Entwicklung & Design

Anfangsplanung und Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg: Webprojekte von A bis Z erfolgreich durchführen

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Den Überblick behalten

Den Überblick über das Projekt behält man über die Dokumentation und das Management. Zur Dokumentation gehören nicht nur Angebot und Auftragsbestätigung. Von allen Kundenterminen wird ein Ergebnisprotokoll erstellt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Ein gut aufbereitetes Protokoll ist schnell erstellt und hilft allen Beteiligten, die nächsten Schritte einzuplanen. Hinzu kommen schriftliche Zwischenabnahmen der vereinbarten Meilensteine und Zwischenstände.

Bei Workshops und kreativen Terminen eignen sich Fotoprotokolle, um Ideen und Visualisierungen komplexer Zusammenhänge festzuhalten. Dazu benötigt man lediglich eine Digitalkamera. Der Vorteil: Die Ergebnisse stehen direkt nach dem Termin als Gedankenstütze zur Verfügung.

Für die Planung des gesamten Projekts eignet sich eine Projektmanagement-Software. Je nach Projekt und Agenturgröße haben sich hier unterschiedliche Lösungen bewährt. Ein Einstieg in das Thema ist über Excel-/OpenOffice-Tabellen oder MS-Project möglich. Wer im Web ein wenig recherchiert, findet sogar passende Vorlagen. Darüber hinaus gibt es ebenfalls eine Reihe von Open-Source-Lösungen, die das Projektmanagement erleichtern [1]. Bei umfangreichen Projekten oder über mehrere Standorte verteilten Teams stößt diese dokumentbasierte Lösung allerdings an ihre Grenzen, da der Pflegeaufwand steigt und die aktuelle Version jeweils versendet oder online abgelegt werden muss.

Hier bieten sich webbasierte Groupware-Lösungen an, die kombiniert mit einem Wiki oder Bug-Tracking die Basis für die Projektarbeit bilden. Vor der Einführung einer derartigen Lösung sollten im Vorfeld die genauen Anforderungen definiert und mit den in Frage kommenden Lösungen abgeglichen werden. Professionelle Lösungen zum Projektmanagement leisten nicht nur Zeit- und Ressourcenplanung, sondern reichen von der Angebotserstellung über Zeiterfassung und Projektcontrolling bis hin zur Rechnungsstellung und Kontaktverwaltung.

Die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software fordert allerdings von allen Beteiligten viel Disziplin. Gerade in den ersten Wochen und Monaten ist die gewissenhafte Arbeit mit der Software Pflicht. Wird eingeführte Software nur halbherzig eingesetzt, kann sie nicht die gewünschte Hilfe leisten. Die investierte Arbeit in die Einführung der Software ist dann nichtig. Die größte Hürde hierbei ist psychologisch, denn die Arbeit mit der Planungssoftware kostet auf den ersten Blick Zeit. Zeit, die bei der Projektarbeit fehlt. Doch das ist zu kurzsichtig gedacht. Eine gut gepflegte Projektmanagement-Software hilft nicht nur kurzfristige Überlastungen zu erkennen und darauf zu reagieren, sondern auch langfristig, die Aufträge sinnvoll zu planen.

Im Projekt kommunizieren

Die Kommunikation mit den verschiedenen Projektbeteiligten ist ein weiterer wesentlicher Faktor für den Erfolg oder Misserfolg eines Webprojekts. Fühlen sich Projektbeteiligte wie beispielsweise spätere Anwender des neuen Content Management Systems nicht genug informiert oder in das Projekt integriert, kann dies zu erheblichen Akzeptanzproblemen führen.

Abhilfe schafft die Analyse aller Projektbeteiligten („Stakeholder“) und eine daraus entwickelte Kommunikationsmatrix. Für die „Stakeholder-Analyse“ betrachten Sie Ihr Projekt und die Projektbeteiligten wie folgt:

  1. Wer sind die „Stakeholder“ Ihres Projekts? Betrachten Sie dabei alle Projektbeteiligten, die an Ihrem Projekt direkt beteiligt, davon betroffen oder auch daran interessiert sind! In welche Gruppen lassen sie sich zusammenfassen?
  2. Was erwarten die jeweiligen Stakeholder-Gruppen vom Projektergebnis?
  3. Wie sind die einzelnen Stakeholder-Gruppen vom Projektergebnis betroffen?
  4. Wie mächtig sind die einzelnen Stakeholder-Gruppen? Welche Bedeutung haben sie in Bezug auf Ihr Projekt?
  5. Welche Art der Kommunikation ist auf Basis der Ergebnisse der Fragen 1 bis 4 für diese Stakeholder-Gruppe notwendig? Wie möchten Sie als Projektleiter/-in mit dieser Gruppe kommunizieren?

Eine Kommunikationsmatrix erleichtert den Überblick über die Erwartungen aller Projektbeteiligten.

Eine Kommunikationsmatrix erleichtert den Überblick über die Erwartungen aller Projektbeteiligten.

Praxistipps für eine erfolgreiche Projektkommunikation:

  • Wer ist dabei? Kennen Sie die Projektbeteiligten und nutzen Sie geeignete Kommunikationsmaßnahmen.
  • Sind alle dabei? Integrieren Sie die wichtigen Projektbeteiligten von Anfang an, etwa über moderierte Anforderungsworkshops.
  • Die Haltung macht´s! Kommunizieren Sie wertschätzend, leben Sie die Feedback-Regeln.
Bitte beachte unsere Community-Richtlinien

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Dein t3n-Team

9 Kommentare
Daniel

Aus welcher Software stammt der Screenshot mit dem Zeit/Ablaufplan?

alexzwo
alexzwo

vermute es ist OpenProj. benutze es selber.

Alex

Philipp

Schöner Artikel, auch wieder etwas dazu gelernt.

Tobias Martin

Hallo,

da von verschiedenen Seiten nach der Software gefragt wurde. Ja es ist der Tat OpenProj.

Viele Grüße aus Berlin

Tobias

nicolette
nicolette

Keine Bereitschaft die Leistung zu bezahlen!

Meine Erfahrung ist, dass egal wie gut und genau geplant wird, im Laufe der Realisierung kann es oft zu Änderungen kommen, Kunde will besonders in der Phase der Umsetzung ständig Änderungen, weil beim Kunden selbst Uneinigkeit über Inhalte, Konzept usw. herrscht.

So weit ja so gut. Ich bekomme dann als PM die Stundenaufwendungen (Ist) gemeldet und siehe da, das kalkulierte Soll ist um Längen überschritten. Nach Schule wird jetzt halt ein Nachtrag abgerechnet.

Fazit: Egal ob im Angebot was dazu steht, oder nicht. Die meisten Kunden wollen das nicht bezahlen.

Bleibt man „hart“ ist das Geschäft gestört, und Folgeaufträge gefährtet, gibt man nach, kann man den Laden schnell schliessen.

Klaus

nicolette Kenne das nur zu gut…

Vladi
Vladi

Ohne Zweifel ein schöner Artikel. Behandelt leider aber nur das A eines Projekts – nämlich die „A“nalyse! Nur in dieser Phase alles richtig zu machen ist einfach zu wenig. Klar kann man dem Kunden ganz viel Vorführen – am besten so schnell wie möglich – wenn es so gut klappt, dann kann die Agentur ja noch ein paar Features implementieren ;)

Ist das geschilderte Vorgehen optimal für jedes Projekt ? Interessierter Leser sollte sich lieber mit Themen wie Wasserfallmodell, Test-First, Prototyping, EXTREME-PROGRAMMING, QA, !!! PROZESS-Qualitätssicherung! beschäftigen, dann versteht man was hier eigentlich vorgeschlagen wird und welche Nachteile es hat. Von t3n hätte ich eigentlich mehr erwartet.

franke orx 110

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timD
timD

Hallo Tobias, hallo Andrea,
du schreibst viel zu den Rahmenbedingungen und der effizienz der Kommunikation – das Thema habe ich mal auf meiner Seite aufgegriffen und um einen, aus meiner Sicht fast noch wichtigeren, Punkt ergänzt: die Kommunikationsebenen.

Ich denke, dass viele Personen in Leitungsfunktionen zu wenig Hintergrundwissen haben, was die Kommunikation in sich selber anbelangt – ob durch NLP oder sonst was.

Vielleicht kannst du den Link ja noch unter „weiteres“ oder so aufnehmen, ich würde mich sehr freuen: http://www.projekt-smag.de/kommunikationsmatrix

Das die Kunden das ungerne bezahlen wollen kenne ich aber leider auch :(

Btw: Haltet Ihr es für sinnvoll, Kommunikationsseminare o.ä. für Führungskräfte innerhalb eines Unternehmens verpflichtend zu machen?

Grüße und Danke für deinen tollen Beitrag,
Tim