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Marketing- und Vertriebsunterstützung für Business2Business: XRMS

Weniger ist mehr: XRMS ist ein schlankes, sehr stabiles Open-Source-CRM-System. Es bietet weniger Module als vergleichbare Systeme, die enthaltenen Module liefern dafür aber umfassende Funktionalitäten für das Marketing und den Vertrieb. Enthaltene Plugins erweitern die Funktionalität zusätzlich und über eine durchdachte Plugin-Schnittstelle kommuniziert XRMS mit vorhandenen Systemen und lässt sich individuell erweitern.

6 Min. Lesezeit
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Für jeden Bereich im Unternehmen gibt es spezialisierte Software: ERP, Warenwirtschaft, Dokumentenmanagement und so weiter. XRMS übernimmt den Bereich CRM und erfindet für die anderen Bereiche das Rad nicht neu. Stattdessen werden die spezialisierten Systeme, die in den meisten Unternehmen bereits im Einsatz sind, integriert. Alle kundenrelevanten Daten werden entsprechend im CRM zugeordnet. Dadurch entsteht ein in der Grundkonfiguration sehr schlankes System, das mit hoher
Geschwindigkeit, geringen Ressourcenanforderungen und einem klar strukturierten Datenmodell punkten kann. Zur Erweiterung des Systems lassen sich „Custom Fields“ – Benutzerdefinierbare Felder – definieren und Firmen, Ansprechpartnern oder Verkaufspotenzialen zuordnen. Wer seine Kundendaten aus einem vorhandenen ERP-System im CRM sehen möchte, kann sie mit wenigen Zeilen Code über ein Plugin integrieren.

Die Firma des Kunden steht im Mittelpunkt

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XRMS ist als reines B2B-System ausgelegt. Im gesamten CRM steht die Firma des Kunden im Mittelpunkt, und alle weiteren Daten beziehen sich auf die Firma. An oberster Stelle betrifft das Ansprechpartner oder Kontakte im Unternehmen, die bei Bedarf einzelnen Abteilungen zugeordnet werden. Verkaufschancen und Vorgänge wie zum Beispiel Tickets, Feature Requests oder einfache Projekte können wiederum den einzelnen Ansprechpartnern zugeordnet werden.

Aktionen bilden die Kundenhistorie

Überall im System lassen sich so genannte Aktionen anlegen, wobei es sich um kundenbezogene Aktivitäten wie Telefonanrufe, E-Mails, Faxe, Briefe, Meetings, ToDos oder interne Prozesse handelt. Sie können für Firmen, Ansprechpartner, Chancen, Vorgänge und Kampagnen angelegt werden. Durch die hierarchische Struktur von XRMS erscheinen zum Beipiel die Aktivitäten einer Chance auch in der Übersicht des übergeordneten Ansprechpartners und der übergeordneten Firma. Somit erhält man auf der Firmenseite einen Überblick aller aktuellen Chancen, Vorgänge und Aktionen. Bei einer konsequenten Nutzung der Möglichkeiten entsteht eine durchgängige Historie und eine umfassende Sicht auf den Kunden. Sie ermöglicht dem Nutzer, auf die Bedürfnisse seines Klientels individuell einzugehen. Der gewonnene Datenbestand kann über die in XRMS integrierten Diagramme und Berichte ausgewertet und zur Überwachung und Planung von Marketing- und Vertriebsaktivitäten herangezogen werden.

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Alle Informationen auf einen Blick

XRMS ist ein webbasiertes CRM-System, das heißt die Bedienung erfolgt ausschließlich über einen Browser. Bei der Konzeption der Oberfläche standen der tägliche Einsatz und die schnelle Benutzung im Vordergrund. Aus dem Grund wirkt die Detailansicht auf den Firmen- und Kontaktseiten auf den ersten Blick etwas überla-den. Spätestens beim Telefonat mit dem Kunden freut man sich aber über den Gesamtüberblick. Alle Module sind nach demselben Schema aufgebaut: Es gibt eine Suchseite mit einer Listenansicht der gefundenen Objekte. Durch den Klick auf eines der Objekte gelangt der Nutzer auf die Detailansicht, die zugehörige Aktionen und in der Seitenleiste Informationen über verknüpfte Objekte anzeigt und die Möglichkeit bietet, mit einem Klick neue Objekte zu verknüpfen. Listenansichten in XRMS lassen sich sortieren, gruppieren oder direkt im CSV-Format exportieren. Aus einigen Listen lassen sich auch direkt Mailings starten.

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Das in der Standardinstallation grau in grau gehaltene Layout lässt sich im Menüpunkt „Einstellungen“ umschalten. Alternativ kann auch durch die Anpassung einer CSS-Datei das gesamte Layout von XRMS an die individuellen Vorstellungen angepasst werden.

Installation

Die Installation von XRMS gestaltet sich nicht so leicht, wie man es von anderen Systemen inzwischen gewöhnt ist. Voraussetzung für die Installation ist ein Webserver mit PHP-Unterstützung und nach Möglichkeit MySQL als Datenbank. Auch PHP PEAR [1] muss installiert sein und die PHP-Konfigurationsvariable „register_globals“ muss auf „off“ stehen.

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Auf der XRMS-Homepage auf SourceForge steht derzeit nur ein komprimiertes Installationspaket von Juli 2006 zum Download zur Verfügung, das bei weitem nicht dem aktuellen Entwicklungsstand entspricht. In den Foren empfehlen die Entwickler regelmäßig, auf die aktuelle Entwicklungsversion im CVS zurückzugreifen. Wer also die aktuelle Version aus dem CVS installieren möchte, braucht einen Shell-Zugriff zum Server und zumindest Grundkenntnisse auf der Unix-Kommandozeile. Um die Prozedur zu vereinfachen, stellt die Firma visual4 [2] das ISO-Image einer Linux-CD inklusive XRMS und komprimierte XRMS-Installationspakete zum Download zur Verfügung. Die beiden Downloads basieren auf einer regelmäßig aktualisierten CVS-Version und sind für den deutschen Sprachraum eingestellt.

Sobald die Dateien auf dem Server sind, muss die Datei „include-locations.inc“ im Hauptverzeichnis der Installation angepasst werden. Die Variable „$include_directory“ muss den absoluten Pfad zum „include“-Verzeichnis der XRMS-Installation beinhalten. Innerhalb des include-Verzeichnisses müssen in der Datei „vars.php“ noch die Zugangsdaten zur Datenbank und zwei Pfade, unter denen XRMS zu finden sein wird, konfiguriert werden. Hier Auszüge aus den Dateien „include-locations.inc“ (Listing 1) und „vars.php“ (Listing 2):

PHP
$include_directory 	= '/absoluter/pfad/zu/xrms/include/'; //(mit '/' am Ende)

Listing 1

PHP
$xrms_db_dbtype 	= 'mysql';     
$xrms_db_server 	= 'localhost';     
$xrms_db_username 	= 'datenbankbenutzer';
$xrms_db_password 	= 'datenbankpasswort';
$xrms_db_dbname 	= 'datenbankname';
$http_site_root 	= "http://www.ihr-server.de/xrms";   //(ohne abschliessenden '/')
$xrms_file_root 	= "/absoluter/pfad/zu/xrms";   //(ohne '/', z.B. /srv/www/htdocs/xrms )

Listing 2

Die Datenbank, die in der Variable „$xrms_db_dbname“ eingetragen wird, muss existieren, um anschließend mit dem Skript „http://www.ihr-server.de/xrms/install/install.php“ die Datenstruktur anzulegen. Schließlich sollte der ersten Anmeldung am System mit „user1“/„user1“ nichts mehr im Weg stehen.

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Pluginverwaltung über die Administration

Das Basissystem von XRMS bringt bereits einige Plugins mit, die über die Administrationsoberfläche aktiviert und teilweise auch konfiguriert werden können. Weitere Plugins finden sich auf der Projektwebseite, bei manchen müssen allerdings Konfigurationsdateien bearbeitet werden, um Einstellungen an die lokalen Gegebenheiten anzupassen oder auch um zusätzlich benötigte Komponenten zu installieren.

Das wohl universellste Plugin ist „custom_fields“. Mit seiner Hilfe lassen sich in der Administrationsoberfläche Gruppen von neuen Feldern definieren, die als neue Objekte Daten direkt bei den Firmen, Ansprechpartnern oder Chancen speichern können. Bei einem Hostinganbieter wäre beispielsweise die Verwaltung der Serverdaten für jeden Kunden möglich, bei einer Autowerkstatt die Kundenfahrzeuge und die zugehörigen Daten.

Einige weitere Plugins:
  • OWL: Fügt umfangreiches Dokumentenmanagement inklusive Inhaltssuche hinzu. Separate OWL-Installation erforderlich.
  • CTI: Bindet die Open-Source-CTI-Lösung Asterisk für eingehende und
    ausgehende Anrufe in XRMS ein. Separate Asterisk-Installation notwendig.
  • Case_Hours: Zeiterfassung im Vorgängemodul. Aktivierung über Administrationsoberfläche.
  • Tavi: Wiki als Knowledgebase. Separate Tavi-Installation nötig.

In wenigen Zeilen Code zur eigenen Erweiterung

XRMS lässt sich über die integrierte Pluginschnittstelle mit nur wenigen Zeilen Code erweitern. Das mitgelieferte Demo-Plugin bildet hierfür eine gute Ausgangsbasis. Innerhalb des Layouts gibt es verschiedene so genannte Plugin-Hooks, die über entsprechende Funktionen mit eigenen Inhalten gefüllt werden können. So lässt sich beispielsweise eine externe Rechnungsdatenbank integrieren, die unter einem eigenen Menüpunkt alle Rechnungen und in der Seitenleiste der einzelnen Firmen die auf den Kunden bezogenen Rechnungen auflistet.

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Fazit

Wer auf eine gewachsene IT-Landschaft im Unternehmen zurückgreifen kann und nicht bereit ist, in einem Rundumschlag vorhandene Groupware, Projektmanagement- und ERP-Anwendungen durch ein CRM-System zu ersetzen (oder alternativ 50 Prozent der CRM-Module zu deaktivieren), sondern stattdessen vorhandene Daten in das CRM integrieren möchte, sollte XRMS auf jeden Fall in die engere Wahl nehmen. Ohne Anpassungen beschränken sich die Funktionalitäten zwar primär auf Marketing und Vertrieb, bei einer ernsthaft betriebenen CRM-Einführung ist allerdings generell nur in den seltensten Fällen um eine Personalisierung herumzukommen. Und genau in den Bereichen liegen wiederum die Stärken von XRMS. Die integrierte Workflow-Engine, die flexible Zugriffs- und Rechteverwaltung und die einfache Erweiterbarkeit bilden eine sehr gute Basis, selbst für die Realisierung größerer Projekte.

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