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Optimierte redaktionelle Workflows: TYPO3 4.0: Workspaces

Mit der neuen TYPO3-Version stehen einige Neuentwicklungen und Änderungen hinsichtlich der Handhabung verschiedener Versionen von Seiten und Inhalten zur Verfügung. Dabei ist vor allem das im TYPO3-Kern implementierte Konzept der so genannten „Workspaces” zu nennen, welches unter anderem mit dem Ziel antritt, einen einfachen und kontrollierbaren Redaktions-Workflow abzubilden.

7 Min. Lesezeit
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Die Idee, die dahinter steht ist, einerseits die Versionierung der
Inhalte für die Benutzer auf einem transparenten Weg zugänglich zu
machen und andererseits den Überarbeitungsprozess mit einem einfachen
Freischaltprozess zu unterstützen. Dieser Artikel stellt das hinter den
Workspaces stehende Konzept und dessen Umsetzung vor, das bereits
in Kasper Skårhøjs Keynote auf der TYCON3-Konferenz für
Aufmerksamkeit gesorgt hat.

Bisherige Schwachpunkte bei der redaktionellen Überarbeitung

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TYPO3 besticht schon immer durch seine ausgefeilte Handhabung der
Inhalte und die effiziente Anpassung der Ausgabe. Eine Schwäche
gegenüber Wettbewerbssystemen offenbarte sich jedoch bisher, wenn es um
die Kontrolle des Veröffentlichungszyklus ging. Bis zur Version 3.7
konnte eine Überarbeitung der Seiten und Inhalte ausschließlich
direkt an den veröffentlichten Inhalten durchgeführt werden. In der
Praxis führte dies oft zu lästigen Kopieraktionen, deren Handhabung den
Benutzern nicht immer leicht zu vermitteln war. Auch die TYPO3-eigene
Workflow-Erweiterung („sys_workflow“/„sys_todo“) konnte hier aufgrund
ihrer fehlenden Unterstützung für bereits bestehende Seiten und Inhalte
bisher keine wirkliche Abhilfe schaffen.

Versionierung als Grundlage der Workspaces

Wer mit der Entwicklung von TYPO3 vertraut ist weiß, dass TYPO3
seit Version 3.8 im Kern über eine Schnittstelle zur Versionierung von
Seiten beziehungsweise Inhalten verfügt. Zu ihrer Nutzung steht mit der
Erweiterung „Version-Management” (Extension-Key „version”) bereits seit
der Version 3.8 eine Benutzeroberfläche zur Verfügung. Die
Versionierung bildet auch die Grundlage der Workspaces.

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Die Versionierung ermöglicht es, verschiedene Versionen von Seiten und
Inhalten zu erzeugen und zu verwalten. Dabei sind drei verschiedene
Versionierungsmodi zu unterscheiden: Der Modus „Branch“ versioniert
komplette Seiten-(Teil-)Bäume, „Page“ die Seite und die darauf
abgelegten Datensätze, „Element“ versioniert nur einzelne Datensätze.
Über den Eintrag „versioning“ im Klickmenü wird ein entsprechendes
Backend-Modul aufgerufen, in dem die verschiedenen Versionen erzeugt
oder verwaltet werden können. Auf die, nicht trivialen, Details und
Implikationen hinsichtlich der verschiedenen Versionierungsmodi, unter
anderem auch hinsichtlich der Konsistenz von Links und Referenzen, wird
in der Dokumentation zu den Workspaces [1] detailliert eingegangen.

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Mit den Workspaces wird die Handhabung der Daten nun um ein weiteres
Merkmal erweitert: Jede Version eines Datensatzes ist eindeutig einem
so genannten Workspace zugeordnet. Jeder Workspace verfügt dabei über
eine eigene Ansicht des Seitenbaums, welche man auch als virtuellen
Seitenbaum bezeichnen könnte. Dabei sind die drei verschiedenen Arten
von Workspaces, als „Live“, „Draft“ und „User“ bezeichnet, zu
unterscheiden.

Die Workspaces: „Live“, „Draft“ und „User“

Die Workspaces „Draft“ und „Live“ stehen ab der Version 4.0
standardmäßig in jeder TYPO3-Installation zur Verfügung, ohne dass dazu
eine weitere Benutzerinteraktion notwendig ist. Im Live-Workspace werden die Seiten und Inhalte, wie sie auf der
Webseite (Frontend) veröffentlicht sind, verwaltet. Bearbeitungen im
Live-Workspace wirken sich damit wie bisher unmittelbar auf die
veröffentlichten Seiten und Inhalte aus. Der Live-Workspace entspricht
damit exakt dem Verhalten einer altbekannten TYPO3-Umgebung.

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Auch der Draft-Workspace stellt sich für den Benutzer, bis auf eine
zusätzliche Bezeichnung oberhalb des Seitenbaums, wie bekannt
dar.
Innerhalb des Draft-Workspace wird zunächst der Seitenbaum samt Inhalt
eingeblendet, wie er auch dem Live-Baum entspricht. Sobald jedoch im
Draft-Workspace auf einem der üblichen Wege eine Änderung vorgenommen
wird, erzeugt TYPO3 automatisch eine neue Version des Elements, ohne
die Live-Inhalte zu verändern. Im Draft-Workspace wird dazu der
Versionierungsmodus „Element“ verwendet. Zusätzlich steht im
Seitenmodul auch ein Button „New
version of Page” zur Verfügung, mit
dessen Verwendung der Versionierungsmodus „Page“ ausgelöst wird. Sobald
eine Seite von der Live-Version abweicht, wird eine farbliche
Kennzeichnung vorgenommen. Dabei
dienen die farblich unterschiedlichen
Markierungen zur Verdeutlichung der verschiedenen Versionierungsmodi
„Branch“, „Page“ und „Element“, wie sie oben bereits bei der
Versionierung
angesprochen wurden. Das Schöne und Neue: Der Redakteur braucht sich im
Draft-Workspace nicht explizit um eine Versionierung bemühen, weil
TYPO3 diese automatisch vornimmt. Auf die Implikationen und
Besonderheiten hinsichtlich der verschiedenen Überarbeitungsmodi wird
in der Dokumentation in [1] eingegangen.

Neben den bereits standardmäßig vorhandenen Draft- und
Live-Workspaces sind auch individuelle User-Workspaces vorgesehen. Für
deren Nutzung sind entsprechende Konfigurations-Datensätze auf der
Root-Seite anzulegen. Die User-Workspaces bieten gegenüber dem
Draft-Workspace einige zusätzliche Möglichkeiten, beispielweise für
eigene Datenbank-Mounts, Datei-Mounts und Rollenzuweisungen für den
Veröffentlichungsprozess. Außerdem sind automatisierte Publizierungen via
cronjobs oder eine Einschränkung auf bestimmte Versionierungsmodi
vorgesehen. Nur in einem User-Workspace ist es möglich, auf das
Dateilistenmodul und damit das Dateimanagement zuzugreifen. Dazu muss
ein expliziter Filemount im User-Workspace angelegt werden. Dies ist
erforderlich, da das Dateimanagement nicht von der Versionierung
erfasst wird und nur so Wechselwirkungen mit der Live-Version
ausgeschlossen werden können. Derzeit müssen die User-Workspaces noch
von Administratoren angelegt werden.

Die für einen Benutzer zugreifbaren Workspaces sind über eine
Selectbox im Shortcut-Frame am unteren Rand des TYPO3-Backends wählbar.
Durch die Wahl eines dieser Workspaces in der Selectbox wird das
gesamte TYPO3-Backend neu geladen. Der jeweils aktuell verwendete
Workspace wird dabei zur Orientierung oberhalb des Seitenbaums
angezeigt.

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Workspaces und Zugriffsrechte

Über ein zusätzliches Feld bei den Backend-Benutzergruppen
beziehungsweise Benutzern wird die Rechtevergabe zum
Zugriff auf den Live- oder Draft-Workspace einzeln festgelegt. Die
Berechtigung „Edit Live” entpricht der bisherigen Arbeitsweise.
Sollen Benutzer die Möglichkeit haben Seiten zu veröffentlichen, muss
ihnen dieses Recht eingeräumt werden. Benutzer mit ausschließlichem
Zugriff auf den Draft-Workspace können die Inhalte zwar bearbeiten,
nicht jedoch veröffentlichen. Die dritte Option zur Anlege-Berechtigung
von User-Workspaces ist derzeit noch nicht implementiert. Auch
in den Workspaces sind zur Bearbeitung weiterhin die
üblichen Seitenzugriffsrechte gültig und zu beachten. In
der Dokumentation [1] wird detailliert auf die Implikationen der
einzelnen Rechte und ihre Auswirkungen hinsichtlich der einzelnen
Arbeitsschritte im Veröffentlichungsprozess eingegangen.

Veröffentlichung und Bearbeitungsstatus

Über die Module Web/Versioning oder Benutzer/Workspace werden die
verschiedenen Versionen der Elemente gegenübergestellt. Das Modul
Web/Versioning stellt dabei jeweils einzelne Seiten dar, während
Benutzer/Workspace Änderungen über den kompletten Seitenbaum verfolgt
und zusätzliche Optionen, beispielsweise zur Anzeige von Änderungen, zur
Verfügung stellt. Aus diesen Modulen heraus ist
eine direkte Veröffentlichung möglich. Dazu benötigt der Benutzer allerdings
entsprechende Rechte zur Bearbeitung des Live-Workspace.

Bei der Veröffentlichung stehen zwei Verfahren, „Publish” und
„Swap”,
zur Verfügung. Bei „Publish” wird die Version veröffentlicht, während
die derzeitige Live-Version in einen Archivstatus versetzt wird. Bei
„Swap” werden Live- und Draft-Version getauscht. Gedacht ist dies
beispielweise für temporäre Sondereditionen, bei denen später wieder
zur Ursprungsversion zurückgekehrt wird. Neben der direkten
Veröffentlichung kann auch der Status des
Dokuments („controls”)
während des Veröffentlichungszyklus gesetzt
werden. Die
Seiten und Inhalte verfügen nunmehr über ein Flag bezüglich
ihres Status im Veröffentlichungszyklus. „editing” steht dabei für
Elemente in Bearbeitung, „review” für Elemente im Prüfungsstatus,
„publish” für Elemente, die bereits zur Veröffentlichung freigegeben
sind und „rejected” für Elemente, die wieder in den„editing”-Status
überführt werden sollen. Bei der Statusänderung eines Datensatzes
über eines der Controls neben dem aktuellen Status kann auch jeweils
ein Kommentar eingegeben werden. Das Statusprotokoll samt Kommentaren
wird bei einem „mouseover” in einem kleinen Bubbleup angezeigt. Leider
ist es derzeit ausschließlich in einem User-Workspace möglich,
den Zugriff auf die verschiedenen Stati auch an bestimmte
Benutzergruppen zu binden. Es ist damit aber – zumindest in den
User-Workspaces – möglich, einen einfachen redaktionellen
Workflow samt
Rollenverteilung für Review und Publizierung zu realisieren.

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Seitenvorschau

Wird in einem Draft- oder User-Workspace über das Kontextmenü (Lupe)
die Seitenvorschau im Frontend aufgerufen, so wird ein dreigeteiltes
Frameset aufgebaut, in dem Links übereinander die Frontend-Ansichten der
aktuellen Live- und der Draft-Version gegenübergestellt werden. Daneben
befindet sich ein Backend-Modul zur Verwaltung, um das Veröffentlichen
beziehungsweise Setzen des jeweiligen Seitenstatus zu ermöglichen.

Fazit

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels ist die BETA-Version in
eine erste offizielle Testphase gegangen. Bis zur Veröffentlichung der
Version 4.0 Ende Januar 2006 werden möglicherweise noch einige
Änderungen vorgenommen werden. Um eine möglichst anwendergerechte und
fehlerfreie Handhabung zu gewährleisten, sollten nach Möglichkeit
bereits jetzt auf breiterer Basis Testinstallationen durchgeführt
werden und Feedback über die Mailinglisten oder den Bugtracker gegeben
werden.

Die Umsetzung der Workspaces verspricht zum jetzigen Zeitpunkt eine
neue Ära in der Benutzung von TYPO3 einzuläuten. Verschiedene Versionen
der Inhalte können damit auf einfache Art und Weise erzeugt und
verwaltet werden. Mit den Workspaces ist auf jeden Fall eine sehr
komfortable Überarbeitung der Inhalte unter Beibehaltung der bereits
veröffentlichten Live-Inhalte möglich. Dadurch wird die
technisch eingesetzte Versionierung für einen Redakteur auf einfache
und intuitive Art und Weise nutzbar. Für die Revision und
Veröffentlichung stehen entsprechende Backend-Module zur Verwaltung und
Handhabung der Inhalte aus den Live- und Draft-Workspaces bereit. Bei
entsprechender Konfiguration kann das eigentliche Veröffentlichen von
Seiten und Inhalten auch auf bestimmte Nutzergruppen
eingeschränkt sowie ein kontrollierter Redaktions-Workflow abgebildet
werden.

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Allerdings erfordert das neue Workspace-Konzept für Administratoren
eine gewisse Einarbeitungszeit, um wirklich effizient damit arbeiten zu
können. Leider scheint die Benutzerführung derzeit noch nicht überall
konstant. Der Versionierungsmodus „Branch“ scheint derzeit nur über
das Klickmenü „versionierung“ verwendbar zu sein. Solche kleineren
Wehwehchen sollten bis zur endgültigen Freigabe der Version 4.0 noch
ausgemerzt werden. Auch für Extension-Entwickler ergeben sich einige
Implikationen die beachtet werden müssen, um eine Extension mit dem
Workspace-Konzept kompatibel zu machen.

Eine spannende Frage zur weiteren Entwicklung wird sicherlich sein,
wie sich die beiden derzeit noch nicht verknüpften Ansätze der
Workflow-Extension und Workspaces entwickeln werden, und ob möglicherweise eine
Integration der Workspaces in das native Workflow-System vorgenommen
wird. Eine Entscheidung wird sicherlich auch abhängig von dem
Benutzerfeedback auf den Release 4.0 sein.

Unbedingt beachtet werden muss bei der Versionierung beziehungsweise
auch bei den Workspaces, dass einige MySQL-Versionen 3.x.y. möglicherweise
Probleme verursachen und nur MySQL-Versionen größer 4.0.18 verwendet
werden sollten. Von Mathias Schreiber (WMDB) gibt es einen Patch [2], der die Probleme mit einigen älteren MySQL-Versionen behebt.

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