Man nehme die beliebten und bewährten Open-Source-Werkzeuge Apache, Tomcat, PostgreSQL, OpenLDAP, Postfix und Cyrus. Diese verknüpfe man geschickt und intelligent mittels Java und JavaScript. Und schließlich baue man hierfür noch mit HTML eine intuitive Oberfläche – schon hat man eine umfassende Collaboration-Lösung wie den Open-Xchange Server. Das Besondere am Open-Xchange Server: Er bietet über die „traditionellen“ Collaboration-Komponenten E-Mail, Termine und Kontakte hinaus weiterführende Funktionen zum Wissensaustausch. Dazu gehören eigene Module zum Dokumentenaustausch, zur Aufgaben- und Projektsteuerung, ein Forum, eine Wissensdatenbank sowie ein Werkzeug zum Austausch von Bookmarks. Darüber hinaus kann Open-Xchange Server Dokumenten, Terminen und Kontakten untereinander und mit allen weiteren Objekten im Open-Xchange Server verknüpfen. Durch die fein granulierbare Ordner- und Rechtestruktur lassen sich Dokumente und Wissen gezielt im Unternehmen ablegen und wiederfinden.

Als Client stehen ein browserbasierter Webclient und zahlreiche Fat Clients zur Auswahl. Der Webclient sorgt für größtmögliche Flexibilität, da von jedem Rechner mit Internetverbindung – auch zu Hause vom Privatrechner – auf die gesamten Groupware-Daten zugegriffen werden kann. Für Mitarbeiter, die häufig unterwegs arbeiten, unterstützt Open-Xchange Server neben Outlook für den Zugriff auf E-Mails auch die Offline-Mailer Outlook Express, Mozilla Mail, Kmail, Netscape Messenger, Pegasus, Eudora, und Entourage:mac für Mac OS. Das Plugin für Outlook, der so genannte OXtender, ist bei Unternehmen beliebt, die bereits einen Exchange Server im Einsatz haben, der durch Open-Xchange Server ersetzt werden soll. Mittels Outlook OXtender können die Outlook-Clients auf den Arbeitsplatzrechnern unverändert weiter genutzt werden. In der Praxis setzen viele Nutzer je nach Anwendungskontext sowohl den Desktop- als auch den Webclient ein.

Bislang mussten die Nutzer viel Schweiß und Geld in den Datenabgleich ihrer mobilen Lieblinge investieren. Mit SyncML (Synchronisation Markup Language) etabliert sich jetzt ein herstellerübergreifender und offener Synchronisationstandard. Die entsprechende Erweiterung, der SyncML Oxtender, sorgt ohne Zusatzsoftware für aktuelle Termine und Adressdaten auf zahlreichen mobilen Geräten von Motorola, Nokia, Siemens und SonyEricsson. In Kombination mit einem entsprechenden SyncML-Client lassen sich rund 300 SyncML-fähige Mobiltelefone, Smartphones, PDAs und PocketPCs synchronisieren.

Die Speicherung von relevanten Daten auf dem Arbeitsplatzrechner eines Einzelnen erschwert die Zusammenarbeit in einem Unternehmen. Informationen stehen nicht zentral allen Beteiligten zur Verfügung, im schlimmsten Fall arbeiten verschiedene Mitarbeiter mit unterschiedlichen Versionen eines Dokuments. Das sorgt für unnötige Reibungsverluste.

Sinnvoll ist dagegen die zentrale Ablage und Sicherung relevanter Dokumente wie Verträge, Angebote, Projektpläne, kombiniert mit einer kraftvollen Suchfunktion und einer sinnvollen Rechtevergabe. Der Open-Xchange Server realisiert die hierfür notwendigen Funktionen wie Check-In/Check-Out, Historie und Versionierung.

Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt über den Webclient, sodass diese auch für Außendienstmitarbeiter, externe Projektpartner und aus dem Home Office jederzeit abrufbar sind. Noch komfortabler ist der Zugriff auf die Dokumente mittels WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning). Über dieses Protokoll können die Dokumente direkt aus den gängigen Office-Paketen geöffnet werden. Zudem kann der Dokumentenbaum des Open-Xchange Servers auch als Netzwerkresource in die gängigen Datei-Browser eingebunden werden. Wissensdatenbank, Forum, Bookmarks und Pinnwand sind vier weitere Module, die den Know-how-Transfer innerhalb eines Unternehmens in geordnete Bahnen führen.

Open-Xchange Server sollte einführen, wer bereits eine Kultur des Teilens von Wissen und der vertrauensvollen Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander lebt oder dorthin möchte. Open-Xchange Server sollte in jedem Fall in das Gesamtkonzept der Unternehmens-IT passen. Dies betrifft sowohl die Infrastruktur (Linux als Serverbetriebssystem, LDAP-kompatibler Verzeichnisdienst, SQL-Datenbank) als auch die Clients (z. B. Outlook, Webmail, mobile Endgeräte).