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Taskinator-Tipps: Inbox Zero – Wie man seine E-Mails in den Griff bekommt

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Alle E-Mails, die jetzt noch unmittelbares Reagieren von Ihnen erfordern, wandern in den Next-Action-Ordner. Dort steht alles, was „allerdemnächst“ zu passieren hat. Die magische Formel lautet „4D“: delete, defer (verschiebe), delegate und do. Wenn sie stimmt – und Ihnen unterdessen niemand eine neue E-Mail geschickt hat – sollte Ihre E-Mail-Inbox jetzt leer sein. Und wenn der Eingangskorb leer ist, bleibt einem oft nichts anderes übrig, als sich genau an das zu machen, was wichtig ist: die Next-Action-Mails.

Mailprogramm einrichten

Folgendes brauchen Sie in Ihrem Mailprogramm:

  • den Next-Actions-Ordner (der tägliche Arbeitsplatz)
  • einen Archivordner
  • je einen Ordner für jedes Projekt für Projektmaterialien (so lange es läuft, später kann der Ordner ins Archiv)
  • je einen Ordner für jeden Besprechungspartner oder jede Besprechungsreihe (vor Besprechung durchsehen)
  • je einen Ordner für jeden Monat (am Monatsbeginn ggf. in Next-Actions-Ordner schieben)
  • einen Ordner für Delegiertes (wöchentlich durchsehen)
  • einen Ordner für „Irgendwann“ (wöchentlich durchsehen)

DMZ

Wenn das Mailchaos schon zu groß ist, hilft nur eins:

  • grob scannen, ob sich in der Inbox extrem wichtige E-Mails für den Next-Actions-Ordner befinden,
  • den ganzen Rest in einen Ordner „DMZ“ (demilitarisierte Zone) verschieben,
  • diesen wie oben beschrieben „irgendwann“ mal durchsehen – oder eben auch nicht,
  • hoffen, dass man sich nicht demnächst einen neuen Job suchen muss.
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5 Reaktionen
Axel Metayer

Danke, endlich sieht man wieder klar in der Inbox.

Jan Christe

@Hans @ OliverG: Danke für die Feature-Tipps. Werd ich mir mal anschauen und an die Technik-Abteilung weitergeben.

OliverG

Ich hab vorhin eine Knopf für ne PDF-Version gesucht, die ich verlinken kann ;)

Hans

Dieser Kommentar geht an die Webredaktion:

Schöner Artikel – unschön zerschnitten.

Stellt doch den Beitrag auch in einer Version auf EINER Seite dar.
Dieser Artikel – und viele andere auch – wird unschön zerschnitten, wenn man ihn der Pageviews wegen auf drei Seiten aufteilt.

Schaut mal bei der Zeit vorbei. Die haben eine Funktion Auf einer Seite lesen.

OliverG

Ich kommentiere mal selbst
- damit ich mitkriege, wenn jemand kommentiert
- um zu fragen, was ihr euch als nächstes Selbstmanagement-Thema wünscht ;)

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