Was für Millionen von Computerspielern längst selbstverständlich ist, wird auch für Büroanwender langsam zur Routine – das Office-Programm per Browser zu verwenden. Anfangs erfordert es einige Umgewöhnung: Word-Dokumente oder Keynote-Präsentationen im Browserfenster zu bearbeiten wirkt ungewohnt, und erste Versionen von Web-Office-Programmen vergraulten durch lahme Reaktionszeiten und Ausfälle viele Nutzer. Heute sind aber nicht nur Server und Internetverbindungen leistungsfähiger, moderne Browser eignen sich ebenfalls besser für die Cloud-Lösungen.

Dabei bietet der Umstieg auf ein Cloud-Office – oder zumindest dessen gelegentliche Nutzung – einige interessante Vorteile. Vor allem bei Dokumenten, die man in einer Arbeitsgruppe bearbeitet und aktualisiert, ist ein Web-Office Gold wert: Etwa für ein Web-Tabellendokument zum Sammeln von Vertriebsdaten oder Arbeitsplänen.

Außerdem ist man nicht mehr an seinen Arbeitsrechner gebunden und kann plattformunabhängig und von mehreren Geräten aus auf seine Dokumente zugreifen. Unternehmen schätzen zudem die einfache Administration: Nach der Anmeldung stehen die drei Programmpakete kostenlos bereit, die Google-Version gibt es außerdem als kostenpflichtige Firmenversion – die vor allem in den USA sehr erfolgreich ist.

Das Konzept der drei Office-Lösungen ist unterschiedlich. Während die Office-Pakete von Apple und Microsoft im Prinzip Web-Versionen der bewährten Desktop-Programme sind, handelt es sich bei der Google-Variante um eine komplett eigenständige Lösung – es gibt keine Desktop-Version.

Dank moderner Webtechnologien gleichen die Anwendungen fast den Desktop-Programmen. Der Nutzer verwendet Menüleisten, blendet über ein Kontextmenü weitere Funktionen ein und kann Fotos mit Drag-and-Drop einfügen. Längere Zeitverzögerungen zwischen Eingabe und Ausführung treten nur bei langsamer Internetverbindung auf – bei VDSL und schnellen Firmennetzen gibt es kaum noch Unterschiede zwischen Desktop- und Web-App. Mit den Mobilbrowsern von iPad und iPhone sind die Lösungen jedoch leider nur begrenzt kompatibel, nicht einmal iCloud macht da eine Ausnahme. Für alle drei Pakete gibt es aber eigene iOS-Apps.

Die Online-Pakete haben noch mehr zu bieten als die Online-Versionen von
Word und Konsorten. Google und Microsoft stellen in ihren Lösungen noch
einige weitere interessante Programme bereit. Unbedingt sehenswert ist
bei Office Online das moderne Präsentationsprogramm Sway, das sich für
schnelle Layouts, Newsletter und interaktive Präsentationen hervorragend
eignet – unter Umständen besser als Power Point oder Word. Google
offeriert zudem die gute Integration in andere Google-Dienste wie
Hangout, Youtube und Picasa. Eine interessante neue Ergänzung ist
übrigens auch das Notizen-Tool Keep, das es in einer iOS-Version gibt.

Ein typisches Problem eines Mac-Anwenders: Eine E-Mail enthält eine Excel- oder Power-Point-Datei, die er öffnen und bearbeiten will. Da ist Microsofts Online-Version namens „Office Online“ eine platzsparende Alternative zu den Office-Paketen. Das Paket steht nach einer Anmeldung bei Microsofts Webdienst „One Drive“ bereit und bietet Online-Versionen von Word, Excel, PowerPoint, Outlook, One Note und dem neuen Präsentationstool Sway.

Die Bedienung und Oberfläche ähneln stark der neuen Mac-Version Office 2016, das Design wirkt allerdings etwas trist. Die farblose Oberfläche ist funktional und komfortabel, aber nüchtern und zweckmäßig. Größte Stärke des Microsoft-Pakets ist die gute Unterstützung von Office-Dateien. Jede der drei Office-Lösungen kann Microsoft-Office-Dateien öffnen, aber nur Office Online unterstützt sie nativ.

Eine Word-Datei kann man also problemlos mit Word Online öffnen, bearbeiten und wieder als DOCX-Datei speichern – anders als mit Google Docs und iWork. Diese Programme müssen ein Office-Dokument erst in ihr eigenes Dateiformat konvertieren, wodurch Formatierungen und Spezialfunktionen verloren gehen können. So verrutschen dann unter Umständen die Fußnoten oder ein in Word erstelltes Formular sieht nach der Bearbeitung in Pages völlig anders aus.

An der Bedienung von Office Online gibt es wenig auszusetzen, trotzdem macht das Paket den Eindruck einer Notlösung. Auf viele Funktionen der Desktop-Programme müssen Nutzer verzichten, die Online-Version soll vermutlich nicht die Verkäufe der Vollversion schädigen. So unterstützen die Online-Tools allesamt kein Verfolgen von Änderungen und Makros; Excel Online kann keine Pivot Tables ergänzen und Datenschnitte einfügen; Power Point Online hat – neben anderen Einschränkungen – keine Funktion zum Einsetzen von Diagrammen und Hintergrundbildern; und Word Online fehlt etwa das Ergänzen von Formen und Textfeldern, Grammatikprüfung und die Nutzung von Textarten und SmartArt.

Bei Excel Online müssen die Anwender zudem auf eine Größenbegrenzung der Workbooks achten: Eine 5,9 MB große Excel-Datei mit Messdaten ließ sich mit dem Online-Tabellenprogramm nicht öffnen. Allein durch die gute Format-Unterstützung ist ein Account bei One Drive aber dennoch sehr empfehlenswert – schon als „Office-Datei-Viewer“. iOS-Apps sind verfügbar, die kostenlosen Versionen bieten aber nur einen beschränkten Funktionsumfang.

Den schlichtesten Eindruck macht die Office-Lösung von Google, die die drei Anwendungen Docs, Tabellen und Präsentationen bietet. Die Bedienung ist einfach und problemlos, ein wenig erinnern die drei Programme an Open Office. Ein Schwachpunkt ist Präsentationen, das wenig Funktionen bietet. Die Textverarbeitung lässt unter anderem einen Thesaurus vermissen, ungewöhnlich auch das prominent platzierte Formelwerkzeug. Für alltägliche Büroarbeiten reicht der Funktionsumfang aber völlig aus. Positiv fällt bei der Tabellen-App die neue Diagramm-Funktion auf, die wie bei Excel 2016 automatisch Diagramme erstellt und vorschlägt.

Eine Stärke dieser Lösung ist die gute Formatunterstützung. Die wichtigsten Office-Dateien konvertiert und öffnet Google Docs problemlos. An seine Grenzen stößt die Cloud-Lösung allerdings bei der 5,9 MB großen Tabellen-Testdatei mit komplexen Diagrammen. Ein weiterer Problemfall sind Daten mit Makros – doch an Dateien mit Skripten scheitert schließlich auch der Konkurrent Microsoft. Beim Export bietet das Tool eine Vielzahl an Formaten und liefert gute Ergebnisse.

Leider liegt der Schwerpunkt der Entwicklung derzeit anscheinend auf der Android-Version von Google Docs, die iOS-Versionen behandelt Google etwas stiefmütterlich und gönnt ihnen weniger Funktionen. So fehlt beispielsweise die Diktierfunktion der Android-Version. Eine interessante Besonderheit sind die sogenannten Add-ons. Über einen Markplatz kann man seine Google-Docs-Version um Funktionen wie Chart-Tool oder Musik-Notation ergänzen.

Einen guten Eindruck macht Google Docs im Bereich Performance. Der Speicherdienst Google Drive ist beim Up- und Download von Dateien schneller als iCloud oder Live und das Öffnen von Dokumenten und Ändern von Formatierungen ist angenehm schnell: Braucht das Öffnen eines einseitigen Dokumentes bei Microsoft drei Sekunden, benötigt Pages lahme sieben Sekunden – und das Google-Dokument nur anderthalb Sekunden!

Was man bei Google Docs wissen sollte: „Löscht“ man eine Datei in Google Docs, landet sie im Google-Drive-Papierkorb. Freigegebene Dateien sind aber bis zur endgültigen Löschung verfügbar. Was leider bei den Online-Versionen von Microsoft und Apple fehlt, ist das Verfolgen von Änderungen. Dieses für Korrekturen wichtige Feature bietet nur das Google-Paket.

Google Docs ist kostenlos, daneben gibt es die Version „Google Apps for Work“ für Unternehmen. Ab 40 Euro pro Jahr erhalten Firmen damit unter anderem mehr Speicher, geschäftliche E-Mail-Adressen sowie Sicherheits- und Administratorfunktionen.

Apple hat seine Apps erfolgreich auf allen Plattformen vereinheitlicht: Sowohl auf dem iPad als auch auf dem Mac oder im Browser ist die Oberfläche sehr ähnlich. Manche Anwender waren von den aktuellen Versionen von Keynote, Pages und Numbers enttäuscht, fehlen doch manche Funktionen der Vorversion. Dafür ist jetzt der Funktionsumfang auf Mac, iPhone und Web fast identisch, was den problemlosen Dateiaustausch und Wechsel zwischen den Mac-Plattformen ermöglicht.

Die Oberfläche wirkt etwas verspielt, am Funktionsumfang gibt es wenig auszusetzen. Die Online-Version von Numbers ist die einzige der drei Lösungen, die die 5,9 MB große Excel-Testdatei öffnet. Optisch überzeugt die einfache Bedienung, so schreckt Apple als einziger Anbieter nicht vor gut lesbaren Menüs mit großer Schrift zurück. Einsteiger finden sich in der Oberfläche schnell zurecht, gute Vorlagen helfen dabei.

Verbessern sollte Apple aber unbedingt die Performance. Vor allem das Öffnen eines Dokuments dauert einfach zu lange. Das ist anscheinend wohl oft eine Frage der Tagesform (außerdem veröffentlichte Apple während der Tests gerade El Capitan): Mal öffnete iCloud das Testdokument sehr schnell, dann wieder extrem langsam. Google und Microsoft liefern da zuverlässigere Performance.

Unschön außerdem, dass Apple den kleinsten Speicherplatz von 5 GB bietet, den sich die Office-Programme mit allen anderen Geräten des Nutzers teilen müssen. Interessant ist das Web-iWord aber nicht zuletzt für Windows-Anwender mit iPhone oder iPad. Keynote, Pages und Numbers sind schließlich auf neuen iOS-Geräten vorinstalliert und die Webversion ist ein guter Ersatz für eine Windows-Version der iWork-Suite.

Wichtigster Grund für die Nutzung einer Cloud-Office-Anwendung ist die gute Unterstützung von Arbeitsgruppen. Statt eine Excel-Datei an zehn Kollegen zu mailen (und zehn Dateiversionen zurückzuerhalten), veröffentlicht man das Dokument einfach und alle Kollegen können Einträge oder Korrekturen vornehmen.

Für eine Freigabe muss keiner der Kollegen einen Account beim Cloud-Anbieter besitzen, auf Wunsch kann man ein Dokument auch nur zur Ansicht freigeben. Das ist etwa bei der Veröffentlichung über Facebook und Twitter sinnvoll. Apple bietet hier relativ wenig Optionen, Google und Microsoft deutlich mehr Einstellungsmöglichkeiten.

Für den Fall, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, ist eine Anmeldung aber sinnvoller. Nur dann lassen sich Änderungen verfolgen und im Team besprechen. Fast schon Standard bei Cloud-Diensten ist die Versionierung der Dateien. Bei allen drei Lösungen kann man alte Dokumentversionen aufrufen und so ein versehentlich gelöschtes Dokument wiederherstellen oder Eingabefehler korrigieren.

Das Konzept des Web-Office bringt grundsätzliche Einschränkungen, etwa bei Makros und Plugins. Grenzen bestehen auch beim Umgang mit Bilddateien. So können Nutzer bei Google Docs zwar große JPEG-Dateien in ein Dokument einfügen – allerdings reduziert das Tool die Bilddaten automatisch in der Dateigröße. Will man das Dokument später ausdrucken, kann dies zu mäßigen Druckergebnissen führen. Bei Office Online und iCloud passiert dies nicht, allerdings ist bei Pages die Dateigröße auf 10 MB beschränkt. Microsoft hat die Grenze etwas höher gelegt, genauere Angaben gibt es jedoch nicht.

Probleme mit größeren Dokumenten treten in Maßen auf. Das Laden eines Dokumentes mit über hundert Seiten und Fußnoten dauert bei allen Anbietern einige Sekunden, besonders schnell gelingt dies im Test mit Word Online. Mehr Probleme haben alle Anwendungen mit umfangreichen Excel-Dokumenten.

Googles Programmpaket bietet als einzige Websuite
Offline-Unterstützung. Auch bei einer Reise kann man so unbesorgt an
seinen Tabellen und Präsentationen arbeiten. Dazu muss man allerdings
die App „Google Drive“ installieren und Google Chrome als
Browser verwenden.

Im Prinzip gleicht Google dabei die Dokumente automatisch mit
der Online-Version ab und stellt sie nach dem Verlust der Internet-Verbindung automatisch wieder her. Das funktioniert allerdings nur bei den Eigenformaten von Google Docs.

Der Offline-Modus lässt sich
auch bei den iOS- und Android-Versionen der Google Apps über die Option „Offline speichern“ aktivieren. Im Prinzip ist
dies aber nicht anders, als würde man die mobilen Apps von iWord und
Microsoft Office verwenden. Auch diese Apps synchronisieren sich
schließlich auf Wunsch automatisch mit iCloud und One Drive.

Anwendern bieten die drei Online-Pakete eine echte Alternative zu den
Office-Suiten. Das Microsoft-Paket ist zwar kostenlos, mit seinen vielen Einschränkungen im
Vergleich zur Desktop-Version jedoch auch enttäuschend.

Einen
ausgereiften Eindruck macht das sachliche Google-Paket, das seine
Stärken vor allem unter Android ausspielt – inklusive dem ausgefeilten Gruppen-Management, das sich für die Arbeit im Team daher besonders eignet. iWork für iCloud ist vor allem für Windows-Anwender eine gute Ergänzung zu iWork auf dem iPhone oder iPad.

So überzeugend die Vorteile der Online-Office-Lösungen sind – nicht jedes Unternehmen wird Google seine Dateien
anvertrauen wollen. Auch Microsoft und Apple nutzen
Server in den USA. Einen Schutz vor dem Zugriff staatlicher Behörden
sollten Unternehmen deshalb bei keinem der Anbieter erwarten.