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Produktivität mit System: Von Getting Things Done bis Personal Kanban

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Das Pareto-Prinzip

1906 stellte der Italiener Vilfredo Pareto fest, dass 80 Prozent der Fläche Italiens im Besitz von 20 Prozent der Bevölkerung waren. Daraufhin beobachtete er diese Aufteilung in vielen anderen Lebensbereichen wie beispielsweise in der Wirtschaft. Das sogenannte Pareto-Prinzip lässt sich auch auf die Produktivität jedes einzelnen anwenden.

Streng genommen handelt es sich beim Pareto-Prinzip nicht um eine Methode, sondern viel mehr um eine Regel, die dabei behilflich sein kann, den Fokus auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu legen. Wer sich die Mühe macht und einmal eine typische Arbeitswoche genauer betrachtet, wird merken, dass die 80/20-Regel mehr oder weniger zutrifft.

Das Prinzip besagt, dass sich mit einem Einsatz von circa 20 Prozent der Arbeitszeit 80 Prozent der Aufgaben abarbeiten lassen. Für die übrigen 20 Prozent muss man 80 Prozent der Zeit aufbringen. Wem es gelingt, den Fokus auf die Aufgaben zu legen, die zu den besten Ergebnissen führen, der sollte einen ordentlichen Anstieg bei seiner Produktivität feststellen. Man sollte nicht der falschen Annahme erliegen, dass die Summe von 100 bei der 80-20-Verteilung zwingend ist. Vielmehr sind beliebige Verteilungen möglich. Zum Beispiel können auch 30 Prozent der Bemühungen zu 80 Prozent der Ergebnisse führen.

Das Verwenden einer Zeiterfassungs-App wie Toggle lohnt sich bei fast jeder Technik zumindest anfangs, um ein Gefühl für die eigene Auslastung zu erhalte (Screenshot: Toggle)
Das Verwenden einer Zeiterfassungs-App wie Toggle lohnt sich bei fast jeder Technik zumindest anfangs, um ein Gefühl für die eigene Auslastung zu erhalte (Screenshot: Toggle)

Wenden Webworker das Pareto-Prinzip auf die eigene Arbeit an, ergibt sich daraus, dass beispielsweise in einem verhältnismäßig kleinen Zeitraum das Gros der Arbeit an einem Projekt erledigt ist. Im Umkehrschluss: nur ein kleiner Teil eines Projekts verschlingt die meiste Zeit. In der Regel sind es besonders die Kleinigkeiten und der Feinschliff, die Zeit kosten. Wer im Vorfeld die Hauptarbeiten definieren und diese als erstes erledigen kann, steigert seine Produktivität. Man sollte dann aber nicht den Fehler begehen und die verbleibenden 80 Prozent der Zeit auf die restlichen 20 Prozent des Projekts aufwenden, sondern versuchen, auch genau bei diesen zeitraubenden Aufgaben Zeit zu sparen.

Ein bekannter Vertreter des Pareto-Prinzips ist Tim Ferris, der Autor von „Die Vier-Stunden-Woche: Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben“. Ferris legt seinen Lesern nah, dass sie sich beim Erledigen ihrer Aufgaben auf diejenigen konzentrieren sollten, die zu den wirklich wichtigen To-Dos gehören.

Stärken
Hilft dabei, die wichtigsten Aufgaben zu definieren und zu erkennen
Leicht zu erlernen und anzuwenden
Schwächen
Erfordert die Möglichkeit zur Delegation
Grundkenntnisse im Umgang mit Zeiterfassung erforderlich

Tools

Wie aber soll man herausfinden, welche Aufgaben zu den wichtigen 20 Prozent gehören? Hier kommt die Zeiterfassung ins Spiel. Wer sich ein Tool wie Toggl oder eine andere Lösung aus einer Übersicht auf t3n.de installiert, kann in der Folge über eine Woche hinweg alle Aufgaben erfassen, an denen er arbeitet. Am Ende einer Arbeitswoche werden die Ergebnisse in einem Spreadsheet ausgewertet, indem die gesamte Wochenarbeitszeit für jede Aktivität addiert und die Zeit mit einer Kennzahl verbunden wird, die das Resultat für jede Aufgabe repräsentiert. Beispielsweise: Welcher Fortschritt wurde gemacht? Zu wie viel Prozent erledigt? Wie viele Einheiten produziert?.

Action Method

Action Method weist viele Gemeinsamkeiten mit Getting Things Done auf, richtet sich allerdings mehr an Kreative, die ihre Ideen in die Realität umsetzen wollen. Darüber hinaus wurde diese Methode auch für Teams entwickelt. Die Kernidee hinter dieser Technik ist, dass alles als Projekt behandelt wird und jede Aufgabe innerhalb eines Projekts mit einem Verb versehen wird. So sollte man beispielsweise nicht einfach „Webdesign“ in seine Aufgabenverwaltung eintragen, sondern eher: „Website gestalten“. Das wirkt merklich motivierend bei der Erledigung einzelner Aufgaben.

Action Method ist sowohl Produktivitätsmethode als auch gleichnamige Software aus dem Hause Behance. Viele Anhänger setzen die Technik ein, ohne die Software zu nutzen. Die Besonderheit im Vergleich zu anderen aufgabenorientierten Ansätzen besteht darin, dass es keine Kategorien gibt – alle To-Dos eines Projekts finden sich in einer einzigen großen Liste wieder.

Stärken
Eignet sich auch für Kreative
Fokus liegt auf Aktionen
Eignet sich für die kollaborative Arbeit in Teams
Schwächen
Wöchentliche Auswertung gelingt besser mit GTD
Oft sind kostenpflichtige Tools nötig

Tools und Schnellstart

Als digitale Helfer für Action Method eignen sich alle Aufgabenverwaltungslösungen, die eine fortlaufende Liste ermöglichen. Beispiele für derartige Lösungen sind sowohl Wunderlist als auch die cloudbasierte Projektmanagement-Software Asana, die für den persönlichen Gebrauch kostenlos nutzbar ist.

Bei Action Method wird alles als Projekt behandelt. Wollen Digitalarbeiter mit Action Method durchstarten, sollten sie innerhalb eines Projekts zwischen Aktionen und Referenzen unterscheiden. Aktionen sind klar definierte Aufgaben, die mit einem Verb versehen werden. Referenzen hingegen sind Projekt-Aspekte, die keiner sofortigen Aktion bedürfen, aber trotzdem wichtig sind und im späteren Verlauf wiederum Aktionen ergeben können. Am besten startet man, indem man seine Aufgaben mithilfe der Software seiner Wahl erst in Projekte gliedert und dann innerhalb dieser Projekte jede einzelne Aufgabe als Aktion anlegt.

Kombination mehrerer Philosophien

Wer einige Produktivitätsmethoden ausprobiert und das Gefühl hat, dass das Richtige noch nicht dabei war, für den lohnt sich unter Umständen eine Kombination aus mehreren Techniken. Eine sinnvolle Mischung kann beispielsweise aus Anleihen der GTD-Methode in Kombination mit Pomodoro-Anteilen und Action Method sein. In manchen Fällen kann auch das zusätzliche Befolgen der 80/20-Regel Sinn ergeben.

Die cloudbasierte Projektmanagement-Software Asana eignet sich auch als Tool für die Aufgabenverwaltung und damit als Unterstützung für fast jede Produktivitätstechnik. (Screenshot: asana.com)
Die cloudbasierte Projektmanagement-Software Asana eignet sich auch als Tool für die Aufgabenverwaltung und damit als Unterstützung für fast jede Produktivitätstechnik. (Screenshot: blog.asana.com)

Die Grundphilosophie von GTD verfolgt das Ziel, dass man die Organisation und Priorisierung von Aufgaben aus dem Kopf auf Papier oder den Screen bringt. Tut man sich schwer damit, zu erkennen, welche Aufgaben besonders wichtig sind, kann die 80/20-Regel Aufschluss geben. Wann immer möglich, sollte man jede Aufgabe mit einem Verb versehen. Es ist überraschend, um wie viel motivierter man die einzelnen Aufgaben angeht. Wer Probleme damit hat, regelmäßig Pausen zu machen, oder sich seine Zeit richtig einzuteilen, sollte Teile von Pomodoro in seinen individuellen Workflow einbauen. Besonders praktisch an der Technik ist, dass man sich dazu zwingt, in einem Zeitintervall lediglich eine einzige Aufgabe zu bearbeiten. Zudem minimiert man das Risiko, sich von E-Mails oder sozialen Medien ablenken zu lassen.

Fazit

Die meisten Digitalarbeiter haben, ohne darüber nachzudenken, ihre ganz eigene Methode, um möglichst produktiv zu arbeiten. Dennoch lohnt es sich oftmals, darüber nachzudenken, wie man seine Workflows optimieren kann. Dabei ist es völlig unerheblich, ob eine der bekannten Produktivitätstechniken zum Einsatz kommt, Anleihen aus unterschiedlichen Philosophien miteinander kombiniert werden oder einfach eine völlig individuelle Technik entwickelt wird – nimmt man sich die Zeit, ist eigentlich immer eine Optimierung der eigenen Arbeitsgewohnheiten möglich.

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4 Reaktionen
Wilm33r

Aus Erfahrung kann ich kanban-Methode auf jedem Fall empfehlen- Meine Firma benutzt im Artikel schon genannten Kanbantool was hat einen großen Einfluss auf Produktivität und Teamarbeit gemacht.. Ich hab früher nie gedacht, dass relativ so simpele Tool so gut wirken könnte ;)

Florian

Vielen Dank für die gute - und in meinen Augen - sehr vollständige Übersicht über die unterschiedlichen Produktivitätsansätze. Was man meiner Meinung nach auf keinen Fall außer Acht lassen darf bei all den Management-Techniken, ist die Tatsache, dass das Ziel dieser Übungen ein stressfreies und proaktives Handeln ist. Es geht nicht um das Verwalten von Aufgaben, sondern darum, sich eine gewisse Flexibilität in seinem Alltag zu sichern. David Allen, der Erfinder von Getting Things Done sagt dazu treffend: "Flexibility trumps perfection!"

Dominic

Pareto hatte etwas tolles entdeckt. "Wenigen gehört viel. Im Artikel über die Pareto-Verteilung werden Äpfel mit Birnen verglichen, denn wie im Artikel korrekt geschrieben gehören 20% (Anzahl Menschen) 80% der Fläche (zB in km2). Eine Anzahl (von Menschen) kann mathematisch nichts mit mit Flächen verrechnet werden. Dass hier die Summe 100% ergibt, ist Zufall.

Stefan Pfeifer

Hmm, ob man hier diskutieren kann? :)

Was mir fehlt in diesem Artikel ist Nichts. Was vielleicht ein bisschen komisch klingt hat einen einigermaßen reflektierten Hintergrund. Wer die Diskussion zwischen Andreas Weck und Florian Blaschke verfolgt hat, weiß ca. worauf ich hinaus will.

Vielleicht denken wir einfach zu oft und zu lange darüber nach Wie wir die Dinge anpacken wollen anstatt diese einfach zu tun.

Die Diskussion zwischen den T3N Redakteuren gibt es übrigens zum Nachlesen: https://t3n.de/news/beerdigt-to-do-listen-kalender-572561/

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