Tool-Tipp

10 praktische Funktionen in Google Drive

Google Drive kann schon viel – mit Tipps und Tools holt ihr noch mehr raus! (Foto: XanderSt / Shutterstock)

Bei Google Drive denken viele an Cloudspeicher-Standardware. Aber der wolkige Stauraum hat viele Tricks in petto, die das Dateimanagement vereinfachen und verbessern – wenn man weiß, wie es geht.

Daten in die Wolke hochladen – woanders wieder runterladen – immer griffbereit haben. Für all das und mehr ist Google Drive bekannt und beliebt. Wer möchte, kann aus dem Cloudspeicher aber noch einige zusätzliche, nützliche Funktionen herauskitzeln – sofern man weiß, wo sie sich verstecken. Ein Glück sind wir zur Stelle und zeigen euch, wie ihr das volle Potenzial eures Google Drive ausschöpft.

Regenbogen-Management mit farbigen Ordnern

Ein kleiner aber feiner Kniff zum Anfang: Ihr könnt eure Dateiordner in Google Drive individuell einfärben und so noch leichter voneinander unterscheiden. Die Funktion versteckt sich im Kontextmenü des Ordners. Einfach Rechts-/Ctrl-Klick auf den Ordner und dann unter „Farbe ändern“ die Buntheit der Wahl anklicken.

Kontextmenü in Google Drive zum Einfärben von Ordnern.

Über das Kontextmenü kann man Ordner in Google Drive einfärben und so besser auseinanderhalten. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Speicher freiräumen leicht gemacht

Ist euer Drive richtig voll mit vielen Daten und ihr wollt effizient Platz schaffen, könnt ihr euch alle gespeicherten Dateien nach Größe sortiert anzeigen lassen und dann die größten Verstopfer rausschmeißen. Klickt dafür ganz links unter „Speicherplatz“ auf „[XYZ] MB verwendet“. Die dann folgende Auflistung könnt ihr mit dem Pfeil oben rechts neben „Belegter Speicherplatz“ nach Größe sortieren – und dann nach Belieben Dateiriesen abschöpfen und löschen.

Anzeige des belegten Speicherplatzes der Google Drive.

Klickt man auf „X MB verwendet“ bekommt man Drive-Dateien nach Größe sortiert aufgelistet. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Mit Versionshistorie durch die Zeit reisen

Fehler gemacht? Version verloren? Schauen, was man geändert hat? Google Drive speichert bis zu 100 Versionen eurer Dokumente für 30 Tage – von PDF über Bild bis zur MP3. Um auf die früheren zuzugreifen, müsst ihr einfach auf die Datei rechts-/ctrl-klicken und „Versionen verwalten“ wählen. In der Historie könnt ihr frühere Iterationen des Dokuments öffnen und herunterladen oder auch neue Versionen hochladen.

Kontextmenü in Google Drive zum Verfolgen der Versionen einer Datei.

Per Kontextmenü kann man einen Versionsverlauf der in Drive gespeicherten Dateien einsehen. Er wird für 30 Tage gespeichert. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Bonus-Tipp: Versionshistorien gibt es mittlerweile auch für einzelne Zellen in Google Tabellen (Rechts-/Ctrl-Klick auf eine Zelle und dann „Änderungsverlauf anzeigen“) und in Google Docs („Datei“-Menü – „Versionsverlauf“ – „Versionsverlauf ansehen“).

Dateien auf Drive verschlüsseln – mit dem Add-on Secure File Encryption

Falls ihr besonders sensible Daten in eurem Drive speichern wollt, könnt ihr sie mit einem praktischen, kleinen Add-on – Secure File Encryption – zusätzlich absichern. Einfach dem Installationsprozess folgen und die App autorisieren.

Verschlüsselungsdialog der Google-Drive-Erweiterung Secure File Encryption.

Mit der Secure-File-Encryption-Erweiterung verschlüsselt man Dateien vor dem Upload in Drive mit einem Passwort. (Screenshot: G Suite / Secure File Encryption)

Um eine Datei verschlüsselt hochzuladen, den großen „Neu“-Button klicken und unter „Mehr“ den Punkt „Secure File Encryption“ wählen. Nun könnt ihr eure Datei per Passwort mit einer AES256-Verschlüsselung versehen – das Passwort muss man für den Download dann jedes Mal wieder eingeben.

Timesharing – Zugriffe temporär freigeben

Apropos Sicherheit: Habt ihr Sorge, dass mit euren Dateien Schindluder getrieben wird, wenn ihr sie jemandem freigebt? Dann könnt ihr den Zugriff zeitlich eingrenzen. Klickt, nachdem ihr eine Datei freigegeben habt, wieder zurück ins Freigabemenü, wählt „Erweitert“ und klickt dann bei dem Profil, für das ihr die Datei freigegeben habt, auf den kleinen Stift. Dort könnt ihr unter „Ablaufdatum festlegen“ genau das tun und so den Zugriff befristen.

Dateifreigabe-Ablaufdatum in Google Drive zeitlich begrenzen.

Über den Freigabe-Dialog kann man die Freigabe von Dateien zeitlich begrenzen und automatisiert entziehen. (Screenshot: Google Drive / t3n)

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