t3n News Karriere

Zeitmanagement im Office: 13 simple Tipps für den alltäglichen Büro-Wahnsinn

Zeitmanagement im Office: 13 simple Tipps für den alltäglichen Büro-Wahnsinn

Wie erledige ich meine Arbeit ohne dabei ins Schwimmen zu geraten? Mit diesen simplen und Tricks könnt ihr eure Arbeitsabläufe ohne großen Aufwand optimieren und damit Zeit und Nerven sparen.

Zeitmanagement im Office: 13 simple Tipps für den alltäglichen Büro-Wahnsinn

Organisiert im Büro (Foto: Shutterstock)

Jeder kennt das Problem: man beginnt den Arbeitstag, öffnet das Email-Postfach und fühlt sich direkt von zwei Dutzend Mails erschlagen. Im selben Moment wirft der Chef einen Stapel Arbeit auf den Schreibtisch und dann klingelt auch noch das Telefon und ein Kunde drückt euch noch mehr Arbeit aufs Auge. Wer sich selbst ein Bild davon machen möchte, wie viel Zeit er am Tag eigentlich mit welchen Tätigkeiten verbringt, sollte eine der Zeiterfassungs-Apps nutzen, die wir in unserer Übersicht vorstellen.

Die folgenden Tipps sollen euch helfen, den roten Faden in den Arbeitsalltag zu integrieren und die anfallenden Aufgaben sinnvoll zu planen. Es handelt sich um einfache Ratschläge, die ohne allzu großen Aufwand umgesetzt werden können. Natürlich ist es nicht immer möglich, alle Tipps anzuwenden – einige sollten jedoch für jeden umsetzbar sein. Es kann auch nicht schaden, eine bekannte Produktivitätstechnik wie GTD oder Personal Kanban zu etablieren. Die bekanntesten Techniken haben wir euch bereits vorgestellt.

1. Prioritäten festlegen

Der erste und auch wichtigste Tipp für effektives Zeitmanagement lautet: Prioritäten festlegen. Bevor ihr überhaupt darüber nachdenkt, mit der Arbeit zu starten, ist es wichtig zu wissen, welche Aufgaben die wichtigsten sind. Anhand dieser Entscheidung könnt ihr entsprechend ermessen, wie viel Zeit einem Task zustehen sollte und wie viel er augenscheinlich tatsächlich in Anspruch nimmt. Außerdem könnt ihr so die wichtigen Aufgaben von den unwichtigeren trennen. Die wichtigen Aufgaben werden entsprechend zuerst erledigt, die unwichtigeren danach. Hier müsst ihr nur aufpassen, dass ihr nicht zu viele Prioritäten-Ebenen anlegt, da die Übersicht sonst leidet und der Verwaltungsaufwand zu hoch wird.

Der ein oder andere mag sich jetzt denken: „Das ist doch nichts Neues.“ Hier sollte sich allerdings jeder erneut die Frage stellen: Halte ich diese Priorisierung über den Tag verteilt auch durch, oder schiebe ich letztendlich doch wieder Aufgaben dazwischen, die eigentlich weniger wichtig sind? Unter diesem Gesichtspunkt ist das „einbetonieren“ der Prioritäten sinnvoll, damit der Plan nicht wieder über den Haufen geworfen wird.

Wenn ihr euch nicht sicher seid, wie ihr eure Prioritäten festlegen sollt, können euch Techniken wie die ABC-Analyse und das Eisenhower-Prinzip dabei unterstützen.

2. Das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen abwägen

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Abwägen des Kosten-Nutzen Verhältnisses. Wie viel Aufwand muss ich in eine Aufgabe investieren und welches Resultat erhalte ich? Sollte ich beispielsweise noch eine halbe Stunde nach einem Tool suchen, für ein Projekt, von dem ich nicht einmal weiß, ob es funktioniert?

Natürlich gibts es auch Aufgaben, die erledigt werden müssen und dabei in einem absoluten Missverhältnis stehen. Habt ihr jedoch die Möglichkeit, eine Aufgabe aufgrund eines schlechten Kosten-Nutzen-Verhältnisses auszumustern, solltet ihr dies im Zweifelsfalls auch tun oder ihr zumindest eine niedrige Priorität zuordnen. In jedem Fall solltet ihr alle Aufgaben erst einmal hinterfragen und das Verhältnis abwägen.

3. Ziele klar definieren

Wer keine Ziel hat, kann auch den Weg dahin nicht planen. (Foto: Shutterstock)
Wer keine Ziele hat, kann auch den Weg dahin nicht planen. (Foto: Shutterstock)

Habt ihr eure Prioritäten geklärt und geordnet und die Missverhältnisse aufgedeckt könnt ihr mit den wichtigen Aufgaben beginnen. Der erste Schritt dabei ist das Festlegen eines klaren Ziels. Der chinesische Philosoph Laotse hat es auf den Punkt gebracht, als er sagte: „Wer kein Ziel hat, kann auch keines erreichen“.

Wer eine Reise antritt sollte auch ein Ziel vor Augen haben, da er sonst möglicherweise vom Weg abkommt oder gar nicht weiß, wo der Weg überhaupt lang führt. Die Prioritäten können euch bei der Ermittlung eurer Ziele helfen.

4. To-Do-Listen in die Tonne werfen

Jeder kennt sie: Die altehrwürdige To-Do-Liste ist für viele immer noch das Mittel zur Arbeitsorganisation – ob nun auf dem Papier oder in elektronischer Form als App. Leider neigen viel Menschen dazu, diverse To-Do-Listen anzulegen und für verschiedene Bereiche einzusetzen. Danach wird dann gestrichen, neu hinzugefügt oder ein längst abgeschriebener Task doch wieder reaktiviert. Bei den elektronischen Varianten fällt dabei zumindest das Geschmiere früherer To-Do-Listen weg, optimal werden diese allerdings meist auch nicht genutzt.

Bei zu vielen Einträgen auf der To-Do-Liste entsteht zudem schnell das Gefühl, dass die Arbeit nicht voran geht – gerade wenn mehrere Listen im Spiel sind. Zum einen leidet dadurch natürlich die Übersicht, was das Auffinden einzelner Aufgaben sehr ineffizient macht. Zum anderen kann es sich auf den Besitzer und dessen Arbeitseinstellung auswirken, da er ständig einen Berg von Arbeit vor sich sieht. Eine Faustregel besagt, dass alle Aufgaben, die weniger als zehn Minuten dauern, nicht auf einer To-Do-Liste landen und sofort erledigt werden sollten.

Alle die absolut nicht auf ihre geliebte To-Do-Liste verzichten wollen, aber immer noch auf Post-its setzen, finden hier eine Übersicht nützlicher Tools, die deren Aufgabe übernehmen. Damit entfällt zumindest das allmorgendliche halbstündige Zettelsuchen auf dem Schreibtisch.

5. Einfach mal „NEIN!“ sagen

Ein sehr wichtiger Tipp! Wer bis zum Hals in Arbeit steckt und sei sie auch noch so gut organisiert, kann durch eine Anfrage vom Typ „Kannst du nochmal eben…“ aus dem Workflow gerissen werden. Hier lautet die Devise: Öfter mal „Nein“ sagen.

6. Single-Tasking ist das neue Multitasking

Wer sich zu viele Aufgaben gleichzeitig aufhalst, wird sie irgendwann nicht mehr bewältigen können. (Foto: Brian Jackson / Fotolia)
Wer sich zu viele Aufgaben gleichzeitig aufhalst, wird sie irgendwann nicht mehr bewältigen können. (Foto: Brian Jackson / Fotolia)

Die Aussage „Ich bin multitaskingfähig“ hört man ja öfter – allerdings ist sie nicht unbedingt positiv. Das eigentliche Zauberwort für ein besseres Zeitmanagement heißt Singletasking. Wollt ihr euch voll und ganz einer Aufgabe widmen, solltet ihr dieser auch eure volle Aufmerksamkeit zuteil werden lassen. Das menschliche Gehirn kann sich ohnehin nur mit einer Aufgabe angemessen beschäftigen. Sobald eine zweite dazu kommt, nimmt die Effektivität logischerweise ab. Wer effektiv eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten möchte, sollte auf jegliche Neben-Aufgaben verzichten und den Fokus immer nur auf eine Aufgabe richten.

7. Aufgaben immer beenden

Habt ihr eine Aufgabe begonnen, müsst ihr sie auch zu Ende bringen. Wer seine Aufgaben immer wider unterbricht, muss sich beim nächsten Mal erneut in das Thema hineindenken. Zudem fördert die fragmentierte Bearbeitungsweise das To-Do-Listen-Syndrom, da ihr euch ja irgendwo notieren müsst, welche Aufgaben ihr noch fertigstellen müsst und was ihr zum jeweiligen Thema bereits abgearbeitet habt.

8. Die Salami-Taktik nutzen

Für alle, die es aus irgendeinem Grund nicht schaffen, eine Aufgabe in einem Durchlauf fertigzustellen, bietet sich die Salami-Taktik an. Die Herangehensweise wird im Projektmanagement eingesetzt, um Aufgaben in einzelne Schritte zu zerlegen und dann nacheinander abzuarbeiten. Hier habt ihr also vordefinierte Punkte, an denen ihr eine Pause einlegen könnt. Da die einzelnen Schritte genau definiert werden, ist es einfacher den Wiedereinstieg zu finden – auch nach einer längeren Unterbrechung.

Die Salamitaktik ist auch ein gutes Werkzeug, gegen das Aufschieben von Aufgaben. Gerade umfangreiche Arbeiten sind oft unbeliebt und damit Kandidaten, die aufgeschoben werden bis es fast zu spät ist. Wenn die Deadline naht, führt das natürlich unweigerlich zu Stress beim Mitarbeiter, aber vor allem dazu, dass die Aufgabe jetzt dazwischengeschoben werden muss. Kleine Aufgaben-Portionen hingegen werden als attraktiver empfunden, da das Gehirn auch bei Teilerfolgen Endorphine freisetzt und wir so glücklicher und ausgeglichener an die weiteren Arbeitsschritte gehen können.

Eine weitere, ähnliche Methode ist die Pomodoro-Technik. Den passenden Artikel zu der Zeitmanagement-Methode findet ihr hier. Der Artikel bietet euch zudem sieben kostenlose Apps, die euch bei der Anwendung der Methode untestützen.

9. Task-Leichen identifizieren

Manche Aufgaben tauchen immer wieder auf den To-Do-Listen auf, werden allerdings nie angerührt. Wie sinnvoll können diese Aufgaben also sein? (Foto: Shutterstock)
Manche Aufgaben tauchen immer wieder auf den To-Do-Listen auf, werden allerdings nie angerührt. Wie sinnvoll können diese Aufgaben also sein? (Foto: Shutterstock)

Es gibt Aufgaben, die sind nicht wirklich wichtig und gehören eher in die Kategorie „nice-To-have“. Manchmal sind sie auch einfach nur unnötig, nervig oder schlichtweg nicht zu realisieren. Solche Aufgaben werden trotzdem häufig immer wieder aufgeschoben und schaffen sogar den Sprung auf jede neue To-Do-Liste. Diese Aufgaben solltet ihr mit gutem Gewissen vergessen oder besser noch entfernen. Meist genügt eine kurze Absprache mit den Kollegen, um Aufgaben zu identifizieren, die wirklich niemand vermisst.

10. Alles verschriftlichen, vor allem Ideen und Pläne

Bei diesem Prinzip ist Vorsicht geboten, damit ihr nicht in Richtung To-Do-Liste abrutscht. Hier geht es vielmehr darum, relevante Gedanken und Ideen zum derzeitigen Projekt niederzuschreiben. Gerade bei komplexen Projekten kann man selten alle Ideen im Kopf behalten. Auch Störungen von außen können dazu führen, dass eine gute Idee, die gerade noch da war, auf einmal verschwunden ist.

Schreibt ihr sie allerdings sofort auf oder setzt sie wenn möglich sogar sofort um, kann sie nicht verloren gehen. So muss der Kollege, wenn der euch denn schon stört, eben eine Minute warten. Erfahrungen zeigen nämlich, dass die meisten Menschen sich ansonsten krampfhaft an die vergessene Idee erinnern wollen. Das führt zu Stress, nimmt Zeit in Anspruch und sorgt dafür, dass ihr den Faden möglicherweise komplett verliert.

11. Meetings produktiv gestalten oder ganz weglassen

Meetings sind für viele Arbeitnehmer ohnehin ein eher unbeliebter Zeitvertreib. Wenn dann ein Meeting ansteht, solltet ihr zumindest gewisse Kriterien einhalten, damit diese euch nicht komplett aus dem Workflow reißen oder ihr danach reif für den Feierabend seid. Auf t3n.de findet ihr mit den „10 Tipps für effizientere Meetings“ eine Anleitung für gute Zusammenkünfte.

12. Die eigenen Hoch-Zeiten nutzen

Jeder Mensch arbeitet anders. Der eine ist am Vormittag produktiver, der andere benötigt etwas mehr Zeit, um wirklich produktiv zu werden. Hier kommt es vor allem darauf an, sich selbst richtig einzuschätzen. Wann seid ihr am produktivsten und wann habt ihr in der Regel einen Durchhänger. Gibt es Faktoren, die eure Arbeitskraft positiv oder negativ beeinflussen?

Wer seine Leistungskurse kennt, kann auch sein Zeitmanagement besser planen. Viele Menschen haben beispielsweise ein Tief nach dem Mittag. Ihr solltet dort also nicht die Aufgaben mit dem höchsten Konzentrationsbedarf einplanen, um nicht unnötig Zeit zu verschwenden, weil die Ideen gerade im Schneckentempo fließen. Aufgaben mit hoher Priorität sollten demnach den Leistungshochs zugeordnet werden, niedrige Prioritäten den Tiefs.

13. Die Arbeitsumgebung anpassen

Die Arbeitsumgebung kann großen Einfluss auf euer Zeitmanagement haben. Wer ewig suchen muss, um etwas zu finden oder ständig gestört wird, hängt seinem Zeitplan schnell hinterher. (Foto: ArtHdesign / Fotolia)
Die Arbeitsumgebung kann großen Einfluss auf euer Zeitmanagement haben. Wer ewig suchen muss, um etwas zu finden oder ständig gestört wird, hängt seinem Zeitplan schnell hinterher. (Foto: ArtHdesign / Fotolia)

Nicht nur persönliche Faktoren und die Organisation der Aufgaben beeinflussen das Zeitmanagement. Viel kann auch von der Umgebung und externen Störfaktoren abhängen, die im Büro an jeder Ecke lauern.

Der erste Störfaktor findet sich direkt vor der Nase eines jeden Mitarbeiters: der Schreibtisch. Ist der nicht aufgeräumt und im schlimmsten Falle noch mit To-Do-Listen übersäht, wird das Auffinden wichtiger Informationen zum Zeitfresser. Ordnung ist hier das ganze Leben und sollte auf jedem Schreibtisch erkennbar sein – Post-its benutzen wir doch sowieso nicht mehr. Auch die möglichen Ablenkungen während der Arbeit sind zahlreich. Ständig klingelnde Telefone, ankommende Emails und sogar das Geplauder im Büro können einen Einfluss auf die Effektivität und damit auch auf die Dauer eurer Arbeit haben. Für eine gutes Zeitmanagement können sie problematisch werden, weil sie meist nicht vorhersehbar sind und eine plötzliche Arbeitsunterbrechung nötig sein könnte.

Ein erster Schritt, vor allem im Großraumbüro, kann das Stumm- oder Abschalten aller Handys sein. Wenn doch ein Anruf eingeht, sollte der Mitarbeiter zum Telefonieren in jedem Fall nach draußen gehen, um nicht auch noch alle anderen Mitarbeiter zu stören. Für die interne Kommunikation empfehlen sich Chat-Dienste, um den Geräuschpegel im Büro niedrig zu halten und eine schnelle Kommunikation, auch über räumliche Trennungen hinweg, zu ermöglichen. Hier sollte es allerdings klare Absprachen zur Chat-Nutzung geben. Selbst wenn die Lautstärke gering gehalten wird, ist es trotzdem störend, wenn ständig neue Nachrichten eintreffen. Eine Möglichkeit wäre, sich als „offline“ oder „away“ anzeigen zu lassen. Mitarbeiter mit diesem Status sollten nur im absoluten Notfall angeschrieben werden.

Wie ihr seht, gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten zur Verbesserung eures Zeitmanagements. Wie plant ihr eure Arbeitsabläufe? Kennt ihr vielleicht noch effektivere Ansätze? Schreibt es uns in die Kommentare.

Vielleicht auch interessant: Prokrastination leicht gemacht: 18 großartige Seiten zum Arbeitszeit totschlagen

Stellenanzeige auf t3n Jobs schalten

Vorheriger Artikel Zurück zur Startseite Nächster Artikel
3 Antworten
  1. von Kieran Given am 24.04.2015 (18:46 Uhr)

    Wenn man besser schlafen will, muss Sachen aus dem Kopf und aus dem Inbox holen, egal wie klein- oder Groß die Aufgabe erscheint. Ich nutze dooster.net dafür, und ich habe sehr viele andere Software zuvor getestet. dooster = booster! :-)

    Antworten Teilen
  2. von Bernardinho am 27.02.2016 (20:40 Uhr)

    Danke für eure Tipps! Was haltet ihr von der Einteilung von Aufgaben in Klassen? Das wäre Tipp #14 =).

    Antworten Teilen
  3. von Julia.R am 14.04.2016 (18:34 Uhr)

    Hallo!
    ch nutze seit 6 Monaten http://kanbantool.com/ . Bei Kanban Tool kann ich alle Aufgaben und Terminen einfach und schnell organisieren. Ich arbeite eins nach dem anderen ab und fühle mich nicht unter Druck. Diese Tool verfügt über 14-Tage-Probeabo- bestimmt ist es einen Versuch wert!
    Herzliche Grüße,
    Julia

    Antworten Teilen
Deine Meinung

Bitte melde dich an!

Du musst angemeldet sein, um einen Kommentar schreiben zu können.

Jetzt anmelden

Mehr zum Thema Tipps
Infinite Scrolling: 9 Tipps, die du berücksichtigen musst
Infinite Scrolling: 9 Tipps, die du berücksichtigen musst

Die klassischen, mehrseitigen und verschachtelten Websites verabschieden sich immer mehr von uns und gehen in Richtung One-Pager und Infinite Scrolling – aber wie gut ist endloses Scrollen … » weiterlesen

Der Chef als Motivator: 8 Tipps zur Mitarbeitermotivation
Der Chef als Motivator: 8 Tipps zur Mitarbeitermotivation

Mitarbeitermotivation ist ein Muss. Für unsere Themenwoche Leadership fragen wir: Was ist motivierend für den Mitarbeiter: Geld? Anerkennung? Kritik? Lob? Selbstenfaltung? In diesem Artikel … » weiterlesen

AdWords-Optimierung: 10 Tipps, die euch weiterbringen
AdWords-Optimierung: 10 Tipps, die euch weiterbringen

Ihr nutzt Google AdWords und seid mit der Performance der Anzeigen nicht immer zufrieden? Mit folgenden Tipps und Tricks für die AdWords-Optimierung könnt ihr noch mehr aus euren Anzeigen rausholen. » weiterlesen

Alle Hefte Jetzt abonnieren – für nur 35 €

Kennst Du schon unser t3n Magazin?