Anzeige
Anzeige
Software & Entwicklung
Artikel merken

Scanner für’s Büro: Ein Ratgeber für den Unternehmenseinsatz

Noch immer kämpfen Büros mit übergroßen Mengen an Papier, obwohl sich die Arbeitswelt digitalisiert. Verspricht vielleicht die neue Scanner-Generation die Lösung? Wir zeigen, was die Geräte in Unternehmen inzwischen leisten und was bei ihrer Anschaffung zu beachten ist.

7 Min. Lesezeit
Anzeige
Anzeige

Scanner für´s Büro (Foto: iChip / iStock)

Schief eingezogene Vorlagen, vergessene Rückseiten, zu geringe Bildauflösungen – im Umgang mit Scannern können viele wertvolle Arbeitsstunden und Nerven verloren gehen. Aus diesem Grund will die moderne Scanner-Generation damit nun Schluss machen: Sie steht für verbesserte Workflows, effizienteres Arbeiten und Kosteneinsparungen. Doch was heißt das genau?

Anzeige
Anzeige

Die Hightech-Geräte erkennen zunächst bisweilen Seitengrößen und Inhalte (Text oder Bild), überspringen leere Seiten, korrigieren Schieflagen und lassen sich über die Cloud ansteuern – und das alles automatisch. Doch wie finden Firmen das für sie passende Gerät, ohne sich ein viel zu aufwendiges Funktionsmonster ins Haus zu holen?

Wichtige Einstiegsfragen

Vor der Kaufentscheidung hilft es, sich die wesentlichsten Fragen zu beantworten. Dazu gehören die folgenden:

Anzeige
Anzeige
  • Welches tägliche Scan-Volumen wollen die Abteilungen verarbeiten?
  • Wie sehen die häufigsten Vorlagen aus? Welche Größe und welches Gewicht haben die meisten Dokumente?
  • Welche Besonderheiten wären von Vorteil, wie doppelseitiges Scannen oder die Verarbeitung von Sonderformaten und Farben, Übergrößen oder besonders dicken Papieren?
  • Wie wollen die Abteilungen die Daten weiterverarbeiten und archivieren?

Immer mehr Dienstleister bieten wertvolle Beratung an – zum Teil kostenlos und zum Teil in Workshops, je nach Bedarf und Tätigkeitsfeld der Kundenfirma.

Anzeige
Anzeige

Multifunktionsgeräte und Flachbettscanner

Die erste Faustregel lautet: Multifunktionsgeräte (MFP) – also eine Kombination aus Scanner, Drucker, Kopierer und Fax – sind für Firmen nur eingeschränkt zu empfehlen. „Bereits ab fünf Kopien am Tag sind meist reine Dokumenten-Scanner die effektivere Lösung“, rät Sabine Holocher, Expertin bei PFU Imaging Solutions, einem Tochterunternehmen von Fujitsu.

Ein Grund: Ist ein MFP-Gerät defekt, fallen oft alle Funktionen auf einmal aus. Auch reine Flachbettscanner sind weniger für Firmen geeignet, da die Mitarbeiter hier immer eine Vorlage nach der anderen per Hand auf das Vorlagenglas auflegen müssen.

Anzeige
Anzeige

Mobile Scanner

Eine weitere Gerätegruppe sind mobile Scanner. Sie lassen sich gewöhnlich per USB-Port ansteuern. Unterlagen von Vorträgen oder Messen, Visitenkarten oder handschriftliche Notizen aus Meetings können Nutzer noch vor Ort scannen und via WLAN verarbeiten. In der Regel gibt es auch Plugins für einen direkten Upload zu Dropbox, Google Drive, Evernote oder SharePoint.

Die neue Generation an mobilen Scannern bietet langlebige Akkus, USB-Anschlüsse sowie Plug-and-Scan-Funktionen. Duplexeinzüge für das doppelseitige Scannen und Farbwiedergabe sind keine Seltenheit. Auch sind sie mittlerweile recht fix: Besonders schnelle Geräte brauchen nur gut fünf Sekunden für ein Blatt, wobei die Scanzeit natürlich je nach Auflösung variiert.

Scan-Service statt selber scannen
Wollen Firmen die Dokumente der letzten Jahre digitalisieren, bieten sich Scan-Services wie Eridian an. Diese übernehmen das Scannen, die Organisation der digitalen Archivierung und vernichten auf Wunsch die Papierdokumente anschließend. Die Abrechnung erfolgt pro Seite oder Ordner. Je nach Aufwand digitalisieren diese Services einen Ordner ab 14 Euro.Es gibt auch Services, die das Scannen für laufend anfallende Dokumente übernehmen, wie das Startup Dropscan. Dazu müssen Firmen die Post nicht einzeln einschicken, sondern können mittels Nachsendeauftrag ihre gesamte Post an eine individuelle Dropscan-Adresse weiterleiten. Je nach Scan-Volumen gibt es neben der Einzelabrechnung unterschiedliche Abotarife: Bei bis zu 100 Sendungen im Monat sind zum Beispiel 75 Euro fällig.
Canons mobiler Scanner imageFORMULA P-208II ist seit Januar 2015 auf dem Markt. Mehrseitige Dokumente, bis zu 10 Blatt und 16 Duplex-Vorlagen pro Minute scannt er mit automatischem Dokumenteneinzug. Die Bilder sollen sich mit der neuen Software leichter bearbeiten und auf gängige Cloud-Lösungen wie Dropbox, OneDrive und Evernote hochladen lassen. Kosten: rund 199 Euro. (Bild: canon.de)

Canons mobiler Scanner imageFORMULA P-208II ist seit Januar 2015 auf dem Markt. Mehrseitige Dokumente, bis zu 10 Blatt und 16 Duplex-Vorlagen pro Minute scannt er mit automatischem Dokumenteneinzug. Die Bilder sollen sich mit der neuen Software leichter bearbeiten und auf gängige Cloud-Lösungen wie Dropbox, OneDrive und Evernote hochladen lassen. Kosten: rund 199 Euro. (Bild: canon.de)

Dokumenten-Scanner

Im Gegensatz zu All-in-One-Geräten sind reine Dokumenten-Scanner wie Canons platzsparendes Modell DR-C225 oder PFUs leistungsstarker Allrounder fi-7180 darauf ausgelegt, unterschiedliche Formate und Papierstärken in größeren Mengen zu erfassen. Sie erkennen Aspekte wie Papierstärke, Doppelseitigkeit und Vorlagengröße automatisch.

Anzeige
Anzeige

Erstaunlich ist, dass einige Geräte bunt gemischte Stapel in der Papierzufuhr mit Visitenkarten, DIN-A4-Dokumenten, Bildern und sogar Kreditkarten in einem Vorgang automatisch verarbeiten. Laut Hersteller kann das zum Beispiel die gesamte GT-Serie von Epson. Viele Geräte erkennen sogar schief eingelegte, doppelt eingezogene Blätter oder leere Seiten. Bei den Dokumenten-Scannern gibt es ein breites Leistungsspektrum: Kleine Geräte sind auf eine maximale Auslastung von 500 Blatt pro Tag ausgelegt, die größten packen täglich bis 7.500 Blatt.

Reine Dokumenten-Scanner wie Canons platzsparendes Modell DR-C225 können unterschiedliche Formate und Papierstärken in größeren Mengen verarbeiten. (Bild: canon.de)

Reine Dokumenten-Scanner wie Canons platzsparendes Modell DR-C225 können unterschiedliche Formate und Papierstärken in größeren Mengen verarbeiten. (Bild: canon.de)

Letztlich entscheidet das konkrete Anwendungsszenario, welcher Dokumenten-Scanner passt. Dafür gibt es drei klassische Szenarien: Entweder steht ein Scanner zentral im Unternehmen zur Verfügung, Arbeitsgruppen oder Abteilungen teilen sich einen Scanner oder – derzeit Trend – die Mitarbeiter haben jeweils einen eigenen Scanner dezentral an ihrem Arbeitsplatz. Für jedes dieser drei Szenarien lohnt eine kleine Return-Of-Investment-Rechnung.

Scanner für den Kundenkontakt

Kleine Dokumenten-Scanner, wie der Kodak ScanMate i1150, sind außerdem für schnelle Scans im direkten Kundenkontakt ausgelegt. Das Kodak-Modell ist kompakt und findet damit auch am schmalen Tresen im Empfangsbereich seinen Platz – etwa in Arztpraxen. Mit einem Transaktionsmodus lassen sich die ersten zehn Dokumente mit einer Geschwindigkeit von 40 Seiten pro Minute scannen. Mit knapp über 400 Euro klingt das Gerät erschwinglich. Solche Scanner sind prädestiniert für Abteilungen oder Kleinunternehmer.

Anzeige
Anzeige
Kompakte Dokumenten-Scanner, wie das Modell Kodak ScanMate i1150, brauchen wenig Platz, sind leise und somit für Empfangsbereiche gut geeignet. (Bild: kodak.com)

Kompakte Dokumenten-Scanner, wie das Modell Kodak ScanMate i1150, brauchen wenig Platz, sind leise und somit für Empfangsbereiche gut geeignet. (Bild: kodak.com)

Business-Scanner für Stoßzeiten

Hat ein Mitarbeiter oder eine kleine Arbeitsgruppe kontinuierlich oder zu Stoßzeiten mit vielfältigeren Dokumentenerfassungsroutinen zu tun, kann sich schon ein Gerät aus der fi-Klasse von PFU lohnen. Auch die anderen Hersteller bieten solche Business-Linien an. In den automatischen Dokumenteneinzug eines solchen Geräts können Nutzer etwa 80 Blatt einlegen und damit 60 Seiten pro Minute scannen.

Die meisten dieser Business-Scanner lassen sich über einen Netzwerkanschluss oder eine Wifi-Box in das Firmennetzwerk integrieren, sodass sie die IT zentral verwalten kann. Über die Einbindung ins Netzwerk lassen sich die Scans auch an Tablets oder Smartphones, per E-Mail an Kollegen oder an Cloud-basierte Tools wie Dropbox, Evernote oder Sharepoint senden. Denkbar ist dadurch auch der Einsatz in den Posteingangsstellen der Firmen. Der empfohlene Verkaufspreis liegt zwischen 1.090 und 2.690 Euro.

Zentrale Produktionsscanner

Bei Produktions-Scannern handelt sich um besonders leistungsstarke, zentrale Geräte für das Produktionsumfeld. Sie schaffen 10.000 bis 60.000 Scans pro Tag, nehmen dabei 500 Blatt auf und scannen bis zu 130 Seiten pro Minute.

Anzeige
Anzeige
Der Fujitsu fi-6770 Produktionscanner soll mit schnellem Scannen und intelligenten Funktionen für einen echten Produktivitätszuwachs von Dokumentenstapeln sorgen. Das kompakte Design bietet eine drehbare Dokumentenzuführung für den rechts- und linkshändigen Betrieb. (Bild: fujitsu.com)

Der Fujitsu fi-6770 Produktionscanner soll mit schnellem Scannen und intelligenten Funktionen für einen echten Produktivitätszuwachs von Dokumentenstapeln sorgen. Das kompakte Design bietet eine drehbare Dokumentenzuführung für den rechts- und linkshändigen Betrieb. (Bild: fujitsu.com)

Zukunftsfähigkeit der Gerätegröße

Aus den Fehlern anderer lässt sich gut lernen. Zu den typischen Kriterien, die Unternehmen beim Scanner-Kauf beachten müssen, gehören die richtige Gerätegröße, eine ausreichende Scan-Qualität und die Integration in den Workflow.

Kunden sparen oft an der falschen Stelle und greifen zu Geräten mit zu geringer Scan-Geschwindigkeit und zu kleinem -Volumen. Deshalb sollte ein neuer Scanner nicht nur die aktuellen Anforderungen abdecken, sondern auch künftige.

Ausreichende Scan-Qualität berücksichtigen

Firmen sollten sich für eine Technologie entscheiden, die immer für qualitativ hochwertige Scans sorgt – auch bei problematischen Vorlagen. Dabei geht es weniger um die DPI als um hochwertige Bildsensoren. Ein Vorteil ist auch die besonders Energie-effiziente LED-Technologie, die viele Geräte mittlerweile einsetzen. Auch die Kosten für Verbrauchsmaterialien sind hier wesentlich niedriger als bei vergleichbaren, konventionellen Geräten.

Anzeige
Anzeige

Um eine ausreichende Qualität sicherzustellen, hilft oft nur ein Test. Viele Dienstleister bieten diesen Service kostenlos an. Der Härtetest ist dabei der sogenannte „Knüddeltest“. Dazu wird ein Dokument ordentlich zerknüllt, wieder aufgefaltet und in den Scanner gelegt. Dann zeigt sich, ob der Transportmechanismus sauber greift und die Abbildung akzeptabel ist.

Den Arbeitsprozess abbilden

„Kunden sehen bei der Anschaffung oft nur die aktuellen Anforderungen und weniger die zusätzlichen Möglichkeiten, die eine professionelle Lösung eröffnet“, erklärt Schahin Elahinija von Epson. Er rät dazu, sich von Experten beraten zu lassen. Etwa, ob sich durch ein gutes Zusammenspiel von Hard- und Software Geschäftsabläufe optimieren lassen.

Der Klassiker ist der Einsatz einer Texterkennungs-Software, kurz OCR (Optical Character Recogniton). Die so gescannten Texte lassen sich in Textverarbeitungsprogrammen weiterbearbeiten. Die meisten Hersteller liefern bei den Geräten dafür ein entsprechendes Tool mit. Auch bei der Archivierung kann man Abläufe optimieren. An einer Software für die Automatisierung oder Zugriffsverwaltung kommen die meisten Firmen dann aber nicht vorbei. Vor allem auch, wenn es um rechtliche Fragen geht – etwa bei der Gültigkeit für das Finanzamt (beispielsweise via
ergänzender elektronischer Signatur).

Anzeige
Anzeige

Individuelle und ganzheitliche Lösungen für Branchen oder sogar einzelne Kunden entstehen meist erst durch die Integration von Scan-Lösungen in Dokumenten-Management-Systeme (DMS) oder Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS). Für Geschäftskunden gibt es hierfür Komplettservices, die Hersteller in Kooperation mit Software-Experten oder spezialisierten Systemhäusern anbieten.

Apps als mobile Scanner
Ob Smartphone-Apps tatsächlich die mobilen Scanner ablösen, ist noch offen. Doch Apps wie CamScanner oder PDF Scanner Pro liefern mehr als nur ein Dokumentfoto. Wie mobile Scanner richten sie das Dokument so aus, dass keine Ränder entstehen. Einige Apps enthalten auch optische Texterkennung (OCR). Praktisch sind sie somit für Kassenzettel, Visitenkarten und Notizen.Dennoch sieht Martin Falk, Produktmanager bei Canon, die Apps nicht als Konkurrenz für mobile Scanner: „Der Markt für mobile Scanner wächst um jährlich circa zehn Prozent. Klar kann man heute mittels Apps von jedem Ort aus Dokumente digital erfassen. Das Fotoergebnis hängt aber beispielsweise stark von den Lichtverhältnissen ab und ist damit unsicher. Doch gerade im Businessbereich ist meist ein klares Bild gefordert – das können die leichten mobilen Scanner“, erklärt er.Bettina Eberhard, Marketing Manager bei Kodak Document Imaging, beobachtet etwas Anderes: „Wir sehen einen Rückgang bei mobilen Scannern, diese werden durch Smartphones und Tablets ersetzt“, stellt sie fest. Dennoch meint auch sie: „Wer hochwertige Dokumente benötigt, wird an richtigen Scannern nicht vorbeikommen“.

Fazit

Unternehmen verbessern mit der richtigen Digitalisierung von Dokumenten ihre Ökobilanz und senken die Kosten – etwa bei der Archivierung und Verwaltung von Dokumenten. Auch Workflows lassen sich beschleunigen. Gerade bei Abstimmungs- und Freigabeprozessen profitieren die Mitarbeiter, da sie alle auf das Dokument – und durch Cloud-Lösungen auch von überall aus – zugreifen können.

Letztlich entscheidet bei der Wahl des richtigen Scanners die konkrete Anwendung. Denn es gibt so viele verschiedene Nutzungsszenarien, dass sich eine allgemeine Kaufempfehlung weder für Branchen noch Unternehmensgrößen aussprechen lässt. Vielmehr lohnt sich der Gang zum Experten.

Mehr zu diesem Thema
Fast fertig!

Bitte klicke auf den Link in der Bestätigungsmail, um deine Anmeldung abzuschließen.

Du willst noch weitere Infos zum Newsletter? Jetzt mehr erfahren

Anzeige
Anzeige
3 Kommentare
Bitte beachte unsere Community-Richtlinien

Wir freuen uns über kontroverse Diskussionen, die gerne auch mal hitzig geführt werden dürfen. Beleidigende, grob anstößige, rassistische und strafrechtlich relevante Äußerungen und Beiträge tolerieren wir nicht. Bitte achte darauf, dass du keine Texte veröffentlichst, für die du keine ausdrückliche Erlaubnis des Urhebers hast. Ebenfalls nicht erlaubt ist der Missbrauch der Webangebote unter t3n.de als Werbeplattform. Die Nennung von Produktnamen, Herstellern, Dienstleistern und Websites ist nur dann zulässig, wenn damit nicht vorrangig der Zweck der Werbung verfolgt wird. Wir behalten uns vor, Beiträge, die diese Regeln verletzen, zu löschen und Accounts zeitweilig oder auf Dauer zu sperren.

Trotz all dieser notwendigen Regeln: Diskutiere kontrovers, sage anderen deine Meinung, trage mit weiterführenden Informationen zum Wissensaustausch bei, aber bleibe dabei fair und respektiere die Meinung anderer. Wir wünschen Dir viel Spaß mit den Webangeboten von t3n und freuen uns auf spannende Beiträge.

Dein t3n-Team

Stefan Pfeifer

Leider liegt es nicht so sehr an der Technik des Scannens sonder später an der Ablage in Unternehmen. Da hat man heutzutage echt tolle Lösungen (z.B.: Evernote) und man verwendet immer wieder einen Windows Ordner …

Antworten
ibyprivat

Einer der besten, ScanSnap, fehlt hier leider! Den gibt es auch von Evernote, völlig überteuert und dann NUR mit Evernote nutzbar…soviel zur neuen „Politik“ von EN. Wenn man den Scansnap frei kauft, erhält man ein Spitzengerät mit universeller Anbindung. Klasse Teil.

Antworten
Bernd

Wir nutzen für ein normales Belegaufkommen in unserer Firma für unser DMS amagno den CANON ScanFront 330. Gut ist hier, dass er als Netzwerkscanner keinen separaten PC benötigt, auf dem Scannersoftware läuft. Wäre für ein Evernote total überdimensioniert, aber für kleine Firmen ein gute Empfehlung.

Antworten

Melde dich mit deinem t3n Account an oder fülle die unteren Felder aus.

Bitte schalte deinen Adblocker für t3n.de aus!
Hallo und herzlich willkommen bei t3n!

Bitte schalte deinen Adblocker für t3n.de aus, um diesen Artikel zu lesen.

Wir sind ein unabhängiger Publisher mit einem Team von mehr als 75 fantastischen Menschen, aber ohne riesigen Konzern im Rücken. Banner und ähnliche Werbemittel sind für unsere Finanzierung sehr wichtig.

Schon jetzt und im Namen der gesamten t3n-Crew: vielen Dank für deine Unterstützung! 🙌

Deine t3n-Crew

Anleitung zur Deaktivierung
Artikel merken

Bitte melde dich an, um diesen Artikel in deiner persönlichen Merkliste auf t3n zu speichern.

Jetzt registrieren und merken

Du hast schon einen t3n-Account? Hier anmelden

oder
Auf Mastodon teilen

Gib die URL deiner Mastodon-Instanz ein, um den Artikel zu teilen.

Anzeige
Anzeige