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Ein regelbasierter Angebotsassistent auf Basis von vtiger CRM: vtiger CRM als Framework

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Der regelbasierte Angebots-Assistent (RAA)

vtiger CRM bietet weitreichende Möglichkeiten, eine lückenlose Kundenbeziehungshistorie zu verwalten und sie per Mausklick abzubilden. Darüber hinaus besitzt das System eine Angebotsverwaltung. Doch um diese zu erweitern wurde mit dem RAA ein Modul geschaffen, das komplexe, individuelle Angebote erstellt und sicher verwahrt. Der RAA bietet unterstützende Funktionen für den gesamten Verlauf der Angebotsgenerierung. Grundsätzlich wird dabei ein Angebot in unterschiedlichen Zuständen verwaltet, zum Beispiel im initialen Status „In Bearbeitung“, in den es automatisch gesetzt wird. Hier kann das Angebot mehrfach gespeichert und geändert oder auch wieder gelöscht werden. Weitere prozessrelevante Zustände sind „Beim Kunden", „Akzeptiert" oder „Abgelehnt“ und „Historisiert“. Hat das Angebot den Status „Historisiert“ erreicht, kann es nicht mehr editiert werden, bleibt aber dauerhaft gespeichert und weiterhin abrufbar.

Wird ein Angebot erstellt, stehen drei Schablonen mit entsprechenden, definierbaren Variablen zur Auswahl, um zum Beispiel den Angebotskopf zu gestalten. Die Variablen werden aus festgelegten Quellen automatisch übernommen. Einige Abschnitte der Angebotsschablone können auch manuell in Prosa erstellt werden, wofür der RAA auch die Möglichkeit bietet, die unterschiedlichen Angebotselemente zu verwalten.

Die einzelnen Regeln, Variablen und Angebotstexte werden von einem Mitarbeiter mit den entsprechenden Rechten gepflegt, verwaltet und konfiguriert, sodass den ausführenden Sachbearbeitern vorgegebene Angebots-Bausteine zur Verfügung stehen. Insgesamt hat der zuständige Administrator umfangreiche Möglichkeiten, die Elemente zu positionieren und miteinander zu kombinieren.

Dem Sachbearbeiter wiederum steht für das Anlegen eines neuen Angebots einAngebotsassistent zur Verfügung, der ihn bei der Arbeit unterstützt. Zu Beginn wird eine Angebotsschablone ausgewählt und je nach Schablone werden dem Mitarbeiter anschließend unterschiedliche, vordefinierte Eingabevariablen angeboten. Durch die Auswahl eines Kunden wird die Auswahlmöglichkeit der Ansprechpartner gegebenenfalls kundenbezogen reduziert. Auch die Zuordnung zu verschiedenen Vertriebspartnern ist möglich, weitere Informationen werden schablonenspezifisch eingegeben. Nachdem das Angebot gespeichert ist, kann durch Wahl des Menüpunkts „Angebot generieren“ die Verarbeitung der Regeln und Variablen gestartet und verschiedene Angebotstexte erstellt werden. Die Textbausteine bleiben zu diesem Zeitpunkt weiterhin direkt editierbar.

Fazit und Ausblick

Die Angebotsregeln werden von einem Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten verwaltet.
Die Angebotsregeln werden von einem Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten verwaltet.
Der "Regelbasierte-Angebots-Assistent" ist nur ein Modul unter vielen Neuentwicklungen, die auf Basis von vtiger CRM für die PB Factoring GmbH verwirklicht wurden und werden. Sowohl für den Auftraggeber als auch für den Auftragnehmer war dabei interessant, wie weit sich das Open-Source-System vtiger CRM umbiegen und erweitern lässt. Mit propriäteren Lösungen wäre man schnell an die vom Hersteller gesteckten Grenzen gestoßen. Unter anderem weil das System Open Source ist, stellt vtiger auch weiterhin die Basis für Module dar, die letztlich zu einer einheitlichen, den gesamten Geschäftprozess umfassenden IT-Infrastruktur führen werden, dem von PB Factoring verlangten FIS. Im nächsten Entwicklungsschritt werden die Module „Reporting“ und „Trouble-Ticket/Helpdesk-System“ erweitert und auch das Modul „Kundenbewertung“ soll in naher Zukunft ausgebaut und erweitert werden.

Für den Auftragnehmer waren und sind beim beschriebenen Projekt die vielfältigen Möglichkeiten von vtiger CRM beeindruckend. Seine Integrations- und Anpassungsfähigkeit wurde auf die Probe gestellt und so entstand durch die komplette Umstellung und zusammen mit der Oracle-Portierung ein „neues“ vtiger CRM mit „enterprise-ready“-Option. Durch die große und rege Community ist schließlich gewährleistet, dass auch zukünftige Updates und Weiterentwicklungen unterstützt werden.

Technische Daten der Plattform für die PB Factoring GmbH
  • PHP Version 5.1.2
  • Apache Version 1.3.37
  • Oracle Version 10g
  • vtiger CRM Version 5.0.3
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