mit denen die erzeugten Dokumente noch weitreichender an die persönlichen Bedürfnisse angepasst werden können. Als Beispiel dient in diesem Beitrag die Erstellung einer Seminararbeit. Sämtliche erwähnten Formatierungen können mit OpenOffice.org durchgeführt werden.

Das Handwerkszeug

Bereits bei der Erstellung sollte auf eine saubere Formatierung mit Formatvorlagen geachtet werden, da die spätere Wartung und der Export als PDF-Dokument so erleichtert werden. Besonders vorteilhaft ist es, für sämtliche Überschriften die entsprechenden Vorlagen zu verwenden und auch das Inhaltsverzeichnis automatisch mit Verknüpfungen zu erzeugen, da diese Struktur dann direkt in das exportierte PDF-Dokument übernommen werden kann.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die fertige Seminararbeit aus OpenOffice.org in ein PDF-Format zu exportieren: über den entsprechenden Befehl im Datei-Menü oder über das PDF-Symbol in der Symbolleiste. Das Dialogfeld wird nur beim Aufruf über das Dateimenü angezeigt. Über den Exportdialog mit den fünf Registerkarten "Allgemein", "Anfangsdarstellung", "Benutzeroberfläche", "Sicherheit" und "Verknüpfungen" lässt sich nun das Erscheinungsbild des erzeugten Dokuments konfigurieren.
Grundlegende Einstellungen für den Export

Unter der Registerkarte "Allgemein" können grundlegende Einstellungen für den PDF-Export vorgenommen werden. Insbesondere bei Dokumenten mit zahlreichen Abbildungen ist die Auswahl der Komprimierung entscheidend, um die Dateigröße des erzeugten PDFs möglichst gering zu halten. Eine generelle Regel zu den Komprimierungseinstellungen gibt es nicht, da es ganz auf den späteren Verwendungszweck der Datei ankommt.