Karriere

Verstopftes E-Mail-Postfach? So wirst du zum Inbox-Hero

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Eine gute Beziehung braucht Regeln

Im nächsten Schritt lege ich in den Einstellungen meines Mailprogramms entsprechende Regeln für die automatisierte Verarbeitung an. Jede Regel besteht aus einer Aktion, also etwa „Verschieben in Unterordner XY“, und einem Trigger – dem Impuls, der die Durchführung der Aktion auslöst.

Alexandra Samuel nennt folgende, besonders geeignete Trigger: ein bestimmter Absender, der Status als Copy- oder Blindcopy-Empfänger, Versanddatum, Anhänge oder der E-Mail-Status als gelesen oder ungelesen. Auch eindeutige Keywords in Betreff oder Inhalt der Mail ermöglichen eine gute Differenzierung und können als Trigger eingesetzt werden: So könnte etwa eine Regel lauten, alle E-Mails, die das Wort „unsubscribe“ enthalten, automatisch in einen Newsletter-Ordner filtern zu lassen und als gelesen zu markieren.

Spezielle Tools und Dienste

Wer lieber auf kleine Helfer vertraut, findet zahlreiche Apps und E-Mail-Clients, die effiziente Workflows versprechen.

  • Das Gmail-Plugin ActiveInbox basiert auf der Produktivitätsmethode Getting Things Done und folgt dem Prinzip, dass mit jeder E-Mail eine Aufgabe verbunden ist. Es stellt Buttons und Shortcuts bereit, um neue Nachrichten in Form von To-Dos zu kategorisieren oder zu archivieren. Google selbst kann diesem Vorgehen offenbar auch einiges abgewinnen und hat im Oktober die ähnlich funktionierende App „Google Inbox“ vorgestellt, die für Wirbel sorgte.
  • Sanebox nutzt die Informationen aus dem E-Mail-Header, um wichtige E-Mails zu erkennen und in die primäre Inbox zu leiten. Alle anderen Nachrichten werden automatisch in den „SaneLater-Ordner“ gefiltert, über den man eine tägliche Zusammenfassung erhält. Sanebox lernt aus der Nutzerinteraktion und entwickelt seine Filter ständig weiter.
  • Die Applikation Mailbox richtet sich vor allem an Freunde der mobilen Kommunikation und macht sich die Swipe-Möglichkeiten moderner Touchscreens für ein schnelles Sortieren und Bearbeiten eingehender E-Mails zu Nutze. E-Mails, die erst in der Zukunft relevant werden, kann man
    sich später erneut zusenden lassen und so quasi in die digitale
    Wiedervorlage verfrachten. Ähnlich arbeiten übrigens auch die Apps Boxer und Triage.
Die App Mailbox erlaubt das schnelle Sortieren und das verzögerte Absenden von E-Mails. (Screenshot: Mailbox)

Die App Mailbox erlaubt das schnelle Sortieren und das verzögerte Absenden von E-Mails. (Screenshot: Mailbox)

Gib dem System eine ehrliche Chance – und Zeit

Die wichtigste aller Regeln: Egal ob mithilfe von Apps, Plugins, dem E-Mail-Client oder einer Kombination aus allem – ein gutes E-Mail-System braucht Zeit. Eigentlich ist es sogar nie ganz fertig: Alexandra Samuel empfiehlt, einen Extra-Ordner für solche Mails anzulegen, die durch alle Filter gerutscht sind und trotzdem nichts in der Inbox zu suchen haben. In regelmäßigen Abständen könne man diese „Ausreißer“ dazu nutzen, bestehende Regeln zu ergänzen oder zu verfeinern.

Das smarte Filtern von E-Mails sei ein Prozess, kein einmaliges Ereignis, sagt auch Merlin Mann, der Erfinder des Inbox-Zero-Prinzips. Und fügt an: „Genau wie die menschliche Liebe“.

Auch meine Beziehung zu meiner Inbox wird in diesen Tagen wiederholt auf die Probe gestellt. Dennoch will ich die Flinte nicht ins Korn werfen: Das System ist schließlich nur so gut wie der, der es nutzt – statt direkt zur nächsten App zu hüpfen, verordne ich mir also Selbstdisziplin.

Nach zwei Wochen stelle ich fest, dass tatsächlich eine gewisse Form von Ruhe in meinem Postfach eingekehrt ist. Ich schaue immer noch zu oft pro Tag in die Inbox – meistens finde ich dort aber nichts mehr, das meine Aufmerksamkeit lange auf sich zieht. Der mittlerweile wichtigste Ordner für mich trägt den Namen „Action“ und enthält alle E-Mails, auf die ich reagieren muss. Im Idealfall ist auch er am Ende des Tages (nahezu) leer.

Die Macht der Signatur

Ich bin also bereit für Stufe drei: Ein leuchtendes Vorbild für andere abgeben. Und das ist nicht so ironisch gemeint, wie es klingt. Denn jeder von uns nutzt, verarbeitet und schreibt E-Mails auf seine eigene Weise – darum wird es auch nie einen kollektiven Standard geben, der alle glücklich macht. Umso wichtiger erscheint es mir, meine eigenen Gesprächspartner mit meinen neuen Kommunikationsregeln vertraut zu machen.

So wie Bestseller-Autor Tim Ferriss, der nur einmal pro Woche ungelesene Mails beantwortet und per Abwesenheitsnotiz freundlich deutlich macht, dass dieses Intervall auch nicht zu umgehen ist: „If it’s truly urgent (…), please call my cell. If you don’t have it, thank you for waiting until I can get back to the inbox“.

Die Signatur, die die Anhänger der Five-Sentences-Methode verwenden, weckt nicht nur Verständnis für die manchmal etwas mürrisch anmutenden Kurzantworten, sondern trägt auch zur Verbreitung der Methode bei:

Ich selbst schaffe es bisher selten, mich derart kurz zu fassen. Zum Glück gibt es noch weitere Möglichkeiten, den E-Mail-Aufwand für sich und andere zu reduzieren. Zitationsstil, Bullet Points, die Vermeidung von offenen Fragen oder unnötigen Höflichkeitsfloskeln: All das hilft, die Bearbeitungszeit pro E-Mail nach unten zu drücken.

Auch auf dieser inhaltlichen Ebene sozusagen, werde ich in Zukunft an meinem Kommunikationsverhalten arbeiten. Stufe vier. Kapazitäten dafür habe ich ja – jetzt, wo meine Inbox endlich wieder weiß, wer in unserer Beziehung die Hosen anhat.

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3 Kommentare
S.
S.

Eine gute Vorgehensweise, aber für mich doch eher nur im privaten Rahmen umsetzbar. Gerade für den beruflichen Bereich fehlen mir hier auch ein paar Punkte…

Zum Beispiel arbeite ich im Büro bei der Mailbewältigung auch sehr viel mit Unterordnern in Kombination mit Regeln. Mir hilft das vor allem beim Priorisieren meiner Mails. Dann nutze ich ebenfalls die Hilfe von Markierungen, um nicht den Überblick zu verlieren. Bei mir sind das beispielsweise farbliche Markierungen für erledigt, in Bearbeitung oder auch Prüfen. Für ein persönliches Projekt, bei dem ich Tickets per Mail erhalte, nutze ich Unterordner betitelt als Offen und Abgeschlossen.

Gerade wenn man wie bei uns nichts löschen darf, finde ich solche Ordnungen und einfache Übersichten wichtig. =)

Lea Weitekamp

Hi S., mit Regeln arbeite ich auch, das beschreibe ich auf der zweiten Seite. Markierungen empfinde ich persönlich als nicht so hilfreich, aber letztlich bieten sie natürlich eine weitere Möglichkeit, für mehr Übersicht im Postfach zu sorgen. :)

Michael Wendt
Michael Wendt

Auch ganz wichtig, besonders für Medienvertreter, weil sie gerne in jeden Verteiler aufgenommen werden: Unerwünschte, unnötige Mails konsequent abbestellen. Mein Abbestellt-Text erscheint durch Tippen von „Mailverteiler“ , ist nicht unhöflich, aber so bestimmt formuliert, dass es in den wenigsten Fällen Nachfragen gibt.
Was das Filtern von Mails angeht, sollte man nach einigen Wochen prüfen, ob man später in deren Postfächer wirklich noch reingeschaut hat. Ansonsten: Abbestellen! Evtl. ist es ja zielführender, direkt in der App oder auf der Internet-Seite nachzusehen. Und wenn man da was übersieht? Sei es drum.