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ISDN weg, Dienste in die Cloud, flexible Arbeitsplätze: Das schlanke Office

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E-Mail, Office, Kalender, Chat...

Googles Produkt-Bundle „Google Apps“ macht es sehr einfach, neuen Mitarbeitern eine E-Mail-Adresse zur Verfügung zu stellen, sie in die vorhandenen Workflows einzubinden sowie Kalender und Dokumente zu teilen. Auch das Chatten mit Google Talk sowie ein gemeinsames Addressbuch sind inklusive. Googles Twitter-Derivat „Buzz“ und die VoIP-Technologie „Google Voice“ warten eigentlich nur darauf, in das Leistungsspektrum aufgenommen zu werden.

Mit Google Apps bringt man viele Bürofunktionen online in die Cloud.
Mit Google Apps bringt man viele Bürofunktionen online in die Cloud.
Google Apps [6] ist wohl eine der bekanntesten und am weitesten verbreiteten Online-Office-Lösungen, die nebenbei auch noch zahlreiche technische Administrationsaufgaben wie zum Beispiel die Verwaltung der E-Mail-Postfächer übernimmt.

Der Vorteil von Google Apps: Bereits in der kostenfreien Basisversion bekommt man ein wirklich gutes funktionales Produkt, solange einen die Begrenzung von sieben Gigabyte Speichervolumen pro Posteingang nicht stört. Das Setup nimmt in der Regel nicht mehr als zehn Minuten in Anspruch und lässt sich mit Grundkenntnissen der Domain-Administration durchführen. Ansonsten sind die einzelnen Schritte auch für Anfänger gut dokumentiert. Die Anbindung von Android Smartphones oder iPhones ist quasi mit eingebaut.

Für den Office-Alltag hat das viele Vorteile. Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist sehr einfach und Termine mit Kollegen sind im Handumdrehen über Google Calendar eingerichtet. Newsletter beziehungsweise E-Mail-Gruppen kann man mit dem Funktionsumfang von Google Groups einrichten und verwalten. Schnittstellen zu anderen Cloud-Diensten wie Salesforce oder Harvest erleichtern die Integration in spezifischere Workflows. Auch der Funktionsumfang von Google Docs und eine Vielzahl von Widgets bieten schier unendliche Möglichkeiten: einfach ausprobieren, es kostet ja nichts.

Es gibt neben Google Apps noch eine Reihe von anderen Lösungen mit ähnlichem Umfang oder etwas spezialisierterem Fokus. Beim subjektiven Benchmark des Autors, bei dem die Konzentration auf das Wesentliche, nämlich den eigenen Job beziehungsweise die eigene Kompetenz im Vordergrund stand, überzeugte Google Apps jedoch durch seinen extrem breiten Funktionsumfang, die schnelle Einrichtung, die hohe Kompatibilität und das Preis-Leistungs-Verhältnis.

Filesharing und Backups

Während man Daten wie Office-Dokumente, PDFs oder Präsentationen bereits problemlos online erstellen und bearbeiten kann, gilt das für viele Medien-Formate und datenintensivere Inhalte nicht. Muss man auf diese Daten gemeinsam zugreifen, kommen besonders kleinere Firmen und Einzelunternehmer dank Diensten wie Dropbox [7] elegant um die Anschaffung von eigenen Servern herum und können gemeinsame Dokumente unproblematisch über den Online-Service gemeinsam bearbeiten.

Die Dienste setzen dabei unterschiedliche Schwerpunkte. Während Angebote wie Dropbox primär auf kollaboratives Arbeiten inklusive Versionierung und einer nahtlosen Systemintegration mit Mac- und Windows-Rechnern ausgelegt sind, spezialisiert sich JungleDisk oder Wuhala mehr auf den Aspekt der Datensicherung.

Allen Angeboten gemein ist, dass sie mit einem eigenen Klienten kommen, eine dedizierte Rechtekontrolle ermöglichen und Web-Interfaces und Apps für den mobilen Zugriff via Android oder iPhone anbieten.

Der Admin auf Abruf

Auch bei einer schlanken Infrastruktur treten früher oder später Fragen auf, die zwar für den Experten schnell zu lösen sind, jedoch für Laien ein unüberwindbares Hindernis bei ihrer Produktivität darstellen. Sei es das Einrichten des Druckers oder die Konfiguration des E-Mail-Programms: Ein schneller Tipp vom Experten kann wertvolle Zeit sparen und setzt nicht unbedingt voraus, einen eigenen Admin im Haus zu haben. Über Software wie „Teamviewer“ kann man schnell und flexibel Hilfe vom Experten anfordern.

Dienstleister wie Onlinehelp24 [8] rechnen ihren Service im Halbstunden-Takt ab. Auf diese Weise kann man zwar nicht alle Probleme lösen und nichts ist so wertvoll wie zusätzlich noch einen Kollegen oder Mitarbeiter in greifbarer Nähe zu haben, aber einen Großteil der „Kannst du mal eben...“-Anfragen kann man auf diese Weise abfangen. Damit werden vor allen Dingen die technikaffinen Kollegen im Büro entlastet und können ihrer richtigen Arbeit nachgehen.

Kleine Helferlein

Man könnte die Liste der kleinen Dienste und Helfer endlos fortsetzen. Im Folgenden eine kleine Auswahl von Apps und Services, die Prozesse erleichertern oder auslagern und so Arbeit einsparen und die Ablenkung vom eigentlichen Job minimieren.

Mittlerweile gibt es viele Lösungen, die Rechnungswesen und Buchhaltung online übernehmen, von der iPhone-App über Online-Tools wie Salesking, Billomat oder Fastbill bis zur umfassenden Buchhaltungs-Lösung wie Collmex oder „Unternehmen Online“ von der Datev. Probieren geht hier über studieren.

Beim Thema Zeiterfassung lohnt ein Blick auf mite.yo.lk oder den großen amerikanischen Konkurrenten harvest.com. Hier dreht sich alles um die korrekte Erfassung der Arbeitstunden, Budget-Kontrolle inklusive Abrechnung und Rechnungstellung – einfach zu administrieren, iPhone-App inklusive.

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2 Reaktionen
Micha

Der Coworking Space klingt wie ein "Viel zu schön, um wahr zu sein"-Traum ;) Eine solche Arbeitsatmosphäre sollte für jedes innovative Unternehmen erstrebenswert sein!

Andy

Was bei den Google App Accounts sehr schade ist, ist dass man FREE accounts nicht mit PREMIUM auf einer Maildomain kombinieren kann. Wenn es das gäbe, wären wir schon längst umgestiegen! :)

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