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Arbeitswelt
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Unmenschliche Lifehacks: Warum GTD, ZTD und andere Produktivitätsansätze so häufig scheitern

Alles geplant, aber nichts erledigt - kommt Ihnen das bekannt vor? Jeder von uns müsste eigentlich jeden Tag perfekt organisiert verbringen. Schließlich gibt es genügend Ratgeber, die uns haarklein erzählen, was wir dafür zu tun und zu lassen haben. Dieser Artikel zeigt, warum viele trotzdem immer wieder gegen das Chaos ankämpfen müssen – und welche Antworten darauf die neuesten Ratgeberbücher haben.

7 Min. Lesezeit
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Und, heute schon richtig was weggeschafft? Wenn man den Hype der letzten drei Jahre um Produktivität gerade auch im Web und insbesondere der Blogosphäre verfolgt hat, sollte an dieser Stelle eigentlich niemand ein schlechtes Gewissen bekommen. Im Gegenteil, wenn man uns nach unserem Tagesablauf fragt, sollten wir alle in etwa wie folgt antworten:

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Morgens stehen wir nach acht Stunden Tiefschlaf gegen 4:30 Uhr auf und arbeiten als erstes eine Stunde an der wichtigsten Aufgabe des Tages. Dann gehen wir laufen, duschen und nehmen ein reichhaltiges Frühstück zu uns, bevor wir den Rest unserer Familie wecken.

Anschließend checken wir zum ersten Mal unseren E-Mail-Eingang und arbeiten alles durch. Den Rest des Vormittags beschäftigen wir uns streng nach der 48-12-Regel (48 Minuten arbeiten, 12 Minuten surfen) mit den drei wichtigsten Aufgaben für den Tag, bevor wir in einer halben Stunde, weil sorgfältig geplant, unsere Einkäufe erledigen.

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Gegen 16:00 Uhr wird es Zeit, ein zweites Mal einen Blick auf die E-Mail-Eingangsbox zu werfen und ein paar Mails zu bearbeiten. Danach erledigen wir gebündelt alle Anrufe für den Tag. Und weil es unsere frisch antrainierten Gewohnheiten so wollen, legen wir dabei automatisch auch noch die Wäsche zusammen, gefolgt von je einer halben Stunde Meditation und Feeds lesen.

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Am Ende des Tages streichen wir zufrieden alle erledigten Aufgaben von unser elektronisch verwalteten und über alle Rechner und Gadgets synchronisierten To-Do-Liste. Noch schnell die drei Meilensteine für morgen bestimmt und schon geht auch dieser äußerst effektive und effiziente Tag zu Ende.

An dieser Stelle setzt bei den meisten von uns Resignation ein, denn auch drei Jahre später scheint außer den Autoren unserer Lieblingsbücher und -blogs niemand in der Lage zu sein, dieses propagierte Leben Realität werden zu lassen. So sehr wir auch versuchen, Alltagschaos und Prokrastination durch Lifehacks, Gewohnheiten und Selbstdisziplin zu bekämpfen, so frustriert sind wir nach jedem neuen Versuch, der scheitert.

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Das Problem: Der Mensch als Maschine

Lasst uns einen Schritt zurück machen, um das Ganze zu betrachten und ein paar grundsätzliche Probleme in unserer Herangehensweise zu identifizieren.

Ich bin immer wieder fasziniert von unserem Produktivitätsglauben. Wir wollen immer mehr in immer kürzerer Zeit „erledigt bekommen“, um dann noch mehr Zeit dafür zu haben, noch mehr zu schaffen. Äußerst interessant finde ich in diesem Zusammenhang den Begriff „Lifehacks“. Hacks seien hier einmal grob als Tricks definiert, mit denen man eine Maschine dazu bringt, Dinge zu tun, die eigentlich nicht vorgesehen waren oder an die man bei der Entwicklung zumindest nicht gedacht hat.

Nun hat sich für Produktivitätstricks der Begriff „Lifehacks“ eingebürgert und enthüllt damit das Verständnis, das wir unbewusst beim Thema Arbeit von uns selbst haben: Wir sehen uns als Maschinen. Wir glauben, dass es nur die richtige Bedienung und ein paar Hacks braucht, um uns zu deutlich effizienteren Maschinen zu machen und den produktiven Output zu erhöhen. Wie Ingenieure stehen wir an der Produktionsstraße, betrachten uns selbst wie Fertigungsroboter und suchen nach Optimierungspotenzial. Wenn wir selbst nicht mehr weiterkommen, müssen Consultants wie David Allen (Getting Things Done) oder Leo Babauta (Zen to Done) her, damit unser Produktivitätsfaktor wettbewerbsfähig bleibt.

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Maschinendenken in der Wissensgesellschaft

Meine These ist, dass dieses Verständnis eine unbewusste Reaktion auf den Verlust der einfachen Produktivitätsmessbarkeit in der Industriegesellschaft ist, die bei der Ablösung durch die Dienstleistungs- beziehungsweise Wissensgesellschaft entsteht. Wir sind über Generationen geprägt worden, unseren Wert als Arbeiter in der Größe unseres Outputs in einem bestimmten Zeitraum zu messen. Mit dem Wandel zur Wissensgesellschaft rückten Werte wie Kreativität und Wissensanwendung in den Fokus, die sich nicht mehr mit den Skalen Zeit und Einheiten messen lassen. Wir haben unseren Bezugspunkt verloren und suchen ihn nun in den Lifehacks, die das Maschinendenken der Industriegesellschaft in die Wissensgesellschaft übertragen und uns zu vermitteln versuchen, wie wir produktive „Wissensmaschinen“ werden können.

Das ist sehr schade, denn aus meiner Sicht hat gerade das Hervortreten von Kreativität und Wissen als ausschlaggebende Faktoren uns unsere Menschlichkeit in der Arbeitswelt zurückgegeben. Plötzlich sind unsere menschlichen Fähigkeiten in der Arbeitswelt gefragt. Unser Ziel sollte es da doch sein, diese zur vollen Geltung zu bringen, statt sie wieder in ein industrielles Schema zu zwängen. Ich hole mir ja auch nicht einen Designer für die Gestaltung einer Webseite, um ihn seine Designs dann in einem Texteditor erstellen zu lassen. Trotzdem braucht auch ein Designer bestimmte Rahmenbedingungen und Vorgehensweisen, um seinen Job machen zu können. Inspirationsquellen wie Bildbände, Ausstellungen oder Screenshotsammlungen helfen ihm, Ideen für erste Richtungen zu entwickeln. Eine individuell eingerichtete und intuitiv zu bedienende Oberfläche seines Grafikprogramms unterstützt ihn dabei, sich ganz auf die Umsetzung des Designs zu konzentrieren.

Die spannende Herausforderung für mich liegt im Schaffen neuer Rahmenbedingungen für uns als Wissensarbeiter, die uns helfen, unsere Arbeit optimal zu verrichten und gute Ergebnisse zu liefern.

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Drei Bücher zur Arbeit in der Wissensgesellschaft

dms_f0f9a763959f009c5e3e1d56e88b0c7eMit dem Hinterfragen der bestehenden und dem Schaffen neuer Rahmenbedingungen haben sich auch Kathrin Passig und Sascha Lobo in ihrem Buch „Dinge geregelt kriegen – ohne einen Funken Selbstdisziplin“ [1] beschäftigt, in dem sie sich vor allem dem Thema Prokrastination (gerne als „Aufschieberitis“ übersetzt) annehmen.

Statt einfach einen neuen Eimer Produktivitätstipps über den Lesern auszukippen, forschen sie zuerst einmal nach der Ursache, warum wir eigentlich Aufgaben vor uns herschieben. Dabei führen sie zunächst unsere Arbeitswut auf das calvinistische Heilsverständnis zurück, in dem der Grundsatz galt „Je mehr dröge Arbeit, desto besser die Chancen für eine schöne Nach-Tod-Erfahrung“. Aus dieser Beobachtung heraus gehen sie mit der Selbstdisziplin als quasi-religiösem Akt hart ins Gericht und vertreten die Meinung, dass die Notwendigkeit von Selbstdisziplin für uns ein Warnsignal sein sollte. Womöglich sind wir gerade dabei, uns zu etwas zu zwingen, was unser Unterbewusstsein nicht für sinnvoll hält. Das wiederum führt sie zu dem einen großen Produktivitätstipp in ihrem Buch: sich locker machen.

Passig und Lobo verstehen sehr gut, dass der harte Produktivitätsanspruch und ein stromlinienförmiger Karriereweg mit die größten Hindernisse für ihre kreative Arbeit sind. Wenn man die eigene Arbeit mit der richtigen Mischung aus Spiel, Chaos und Spontanität angeht, schafft man das „Arbeitsumfeld“, in dem Menschen ihre komplexe Kreativität und damit ihr wichtigstes Alleinstellungsmerkmal in der Welt der Arbeit ausspielen können. Das führt uns letztendlich zu dem grundsätzlichen Produktivitätstipp: sich beständig auf die Suche nach der Form von Arbeit zu machen, die am besten zu den eigenen Interessen und Talenten passt. Je weniger wir Arbeit als Arbeit empfinden, desto näher sind wir dem Umfeld gekommen, in dem wir „am produktivsten sind“.

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dms_0b13a1ac475bce861066d14837b0dbd4Auch Markus Albers beschäftigt sich in seinem Buch „Morgen komm ich später rein“ [2] mit der Veränderung der Arbeitswelt und stellt die große Frage in den Raum, warum wir in der Wissensgesellschaft immer noch die selbe Arbeitsform haben wie in der Industriegesellschaft.

Unser wichtigstes Arbeitsinstrument ist inzwischen unser Kopf, trotzdem begeben wir uns jeden Tag quasi an das neue Fließband, den Computer in unserem Büro. Obwohl Ideen und Konzepte unser wichtigstes Produkt geworden sind, die wir an jedem Ort der Welt produzieren können, werden wir nach Anwesenheit in einem Gebäude abgerechnet. Dabei macht es uns der Fortschritt der Technologie möglich, an (fast) jedem Ort der Welt die gleiche Arbeit zu verrichten wie im Büro.

Das größte Problem sind die Führungsetagen, die sich extrem schwer tun, ihre Managementmethoden von Industrie auf Wissen umzustellen. Wie Albers in seinem Buch zeigt, gibt es aber löbliche Ausnahmen. Mehr und mehr Unternehmen verstehen den Wandel und stellen die Form um, wie Mitarbeiter arbeiten können. So hat die amerikanische Zentrale der Elektronikmarktkette Best Buy komplett auf das ROWE-System (Results-Only Work Environment) umgestellt, in dem allein das Erreichen der vereinbarten Arbeitsziele zählt. Wie und vor allem wo die Mitarbeiter sie erreichen, bleibt weitgehend ihnen selbst überlassen. Im Kampf um Fachkräfte werden sich mehr und mehr die Unternehmen durchsetzen, die verstanden haben, wie Arbeit und damit Produktivität in der Wissensgesellschaft funktionieren. Und je mehr Angestellte dieses Bewusstsein einfordern, desto schneller wird dieser Prozess vorankommen.

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dms_786c162de8b08b9fa9c674c931f5935eSehr praktisch wird es bei Twyla Tharp, der Ballett- und Tanz-Choreografin. Mit ihrem Buch „The Creative Habit“ [3] hat sie ein Framework für den kreativen Schaffensprozess beschrieben und liefert damit den Prototyp für eine neue Herangehensweise an Produktivität, bei der die kreative Leistung statt der erledigten Aufgaben pro Zeiteinheit im Vordergrund steht.

Durch ihre jahrzehntelange Erfahrung hat sie ein außerordentliches Gefühl für das Umfeld entwickelt, in dem neue Ideen entstehen können. Entscheidend ist für sie die Mischung aus harter Arbeit, Geduld, Spiel und klaren Rahmenbedingungen. Dabei lässt sich ihr Framework auf alle Berufe und Aufgaben übertragen, in denen man ständig aufgefordert ist, neue Wege zu finden.

Auch allgemein scheint es ein guter Tipp zu sein, sich Hilfe für die Arbeit in der Wissensgesellschaft bei denen zu holen, die schon sehr lange kreativ arbeiten: den Künstlern. Das könnte sich auch langfristig lohnen. Denn wenn man den Trends am Horizont Glauben schenkt, werden für viele von uns auch die handwerklichen Fähigkeiten der Künstler wieder interessant. Die andere Gegenbewegung zur Industriegesellschaft, die sich neben der Wissensgesellschaft abzeichnet, ist nämlich die DIY-Bewegung (Do-It-Yourself), in der man wieder bewusst auf individuell gefertigte Einzelstücke aus lokalen Quellen setzt. Vielleicht sollte man also doch den Töpferkurs mit auf die „Irgendwann mal“-Liste setzen…

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bernd

Guter Artikel, der das Thema von einer wichtigen Perspektive beleuchtet. Ich bin eher der Typus Künstler/kreativ/Chaos und bei ist mir ist in den letzten Jahren wirklich jedes GTD System gescheitert. Faktoren wie Spass, Muße, Inspiration, etc. werden von GTD und Co einfach nicht erfaßt. Ich bewege mich meist zwischen Ordnung und Chaos hin und her. Das ist für mich wichtig. GTD betont die Ordnung sehr einseitig und das Chaos wird als Zeitverschwendung/Prokrastination verdammt.

Antworten
Florian Fiegel

Also im Sinne von großen Produktivitätssystemen wie GTD stimme ich Dir ohne weiteres zu: unmenschlich und sinnfrei. Allerdings denke ich, dass Du den ZTD-Punkt dabei nicht ganz richtig einordnest. Bei ZTD geht es ja darum Gewohnheiten die einen selbst nerven oder die man sich angewöhnen will in den Griff zu bekommen. Also ganz langsam nach und nach die Produktivität zu erhöhen. Wobei auch das weniger im Vordergrund steht. Stichwort: Zen.

ZTD zielt nicht darauf ab sich in ein System zu pressen, sondern eben mit den kleinen Elementen einfach ein paar sinnvolle Verhaltensweisen anzutrainieren. Man steckt sich hier ebenfalls ein Framework und schafft sinnvolle Rahmenbedingungen.

Ich habe aus ZTD bzw. Zenhabits und Dinge geregelt kriegen meine entspannte Sichtweise bekommen und einen Weg gefunden jeden Tag zufrieden zu beenden. Ein paar Verhaltensweisen angewöhnen und den Rest dann dem Flow überlassen. Und nicht von heute auf Morgen auf die Idee kommen plötzlich übermäßig gut organisiert sein zu müssen.

Und es ist durchaus sinnvoll sich beispielsweise anzugewöhnen ein Notizheft in der Nähe zu haben, Emails nach einem möglichst sinnvollen System zu bearbeiten oder auch Informationen innerhalb einer möglichst simplen Systems für sich selbst zu managen. Gerade mit sowas steckt man sich die Rahmenbedingungen um den Kopf während der kreativen Arbeit frei zu haben.

Ansonsten ein wirklich guter Artikel zum Problem der übertriebenen Anforderungen.

Antworten
Matthias Orgler

Wäre schön, wenn mehr Menschen das in diesem Artikel erwähnte endlich verstehen würden. Ich selbst habe als ausgebildeter Ingenieur (M.Sc. Wirtschaftsinformatiker) und früherer Profimusiker das Aufeinanderprallen beider Welten erlebt: Anfangs wollte ich Bands managen wie ein Industrieunternehmen – zum Glück durfte ich sehr früh zu der Erkenntnis kommen, daß kreative Schaffensprozesse ganz anders funktionieren als industrielle. Dennoch spüre ich überall in unserer Gesellschaft noch die Einstellung, daß nur dann etwas Arbeit ist, wenn es auch mühsam aussieht und man „was tut“. Der einzige Ausweg für mich ist, meine eigenen Unternehmen mit dieser Philosophie aufzubauen und mich darüber zu freuen, daß immer mehr Menschen die Lehren dieses Artikels erkennen und umsetzen werden :).

Antworten

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