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Zukunft der Buchhaltung Teil 2: Darum ist jetzt ein Wendepunkt für Unternehmer

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Christian Häfner, Mitgründer von FastBill, erklärt die Auswirkungen des digitalen Wandels für den Steuerberater, was die Öffnung von DATEV bedeutet und wie Machine Learning die Buchhaltung beeinflusst.

Die Zukunft der Buchhaltung wird smart

Über den Autor
Über den Autor

Christian Häfner ist Mitgründer des Software-Unternehmens FastBill. Er schreibt in seiner Kolumne über die Möglichkeiten, die digitale Buchhaltung jetzt und in Zukunft für kleine und mittlere Unternehmen bereithält.

„Deine Rechnung 2017-123 wurde von der Müller Digital GmbH bezahlt” sagt mir mein Smartphone per Push-Nachricht, während ich unterwegs bin. Am nächsten Tag meldet sich mein virtueller CFO erneut: „Deine Liquidität in zwei Wochen ist gefährdet. Möchtest du 1. für die offene Rechnung 10815 eine Zahlungserinnerung verschicken, 2. diese Rechnung für 1,6% vorfinanzieren lassen, oder 3. bereits geleistete Zeiten im Projekt “Consulting November” für die Smart Digital GmbH abrechnen? Ich entscheide mich für 2. und erhalte kurz darauf die Nachricht, dass der Betrag meinem Konto gutgeschrieben wurde. Die Liquditätsampel springt wieder auf grün.“

Das beschriebene Szenario eines selbstständigen Unternehmers ist bereits greifbar nah. Denn immer mehr Online-Services automatisieren kleine Handgriffe und unterstützen bei Entscheidungsprozessen, die Unternehmer im Alltag entlasten. Nichts wird mehr vergessen und Fehler aufgrund von Unwissen oder Unordnung gehören der Vergangenheit an. Statt Zahlen in Masken einzugeben, werden Daten künftig automatisch geholt, erkannt und verarbeitet. Die gebündelten Daten und Dokumente liefern nicht nur automatisch Buchungssätze für den Jahresabschluss, sondern helfen zum Beispiel auch bei geplanten Investitionen oder zeigen geschäftlichen Handlungsbedarf auf. Statt selbst erst Zahlen aufbereiten zu müssen, laufen Daten künftig in digitalen Plattformen zusammen, die ganz individuell und nach Bedarf z.B. durch den Steuerberater genutzt werden können. Dieses Customized Accounting geht nicht nur auf die Bedürfnisse des Unternehmers ein, sondern erlöst den Steuerberater von Fleißaufgaben und macht ihn wieder zum fachlichen Experten. Die gesparte Zeit in der Buchhaltung für beide Seiten ist enorm.

Prozesse und Gesetze aus einer Zeit, in der „EDV“ noch ein Buzzword war

Blicken wir auf die letzten zehn bis 20 Jahre zurück, dann ist der Fortschritt nur in wenigen Branchen so gering spürbar wie in der Steuerberater-Branche. Kein Wunder, denn von gesetzlicher Seite kam bisher zumindest kein Handlungsdruck. Das letzte Update der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) stammt aus dem Jahr 2014, deren Gerüst im Jahr 1995 entstanden ist. Die Inhalte des Updates offenbarten nur kleine Fortschritte und sind alles andere als Disruption.

Noch immer sammeln, sortieren und übermitteln wir Daten und Dokumente, aus denen der Steuerberater einen Jahresabschluss und BWAs zaubert.

Zugeschnittene Lösungen für jedes einzelne Unternehmen

Erst in den letzten Jahren sind mit Entstehen vieler Startups und Veränderungen bei Branchengrößen auch Lösungen am Markt erschienen, die das Ziel verfolgen, besonders für kleine Unternehmen das Leben einfacher zu machen. Doch auch Startups sind selbst kleine Unternehmen, die nur langsam an der Entwicklung einer ganzheitlichen Lösung arbeiten konnten. Das Ergebnis sind daher heute viele spezialisierte Lösungen, die eine bestimmte Aufgabe besonders gut erfüllen.

Von dieser Entwicklung der neuen Möglichkeiten profitieren vor allem Unternehmer, die sich bereits heute über Automatisierungen im Buchhaltungsalltag freuen können. Was uns jedoch in der Zukunft bevorsteht, wird die Art und Weise, wie wir „Buchhaltung machen”, für immer verändern.

Darum ist jetzt ein Wendepunkt für die Buchhaltung aller kleinen Unternehmen

Die aktuellen Entwicklungen zeigen wichtige Veränderungen für die gesamte Branche, deren Auswirkungen in den nächsten Monaten und Jahren so deutlich spürbar sein werden wie nie zuvor.

Statt zu hinterfragen, ob eine Cloud-Lösung sinnvoll ist, ist die Frage heute eher: „Welche Lösung ist die richtige und wie setzen wir diese ein?”. Eine Entwicklung, die alle Marktteilnehmer zum Handeln zwingt.

Der Steuerberater verliert sein regionales Monopol

Die Relevanz des Standortes verblasst und war nie unwichtiger. Viele Unternehmer haben ihren Steuerberater noch nie persönlich getroffen. Er muss längst nicht mehr in der Nähe sein, denn die digitale Zusammenarbeit funktioniert einfacher und deutlich effizienter. Zu viel Zeit kosten der Weg und das Warten vor Ort. Stattdessen umfassen die Auswahlkriterien für einen Steuerberater nun die fachliche Kompatibilität zum eigenen Geschäftsmodell. Steuerberater werden nicht mehr nach Standort, sondern nach fachlicher Expertise ausgewählt und in die digitale Prozesse des Kunden integriert. Der Kunde ist König – und so mächtig wie nie.

DATEV öffnet sich für Drittanbieter

Jahrelang hat sich der Quasi-Monopolist für Steuerberater-Software DATEV in Deutschland davor gescheut, mit kleinen Unternehmen zusammenzuarbeiten. Seit kurzem bietet die DATEV nun eine Schnittstelle für anderen Marktteilnehmer an, aus der bereits erste Kooperationen entstanden sind. Mit dieser Art von Kooperation werden die für den Steuerberater notwendigen Daten nun einfach und elektronisch per Knopfdruck und automatisch übermittelt, ohne dass der Unternehmer auf Lösungen von DATEV selbst setzen muss. Ein Schritt, der die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant nachhaltig verändern wird und ein Signal für die gesamte Branche ist.

Finanzmanagement-Plattformen konsolidieren Services für Gesamterlebnis

Wo Startups bislang einzelne Optionen geschaffen haben, erleben wir nun, dass Buchhaltung auf Finanzmanagement-Plattformen zum Gesamterlebnis wird. Jeder Unternehmer bekommt zunehmend passgenaue Lösungen, die auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Es gibt keine Prozesse, die nicht mehr abgebildet werden können. Ob Kundenakquise, Shopanbindung, Kredite, Factoring, Zahlungen oder eben die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater – noch nie war es so einfach, ausschließlich digital und online mit dem Team, dem Steuerberater, dem Finanzamt und den Kunden zu arbeiten.

Machine Learning ermöglicht bessere Entscheidungsprozesse

Wer in den vergangenen Jahren Buchhaltung beherrschen wollte, der war gezwungen, sich zumindest auf einem gewissen Level damit zu beschäftigen. Dank moderner Technologien wird immer weniger Expertise erforderlich sein, um das Thema zu beherrschen. Vor allem werden uns Machine-Learning-Technologien jede Menge Arbeit abnehmen und in der Lage sein, bessere Entscheidungsvorlagen für uns als Unternehmer zu erstellen.

Über Machine Learning werden Daten erkannt und für die Weiterverarbeitung interpretiert. So werden Belege bereits nach dem Hochladen automatisch kontiert und mithilfe der zugehörigen Zahlungsbewegungen automatisch in Buchungssätze überführt.

Die Finanzmanagement-Software FastBill setzt bereits auf Machine Learning, um automatische Kontierungen von Rechnungen und Belegen zuzuordnen. Unter dem Namen „Grace“ steht dieser Service nun auch der Öffentlichkeit zur Verfügung.

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