Software & Infrastruktur

Scanner für’s Büro: Ein Ratgeber für den Unternehmenseinsatz

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Scanner für den Kundenkontakt

Kleine Dokumenten-Scanner, wie der Kodak ScanMate i1150, sind außerdem für schnelle Scans im direkten Kundenkontakt ausgelegt. Das Kodak-Modell ist kompakt und findet damit auch am schmalen Tresen im Empfangsbereich seinen Platz – etwa in Arztpraxen. Mit einem Transaktionsmodus lassen sich die ersten zehn Dokumente mit einer Geschwindigkeit von 40 Seiten pro Minute scannen. Mit knapp über 400 Euro klingt das Gerät erschwinglich. Solche Scanner sind prädestiniert für Abteilungen oder Kleinunternehmer.

Kompakte Dokumenten-Scanner, wie das Modell Kodak ScanMate i1150, brauchen wenig Platz, sind leise und somit für Empfangsbereiche gut geeignet. (Bild: kodak.com)

Kompakte Dokumenten-Scanner, wie das Modell Kodak ScanMate i1150, brauchen wenig Platz, sind leise und somit für Empfangsbereiche gut geeignet. (Bild: kodak.com)

Business-Scanner für Stoßzeiten

Hat ein Mitarbeiter oder eine kleine Arbeitsgruppe kontinuierlich oder zu Stoßzeiten mit vielfältigeren Dokumentenerfassungsroutinen zu tun, kann sich schon ein Gerät aus der fi-Klasse von PFU lohnen. Auch die anderen Hersteller bieten solche Business-Linien an. In den automatischen Dokumenteneinzug eines solchen Geräts können Nutzer etwa 80 Blatt einlegen und damit 60 Seiten pro Minute scannen.

Die meisten dieser Business-Scanner lassen sich über einen Netzwerkanschluss oder eine Wifi-Box in das Firmennetzwerk integrieren, sodass sie die IT zentral verwalten kann. Über die Einbindung ins Netzwerk lassen sich die Scans auch an Tablets oder Smartphones, per E-Mail an Kollegen oder an Cloud-basierte Tools wie Dropbox, Evernote oder Sharepoint senden. Denkbar ist dadurch auch der Einsatz in den Posteingangsstellen der Firmen. Der empfohlene Verkaufspreis liegt zwischen 1.090 und 2.690 Euro.

Zentrale Produktionsscanner

Bei Produktions-Scannern handelt sich um besonders leistungsstarke, zentrale Geräte für das Produktionsumfeld. Sie schaffen 10.000 bis 60.000 Scans pro Tag, nehmen dabei 500 Blatt auf und scannen bis zu 130 Seiten pro Minute.

Der Fujitsu fi-6770 Produktionscanner soll mit schnellem Scannen und intelligenten Funktionen für einen echten Produktivitätszuwachs von Dokumentenstapeln sorgen. Das kompakte Design bietet eine drehbare Dokumentenzuführung für den rechts- und linkshändigen Betrieb. (Bild: fujitsu.com)

Der Fujitsu fi-6770 Produktionscanner soll mit schnellem Scannen und intelligenten Funktionen für einen echten Produktivitätszuwachs von Dokumentenstapeln sorgen. Das kompakte Design bietet eine drehbare Dokumentenzuführung für den rechts- und linkshändigen Betrieb. (Bild: fujitsu.com)

Zukunftsfähigkeit der Gerätegröße

Aus den Fehlern anderer lässt sich gut lernen. Zu den typischen Kriterien, die Unternehmen beim Scanner-Kauf beachten müssen, gehören die richtige Gerätegröße, eine ausreichende Scan-Qualität und die Integration in den Workflow.

Kunden sparen oft an der falschen Stelle und greifen zu Geräten mit zu geringer Scan-Geschwindigkeit und zu kleinem -Volumen. Deshalb sollte ein neuer Scanner nicht nur die aktuellen Anforderungen abdecken, sondern auch künftige.

Ausreichende Scan-Qualität berücksichtigen

Firmen sollten sich für eine Technologie entscheiden, die immer für qualitativ hochwertige Scans sorgt – auch bei problematischen Vorlagen. Dabei geht es weniger um die DPI als um hochwertige Bildsensoren. Ein Vorteil ist auch die besonders Energie-effiziente LED-Technologie, die viele Geräte mittlerweile einsetzen. Auch die Kosten für Verbrauchsmaterialien sind hier wesentlich niedriger als bei vergleichbaren, konventionellen Geräten.

Um eine ausreichende Qualität sicherzustellen, hilft oft nur ein Test. Viele Dienstleister bieten diesen Service kostenlos an. Der Härtetest ist dabei der sogenannte „Knüddeltest“. Dazu wird ein Dokument ordentlich zerknüllt, wieder aufgefaltet und in den Scanner gelegt. Dann zeigt sich, ob der Transportmechanismus sauber greift und die Abbildung akzeptabel ist.

Den Arbeitsprozess abbilden

„Kunden sehen bei der Anschaffung oft nur die aktuellen Anforderungen und weniger die zusätzlichen Möglichkeiten, die eine professionelle Lösung eröffnet“, erklärt Schahin Elahinija von Epson. Er rät dazu, sich von Experten beraten zu lassen. Etwa, ob sich durch ein gutes Zusammenspiel von Hard- und Software Geschäftsabläufe optimieren lassen.

Der Klassiker ist der Einsatz einer Texterkennungs-Software, kurz OCR (Optical Character Recogniton). Die so gescannten Texte lassen sich in Textverarbeitungsprogrammen weiterbearbeiten. Die meisten Hersteller liefern bei den Geräten dafür ein entsprechendes Tool mit. Auch bei der Archivierung kann man Abläufe optimieren. An einer Software für die Automatisierung oder Zugriffsverwaltung kommen die meisten Firmen dann aber nicht vorbei. Vor allem auch, wenn es um rechtliche Fragen geht – etwa bei der Gültigkeit für das Finanzamt (beispielsweise via
ergänzender elektronischer Signatur).

Individuelle und ganzheitliche Lösungen für Branchen oder sogar einzelne Kunden entstehen meist erst durch die Integration von Scan-Lösungen in Dokumenten-Management-Systeme (DMS) oder Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS). Für Geschäftskunden gibt es hierfür Komplettservices, die Hersteller in Kooperation mit Software-Experten oder spezialisierten Systemhäusern anbieten.

Apps als mobile Scanner
Ob Smartphone-Apps tatsächlich die mobilen Scanner ablösen, ist noch offen. Doch Apps wie CamScanner oder PDF Scanner Pro liefern mehr als nur ein Dokumentfoto. Wie mobile Scanner richten sie das Dokument so aus, dass keine Ränder entstehen. Einige Apps enthalten auch optische Texterkennung (OCR). Praktisch sind sie somit für Kassenzettel, Visitenkarten und Notizen.Dennoch sieht Martin Falk, Produktmanager bei Canon, die Apps nicht als Konkurrenz für mobile Scanner: „Der Markt für mobile Scanner wächst um jährlich circa zehn Prozent. Klar kann man heute mittels Apps von jedem Ort aus Dokumente digital erfassen. Das Fotoergebnis hängt aber beispielsweise stark von den Lichtverhältnissen ab und ist damit unsicher. Doch gerade im Businessbereich ist meist ein klares Bild gefordert – das können die leichten mobilen Scanner“, erklärt er.Bettina Eberhard, Marketing Manager bei Kodak Document Imaging, beobachtet etwas Anderes: „Wir sehen einen Rückgang bei mobilen Scannern, diese werden durch Smartphones und Tablets ersetzt“, stellt sie fest. Dennoch meint auch sie: „Wer hochwertige Dokumente benötigt, wird an richtigen Scannern nicht vorbeikommen“.

Fazit

Unternehmen verbessern mit der richtigen Digitalisierung von Dokumenten ihre Ökobilanz und senken die Kosten – etwa bei der Archivierung und Verwaltung von Dokumenten. Auch Workflows lassen sich beschleunigen. Gerade bei Abstimmungs- und Freigabeprozessen profitieren die Mitarbeiter, da sie alle auf das Dokument – und durch Cloud-Lösungen auch von überall aus – zugreifen können.

Letztlich entscheidet bei der Wahl des richtigen Scanners die konkrete Anwendung. Denn es gibt so viele verschiedene Nutzungsszenarien, dass sich eine allgemeine Kaufempfehlung weder für Branchen noch Unternehmensgrößen aussprechen lässt. Vielmehr lohnt sich der Gang zum Experten.

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3 Kommentare
Stefan Pfeifer

Leider liegt es nicht so sehr an der Technik des Scannens sonder später an der Ablage in Unternehmen. Da hat man heutzutage echt tolle Lösungen (z.B.: Evernote) und man verwendet immer wieder einen Windows Ordner …

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ibyprivat
ibyprivat

Einer der besten, ScanSnap, fehlt hier leider! Den gibt es auch von Evernote, völlig überteuert und dann NUR mit Evernote nutzbar…soviel zur neuen „Politik“ von EN. Wenn man den Scansnap frei kauft, erhält man ein Spitzengerät mit universeller Anbindung. Klasse Teil.

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Bernd
Bernd

Wir nutzen für ein normales Belegaufkommen in unserer Firma für unser DMS amagno den CANON ScanFront 330. Gut ist hier, dass er als Netzwerkscanner keinen separaten PC benötigt, auf dem Scannersoftware läuft. Wäre für ein Evernote total überdimensioniert, aber für kleine Firmen ein gute Empfehlung.

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