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Arbeitswelt

Zwischen Agenturen und Freelancern steht das Recht: Über das Leben in offenen Beziehungen

Für das Tagesgeschäft in Agenturen sind freie Mitarbeiter fast selbstverständlich. Die „Freien“ stellen ihnen sehr flexibel spezifisches Fachwissen zur Verfügung. Läuft dabei alles planmäßig, steht am Ende eine angemessene Entlohnung. Was muss dafür aber bedacht werden und was bedarf einer ausdrücklichen Regelung?

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Ein neuer Kunde oder ein neuer Auftrag ist akquiriert, doch Kompetenzen fehlen im eigenen Haus oder alle eigenen Mitarbeiter sind ohne freie Ressourcen. Es folgt ein Blick auf das persönliche Netzwerk, Anrufe werden getätigt, Gelder versprochen, Briefings per Mail versendet und schon geht es los. Dass die auf diese Weise organisierten Projekte nicht zwingend scheitern müssen, zeigt die tägliche Praxis. Es kann aber nicht übersehen werden, dass oftmals auch unterschiedliche Auffassungen und Erwartungen zwischen den Beteiligten zu Missstimmungen führen, die eine Fortführung der Zusammenarbeit gefährden. Gerade bei größeren Projekten ist deshalb ein Vertrag oft sinnvoll.

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Bei der Ausgestaltung möglicher Vertragswerke sind grundsätzlich zwei verschiedene Formen zu unterscheiden: Einzelverträge und Rahmenverträge. In sogenannten Einzelverträgen werden für jeden einzelnen Auftrag Art und Umfang der vom freien Mitarbeiter zu erbringenden Leistungen festgelegt und inhaltlich klar umrissen. Was sich hier wie selbstverständlich liest, ist in der Praxis eine wahre Herausforderung. Das grundlegende Problem liegt darin, dass oftmals erst im Verlauf eines Projekts die genauen Parameter dafür erkennbar werden, die die oft sehr flexibel zu gestaltenden Vereinbarungen nötig machen. Den flexibelen Lösungen steht dann das oft starre Konstrukt schematischer Musterverträge entgegen. Kommt es zur wiederholten Beauftragungen, werden regelmäßig in sogenannten Rahmenverträgen „übergeordnete“ Bedingungen festgeschrieben. Sie werden dann formularmäßig nach entsprechender Vereinbarung als gültige Vertragsbestandteile in alle noch abzuschließende zukünftige Einzelverträge einbezogen. Einer weiteren gesonderten Absprache bedarf es dann nicht. Den Rahmenverträgen gilt an dieser Stelle das Hauptaugenmerk.

Anspruchslos verbunden

Ein Rahmenvertrag mit einer Agentur stellt so etwas wie eine „gute Option“ dar. In aller Regel wird sich die Agentur für jedes neue Projekt ungeachtet geschlossener Vereinbarungen die Wahl der einzusetzenden freien Mitarbeiter offen halten wollen. Das findet sich vertraglich in Klauseln zur sog. Abschlussfreiheit manifestiert. Danach besteht bei entsprechender Formulierung kein Zwang für die Agentur, einem bestimmten Freelancer einen bestimmten Auftrag zu übertragen. Freie Mitarbeiter sollten daher darauf achten, dass ihnen wenn schon keine Exklusivität, so doch wenigstens gleiches Recht zugestanden wird. So können auch sie ohne Angaben von Gründen Anfragen der Agentur ablehnen, ohne die Rahmenvereinbarung als solche zu gefährden.

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Einen großen Regelungsblock stellen die Ausführungen zum sozialversicherungsrechtlichen Status des freien Mitarbeiters dar. Das gilt auch dann noch, wenn durch die Ich-AG-Initiierungen der letzten Bundesregierung die Gesetzgebung zur Scheinselbstständigkeit in den Hintergrund trat. Die zugrunde liegenden Regelungen bestehen nach wie vor in zentralen Bereichen fort. Im Kern geht es hier vertragstextlich wie in der realen Ausgestaltung der

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Zusammenarbeit darum, deutlich herauszuarbeiten, dass der freie Mitarbeiter wirklich „frei“ beruflich agiert. Dazu gehört, dass er als selbstständig Tätiger einzustufen ist, sich entsprechend versichert (im Bereich Design gegebenenfalls als selbstständiger Künstler nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz), Einkünfte versteuert und einiges mehr. Dazu zählt insbesondere auch, dass er Arbeiten in der Regel mit eigenen Arbeitsmitteln in eigener Verantwortung ausführt und ihn keine Weisungs- oder Direktionsrechte von Seiten der Agentur treffen. Letzteres heißt freilich nicht, dass der Freelancer keinerlei inhaltliche und fachliche Vorgaben zu beachten hätte, die sich aus dem jeweiligen Auftrag ergeben. Das Gegenteil ist der Fall: Auch wenn er nicht an feste Arbeitszeiten gebunden ist, sind etwa zeitliche Erfordernisse und Terminierungen, die sich aus dem jeweiligen Auftrag ergeben, selbstverständlich bindend.

Kundenkontakte unerwünscht

Besonders heikel sind verbindliche Regelungen bezogen auf projektbedingte Verbindungen zu Dritten. Zu denken ist vor allem an die Kontakte zu Auftraggebern und Kunden. Die Agenturen bestellen zumeist aus dem Pool fester Mitarbeiter eine Person als Bindeglied und Vermittler zwischen Auftraggeber und freiem Mitarbeiter. Unterstützt wird diese Positionierung oftmals durch Vertragsklauseln, nach denen es dem Freelancer untersagt ist, direkten Kontakt zum Kunden aufzunehmen.

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Was auf dem Papier machbar erscheint, ist im Agenturalltag häufig kaum durchzuhalten. Passgenaue Adaptionen erfordern einen hohen Abstimmungsgrad. Ist der „Vermittler“ dann temporär nicht erreichbar, ist das Grundprinzip schnell hinfällig, vor allem dann, wenn die Arbeit nicht stocken soll. Für den freien Mitarbeiter ergibt sich daraus ein gewisses Risiko. Das Halten eines engen Kontaktes zur Agentur und Abstimmungen zum weiteren Vorgehen, zumindest aber entsprechende Hinweise sollten in diesem sensiblen Feld obligatorisch sein. Alleingänge im Kundenumfeld sollten auf das unverzichtbare Maß beschränkt werden. Je qualifizierter und inhaltlich umfassender der Beitrag des freien Mitarbeiters an dem Gesamtauftrag ist, umso wichtiger wird grundsätzlich die Einräumung flexibler Handlungsoptionen auch im Zusammenhang mit Kundenkontakten.

Eine weitere, in der Praxis wichtige Gestaltungsmöglichkeit bietet die Frage nach der „Höchstpersönlichkeit“ der Leistungserbringung. Wenn möglich, sollte in den Vereinbarungen niedergeschrieben werden, dass es freien Mitarbeitern gestattet ist, sich in ihrer Arbeit durch ebenso fachlich qualifizierte Dritte unterstützen zu lassen – im juristischen Jargon heißt das, sich entsprechend qualifizierter „Erfüllungsgehilfen zu bedienen“. Im Grundsatz ändert das aber nichts im Verhältnis zur Agentur in Bezug auf die Haftung für das Arbeitsergebnis sowie die sach- und termingerechte Auftragserfüllung. Hat der Freie sich in einem besonderen Feld bereits einen Namen gemacht und wird Ausführung durch „eigene Hand“ zugesichert, sollte sich das auch in der Honorargestaltung widerspiegeln.

Käuflichkeit im Stundentakt

Dass die erbrachte Arbeitsleistung zu vergüten ist und das zu einem regelmäßig zuvor festgesetzten Stundenhonorar, ist den Beteiligten zumeist klar. Fraglich sind die genauen Parameter der Honorargestaltung. Ist keine pauschale Vergütung vereinbart und wird wie üblich eine stundenbezogene Honorierung festgelegt, gibt es Herausforderungen in zwei Richtungen: Zum einen sollte die Rahmenvereinbarung möglichst klar umreißen, wann, wie oft und in welcher Form Leistungsnachweise etwa in Gestalt gegenzuzeichnender Stundenübersichten zu erbringen sind. Das ist vor allem immer dann angeraten, wenn kein Gesamtbudget für die zu leistenden Arbeiten spezifiziert wurde. Zum Ende der Zusammenarbeit drohen sonst regelmäßig Streitigkeiten um die Angemessenheit der „verbrauchten“ Zeitansätze bezogen auf das präsentierte Ergebnis. Zum anderen ist insbesondere bei größeren Projekten der Zeitpunkt der Rechnungsstellung sowie der Honorarzahlung – freilich auch die Zahlung von Teilbeträgen – verbindlich festzulegen (z. B. „Die vereinbarte Vergütung wird jeweils zum Monatsende fällig. Die Auszahlung erfolgt unbar.“). Fest umschriebene Abschlagszahlungen bieten eine probate Alternative für die Sicherstellung eines angemessenen Geldflusses respektive der gegebenenfalls aufzuschlagenden Mehrwertsteuer.

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All inclusive – Honorare und Haftung

Oft übersehen wird eine Regelung betreffend den Ersatz von Kosten und Aufwendungen. Nachvollziehbarer Ansatz aus Sicht der Agenturen ist, dass jedweder Anspruch mit der Honorarzahlung abgegolten ist. Hiergegen ist nichts einzuwenden, wenn der entstehende Aufwand (Reisekosten, Kosten der technischen Ausstattung, Telekommunikationsleistungen etc.) bei Vertragsschluss recht genau benennbar ist und er sich in entsprechender Höhe im Honorar widerspiegelt.

Ein Hinweis auf die gängige Verabredung von Rückzahlungspflichten, etwa im Falle von Honorarüberzahlungen, soll dieses Themenfeld abrunden. Eines darf dabei nicht außer Acht bleiben: In dem verabredeten Honorar „steckt“ häufig die gleichzeitige Abdeckung weiterer geldwerter Rechte. Wird etwa durch die Tätigkeit des freien Mitarbeiters an den Arbeitsergebnissen ein Urheberrecht begründet, so werden in aller Regel formularmäßig die ausschließliche Nutzung sowie jedwede Vergütung hieraus allein dem Auftraggeber zugeschrieben. Bei entsprechender Einräumung weit reichender Rechte ist auch hier die Höhe des Honorars anzupassen. Sind ausschließliche Nutzungsrechte wirksam eingeräumt, ist eine weitere Nutzung der Arbeitsergebnisse durch andere interessierte Auftraggeber regelmäßig dauerhaft ausgeschlossen.

Auch Vereinbarungen zu Haftungsfragen bieten diverse Gestaltungsoptionen. Für den Freelancer besonders vorteilhaft stellen sich Regelungen dar, die sich im gesetzlich umrissenen Mindestrahmen bewegen. Danach haftet der freie Mitarbeiter dem Auftraggeber für Schäden, die er im Rahmen der Auftragstätigkeit zufügt, nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Das Postulat der Privatautonomie lässt hier aber Abweichungen zu, von der in der Praxis auch rege Gebrauch gemacht wird. Die Spannbreite reicht von der Verpflichtung zum Abschluss und Nachweis einer Haftpflichtversicherung bis hin zu detaillierten Regelungen zur Gewährleistung, Haftungsbeschränkungen (soweit rechtlich zulässig), Regelungen für Schäden durch Zeitüberschreitungen und/oder Folgeschäden. Hier ist etwa an den Ersatz von entgangenem Gewinn oder Schäden aus Betriebsunterbrechungen des Auftraggebers zu denken. Wichtig ist, wo immer möglich, einen etwaigen Schadensersatzanspruch nicht der Höhe nach unbestimmt zu lassen, sondern klar zu begrenzen, zum Beispiel auf die Höhe des verabredeten Gesamthonorars. Sollte es zu einer entsprechenden Einstandspflicht kommen, wäre das schmerzhaft, aber immer noch glimpflicher als eine nach oben unbegrenzte Haftung.

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Niemand darf von uns erfahren

Verschwiegenheit ist eine Tugend. Oftmals mit einer Vertragsstrafe beschwert, verpflichtet sich der freie Mitarbeiter, über ihm im Rahmen seiner Tätigkeit zur Kenntnis gelangende geschäftliche Angelegenheiten und Vorgänge, insbesondere auch bei Vertragsbeendigung, Stillschweigen zu bewahren.

Eine besondere Problematik liegt in der Erlaubnis, Auftraggeber mit vornehmlich klingenden Namen als Referenzkunden unter näherer Bezeichnung auf den eigenen Webseiten anzugeben. Oft wird das durch Agenturen vertraglich unterbunden. Auch wenn das nicht der Fall ist, sollte dennoch mit Fingerspitzengefühl und Vorsicht formuliert werden, damit es bei einer Tatsachendarstellung bleibt („Programmierung im Auftrag der Agentur xy für das Unternehmen z“). Da Referenzen für Freiberufler unverzichtbar sind, sollte hier möglichst schon bei Auftragsannahme eine einvernehmliche Sprachregelung zwischen Agentur und freiem Mitarbeiter verbindlich verabredet werden.

Der Kunde gehört mir

Mit einigen Worten zur Vereinbarung von Wettbewerbsverboten schließt dieser erste Überblick. Die Optionen reichen hier von Regelungen, etwa weitere Verträge mit anderen Auftraggebern während der Laufzeit des Agenturvertrages nur dann abzuschließen, wenn es sich bei den Auftraggebern nicht um Mitbewerber der Agentur handelt, bis hin zu Verboten, den Kunden der Agentur eigenmächtig zu kontaktieren oder per E-Mail auf neue Handlungsfelder aufmerksam zu machen.

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Zusammenfassend ist der Gestaltungsspielraum sehr weit reichend. Es gilt, ein ausgewogenes Vertragswerk zu gestalten, das sich an den persönlichen Kompetenzen sowie anderen Gegebenheiten orientiert und so von Professionalität und Klarheit geprägt ist. Dabei sollte folgendes beherzigt werden: Der günstigste Zeitpunkt, kritische Fragen zu besprechen und einvernehmlich zu klären, liegt immer vor Aufnahme der Arbeiten. Die Investition, sich im Vorfeld gegebenenfalls vertragsrechtlich beraten zu lassen, um den Besonderheiten des Einzelfalles Rechnung zu tragen, erweist sich oftmals als sinnvoll und lohnend.

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