Anzeige
Anzeige
Artikel
Artikel merken

Anfangsplanung und Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg: Webprojekte von A bis Z erfolgreich durchführen

Jubel in der Agentur, endlich haben Sie die Unterschrift unter dem Vertrag, der Kunde hat das Webprojekt beauftragt! Von Krise keine Spur. Der Zeitplan ist wie üblich sportlich, und was der Kunde genau will, wird sich im Projektverlauf schon zeigen. Diese Einschätzung ist weit verbreitet, denn im Tagesgeschäft kommt das eigentliche Management der Projekte oft viel zu kurz.

6 Min. Lesezeit
Anzeige
Anzeige

Bei hoher Auslastung hilft ein gutes Projektmanagement, den Überblick zu behalten und Projekte erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Davon profitieren nicht nur die Projektleiter, sondern auch Mitarbeiter und Kunden. Moderne Werkzeuge aus den Bereichen Planung, Durchführung, Kommunikation und Abschluss können Sie dabei unterstützen, Ihre Projekte im Blick zu behalten.

Anzeige
Anzeige

Webprojekte erfolgreich planen

In der Startphase eines Webprojekts werden die Grundlagen für alle folgenden Phasen geschaffen. Zahlreiche empirische Studien zeigen, dass es wesentlich für den Projekterfolg ist, ausreichend Zeit und Kapazität für die Startphase zur Verfügung zu stellen. Denn Verfehlungen, die aus schwammigen Zielsetzungen, unklaren Aufträgen oder Nichteinbeziehung der späteren Anwender in die Zielformulierung resultieren, kann man später nur mit großem Aufwand und unter Zeitdruck beheben.

Anzeige
Anzeige

Der Zeitaufwand für die Klärung der Ziele und Anforderungen am Beginn zahlt sich aus. Dabei sollte es gemeinsam mit dem Kunden um folgende Fragen gehen:

Anzeige
Anzeige
  • Wann ist das Projekt für den Kunden erfolgreich?
  • Was sind die konkreten Zielsetzungen des Projekts?
  • Wie können diese Zielsetzungen gemessen werden?
  • Wieviel Budget, personelle Ressourcen (auch seitens des Kunden) und Zeit stehen zur Verfügung?
  • Sind die Ziele vor diesem Hintergrund realistisch? Welche Konsequenzen ergeben sich daraus für die Umsetzung des Projekts?
  • Müssen der Funktions- und Lieferumfang des Projekts stärker eingegrenzt oder Folgephasen abgegrenzt werden?

Aus den Ergebnissen dieses Fragenkatalogs wird ein Projektstrukturplan entwickelt, der die Ziele des Projekts in Teilaufgaben strukturiert und verfeinert, bis alle Teilaufgaben als konkrete Arbeitspakete definiert sind. Dann erst werden die Arbeitspakete zugewiesen.

Der Ziel-Strukturplan visualisiert unter anderem die Arbeitspakete.

Der Ziel-Strukturplan visualisiert unter anderem die Arbeitspakete.

Dies soll anhand eines Beispiels verdeutlicht werden: Ein Kunde möchte sein Internetangebot überarbeiten, wünscht sich ein neues Design, und auch die Navigation soll überarbeitet werden. Bisher war diese nach den Zuständigkeiten der Abteilungen beim Kunden gegliedert, nun soll sich die Struktur an den Zielgruppeninteressen orientieren. Dazu müssen die Inhalte zielgruppenspezifisch überarbeitet werden. Des Weiteren ist gewünscht, den Funktionsumfang um einen Shop für Werbemittel und Newsletter-Angebote zu erweitern. Zu guter Letzt sollen die Redaktionsabläufe vereinfacht werden.

Anzeige
Anzeige

Steht der Strukturplan, folgt eine Art „Fahrplan des Projekts“, der so genannte Ablaufplan. Die Fragen, die sich Ihnen hierbei stellen, sind:

  • Wann muss welches Arbeitspaket umgesetzt werden? In welcher Reihenfolge ist dies sinnvoll?
  • Welche Arbeitspakete können parallel realisiert werden?
  • An welchen Stellen gibt es Abhängigkeiten? Das heißt, wo sind die Ergebnisse eines oder mehrerer Arbeitspakete die Voraussetzung von anderen Arbeitspaketen?
  • Wo sind Meilensteine sinnvoll? (Meilenstein = Ereignis innerhalb des Projektverlaufs mit besonderer Bedeutung, zum Beispiel bei der Erreichung eines Zwischenziels)

Die Visualisierung der Ziele sowie des Struktur- und Ablaufplans gegenüber dem Kunden und dem Team ist der wesentliche Schritt für die erfolgreiche Planung, denn sie ermöglicht die Abstimmung mit allen Beteiligten. Jeder hat so die Ziele des Projekts, den persönlichen Beitrag und die Aufgaben konkret vor Augen. Außerdem wird deutlich, ob die Ziele und Aufgaben im Team und gegenüber dem Kunden richtig verstanden wurden und ob die Aufgabenverteilung – kurz, ob die Planung realistisch ist. Praxistipps zur erfolgreichen Planung eines Webprojekts:

  • Wohin geht die Reise? Ziele gemeinsam mit dem Kunden definieren und priorisieren.
  • Dem Projekt Struktur geben! Ziele in Teilaufgaben und Arbeitspakete verfeinern, Verantwortlichkeiten festlegen.
  • Fahrplan entwickeln! Was ist wann durch wen zu tun?
  • Visualisierung ist alles! Die Grundfundamente des Projekts für alle sichtbar im Team und beim Kunden visualisieren.

Ein vereinfachter Ablaufplan erleichtert die Planung und den Ablauf eines Projekts enorm.

Ein vereinfachter Ablaufplan erleichtert die Planung und den Ablauf eines Projekts enorm.

Den Überblick behalten

Den Überblick über das Projekt behält man über die Dokumentation und das Management. Zur Dokumentation gehören nicht nur Angebot und Auftragsbestätigung. Von allen Kundenterminen wird ein Ergebnisprotokoll erstellt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Ein gut aufbereitetes Protokoll ist schnell erstellt und hilft allen Beteiligten, die nächsten Schritte einzuplanen. Hinzu kommen schriftliche Zwischenabnahmen der vereinbarten Meilensteine und Zwischenstände.

Anzeige
Anzeige

Bei Workshops und kreativen Terminen eignen sich Fotoprotokolle, um Ideen und Visualisierungen komplexer Zusammenhänge festzuhalten. Dazu benötigt man lediglich eine Digitalkamera. Der Vorteil: Die Ergebnisse stehen direkt nach dem Termin als Gedankenstütze zur Verfügung.

Für die Planung des gesamten Projekts eignet sich eine Projektmanagement-Software. Je nach Projekt und Agenturgröße haben sich hier unterschiedliche Lösungen bewährt. Ein Einstieg in das Thema ist über Excel-/OpenOffice-Tabellen oder MS-Project möglich. Wer im Web ein wenig recherchiert, findet sogar passende Vorlagen. Darüber hinaus gibt es ebenfalls eine Reihe von Open-Source-Lösungen, die das Projektmanagement erleichtern [1]. Bei umfangreichen Projekten oder über mehrere Standorte verteilten Teams stößt diese dokumentbasierte Lösung allerdings an ihre Grenzen, da der Pflegeaufwand steigt und die aktuelle Version jeweils versendet oder online abgelegt werden muss.

Hier bieten sich webbasierte Groupware-Lösungen an, die kombiniert mit einem Wiki oder Bug-Tracking die Basis für die Projektarbeit bilden. Vor der Einführung einer derartigen Lösung sollten im Vorfeld die genauen Anforderungen definiert und mit den in Frage kommenden Lösungen abgeglichen werden. Professionelle Lösungen zum Projektmanagement leisten nicht nur Zeit- und Ressourcenplanung, sondern reichen von der Angebotserstellung über Zeiterfassung und Projektcontrolling bis hin zur Rechnungsstellung und Kontaktverwaltung.

Anzeige
Anzeige

Die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software fordert allerdings von allen Beteiligten viel Disziplin. Gerade in den ersten Wochen und Monaten ist die gewissenhafte Arbeit mit der Software Pflicht. Wird eingeführte Software nur halbherzig eingesetzt, kann sie nicht die gewünschte Hilfe leisten. Die investierte Arbeit in die Einführung der Software ist dann nichtig. Die größte Hürde hierbei ist psychologisch, denn die Arbeit mit der Planungssoftware kostet auf den ersten Blick Zeit. Zeit, die bei der Projektarbeit fehlt. Doch das ist zu kurzsichtig gedacht. Eine gut gepflegte Projektmanagement-Software hilft nicht nur kurzfristige Überlastungen zu erkennen und darauf zu reagieren, sondern auch langfristig, die Aufträge sinnvoll zu planen.

Im Projekt kommunizieren

Die Kommunikation mit den verschiedenen Projektbeteiligten ist ein weiterer wesentlicher Faktor für den Erfolg oder Misserfolg eines Webprojekts. Fühlen sich Projektbeteiligte wie beispielsweise spätere Anwender des neuen Content Management Systems nicht genug informiert oder in das Projekt integriert, kann dies zu erheblichen Akzeptanzproblemen führen.

Abhilfe schafft die Analyse aller Projektbeteiligten („Stakeholder“) und eine daraus entwickelte Kommunikationsmatrix. Für die „Stakeholder-Analyse“ betrachten Sie Ihr Projekt und die Projektbeteiligten wie folgt:

Anzeige
Anzeige
  1. Wer sind die „Stakeholder“ Ihres Projekts? Betrachten Sie dabei alle Projektbeteiligten, die an Ihrem Projekt direkt beteiligt, davon betroffen oder auch daran interessiert sind! In welche Gruppen lassen sie sich zusammenfassen?
  2. Was erwarten die jeweiligen Stakeholder-Gruppen vom Projektergebnis?
  3. Wie sind die einzelnen Stakeholder-Gruppen vom Projektergebnis betroffen?
  4. Wie mächtig sind die einzelnen Stakeholder-Gruppen? Welche Bedeutung haben sie in Bezug auf Ihr Projekt?
  5. Welche Art der Kommunikation ist auf Basis der Ergebnisse der Fragen 1 bis 4 für diese Stakeholder-Gruppe notwendig? Wie möchten Sie als Projektleiter/-in mit dieser Gruppe kommunizieren?

Eine Kommunikationsmatrix erleichtert den Überblick über die Erwartungen aller Projektbeteiligten.

Eine Kommunikationsmatrix erleichtert den Überblick über die Erwartungen aller Projektbeteiligten.

Praxistipps für eine erfolgreiche Projektkommunikation:

  • Wer ist dabei? Kennen Sie die Projektbeteiligten und nutzen Sie geeignete Kommunikationsmaßnahmen.
  • Sind alle dabei? Integrieren Sie die wichtigen Projektbeteiligten von Anfang an, etwa über moderierte Anforderungsworkshops.
  • Die Haltung macht´s! Kommunizieren Sie wertschätzend, leben Sie die Feedback-Regeln.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Geht das Projekt termingerecht online, freuen sich Kunden und Agentur. Eigentlich sollte das Projekt damit erfolgreich beendet sein. Doch oft sind Bugs und Feature-Wünsche nicht klar voneinander abgegrenzt und die Dokumentation ist noch nicht fertiggestellt. Die finalen Korrekturen ziehen sich weit über die geplante Abnahme hinaus. Je länger die Korrekturen dauern, desto mehr Wünsche werden noch im ursprünglichen Budget untergebracht. Gerade bei Festpreisen wird das Projekt so nicht nur eine Belastung für das Budget, sondern auch für die Nerven der Projektbeteiligten.

Ein Projekt-Controlling-Tool hilft auch in dieser Phase, denn mit einer sauberen Dokumentation der Korrekturwünsche und dem Abgleich mit den angebotenen Leistungen lässt sich diese Situation vermeiden. Schon ein einfaches Bug-Tracking-Tool wie Mantis hilft, die einzelnen Anforderungen und Wünsche zu kategorisieren und so einen klaren Schnitt für die Projektabnahme zu ziehen.

Anzeige
Anzeige

Zufriedene Projektpartner bilden die Basis für eine weitere Zusammenarbeit. Im Anschluss an das erfolgreich abgenommene Projekt folgen etwa Schulungen, Erweiterungen, Serviceverträge sowie oft die Vermarktung des neuen Auftritts und in der Zukunft vielleicht ein weiterer Relaunch.

Mehr zu diesem Thema
Fast fertig!

Bitte klicke auf den Link in der Bestätigungsmail, um deine Anmeldung abzuschließen.

Du willst noch weitere Infos zum Newsletter? Jetzt mehr erfahren

Anzeige
Anzeige
9 Kommentare
Bitte beachte unsere Community-Richtlinien

Wir freuen uns über kontroverse Diskussionen, die gerne auch mal hitzig geführt werden dürfen. Beleidigende, grob anstößige, rassistische und strafrechtlich relevante Äußerungen und Beiträge tolerieren wir nicht. Bitte achte darauf, dass du keine Texte veröffentlichst, für die du keine ausdrückliche Erlaubnis des Urhebers hast. Ebenfalls nicht erlaubt ist der Missbrauch der Webangebote unter t3n.de als Werbeplattform. Die Nennung von Produktnamen, Herstellern, Dienstleistern und Websites ist nur dann zulässig, wenn damit nicht vorrangig der Zweck der Werbung verfolgt wird. Wir behalten uns vor, Beiträge, die diese Regeln verletzen, zu löschen und Accounts zeitweilig oder auf Dauer zu sperren.

Trotz all dieser notwendigen Regeln: Diskutiere kontrovers, sage anderen deine Meinung, trage mit weiterführenden Informationen zum Wissensaustausch bei, aber bleibe dabei fair und respektiere die Meinung anderer. Wir wünschen Dir viel Spaß mit den Webangeboten von t3n und freuen uns auf spannende Beiträge.

Dein t3n-Team

Daniel

Aus welcher Software stammt der Screenshot mit dem Zeit/Ablaufplan?

Antworten
alexzwo

vermute es ist OpenProj. benutze es selber.

Alex

Antworten
Philipp

Schöner Artikel, auch wieder etwas dazu gelernt.

Antworten
Tobias Martin

Hallo,

da von verschiedenen Seiten nach der Software gefragt wurde. Ja es ist der Tat OpenProj.

Viele Grüße aus Berlin

Tobias

Antworten
nicolette

Keine Bereitschaft die Leistung zu bezahlen!

Meine Erfahrung ist, dass egal wie gut und genau geplant wird, im Laufe der Realisierung kann es oft zu Änderungen kommen, Kunde will besonders in der Phase der Umsetzung ständig Änderungen, weil beim Kunden selbst Uneinigkeit über Inhalte, Konzept usw. herrscht.

So weit ja so gut. Ich bekomme dann als PM die Stundenaufwendungen (Ist) gemeldet und siehe da, das kalkulierte Soll ist um Längen überschritten. Nach Schule wird jetzt halt ein Nachtrag abgerechnet.

Fazit: Egal ob im Angebot was dazu steht, oder nicht. Die meisten Kunden wollen das nicht bezahlen.

Bleibt man „hart“ ist das Geschäft gestört, und Folgeaufträge gefährtet, gibt man nach, kann man den Laden schnell schliessen.

Antworten
Klaus

nicolette Kenne das nur zu gut…

Antworten
Vladi

Ohne Zweifel ein schöner Artikel. Behandelt leider aber nur das A eines Projekts – nämlich die „A“nalyse! Nur in dieser Phase alles richtig zu machen ist einfach zu wenig. Klar kann man dem Kunden ganz viel Vorführen – am besten so schnell wie möglich – wenn es so gut klappt, dann kann die Agentur ja noch ein paar Features implementieren ;)

Ist das geschilderte Vorgehen optimal für jedes Projekt ? Interessierter Leser sollte sich lieber mit Themen wie Wasserfallmodell, Test-First, Prototyping, EXTREME-PROGRAMMING, QA, !!! PROZESS-Qualitätssicherung! beschäftigen, dann versteht man was hier eigentlich vorgeschlagen wird und welche Nachteile es hat. Von t3n hätte ich eigentlich mehr erwartet.

Antworten
franke orx 110

Very nice blog post. I just stumbled upon your weblog and wanted to say that I’ve truly enjoyed surfing around your blog site blogposts. In any case I’ll be subscribing to your feed and I hope you write again very soon! franke orx 110

Antworten
timD

Hallo Tobias, hallo Andrea,
du schreibst viel zu den Rahmenbedingungen und der effizienz der Kommunikation – das Thema habe ich mal auf meiner Seite aufgegriffen und um einen, aus meiner Sicht fast noch wichtigeren, Punkt ergänzt: die Kommunikationsebenen.

Ich denke, dass viele Personen in Leitungsfunktionen zu wenig Hintergrundwissen haben, was die Kommunikation in sich selber anbelangt – ob durch NLP oder sonst was.

Vielleicht kannst du den Link ja noch unter „weiteres“ oder so aufnehmen, ich würde mich sehr freuen: http://www.projekt-smag.de/kommunikationsmatrix

Das die Kunden das ungerne bezahlen wollen kenne ich aber leider auch :(

Btw: Haltet Ihr es für sinnvoll, Kommunikationsseminare o.ä. für Führungskräfte innerhalb eines Unternehmens verpflichtend zu machen?

Grüße und Danke für deinen tollen Beitrag,
Tim

Antworten

Melde dich mit deinem t3n Account an oder fülle die unteren Felder aus.

Bitte schalte deinen Adblocker für t3n.de aus!
Hallo und herzlich willkommen bei t3n!

Bitte schalte deinen Adblocker für t3n.de aus, um diesen Artikel zu lesen.

Wir sind ein unabhängiger Publisher mit einem Team von mehr als 75 fantastischen Menschen, aber ohne riesigen Konzern im Rücken. Banner und ähnliche Werbemittel sind für unsere Finanzierung sehr wichtig.

Schon jetzt und im Namen der gesamten t3n-Crew: vielen Dank für deine Unterstützung! 🙌

Deine t3n-Crew

Anleitung zur Deaktivierung
Artikel merken

Bitte melde dich an, um diesen Artikel in deiner persönlichen Merkliste auf t3n zu speichern.

Jetzt registrieren und merken

Du hast schon einen t3n-Account? Hier anmelden

oder
Auf Mastodon teilen

Gib die URL deiner Mastodon-Instanz ein, um den Artikel zu teilen.

Anzeige
Anzeige