Intranets sind intern ausgerichtete Kommunikations- und Kollaborationslösungen mit dem Ziel, Mitarbeiter in das Unternehmen und dessen Prozesse einzubinden. Lag der Fokus zu Beginn auf der Informationsvermittlung von meist zentralen Instanzen zum Mitarbeiter, wurden nach und nach immer mehr Applikationen eingebettet. Das Intranet wurde zur zentralen Anlaufstelle. Gleichzeitig wandelte sich die technologische Basis von manuell gepflegten Dateien, HTML-Fragmenten und Verlinkungen zu Content-Management-Lösungen oder Portal-Ansätzen. Geblieben sind meist der zentralistische Ansatz und relativ statische Inhalte.

Mit der zunehmenden Globalisierung von Firmen entsteht die Notwendigkeit, ortsungebunden zusammenzuarbeiten. Die Aufgaben verschieben sich von weitgehend automatisierten oder systemunterstützten Standard-Geschäftsprozessen auf die Handhabung von Ausnahmesituationen, unstrukturierte Zusammenarbeit und Innovationsthemen. Damit haben sich die Anforderungen an das Unternehmensintranet gewandelt. Web 2.0 (und Enterprise 2.0) zeigen den Weg auf. Jüngere Mitarbeiter sind mit YouTube, Flickr, MySpace und Co. aufgewachsen und erwarten auch von Unternehmensanwendungen ähnlichen Komfort und ähnliche Features. Nach einer Studie von Marktforscher Gartner ist Enterprise 2.0 – die Anwendung von Web-2.0-Ansätzen im Rahmen der Unternehmensinformatik – nicht vermeidbar. Eine kürzlich publizierte Umfrage von Berlecon ergab, dass 90 Prozent der Unternehmen die Anforderungen an „Collaboration“ wachsen sehen. 75 Prozent der durch McKinsey 2007 befragten internationalen Unternehmen gehen von signifikanten Auswirkungen von Web 2.0 auf interne Zusammenarbeitsformen aus. „User Based/Generated Content“, also Inhalt, der von Nutzern direkt oder indirekt beigesteuert wird, ist entscheidend für den Erfolg von Unternehmensintranets. Neue Möglichkeiten im Bereich Benutzer-Interface und Integration sowie agile Entwicklungsansätze und -plattformen ermöglichen wesentlich attraktivere Lösungen, die den Nutzer ins Zentrum stellen und sich kontinuierlich an neue Anforderungen anpassen können.

Die Auswahl an Content-Management-Technologien ist heute vielfältiger denn je. Neben den bekannten kommerziellen Anbietern haben über die letzten Jahre Open-Source-CMS-Lösungen immer mehr Freunde gewonnen und sind in manchen Bereichen heute Innovationsführer. Einige hundert Systeme machen die Auswahl schwierig, doch lassen die Ausrichtungen der einzelnen Ansätze eine relativ schnelle Vorselektion zu. Soll die Lösung Java- oder PHP-basiert sein? Stehen Publikations- oder Community-Aspekte im Vordergrund? Wie groß und komplex wird das Internet werden? Auf Basis von wenigen Weichenstellungen wird sich schnell eine kurze Liste von Kandidaten herausstellen.

Nach dem Enterprise Open Source Directory [1] sind Alfresco, eZpublish, Bricolage, TYPO3, Joomla!, Drupal, WordPress, MediaWiki, Plone und OpenCMS die aktuell beliebtesten CMS-Lösungen. Diese zehn decken verschiedenste Anwendungsfälle und ein breites Technologie-Spektrum ab. Die Wahl hängt neben spezifischen Anforderungen auch von anderen Faktoren, zum Beispiel verfügbaren Fähigkeiten, Systemumfeld oder Supportanforderungen, ab.

Für die Implementierung des Intranets 2.0 bei Swisscom Hospitality Services wurde Drupal als Content Management System gewählt, da hier Community-Aspekte besonders gut implementiert sind und die meisten Schlüsselanforderungen mit verfügbaren Zusatzmodulen schnell umsetzbar waren.

Swisscom Hospitality Services ist der führende Anbieter von Breitband-Internet für die Hotelindustrie und bietet heute „Connectivity“ in rund 200.000 Hotelzimmern rund um die Erde an. Mit über 300 verteilt arbeitenden Mitarbeitern sind effiziente Kommunikation und effektive Zusammenarbeit kritische Erfolgsfaktoren.

Die Anforderungen an Intranet 2.0 sind einerseits die Standard-Intranet-Funktionalitäten wie globale/organisationseinheitsspezifische Inhaltserstellung und -vermittlung, Zugang zu Unternehmensapplikationen, Telefonbuch und Integration in das zentrale User-Directory. Andererseits werden auch neuartigere Kommunikations- und Kollaborationsansätze wie Blogs und Wikis, frei gestaltbare Profilseiten (ähnlich Facebook), RSS-Aggregierung und die gemeinsame Nutzung von dezentral erfassten Links erwartet. Mit „Tagging“ soll den Nutzern die Möglichkeit gegeben werden, eigene Begrifflichkeiten einzubringen. Die angebotene Suche soll über die Intranet-Seiten hinaus auch eingebundene Dokumenten-Management-Systeme mitabdecken.

Es zeigte sich schnell, dass Drupal diese Anforderungen weitgehend „out-of-the-box“ oder unter Nutzung von publizierten Zusatzmodulen abdecken kann. In einigen Bereichen, insbesondere bei Profilseiten, Linksammlungen und Integration von externen Applikationen, waren kleine Zusatzentwicklungen nötig.

Das SHS-Intranet 2.0 konnte in dem sehr kurzen Zeitraum von sechs Wochen
entwickelt werden. Dabei wurden zuerst die wichtigsten User-Szenarien
identifiziert und in Workshops unter Nutzung von Screen-Mockups,
Wireframes und DHTML-Prototypen ausgestaltet. Einfache Nutzbarkeit ist
wichtig für den Erfolg von Intranet-Anwendungen, daher wurde besonders
viel Gewicht auf diesen Aspekt gelegt. Neben der Verwendung von
Drupal-Core-Modulen (z. B. Aggregator, Comment, Help, Menu, Path,
Profile, Taxonomy etc.) wurden auch Zusatzmodule und -komponenten
(z. B. Ldapauth, Ldapdata, Ldapgroups, Activemenue, AJAX
Submit, JavaScript-Tools, TinyMCE, Taxonomy breadcrumb, Voting API,
Advanced Poll etc.) eingesetzt. Individuell gebaut wurden nur wenige
neue Module (z. B. MyLinks, Bio Link etc.). Für die meisten der Core-
und Zusatz-Module mussten nur Parameter angepasst werden, einige wenige
wurden aufgrund von Sicherheits- und Benutzerkomfortüberlegungen
geringfügig erweitert. Insbesondere die LDAP-Module wurden angepasst,
um relevante Informationen aus dem Directory beim Login mit Drupal zu
synchronisieren. Aus Performance-Gründen erfolgte eine Implementierung
von zusätzlichen Synchronisationsprozessen, die im Hintergrund ablaufen.

Zur Anpassung an Swisscom-Hospitality-Style-Guides wurden entsprechende Templates erstellt, respektive angepasst. Die vorhandenen Mechanismen in Drupal erlaubten es, dies mit relativ geringem Aufwand zu tun.

Open-Source-CMS-Anbieter und -Projekte erleichtern Anwendern erste Schritte mit der Technologie. Online-Test-Versionen sind oftmals
genauso verfügbar wie einfach installierbare Pakete und in mehreren
Sprachen verfügbare Dokumentationen. Nichts spricht also dagegen, diese
Produkte bei CMS-Evaluationen mit zu berücksichtigen oder kommerziellen Produkten vorzuziehen.

Darüber hinaus wachsen die Anforderungen an Content Management Systeme kontinuierlich. So verlangt zum Beispiel der Trend zu Web 2.0 nach verbesserten und einfacheren Hilfsmitteln im Umgang mit Bild- und Video-Inhalten, benutzerbeigesteuerten Inhalten und interaktionsreichen Funktionalitäten (Stichworte „Rich Internet Applications“, „Ajax“ oder „Flash“). Benutzer erwarten heute, dass sie Inhalte der Website auf einfache Weise im WYSIWYG-Stil editieren können (Stichwort „Inline-Editing“) und durch Workflows und Versionierung beim Verwalten komplexer Inhalte unterstützt werden. Content sollte einfach in Portale und andere Anwendungen integriert und respektive zwischen unterschiedlichen Systemen ausgetauscht werden können.

Gerade Open-Source-Lösungen waren in den letzten Jahren gut in der Lage, mit den sich ständig ändernden und wachsenden Anforderungen Schritt zu halten oder sogar innovationsführend zu sein. Dies erklärt sich nicht zuletzt aus der Nähe von Web 2.0 zu Open Source an sich. Die schnellen Release-Zyklen und die neuerungsfreundliche Kultur vieler Open-Source-Communitys tun ein Übriges dazu.

Open-Source-Content-Management hat einen hohen Reifegrad erreicht, kein Wunder also, dass auch große Unternehmen und Organisationen wie New York Times oder Sony diese Technologien bereits heute produktiv nutzen.