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Welche Methoden und Werkzeuge sich besonders eignen: Taskinator-Tipps – Aufgaben richtig erfassen

In der Taskinator-Reihe gibt Oliver Gassner Tipps zum Selbstmanagement. Diesmal schreibt er über das Thema „Aufgaben richtig erfassen“.

5 Min. Lesezeit
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In der letzten Ausgabe von t3n wurde erläutert, wie man seine Inbox leer bekommt. Aber wie wird sie eigentlich voll? Von selbst? Das schon, aber es gibt auch Strategien, um sicherzustellen, dass das Richtige sowie alles Wichtige im Eingangskorb landet. Genau darum geht es in diesem Artikel.

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Ständig sind wir einem Bombardement aus Briefen, Flyern, Dokumenten, Telefonanrufen, Anrufbeantworternachrichten, E-Mails und Kurznachrichten ausgesetzt, bei denen erwartet wird, dass wir sie bewerten, sortieren, bearbeiten, wegwerfen oder weiterleiten. Diese Informationen gilt es zu kanalisieren. Auch formelle und informelle Aufgaben aus Meetings,
Vier-Augen-Gesprächen, zufälligen Begegnungen auf dem Flur, aus spätnächtlichen Einfällen oder aus guten Ideen in Nasszellen oder anderen privaten
Schauplätzen gilt es einzufangen und später zu verarbeiten.

Zur Bündelung ist es hilfreich, eine Reihe von Werkzeugen zu nutzen, die diese Aufgabe erledigen. „Getting Things Done (GTD)? Da geht es doch nur um Tools“, sagte mir erst gestern wieder jemand im Gespräch über das vom Zeitmanagement-Guru David Allen verfasste Buch zur „Kunst des stressfreien Selbstmanagements“. Der Irrtum könnte nicht größer sein. Bevor wir über Werkzeuge reden, sollte dieses Missverständnis ersteinmal ausgeräumt werden.

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Tools zur Unterstützung

Sicher, wenn man nicht das Gehirn benutzt, um an etwas zu denken, sondern nur noch, um über etwas nachzudenken, kommt man nicht umhin, das „Daran-Denken“ in kognitive Artefakte auszulagern. Kognitive Artefakte? Na, Listen und so. Etwas, das einem beim Denken und Nachdenken hilft. Und natürlich schreibt man die Listen auf. Mit Werkzeugen eben: Kalender, Zettel, Smartphones, Füller und Ähnliches. Bei diesen Hilfsmitteln sind drei Punkte besonders wichtig und zu beachten:

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  • sie müssen da sein,
  • verlässlich sein
  • und idealerweise sollte man sie gern verwenden.

Welche Werkzeuge man verwendet, ist unerheblich. Es zählt ganz pragmatisch das Ergebnis. Und so definiert sich der GTD-Anhänger auch nicht durch den Besitz eines bestimmten Zeitplaners oder einer bestimmten Software, wie das bei anderen Planungssystemen durchaus üblich zu sein scheint.

Erfassungstools
  • Low-Tech: Papier und Stift
  • Mid-Tech: Orga-Planer (Time System Success o.Ä.), Moleskine und Space-Pen oder Füller
  • High-Tech: Diktafon, MP3-Player, Online-Recorder/Transkriptionsdienst, PDA, Smartphone

Was man braucht, sind Methoden und Werkzeuge für das Erfassen.
Dieses Erfassen steht im Mittelpunkt des Artikels. Dabei sind die
aufgelisteten Werkzeuge als Beispiele zu betrachten. Welches Werkzeug
für wen funktioniert, dürfte sehr individuell sein – auch wenn einzelne
GTD-Coaches manche Werkzeuge stark präferieren. Man mag dies der
Begeisterung schulden, mit der sie mit ihren Lieblingswerkzeugen
erfolgreich arbeiten.

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Rund um die Uhr Ideen sammeln

Entscheidend ist zunächst: Man sollte das Erfassen zur Gewohnheit machen und lieber etwas „übererfassen“, anstatt etwas links liegen zu lassen. Wegwerfen kann man immer noch im Inbox-Zero-Prozess [1]. Ein Gedanke oder eine Information, die nicht erfasst wurde, ist jedoch mit hoher Wahrscheinlichkeit für immer verloren. Sein Erfassungstool sollte man stets greifbar haben, falls einem Aufgaben und Ideen begegnen. Also: 24 Stunden am Tag. Denn auch das, was einem nachts einfällt und an das man sich „morgen ganz bestimmt erinnern wird“, kann weg sein.

Wichtig ist, dass im Eingangskorb alles landet, was „Zeug“ ist. Und Zeug bedeutet bei Allen und GTD: „Alles in unserer psychischen und physischen Wirklichkeit, das sich nicht da und in dem Zustand befindet, wo und wie es sein soll.“ Das heißt, dass es verschiedene Quellen von Inboxmaterial gibt. Unaufgeräumte Ecken des Arbeitszimmers, unreparierte Gegenstände im Haushalt oder Büro, andere Personen sowie unsere eigenen Ideen können als Input dienen. Beim „Scannen“ der Gehirninhalte und Lebensbereiche helfen so genannte Trigger-Listen, wie sie in David Allens Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ [2] enthalten sind. Auch in GTD-Blogs [3] finden sich solche Auflistungen.

Ob man zum Erfassen technisch anspruchslose Dinge wie Stift und Papier benutzt, ob man Geld ausgibt für Moleskine-Notizbücher oder 400-Euro-Füller oder ob man alles digital erledigt und Tools wie Evernote, Omnifocus, Remember The Milk oder Things auf seinem Smartphone benutzt, ist nicht von Bedeutung. Ob man einen MP3-Player als Diktafon benutzt, sich selbst auf seine Mobilbox spricht oder sogar einen Service in Anspruch nimmt, der Sprachnachrichten automatisch oder händisch transkribiert und per Mail zusendet, dies dürfte vor allem eine Frage der persönlichen Präferenz sein.

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Unterschiedliche Eingangskörbe

Als Faktor dafür, was lückenlos funktioniert, hat sich erwiesen, dass Werkzeuge, die man gern benutzt, auch häufig eingesetzt werden und nicht irgendwann links liegen gelassen werden. Insofern spielen emotionale Faktoren und Ästhetik hier eine große Rolle. Das Werkzeug sollte geeignet sein, im Rahmen von Sekunden im Gespräch
oder im Meeting, beim Autofahren oder am Bett Einfälle zu notieren.
Dass hier kaum ein Werkzeug alle Anforderungen abdeckt, ist klar. Beim
Autofahren will und soll man nicht am Handy fummeln und eventuelle
Bettgenossen würden sicher auch das nächtliche Diktieren nicht positiv
aufnehmen.

Portabler Eingangskorb
Wenn man unterwegs ist, sammelt sich in der Tasche – oder schlimmer
– in allen Taschen eine Reihe von „Zeug“ (s.o.) an. Hier hilft ein „tragbarer Eingangskorb“, in den alle Fahrscheine, Quittungen und Flyer
wandern, die man unterwegs einsammelt. Bei der Rückkehr kann dieser
einfach in einen Büro-Eingangskorb entleert werden und es bleiben keine Reste in den Taschen. Ideal dafür sind Plastikmappen mit Gummispanner,
in denen kleinere Papierstücke durch Laschen davor geschützt sind,
herauszufallen. Oder man legt zusätzlich zur Sicherheit eine
Klarsichthülle bei, in die man Bus- oder Taxibelege gibt.

Entscheidend ist, dass die Kanäle, auf denen man selbst Notizen erfasst, und alle Kanäle, auf denen Aufgaben von außen an einen herangetragen werden, irgendwann in möglichst wenige Inboxen zusammenlaufen. Dazu sind alle Tasks auf Papier oder elektronisch zu erfassen und für das Durchsehen und Klären bereitzuhalten. Typischerweise bleiben drei Eingangskörbe übrig:

  • ein Papier-Post-Eingangskorb
  • ein E-Mail-Eingangskorb (in dem man idealerweise die Mails aus allen Accounts zusammenführt)
  • eine elektronische oder papierne Todo-Liste (sei sie in Outlook, online, auf dem Smartphone oder einem ähnlichen Tool – manche, wie Google-Search-Chefin Marissa Mayer arbeiten auch mit einer simplen Textdatei auf dem Desktop)

Von hier aus werden dann die Aufgaben mit den Methoden von Inbox-Zero, wie etwa dem Do-Defer-Delegate-Discard-Prozess unterworfen, nach dem es dann idealerweise entweder im Müll oder auf Termin liegt, archiviert oder in den Kalender eingetragen oder delegiert ist, oder eben als „Next Action“ (die nächste von außen sichtbare Handlung, die eine Aufgabe voranbringt: ein Anruf, ein Brainstorming) auf der passenden Kontextliste („Im Büro“, „Zu Hause“, „Im Garten“) steht.

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Spätestens jetzt sollten alle Aufgaben nur noch auf der Todoliste oder im passenden Kontextordner des Mailprogramms vorliegen. Wirklich alles auf eine Liste zu schreiben (oder in Mails zu überführen) ist zwar möglich, bringt aber nur noch einen marginalen Effizienzgewinn.

Und den Einfall aus der Dusche übrigens, den muss man halt so lange festhalten, bis man trocken und in der Nähe eines Bleistifts ist. Ein Whiteboard in der Dusche – im Büro ist so eine Tafel ein super Erfassungstool – hielte ich für einen Hauch übertrieben, es sei denn, man hat ausschließlich unter der Dusche gute Ideen.

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