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OpenAtrium: Schicke Intranet-Lösung auf Drupal-Basis

Drupal scheint prädestiniert für Intranet- oder Projektmanagement-Lösungen, doch hat es bis auf wenige Ausnahmen wie STORM oder CiviCRM noch kein System zu einer nennenswerten Bekanntheit und Verbreitung gebracht. Die neue Drupal-Distribution OpenAtrium tritt an, dies zu ändern.

6 Min. Lesezeit
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OpenAtrium ist eine Drupal-Distribution, die von der Washingtoner
Agentur Development Seed (DS) aus frei verfügbaren und selbst
entwickelten Drupal-Modulen zusammengestellt wurde. DS ist eine sehr
bekannte und angesehene Agentur, die für eine Vielzahl von
Organisationen tätig ist. Aus ihren Erfahrungen, Projekte international
verteilt eng mit ihren Kunden umzusetzen, entwickelte sich das DS-interne System „8 Trees“, das DS Mitte Juli nach umfangreicher Weiterentwicklung
als OpenAtrium veröffentlicht hat.

Funktionsübersicht

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OpenAtrium gibt sich in Bezug auf die angebotenen Funktionen derzeit
noch übersichtlich. Die aktuelle Version 1.0 Beta 3 besitzt sechs Kernfunktionen.
Dazu zählen ein Blog, ein Case-Tracker für die Projekt- und
Aufgabenverwaltung, ein Bereich für die strukturierte Ablage von
projektrelevanten Informationen, ein Kalender, eine Shoutbox und ein
Dashboard. Diese Grundbausteine sind für eine einfache Intranet- oder
Projektmanagement-Lösung mehr als ausreichend, gut aufeinander
abgestimmt und schlüssig präsentiert.

Das Blog fungiert als Nachrichtenzentrale einer jeden Gruppe und
bietet gewohnte Funktionen wie Dateianhänge, Kommentarfunktion und
Keyword-Tagging. Dazu kommt die Möglichkeit, auf Inhalte in einer Gruppe
zu referenzieren und Gruppenmitglieder direkt per E-Mail über neue
Posts zu benachrichtigen.

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Der Case-Tracker ist das Herz von OpenAtrium. Mit
ihm lassen sich Projekte und Aufgaben verwalten. Es können beliebig
viele Projekte in einer Gruppe verwaltet und mit Aufgaben versehen
werden. Projekte sind dabei reine Container. Aufgaben bestehen aus
einer Aufgabenbeschreibung, bieten aber zusätzlich die Möglichkeit,
diese Aufgabe einer Person aus der aktuellen Gruppe zuzuordnen sowie
mit Status, Priorität und Aufgabentyp zu versehen.

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Um Inhalte strukturiert und zentral zugänglich zu verwalten, gibt es
den Bereich „Documents“. Er bietet die Möglichkeit, Textinhalte mit
Anhängen anzulegen und hierarchisch strukturiert zu speichern. In
Drupal nennt sich diese Funktionalität „Buch“ und genauso verhält sich
das System. Es können beliebig viele Bücher mit Unterkapiteln
geschrieben und veröffentlicht werden. Dazu kommt eine Druckfunktion,
die es ermöglicht, ganze Bücher oder einzelne Kapitel zu
drucken. Für Übersicht in komplexen Strukturen sorgt ein
Inhaltsverzeichnis, das auf allen Inhaltsseiten verfügbar ist.

Ein weiteres Element ist der Kalender. In ihm lassen sich beinahe
alle im System auftretenden Ereignisse abbilden. Zu allererst dient er
aber dazu, Termine (Veranstaltungen, Projektmeilensteine, Aufgaben) in
einem Monatskalendarium darzustellen. Neben der Option, Termine händisch
in OpenAtrium zu erfassen, können auch iCal-Feeds importiert werden.
Die im Feed enthaltenen Termine werden dabei automatisch in
Termin-Inhaltselemente gewandelt. Beim Anlegen eines Termins können alle
Gruppenmitglieder automatisch über E-Mail informiert werden.

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Ähnlich
wie bei Twitter, können OpenAtrium-Nutzer über die so genannte Shoutbox kurze Statusmeldungen in der aktuell gewählten
Gruppe veröffentlichen. Die Shoutbox ist dabei immer zentral im
Dashboard einer Gruppe sichtbar. Meldungen könnten direkt über das
Dashboard oder den Shoutboxbereich gepostet, verwaltet und
durchsucht werden.

Das Group Dashboard ist das zentrale Verbindungselement zwischen
allen zuvor genannten Features einer Gruppe. Direkt nach dem Login wird
man zum Dashboard weitergeleitet. Hier werden alle relevanten
Ereignisse, die in einer Gruppe stattfinden, gebündelt dargestellt.
Dazu gehören Einträge im Blog und in der Shoutbox, eine Übersicht der
Projektdateien, neue und bearbeitete Dokumente, Kalendereinträge,
Kommentare und projektbezogene Aufgaben. Um nicht die
Übersicht zu verlieren, können Nutzer das Dashboard an ihre jeweiligen
Anforderungen anpassen.
Informationsbereiche können hierbei sowohl ein- und ausgeschaltet als auch in
der Position innerhalb des Dashboards verändert werden.

OpenAtrium erweitert Drupal

Das Kernkonzept hinter OpenAtrium sind so genannte Gruppen. Unter
Gruppen versteht OpenAtrium öffentliche oder private Teilbereiche
innerhalb einer OpenAtrium-Installation. Für Gruppen können jeweils
gesondert Funktionen, Gestaltung und Nutzer eingestellt werden. Wofür
man das Konzept der Gruppe nutzt, ist dem Nutzer überlassen. Es ist möglich, pro Kunden oder Abteilung eine Gruppe anzulegen, aber
auch pro Projekt. In beiden Fällen gibt es Vor- und Nachteile für die
Strukturierung der Daten.

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Interessant ist die Funktion, über mehrere Gruppen hinweg Informationen zu veröffentlichen. Auch Nutzer
(Kunden, Mitarbeiter) lassen sich in der zentralen Instanz von OpenAtrium pflegen und anschließend komfortabel einzelnen Gruppen zuordnen
und mit gruppenbasierten Rollen versehen. Gruppen, die nicht weiter
genutzt werden, können archiviert werden. Dies verhindert, dass Benutzer
neue Inhalte einfügen oder bestehende verändern. Archivierte Gruppen
lassen sich jederzeit wieder reaktivieren.

Innerhalb der Gruppen können benötigte Funktionen bequem ein- und
ausgeschaltet werden und einen der beiden Sichtbarkeitsmodi öffentlich
oder privat annehmen. Private Funktionalitäten und Beiträge sind dann
nur für Mitglieder der Gruppe sichtbar und nicht außerhalb. Eine
Vielzahl der Bildschirmausgaben lässt sich von allgemeinen
Darstellungen, etwa alle Aufgaben in einem Projekt, auf
personenbezogene Angaben umstellen. Das schafft Übersicht bei komplexen
Strukturen. Wer doch einmal den Überblick verloren hat, nutzt die
gruppenweite Suchfunktion.

Module für OpenAtrium

Die Basis für OpenAtrium bildet Drupal 6. Damit
einher gehen sämtliche Möglichkeiten, OpenAtrium zu erweitern und an
die eigenen Wünsche und Bedürfnisse anzupassen. Wer Funktionen vermisst
oder aus Drupal liebgewonnene Module nachrüsten möchte, kann dies mehr
oder minder uneingeschränkt tun. Aufpassen sollte man nur bei Modulen,
die Kernfunktionen für OpenAtrium zur Verfügung stellen.

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Viele Ergebnis-Listings und Seiten sind entweder über Views oder Content Construction Kit (CCK)
anpassbar. Über CCK können die Inhaltstypen (z. B. Blogpost, Profil oder
Kalendereintrag) um neue Eingabefelder (Kundennummer, Ansprechpartner,
Projektnummer) ergänzt oder bestehende Felder angepasst werden. Wer in
den Ausgaben Felder nicht benötigt, kann diese über Views ausblenden.

Daneben bietet das Unternehmen Development Seed eine Reihe von Modulen und APIs an, um
direkt neue Features für OpenAtrium zu entwickeln. Features lassen sich
über so genannte Featureserver direkt für Dritte zur Verfügung stellen und leicht installieren. Das Design von OpenAtrium ist
über Themes an Vorgaben anpassbar. Firmenlogo und Farben können direkt
in den Einstellungen für einzelne Gruppen gesetzt werden.

OpenAtrium als Kommunikationszentrale

OpenAtrium kann über die Projekt-Website oder auch über den
Git-Repository-Dienst GitHub bezogen werden. In beiden Fällen erhält
man OpenAtrium fertig verpackt zur Installation auf einem xAMP-Stack.
Die Anforderungen an das System sind dabei Drupal-typisch. Es genügt
ein Apache Server (2.x), PHP in Version 5.2.x sowie eine
aktuelle MySQL- oder PostgreSQL-Version. Um Probleme
bei der Ausführung von Drupal zu vermeiden, sollte das PHP-Memory-Limit
auf mindestens 128 MB gestellt werden. Wer OpenAtrium
lokal testen möchte, dem seien WAMP für
Windows, MAMP für den Mac oder XAMPP für Win, Mac und Linux
empfohlen. Sollten Schwierigkeiten bei der Installation von OpenAtrium
auftreten, hilft ein Besuch der OpenAtrium-Community [1] oder der deutschen Drupal-Community-Website
DrupalCenter.de.

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Die anschließende Konfiguration von OpenAtrium ist mehrschichtig
gestaltet. Zum einen ist OpenAtrium eine ganz normale Drupal-6-Distribution. Damit sind alle bekannten Einstellungsmöglichkeiten
vorhanden, wenn auch teilweise durch OpenAtrium verborgen. Nur der
erste Nutzer (user/1) bekommt wirklich alle Einstellungen zu Gesicht
und kann das System damit umfassend konfigurieren.

OpenAtrium bringt eine Reihe von Konfigurationsoptionen mit,
die sich nahtlos in die Oberfläche integrieren und die Arbeit mit dem
System flüssiger und runder wirken lassen. Dabei beschränkt sich der
Grad der Optionen immer auf das Notwendigste.

Fazit

Auf den ersten Blick ist OpenAtrium nicht die
funktionsreichste Software auf dem Markt. OpenAtrium ist eher Plattform
und bietet sich damit als einfach zu erweiterndes Werkzeug für
Freelancer oder kleine Agenturen an. Die reiche Auswahl an Modulen und
die sehr umtriebige Community bieten OpenAtrium eine sehr gute Basis
für stetiges Wachstum.

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Wer auf der Suche nach einer ausbaufähigen (drupalbasierten)
Open-Source-Intranet- oder Projektmanagementlösung ist, wird an
OpenAtrium sicher seinen Spaß haben. Unsere Agenturlösung wird bereits
eingemottet.

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