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Software & Entwicklung

Keine Angst vor der Portierung großer Websites nach TYPO3: Datenjonglage mit TYPO3

Die Portierung des Online-Informationssystems EUFIS[1] der Bank für Sozialwirtschaft nach TYPO3 bedeutete vor allem viel Arbeit. Nicht nur, dass eine komplexe Website mit verschiedensten Funktionen aufgezogen werden musste, auch Unmengen an verschiedenen Daten mussten migriert werden. Dennoch wurde das System in Rekordzeit aufgebaut. Kernfunktion des Systems ist nun ein automatischer Benachrichtigungsdienst, der täglich, wöchentlich oder monatlich neue Seiteninhalte per E-Mail verschickt.

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1997 wurde das EU-Förder-Informationssystem (EUFIS) von der Bank für Sozialwirtschaft ins Leben gerufen. Die Kölner Bank, deren Kunden zum Großteil dem sozialen Sektor entstammen, bietet seitdem als kostenpflichtigen Service die Bereitstellung von Nachrichten und Informationen zu EU-Förder­program­men, anderen EU-Dokumenten und Ansprechpartnern an.

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Die technische Basis war für damalige Verhältnisse fortschrittlich: Es wurde ASP mit einer MS-SQL-Datenbank eingesetzt, die beispielsweise die Benutzer verwaltete. Inhalte wie Nachrichten oder Informationen zu Förderprogrammen wurden hingegen als reine HTML-Seiten abgelegt – die Erstellung und Editierung erfolgte mit Frontpage. Dabei wurden zusätzliche Meta-Tags eingebunden, die die Seiten für die diversen vorhandenen Suchfunktionen tauglich machten, beispielsweise Dokumentart, Zielgruppe, Förderregion, Förderart, Antragsfrist und viele weitere.

Das alte System funktionierte prinzipiell zwar zuverlässig, aber dennoch wurde es
Zeit für einen Relaunch mit aktuellem Layout und vor allem einer
aktuellen Benutzerführung (Usability). Mittlerweile war auch eine der zwei Festplatten des zentralen Servers defekt und Ersatz konnte nicht mehr beschafft werden. So entschlossen sich die Betreiber von EUFIS Anfang 2006 schließlich zum Relaunch. Ziel war eine größere Konsistenz der Seiten – im alten System fand sich unterschiedlichster HTML-Code, teilweise auch mit Fehlern. Ein wichtiger Aspekt war die Optimierung der neuen Website für Suchmaschinen.
Die Entscheidung für TYPO3 als Plattform fiel schnell. In einem ausführlichen Pflichtenheft wurde dargelegt, welche Funktionen übernommen und welche neu entwickelt werden sollten. Das Hauptaugenmerk lag auf der Übernahme aller im System vorhandenen Daten. Ende April 2006 fiel der Startschuss und schon ab dem 1. September 2006 war das EUFIS auf TYPO3-Basis unter der neuen Domain www.eufis.eu online.

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Der Relaunch mit TYPO3

Auf dem Server wurde TYPO3 4.0 mit vielfältigen Extensions installiert. Die wichtigsten sind im Folgenden aufgelistet:

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Verwendung von Extensions:
tt_news Zur Darstellung von Nachrichten und Terminen, inklusive umfangreichem Archiv seit 1997
chc_forum Für das neu eingerichtete Forum
a21glossary sg_glossary Zum Aufbau des Glossars; sg_glossary wird zur Anzeige des Glossars benutzt; a21glossary wurde so angepasst, dass es mit Zugriff auf die Datenbasis von sg_glossary Glossarwörter auf den Inhaltsseiten hervorhebt und mit dem Glossar verlinkt
sr_feuserregister Zur Registrierung von Neukunden; das Formular wurde erweitert um einen Vertrag, der vom Neukunden nach der Registrierung ausgefüllt und verschickt werden muss, bei dem die angegebenen Daten voreingetragen sind
newloginbox Zum Login der Frontend-Benutzer
ks_sitemap Vom Design her angepasst zur Darstellung mehrerer Sitemaps
TemplaVoilà Für die normalen Templates und vor allem für die flexiblen Inhaltselemente

Der Bereich der Förderprogramme und anderer EU-Dokumente wurde komplett neu erstellt. Im Zusammenhang mit einer neu entwickelten speziellen Extension mussten die diversen Datenstrukturen der verschiedenen Inhalte abgebildet werden, wobei insbesondere die Meta-Daten berücksichtigt wurden.

Für die Förderprogramme wurde dafür ein neuer Dokumenttyp entwickelt, der im Backend die Eingabe der verschiedenen Meta-Daten ermöglicht. Zusätzlich können Ansprechpartner gewählt werden, die im Frontend wiederum über eine Ansprechpartner-Suche angezeigt werden. Weitere Datenstrukturen betreffen zum Beispiel downloadbare EU-Dokumente in mehreren Kategorien, Nachrichten, Termine, Interessensbekundungen und Studienaufträge.

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Die Migration von statischen HTML-Seiten nach TYPO3

Eine der großen Herausforderungen des Projektes war die Datenmigration. Über eine Fernwartungsschnittstelle konnte auf die Daten des alten Servers zugegriffen werden. In einer komplexen Verzeichnisstruktur waren über 8.000 einzelne HTML-Dateien abgelegt, darunter allein 4.000 Nachrichten. Der MS-SQL-Server wurde nur für einen Bruchteil der Daten (z. B. Benutzerdaten) verwendet.

Ein Parser-Programm für die folgenden Aufgaben musste entwickelt werden:

  • Einlesen aller Quelldateien
  • Kategorisieren der Daten (hauptsächlich anhand von Verzeichnis und Meta-Tag „Dokart“)
  • Auslesen aller Metadaten und Inhalte
  • Bei Förderprogrammen: Aufteilen des Inhalts auf mehrere Inhaltsblöcke
  • Nachbearbeitung / Bereinigung des HTML-Quelltextes
  • Einfügen der Daten in die MySQL-Datenbank im TYPO3-Format: als Inhaltsseiten (Tabellen pages, tt_content, z. B. für Förderprogramme) oder Nachrichten (Tabelle tt_news)

Anhand der importierten Meta-Daten wird vor allem die Suchfunktion gesteuert, bei der der Nutzer unter anderem aus verschiedenen Kategorien, Zielgruppen und Regionen wählen kann.

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Kommunikationsschnittstellen zum Kunden

Die schier unüberschaubare Datenflut war schon immer ein Problem bei EUFIS. Im alten System existierten denn auch verschiedenste Suchfunktionen, um dieser Flut Herr zu werden: vom Suchassistenten bis zur Profisuche, und das für mehrere Dokumenttypen. Das wurde im neuen TYPO3-System deutlich übersichtlicher strukturiert. Es gibt nun eine einzige Suchfunktion, in der der Besucher wählen kann, welche Dokumenttypen er durchsuchen will: Nachrichten, Förderprogramme und/oder Dokumente. Die Ergebnisliste ist entsprechend strukturiert dargestellt.

Kernstück des Systems ist der Benachrichtigungsdienst. Er ermöglicht dem registrierten Kunden, stetig auf dem aktuellen Stand zu sein, indem er tagesaktuell über neue Nachrichten, Förderprogramme und Dokumente informiert wird. Um nicht mit allen Informationen aus dem kompletten Förderungssektor überschüttet zu werden, gibt es auch hier – ähnlich wie in der Suchfunktion – verschiedene Strukturierungs- und Filter-Mechanismen. Über einen Cronjob wird jede Nacht der Benachrichtigungsdienst
angestoßen. Er liest neu eingestellte oder veränderte Daten aus der
Datenbank aus und erstellt für jeden Abonnenten einen personalisierten
Newsletter – hier sind jeweils Titel, ein kurzer Teasertext
sowie ein Link zum Dokument aufgeführt. So erhält jeder Kunde
genau die Informationen, die für ihn interessant sind.

Fazit

Ein Relaunch mit TYPO3 hat sich für die Bank für Sozialwirtschaft in
mehrerlei Hinsicht gelohnt: Zum einen wurde das System in kurzer Zeit
auf eine neue, zukunftssichere technische Basis gestellt. Zum anderen
erscheint die Seite in einem neuen, aktuellen und modernen Design. Die
knapp zehn Redakteure sparen nun täglich Zeit, da sie nicht mehr mit
Frontpage, sondern mit der TYPO3-Benutzeroberfläche arbeiten.
Gruppenarbeit und Workflow-Management erreicht so eine neue Dimension.
Schließlich lassen sich mit Hilfe der strukturierten Suchfunktion und
des Benachrichtigungsdienstes mit wenigen Mausklicks individualisierte
Informationen aus der riesigen Datenmenge von EUFIS herausfiltern. So
entsteht ein enormer Zusatznutzen.

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