Ratgeber

Buchhaltung in der Cloud: Die besten Anbieter für dein Business

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Eine interessante kostenpflichtige Zusatzoption bietet Fastbill*an. Ergänzend zu den üblichen Möglichkeiten via App, Upload und E-Mail hat das Frankfurter Unternehmen einen Assistenten entwickelt, mit dem automatisiert Belege aus mehr als 500 Online-Portalen erfasst werden können. Der Preis staffelt sich je nach Anzahl zu synchronisierender Portale.

Schneller zum Finanzamt

Im besten Fall machen moderne Cloud-Tools andere Software-Lösungen gänzlich unnötig. Das funktioniert schon heute beispielsweise bei der Übertragung von Daten an das Finanzamt. Sage One, 1und1 Buchführung, Meintagwerk, Debitoor, Freefibu, Coll­mex, Reviso, Kontolino und Sevdesk* verfügen über eine Elster-Schnittstelle, mit der Daten direkt an die Behörde übertragen werden können. Fastbill und Buchhaltungsbutler wollen in Kürze ebenfalls eine Elster-Schnittstelle anbieten. Der Vorteil liegt auf der Hand: Umsatzsteuervoranmeldungen können dank der Schnittstelle direkt aus dem Tool heraus abgegeben werden. Ein händisches Übertragen in die Elster-Software ist nicht mehr nötig. Hinzu kommt, dass alle Belege vom System bereits aktuell vorgehalten werden. Das spart das Zusammensuchen von verstreuten Rechnungen – nicht selten die zeitaufwändigste und lästigste Arbeit, die Unternehmer bei der Buchhaltung stört. So können Cloud-Tools für große Erleichterung sorgen.

Auch Neuhof weiß dies zu schätzen. Als Fotograf ist er beruflich viel unterwegs. Dabei verschlägt es ihn an die verschiedensten Orte dieser Welt. Doch egal, ob er auf Fotoreise ist oder in seinem Studio arbeitet: Die regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen erledigt Neuhof ortsunabhängig und direkt aus dem Tool heraus – mit wenigen Klicks, da bereits alle Ein- und Ausgaben in seinem webbasierten System erfasst sind.

Seite an Seite mit dem Steuerberater

Um die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu erleichtern, bieten viele Buchhaltungslösungen auch eine Exportfunktion der Buchhaltungsdaten in das Datev-Format – das gängige Format unter Steuerberatern. Wurden die Daten im Tool exportiert, können sie dem Steuerberater übergeben werden. Der Steuerberater importiert diese Daten dann in seine Datev-Anwendung. Eine andere Möglichkeit ist es, dem Steuerberater einen eigenen Account im Tool einzurichten: Einige Lösungen räumen ihren Nutzern ein, unterschiedliche Zugänge mit unterschiedlichen Rollen zu definieren.

Fast alle Buchhaltung-Tools erlauben die Online-Verwaltung wieder­kehrender Rechnungen, so auch der Anbieter Billomat. Hier lassen sich über Dropdown-Menüs (ganz rechts) etwa vorgefertigte Templates auswählen, Start- und Endtermin sowie der Aussendungsturnus festlegen. (Screenshot: Billomat)

Doch es geht noch eleganter: Fastbill und Lexoffice* bieten eine direkte Datev-Schnittstelle. Über diese Datev-Connect-Online-Schnittstelle gelangen alle relevanten Daten per Mausklick direkt in die Datev-Kanzleisoftware des Steuerberaters. Dazu muss der Steuerberater in seinem System ebenfalls seinen Mandanten anlegen. Sind diese Vorarbeiten erledigt, werden die nötigen Daten direkt übertragen – und auch die zugehörigen ­Belege. Das spart Arbeit und verbessert die Datenqualität. Rückfragen des Steuerberaters nach fehlenden Belegen sollten damit der Vergangenheit angehören.

Es geht auch deutlich umfangreicher: mit ERP

Neben den vorgestellten kleinen Lösungen (siehe Tabelle) haben auch umfangreiche Unternehmenssoftware-Lösungen Buch­haltungs- und Rechnungsfunktionen integriert. Immer mehr dieser ERP-Systeme (Enterprise-Ressource-Planning) funktionieren ebenfalls webbasiert. Von Warenwirtschaft über Lagerhaltung und Logistik bis hin zum Customer-Relationship-Management (CRM) decken sie ein breites Funktionsspektrum ab. Insbesondere für aufstrebende Startups kann ein ERP interessant sein, denn häufig wachsen mit dem Unternehmen auch die Anforderungen an die Software: Können Kunden anfangs noch in einer kleinen Excel-Tabelle verwaltet werden, ist nach kurzer Zeit unter Umständen ein leistungsfähiges CRM-Modul nötig. Mit einem webbasierten ERP wie beispielsweise, Comarch ERP XT, Weclapp oder Scopevisio ist die Firma von Beginn an breiter aufgestellt.

Durch einen Klick auf die Grafik öffnet sich die komplette Tabelle.

(Quelle: Eigenrecherche | Stand: Dezember 2017 | Alle Angaben ohne Gewähr)

Doch vor allem unerfahrene Startups sollten sich die Wahl der richtigen Software genau überlegen: „Sobald die Finanzierung steht, muss ein Unternehmen ein Software-Setup haben, das zukunftsfähig und skalierbar ist“, sagt etwa Kai Thierhoff, der mit seiner Kölner Firma Thierhoff Consulting Startups und Unternehmer berät. Auch bei Cloud-Lösungen sei es später schwierig, auf ein anderes System zu wechseln, weil die Unternehmensprozesse in der Regel stark mit den genutzten Systemen verschmelzen.

Dass die Anbieter die Datensicherheit gewährleisten, davon darf man heutzutage ausgehen. Allerdings lauern weitere Risiken. Was ist, wenn der Anbieter unerwartet ausfällt? Was passiert, wenn das eigene Unternehmen plötzlich Zahlungsschwierigkeiten bekommt und der Anbieter im Gegenzug den Zugang zur Cloud verweigert? Solche Fragen stellen Startups sich nach den Erfahrungen von Thierhoff oft noch zu selten. „Wer seine Buchhaltung mit einer Cloud-Lösung automatisiert, sollte sich den Anbieter in Bezug auf seine Bestandsfähigkeit kritisch anschauen, ebenso die Erreichbarkeit und den angebotenen Support“, rät er. Nicht zuletzt sollten auch die Nutzer dieser Tools ein gewisses Verständnis für die Buchhaltung mitbringen. So hat der Berater schon Gründer gesehen, die unwissentlich Strafen riskierten. Andere wiederum haben die buchhalterischen Dinge dank der eingesetzten Tools so gut im Griff, dass sie nicht einmal einen Steuerberater benötigen.

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Ein Kommentar
Neeltje

Interessant, dass man die Finanzbuchhaltung auch in der Cloud erledigen kann. Ich denke ich werde das vielleicht auch mal versuchen. Ich habe nicht viel Erfahrung hiermit und würde schon eine Software benötigen, die mir viel erklärt.

Antworten

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