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Der Einsatz von TYPO3 für Forschungsprojekte: Komplexe Kommunikation

Wirft man heutzutage einen Blick auf die europäische Forschungslandschaft, so stellt man fest, dass mehr und mehr Forschungsprojekte kooperativ durchgeführt werden. Verschiedene Organisationen, darunter Universitäten, Behörden oder mittelständische Unternehmen schließen sich zu großen Forschungsnetzwerken zusammen, um gemeinschaftlich größere Forschungsprojekte in Angriff zu nehmen. Da die Forschungsteams in den meisten Fällen über Europa verteilt arbeiten, ist die Kommunikation und der Austausch von Forschungsergebnissen einer der kritischsten Faktoren für den Erfolg solcher Netzwerke.

8 Min. Lesezeit
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Dieser
Artikel beschreibt die Integration eines auf TYPO3 basierenden
Portalsystems für das europäische Forschungsprojekt FIDIS („Future of
Identity in the Information Society“), dessen Forschungsschwerpunkte im
Bereich Identität und Identitätsmanagement liegen. Neben der
eigentlichen Entwicklung wird auch auf die Probleme und die
Herausforderungen bei der Umsetzung eines solchen Portalsystems
eingegangen. Basierend auf den in FIDIS gemachten Erfahrungen wird
darüber hinaus ein generelles Vorgehensmodell für die Entwicklung von
Portalsystemen für Forschungsnetzwerke vorgestellt.

Warum TYPO3?

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Das Hauptziel bei der Entwicklung der „FIDIS Communication
Infrastructure (FCI)“ war eine webbasierte Plattform, auf der jeder Nutzer Inhalte des
Portals bearbeiten kann, um eine größtmögliche Aktualität der
Daten gewährleisten zu können. Hierfür wurde das System in zwei Teile zerlegt.
Die externe Website enthält alle öffentlich verfügbaren Informationen
wie Pressemitteilungen, Forschungsberichte und aktuelle
Veranstaltungen, während das interne Portal die Hauptplattform für die
Forscher im Netzwerk darstellt.

Um Medienbrüche zu vermeiden und den allgemeinen
Administrationsaufwand so gering wie möglich zu halten, wurde bei der
Umsetzung des Systems darauf geachtet, dass beide Teile in einer
integrierten Softwarelösung zusammenarbeiten. Dies war einer der
Kernpunkte bei der Auswahl der einzusetzenden Softwarelösung.
Zusätzlich sprachen folgende Argumente für den Einsatz von TYPO3
als Content Management System:

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  • Von den unterschiedlichen Content Management Systemen und
    Groupware-Lösungen die
    evaluiert wurden (z. B. EMC² Documentum, Microsoft Sharepoint Portal
    Server), bot TYPO3 die beste Lösung für die gestellte
    Anforderung, ein Maximum an Flexibilität zu erreichen. Dies erlaubte
    es, beide Plattformen (externe Website und internes Portal) nahtlos
    miteinander zu verschmelzen.
  • Alle notwendigen Anpassungen (z. B. der Extensions) konnten ohne externes Know-How durchgeführt werden.
  • Letztlich hatte TYPO3 im Vergleich zu anderen verfügbaren
    Systemen die geringsten Hardwareanforderungen. Das derzeitige System
    läuft auf einem Pentium-4-System mit 1GB Arbeitsspeicher. Verglichen
    mit anderen Lösungen werden keine zusätzlichen Server (z. B. für die
    Datenbanken) benötigt.

Der wahrscheinlich wichtigste Grund, warum die Entscheidung auf TYPO3
fiel, ist der geringe finanzielle Aufwand, der zur Implementierung und
Erhaltung des Systems notwendig ist. Somit konnte das
Hauptaugenmerk auf die Verbesserung des Gesamtsystems gelegt werden.

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Um die generellen Bedingungen im Hinblick auf die benötigte
technische Infrastruktur und die grundsätzlichen Voraussetzungen des
Portals besser erfassen zu können, wurden in einem ersten Schritt die
Anforderungen analysiert. Als Ergebnis dieses Prozesses
wurden die folgenden Hauptmerkmale identifiziert, die das System
erfüllen muss:

Kommunikation im Forschungsnetzwerk
Die Kommunikation im Netzwerk ist einer der kritischen Erfolgsfaktoren. Um
diese zu ermöglichen, sind neben dem Portal auch
Mailing-Listen für den Austausch von Informationen
notwendig.
Selbstadministration
Mit Hilfe des Portals soll jedes Mitglied in
der Lage sein, seine Kontaktinformationen sowie seine Mitgliedschaft in
verschiedenen Forschungsgruppen selbstständig anpassen zu können.
Dokumentenverwaltung
Das System soll das kooperative Bearbeiten von
Dokumenten und anderen Veröffentlichungen ermöglichen. Hierzu sollen
alle nötigen Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden.
Content Management für die öffentliche Website
Das System soll
Funktionen bieten, die es den Nutzern erlauben, interne Inhalte und
Informationen für externe Konsumenten bereitzustellen.
Workflow-Management
Gemeinsame Arbeit an einem Forschungsprojekt wird hauptsächlich durch die Diskussion von Ansätzen
und Veröffentlichungen bestimmt. Mit Hilfe eines Workflow-Managements
und vordefinierten Prozessen kann die Entstehung von Publikationen und
anderen Ideen in einfacher Weise strukturiert und formalisiert werden.

Implementierung des Systems

Aufbauend auf die Anforderungsanalyse wurde die eigentliche
Spezifikation und Implementierung der Kommunikationsplattform
durchgeführt. Nach der Installation des TYPO3-Basissystems wurden
zunächst die Gruppen- und Benutzerverwaltung für das Zugangsmanagement
eingerichtet. Anschließend wurde mit der Entwicklung und der Installation
der benötigten TYPO3-Extensions begonnen.

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Während für die externe Website das schlichte Einpflegen von
Projektinformationen im Vordergrund stand, waren für das Portal größere
Anstrengungen nötig, um die bereits beschriebenen Voraussetzungen
erfüllen zu können. Da das Gesamtprojekt in verschiedene
Arbeitspakete unterteilt ist, bekam auch jedes
dieser so genannten „Workpackages“ seine eigene Sektion im internen Portal. Für den
Austausch von Ideen und Forschungsergebnissen wurden je ein webbasiertes Forum, ein Wiki und ein Dateimanager installiert.

Das webbasierte Diskussionsforum erlaubt es den Nutzern Artikel
anzulegen. Veröffentlicht ein Benutzer eine Nachricht im Forum, so wird
diese per
E-Mail an alle im Forum registrierten Benutzer versandt. Hierfür fiel
die Wahl auf die TYPO3-Erweiterung „chc_forum“. Um komplexere Dokumente
erstellen zu können, entschieden wir uns für
ein Wiki-basiertes System. Obwohl eine rudimentäre Wiki-Erweiterung
(„al_wiki“) bereits im TYPO3 Extension Repository verfügbar war,
entschlossen wir uns dazu, diese Erweiterung neu zu entwickeln, um
erweiterte Features wie etwa MediaWiki-kompatible Markups nutzen zu
können. Die hieraus resultierende Erweiterung „dr_wiki“ ist ebenfalls
im Extension Repository verfügbar und wird kontinuierlich
weiterentwickelt.

Abschließend wurde noch eine Einrichtung benötigt, die es den Nutzern
ermöglicht Dateien auszutauschen. Hierfür kam eine
modifizierte Version der Erweiterung „moc_filemanager“ zum Einsatz.
Dabei war es wichtig, dass Daten sowohl in öffentlich zugänglichen
Ordnern als auch in privaten Ordnern, deren Benutzung entsprechende
Rechte erfordert, abgelegt werden können.

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Obwohl die Implementierung und die Integration der
einzelnen Teile zunächst unproblematisch schienen, bemerkte das Projektteam
schnell, dass eine simple Spezifizierung des Systems nicht ausreicht. Speziell die Integration und Anpassung der Extensions
beanspruchte signifikant mehr Zeit als erwartet. Dies lag
beispielsweise daran, dass Komponenten wie die Wiki-Erweiterung und der
Dateimanager für eine lückenlose Zusammenarbeit miteinander vernetzt werden mussten.

Benutzerfreundlichkeit

In der öffentlichen Testphase des internen Portals meldeten die
Benutzer nach kurzer Zeit etliche Probleme. So war etwa die Anordnung der Menüs nicht optimal
gelöst und auch die Navigation innerhalb der Workpackages musste effizienter
gestaltet werden. Um diese Probleme zu lösen, wurde das Portal neu
strukturiert und mit einer intuitiveren Navigation ausgestattet. Ein immer noch ungelöstes Problem ist die Sucheinrichtung, die
gegenwärtig noch nicht zentralisiert ist. Dadurch ist es zwar
möglich, Content-Elemente der FCI oder der externen Website, jedoch noch nicht alle Datenbanktabellen
anderer Extensions zu durchsuchen (z. B. Wikis oder Dateimanager).

Während sich der Gebrauch des
Dateimanagers und der Wikis etabliert hat, wird beispielsweise das
Forum von den Nutzern nur sehr selten verwendet. Hier wird immer noch
die E-Mail als Kommunikationsmittel bevorzugt. Ein möglicher Grund
dafür ist, dass E-Mails offline bearbeitet werden können, während für
das Forum eine dauerhafte Internetverbindung notwendig ist. Während eines Jahres wurden
nur 65 Einträge von über 100 registrierten Nutzern im Forum verschickt.
Um die Diskussion dennoch aktiv unterstützen zu können, richtete das Projektteam ein auf der TYPO3-Erweiterung
„maillisttofaq“ basierendes Mail-Archiv ein, das sämtliche Mailinglisten archiviert.

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Hardwarebeschränkungen

Ein anderes Problem entstand dadurch, dass das System auf einem
„Managed Server“ eines Internet Service Providers gehostet wird.
Einerseits erleichtert dies zwar die Instandhaltung, andererseits
reduziert es jedoch die Flexibilität in Bezug auf die
Konfiguration der Software (Webserver, Datenbank, POP3 etc.).
Um diese Beschränkungen umschiffen zu können, mussten einige
Kompromisse eingegangen werden. Während die Installation des
TYPO3-Systems noch zu den kleineren Problemen gehörte, nahm die
Installation
der Zusatzwerkzeuge (z. B. XPdf oder ImageMagick) mangels direktem
Zugang wesentlich mehr Zeit
in Anspruch. Ein weiteres Beispiel
ist das bereits erwähnte Mail-Archiv. Da kein direkter Zugang zum
Mail-Server bestand, musste ein anderer Weg gefunden werden, die
Nachrichten in die Datenbank zu übertragen. Dies wurde durch
zusätzliche Skripte übernommen, die zeitgesteuert die
POP3-Postfächer der verschiedenen E-Mail-Listen in die Datenbank der
„maillistfaq“-Extension einfügen.

Während die Weiterentwicklung und Wartung des Systems zentral
abgewickelt wird, erfordert die Struktur des Forschungsnetzwerks,
dass einzelne Aufgaben an Arbeitsgruppen delegiert
werden. Dies ist nötig, da jede Gruppe eine individuelle
Herangehensweise an die Nutzung der bereitgestellten Tools hat.

Um den Administrationsaufwand möglichst gering zu halten, wurden
so genannte Workpackage-Administratoren eingesetzt. Diese sind speziell auf
den Gebrauch von TYPO3 trainiert und verwalten den jeweiligen
Arbeitsbereich einer Arbeitsgruppe. Dies machte es aber auch nötig,
sämtliche Prozesse genau zu definieren, um beispielsweise die
einheitliche Gestaltung einer Website zu erhalten.

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Entwicklungsprozess

Aufbauend auf den Erfahrungen bei der Entwicklung der
FCI wurde der Entwicklungsprozess neu gestaltet. Für die Anforderungsanalyse
und die Umsetzung wurde zunächst das Wasserfallmodell [1] eingesetzt. Es zeigte sich aber
schnell, dass dieser Ansatz nicht ausreichend flexibel ist, da man auf
Veränderungen in der Projektstruktur nicht schnell genug reagieren kann. Aus
diesem Grund kommt nun eine Kombination aus dem Wasserfall- und dem
Spiralmodell [2] zum Einsatz.
Dabei folgt der Entwicklungsprozess in den ersten Schritten dem
Wasserfall-Modell. Für die Phase der Instandhaltung und der
kontinuierlichen Verbesserung wird dann der iterative Prozess des
Spiral-Modells herangezogen. Um alle beteiligten
Entwickler und Administratoren über Änderungen der Software auf dem
Laufenden halten zu können, musste die Dokumentation des
Systems gründlicher werden. Dazu wurde erneut auf ein Wiki
zurückgegriffen, in dem alle Änderungen und Anleitungen erfasst werden.

Neben den Entwicklungsprozessen müssen auch die Nutzer mit in die
eigentliche Entwicklung eingebunden werden. Dies ist nötig, da sich
Projekte in ihrer Art und Weise stark unterscheiden können.
Um eine optimale Unterstützung der Nutzer zu erreichen, kann man
beispielweise mit Hilfe von Umfragen versuchen zu erfahren, welche
Tools benötigt werden. Dabei ist es
wichtig, derartige Informationen kontinuierlich zu ergänzen, da sich
Anforderungen über die Zeit verändern können. Darüber hinaus muss man
sich überlegen, wie man die Nutzer optimal an die
bereitgestellten Tools heranführt. Bei weniger komplexen
Fragestellungen eignen sich beispielsweise Online-Hilfen. Wir
mussten jedoch feststellen, dass eine zusätzliche aktive Schulung der
Benutzer nötig ist. Dies kann etwa in Form von Workshops geschehen.
Außerdem sollten alle Hilfen und Anleitungen konkrete
Anwendungsbeispiele beinhalten.

Beim Design eines Portals dieser Art sollte beachtet werden, dass
die Form der Funktion folgt. Bei der
Umsetzung sollte dabei auf unnötige Gestaltungsobjekte verzichtet
werden, um einen schnellen Seitenaufbau gewährleisten zu können. Bei
der Navigation und den Tools muss außerdem darauf geachtet werden, dass
diese intuitiv und interaktiv verwendbar sind, um die Nutzer bei ihrer
Arbeit maximal
zu unterstützen.

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Fazit

Die Entwicklung einer
Plattform für
wissenschaftliche Netzwerke ist eine große Herausforderung, deren
Komplexität sich jedoch durch genaue Analysen und die Einbeziehung der
Benutzer in den Entwicklungsprozess gut bewältigen lässt. Aufgrund des
individuellen Charakters eines jeden Projekts ist es wichtig, die
Entwicklungsprozesse an die jeweiligen Anforderungen anzupassen. Obwohl sich das
in der Theorie leicht anhört, ist es in der Praxis oft nur schwer zu
verwirklichen – das erläuterte Vorgehensmodell soll bei derartigen Problemen Hilfestellung bieten.

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