Digitale Wirtschaft

Die besten Tricks bei der Budgetplanung für Freelancer und Agenturen

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Wie lange dauert ein Projekt?

Eine detaillierte Projektbeschreibung schützt vor schwierigen Nachverhandlungen.

Der Stundensatz alleine macht noch keine Projektkalkulation. Kann man den Stundensatz noch aus den Buchhaltungsdaten errechnen, so basiert der Faktor Aufwand auf vielen persönlichen Gegebenheiten. Der eine Grafiker benötigt für ein neues Unternehmenslogo 20, der andere 30 Stunden und für das Shop-Template hat ein Webdesigner je nach kreativer Phase auch mal die doppelte Zeit seines Mitbewerbers oder Kollegen aufzuwenden.

Eine Abrechnung auf Basis der tatsächlich benötigten Stunden ist jedoch kaum durchzusetzen. Gefragt sind fest vereinbarte Preise für konkrete Leistungen. Hier liegt die Gefahr, dass der Kreative selbst bei der Durchsetzung eines marktgerechten Stundensatzes bei einem Auftrag nicht auf seine Kosten kommt, wenn er entweder nicht die notwendige Stundenzahl berechnen kann, oder aber mehr Zeitaufwand für ein Projekt hat, als ursprünglich angenommen. Die nachträgliche Verhandlung über ein höheres Honorar ist selten erfolgreich. Nur wenige Kunden erlauben im Nachhinein noch Zugeständnisse wie eine Erhöhung des Budgets.

Fehler in der Aufwandseinschätzung sind jedoch eher selten. Agenturen und Freiberufler haben ein ganz gutes Gespür dafür, für welche Aufgabe sie wie lange brauchen. Nur sehr selten läuft ein Projekt zeitlich komplett aus dem Ruder und dann ist diese drastische Erhöhung der aufzuwendenden Stunden meist durch den Auftraggeber verursacht. Wichtig ist daher für jeden Auftragnehmer, das Projekt schon im Angebot sehr detailliert zu beschreiben.

Leider schreiben Kreative oftmals keine Auftragsbestätigungen. Doch das ergibt Sinn, gerade um im Nachhinein keine bösen Überraschungen zu erleben. Auftragsbestätigungen müssen nochmals den konkret verhandelten Umfang beschreiben. Auch ist es von Vorteil für Kreative, wenn sie Instrumente aus der IT-Branche übernehmen, wo es die Gegenüberstellung von Pflichten- und Lastenheft gibt. Nur so hat man eine Chance, den vom Kunden verursachten Mehraufwand berechnen zu können.

Wer als Frischling anfängt und noch wenige Erfahrungswerte bezüglich des Zeitaufwands hat, der kann sich der bekannten Nachschlagewerke bedienen. Für Designer gibt es beispielsweise von der Allianz deutscher Designer (AGD) den „Vergütungstarifvertrag“ und für die Werbebranche den jährlich aktualisierten „Rotstift – Wie viel kostet Werbung“. Solche Nachschlagewerke sind zudem ein gutes Hilfsmittel, um die eigenen Kalkulationen mit denen der Mitbewerber zu vergleichen. Wobei immer zu berücksichtigen ist, dass der eigene Stundensatz in Verbindung mit der persönlichen Aufwandseinschätzung Priorität haben muss.

Honoraraufschläge beachten

Es ist gibt einen Unterschied in der Entlohnung, ob eine Anzeige nur regional für kurze Dauer oder bundesweit über einen längeren Zeitraum benutzt wird. Bei einer regionalen Nutzung wird das Honorar um den Faktor 0,1 erhöht. Dies kann sich um den Faktor 0,3 für die nationale Nutzung auf bis zu 0,8 steigern, wenn die Agenturleistung weltweit zum Einsatz kommt. Auch die unterschiedliche Nutzungsdauer führt zu einer höheren Honorarforderung für eine identische Leistung. Bei einem Jahr um den Faktor 0,2 und bei unbegrenzter Nutzungsdauer um 0,8. Die wenigsten Kunden sind aber bereit, einen Aufschlag auf die Logogestaltung zu akzeptieren, nur weil das Logo langfristig verwendet wird.

Jeder Einkäufer erwartet Nachlässe. Mit einer niedrigeren Berechnung der Nutzungsrechte oder gar dem Wegfall nimmt man dem Verhandlungspartner auf elegante Art den Wind aus den Segeln. Sollte der potenzielle Auftraggeber nicht bereit sein, die kreative Leistung wirtschaftlich sinnvoll zu würdigen, dann ist zu empfehlen, den Verhandlungstisch ohne Auftrag zu verlassen.

Professionell verhandeln

Einkäufer berichten es immer wieder: Häufig haben Kreative Angst davor, vermeintlich große Zahlen zu präsentieren. Das ist nicht ganz verwunderlich, agieren beide doch in ihrem Alltag mit ganz verschiedenen Summen. Für den Einkäufer, dessen Unternehmen jährlich mehrere Millionen Umsatz macht und der laufend für hunderttausende Euro Waren einkauft, sind 25.000 Euro für eine neue Imagebroschüre keine gewaltige Summe. Für den freiberuflichen Grafiker hingegen schon. Er tendiert aus der eignen Scheu vor einer großen Zahl unter seinem Angebot dazu, diese selbst in Abrede zu stellen. „Gerne können wir über den Preis noch reden“, muss jeder Verkäufer aus seinem Vokabular streichen.

Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung in Vertragsverhandlungen, dass Kreative mit einer ordentlichen Angebotskalkulation antreten und sich nicht auf reine Verhandlungen über den Preis einlassen. Versuchen Einkäufer den Preis zu drücken, knicken die Kreativen in ihrer ungewohnten Rolle als Verkäufer oftmals sehr schnell ein und verschenken viel Geld. Gerade bei kreativen Leistungen gibt es aber wichtigere Faktoren als den Preis. Die kreative Leistung, Termintreue, eine besondere Erfahrung auf dem zu bearbeitenden Themengebiet – das sind Argumente, die hervorgehoben werden müssen.

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11 Kommentare
narc
narc

Perfekt formuliert und alles Nötige zusammengefasst, dem ist wirklich nichts mehr hinzuzufügen. Ich persönlich hatte erst vor Kurzem ein Gespräch mit einem potenziellen Neukunden. Meine Kalkulation war schon recht stramm kalkuliert, als ich dann hörte: „Aber Sie sind doch allein, warum kostet diese Dienstleistung bei Ihnen soviel“ – habe ich komplett abgewunken, leider wollte sich der Herr auf kein Kompromiss einlassen.

Das Problem von uns Freelancern, ist eben das bereits angesprochene, wird man krank zieht sich der Auftrag in die Länge, der Kunde wird verärgert oder droht mit einer Vertragsstrafe. Die meisten mittelständischen Unternehmen nehmen lieber noch mehr Geld in die Hand und beauftragen gleich eine große Agentur – auch wenn die Qualität der Arbeit nicht unbedingt besser wird.

Traurig aber war, ist ein ständiger Spagat bei einem Freelancer.

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Fach kräfte und Mangel
Fach kräfte und Mangel

Man müsste mal eine kleine Tabelle mit unterschiedlichen Rechenwegen aufzeigen. Meist kommt man dann auf ich glaube 1600(?) Stunden pro Jahr auf die man das Brutto(Steuern, Krankenkasse,Kosten,…)gehalt verteilen muss um gleich gut zu stehen wie der gleich-verdienende Festangestellte.

Zahlungs-Ausfälle muss man (möglicherweise speziell bei Medien-Jobs) auch einkalkulieren. Neulich bei einer Auswanderer-Doku so in etwa aus Erinnerung zitiert: „Hier hatte ich in einem Jahr so viele Zahlungsausfälle wie in 10 Jahren in Deutschland nicht.“
Auch Trivialpatente und Abmahnungen kosten Geld.
Das viele Vertragsklauseln unzulässig sind und man alle Verträge vom eigenen Anwalt kostenpflichtig überprüfen lassen muss, wissen viele vielleicht auch nicht.

Die Gewerkschaften mag ich zwar nicht so besonders aber je nach Branche gibts durchaus Hinweise und Quasi-Preislisten für beispielsweise Kreativleistungen die man regelmäßig checken sollte. Bei Abmahnungen werden gerne die offiziellen Preislisten zugrunde gelegt (z.b. 200 Euro für ein Foto) obwohl in Wirklichkeit bei den legalen Foto-Vermarktungs-Servern der Bildagenturen viele Bilder für 7,50 Euro zu haben sind. Wenn die Versicherung bezahlen soll, schaut man in die Schwacke-Liste. Wenn man selber kaufen oder verkaufen will, schaut man bei Autoscout usw. . Die Existenz unterschiedlicher unterschiedlich zweckmäßiger Listen muss man auch lernen. Salz und Pfeffer sind beides Gewürze aber meist wohl eher nicht austauschbar. Die Gewerkschafts-Statistik über die Informatiker-Einstiegs-Gehälter ist ja nur für Unternehmen mit Haustarif-Vertrag bzw. Tarif-Vertrag (also oft Mittelständler). Viele Informatiker arbeiten aber eher für kleine Klitschen und können von diesen „offiziellen“ Löhnen, die den Abiturienten jedes Jahr zeitlich zur Uni-Anmeldung (also vor den Sommerferien) passend präsentiert werden, eher oft nur träumen.

Und warum denn kommen Konkurrenten ? Weil keiner den Schülern aufzeigt, welche Berufe (Medien, aber auch Informatik,…) zu viele Studenten haben bzw. wie hoch die Übernahmequoten sind.
In einer echten Marktwirtschaft produziere ich ja keine Weihnachtsmänner, Autos oder Osterhasen wenn die Läden noch welche abverkaufen und die Regale voll sind. Ausbildungs-Plätze und Studienplätze für ausweglose Berufe hingegen finden leider zu viele Teilnehmer und belasten jeden Monat mehr den Arbeitsmarkt. Siehe z.B. Redakteure von der Frankfurter Rundschau, Financial Times Deutschland, 34 Stellen heute irgendwo bei einem größeren Verlag und anderen Zeitungen und Zeitschriften wo aktuell ständig entlassen wird. Werden deswegen weniger Journalisten ausgebildet ? Usw.
Echte Informatiker wissen das schon lange. Fachinformatiker (Betrieb+Berufsschule) ist wohl ok. Alles andere ist problematisch weil man für gute Software eher selten belohnt wird. Oder wie viel gute Software und überlegene Apps kennt ihr ? Die BMWs und Rolexe haben doch wohl eher die BWLer, Juristen und Aufsichtsräte im Unternehmen.
Und wenn man Dinge (Software-Produkte) kauft, wo man keine „Handwerker“(Software-Techniker mit ganz superspeziellen API- bzw. Anwendungskenntnissen) findet und dann wegen Fachkräftemangel „jammert“, ist man selber schuld. Kühlschränke, Fernseher, Autos,… kann jeder entsprechende Handwerker-Geselle einbauen und warten und reparieren und von den Herstellern gibts auch Fortbildungen und wer die offizielle Werks-Werkstatt nicht mag kann freie Werkstätten nehmen und sich auch im Urlaub das Auto problemlos in der Walachei reparieren lassen. Die Ludolfs kennen alle möglichen Automodelle seit 50-80 Jahren. Wie viele kennen alle Oracle-Versionen oder Nokia-Phone-Firmwares oder SAP-Versionen oder können Datenbanken genau so gut administrieren wie HandwerkerGesellen (ohne Abitur!) einen Gasbrenner oder alle gängigen Auto-Modelle ? Keep it so simple that you can handle it. Wer sich Knebel-Wartungs-Verträge u.ä. aufschwatzen lässt und wegen Support-Wegfalls alle paar Jahre immer wieder teuer neu kaufen muss, macht was falsch. Gleichzeitig stimmen in der Softwarebranche Preis-Leistung oft nicht. Beide Seiten sind unzufrieden. Tja.

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jswebschmiede

Hallo,
das ist wirklich gut. „…relative haben oft Probleme bei der Berechnung ihres Stundensatzes…“ das glaub ich weniger, eher das jemand den Bezahlt. Was in Deutschland mittlerweile los ist unfassbar, Freelancer bekommen Stundenlöhne in Höhe von 10 € die Stunde, von manch Agentur angesagt und die finden das noch nicht mal unverschämt.

Also besser mal eine Artikel über Lohn Dumping im Freelancer Bereich.

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Andreas Frank

@jswebschmiede: Ist auch das Blog vom Autor. :-)

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Sebastian

Interessanter Artikel. Gibt’s nicht eine web app mit der ich mir meinen Stundensatz ermitteln kann?

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Andreas Frank

@Sebastian: Einen Stundensatz musst Du ja nicht jeden Tag oder oder Monat neu kalkulieren, nur wenn sich in Deiner Kostenstruktur etwas gravierendes ändert. Von daher ist eine App eine gute Idee, aber nicht unbedingt nötig. Gerne kann ich Dir anbieten, bei der Ermittlung Deines persönlichen Stundensatzes behilflich zu sein. Wenn Du möchtest, dann schicke mir einfach eine eMail.

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Sven
Sven

Was in der Berechnung oben noch zu kurz kommt ist der Fakt, dass man als Freelancer nicht zu 100% der Zeit ausgelastet ist.
In einer Agentur hat man idealerweise ein oder mehrere Personen die sich darum kümmern, dass permanent Aufträge da sind. Als Freelancer muss man sich darum selber kümmern und es passiert zwangsläufig, dass man Leerlaufzeiten hat. Diese sollte man bei seinem anvisiertem Stundenlohn einkalkulieren.
Ebenso trägt man auch ein unternehmerisches Risiko und man möchte auch nicht von der Hand in den Mund leben, sondern sollte auch Rücklagen einplanen.

So gesehen sollte niemand mit einem 10 Euro Stundenlohn kalkulieren, auch wenn ihm das als Angestellter netto auf die Hand vielleicht reichen würde.

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Andreas Frank

Wir hatten durch desen Artikel hier sehr viel Traffic auf unseren WerbeCheck-Seiten und es haben sich dadurch schon ein paar für beide Seiten ganz interessante Kontakte ergeben. Dafür ganz herzlichen Dank! Da die Frage aufkam, ja, den Rotstift gibt es auch bei Amazon. Allerdings nicht als Download, sondern als Taschenbuch mit 440 Seiten: http://www.amazon.de/dp/3000393293

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YUHIRO.DE

Vielen Dank Herr Frank für den Artikel,

besonders die Beispiel-Kalkulation ist sehr hilfreich. Ich denke auch das grössere Agenturen einen etwas höheren Stundensatz berechnent müssen,
da diese oftmals noch mehr Mitarbeiter haben, die nicht direkt an der Leistungserbringung beteiligt sind. Zum Beispiel Leute im Vertrieb und Marketing.

Ich habe auch eine Beispielkalkulation mit einer 10 Mann Agentur erstellt: http://www.yuhiro.de/was-ist-der-stundensatz-von-agenturen/

Dort sieht man auch, das der Stundensatz etwas höher ausfällt, als bei kleineren Firmen.

Danke für die hilfreichen Informationen.

Antworten
GeraldM
GeraldM

Hi Frank,
danke für Deinen Artikel. Als Anregung noch hier die Möglichkeit den Stundensatz auf Basis seiner jährlichen Kosten auszurechnen, mit Auslastung, Berücksichtigung der Krankheitstage, Urlaub etc.

Stundensatzrechner für freiberufliche Tätigkeit:
https://www.mein-tagwerk.de/app/stundensatzrechner.html

Gerne ausprobieren!

Beste Grüße
Gerald von tagwerk

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