Tool-Tipp

Mit diesen 12 Funktionen nutzt du Google Drive noch effektiver

Google Drive kann schon viel – mit Tipps und Tools holt ihr noch mehr raus! (Foto: XanderSt / Shutterstock)

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Googles Cloudspeicher Drive ist oft „einfach da“ und stellt euch praktischen Online-Datenstauraum. Mit ein paar Tricks und Erweiterungen holt ihr aber noch mehr raus – und vereinfacht und verbessert euer Dateimanagement.

Daten in die Wolke hochladen – woanders wieder runterladen – immer griffbereit haben. Für all das und mehr nutzen viele von uns gerne Google Drive. Wer die richtigen Kniffe kennt, kann aus dem Cloudspeicher aber noch einige zusätzliche, nützliche Funktionen herauskitzeln. Euer Glück: Wir sind zur Stelle und zeigen euch, wie ihr mit ein paar Tricks und Erweiterungen Google Drives Funktionsumfang noch besser ausschöpft.

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Google Drive: Mehr Übersicht auf einen Blick mit farbigen Ordnern

Ein kleiner aber feiner Kniff zum Anfang: Ihr könnt eure Dateiordner in Google Drive individuell einfärben und so noch leichter voneinander unterscheiden. Die Funktion versteckt sich im Kontextmenü des Ordners. Einfach Rechts-/Ctrl-Klick auf den Ordner und dann unter „Farbe ändern“ die Buntheit der Wahl anklicken.

Kontextmenü in Google Drive zum Einfärben von Ordnern.

Über das Kontextmenü kann man Ordner in Google Drive einfärben und so besser auseinanderhalten. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Offline an Dokumenten im Cloudspeicher arbeiten

Die große Stärke von Google Drive ist natürlich, dass man online an Dokumenten arbeiten kann. Wider Erwarten sind wir aber gar nicht immer online. Mal bricht das Netz zusammen, mal ist man unterwegs und ohne WLAN, mal möchte man einfach offline sein und trotzdem schreiben, ohne auf klassische Office-Lösungen zurückgreifen zu wollen.

Die Google-Chrome-Erweiterung „Google Docs Offline“ macht das einfach und ohne großen Aufwand möglich. Mit ihr könnt ihr auch dann auf die Dateiverwaltung von Google Drive und die Dokumenten-Editoren Docs, Tabellen und Präsentationen zugreifen, ohne dabei mit dem Internet verbunden zu sein. Klar, vor und nach der Offline-Arbeit müsst ihr eure Dokumente synchronisieren, damit sie wieder im Cloudspeicher auf dem neusten Stand sind – aber ansonsten könnt ihr nun auch internetunabhängig an euren Google-Dateien arbeiten.

Google Docs Offline

Mit der Google-Chrome-Extension „Google Docs Offline“ greift ihr auch ohne Internetverbindung auf eure Google-Drive-Daten zu und bearbeitet Dokumente. (Bild: Google)

 

Mehr Platz in der Cloud durch Speicher-Aufräumen

Ist euer Drive richtig voll mit vielen Daten und ihr wollt effizient Platz schaffen, könnt ihr euch alle gespeicherten Dateien nach Größe sortiert anzeigen lassen und dann die größten Verstopfer rausschmeißen. Klickt dafür ganz links unter „Speicherplatz“ auf „[XYZ] MB verwendet“. Die dann folgende Auflistung könnt ihr mit dem Pfeil oben rechts neben „Belegter Speicherplatz“ nach Größe sortieren – und dann nach Belieben Dateiriesen abschöpfen und löschen.

Anzeige des belegten Speicherplatzes der Google Drive.

Klickt man auf „X MB verwendet“ bekommt man Drive-Dateien nach Größe sortiert aufgelistet. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Versionshistorie – Reise durch die Datei-Vergangenheit

Fehler gemacht? Version verloren? Schauen, was man geändert hat? Google Drive speichert bis zu 100 Versionen eurer Dokumente für 30 Tage – von PDF über Bild bis zur MP3. Um auf die früheren zuzugreifen, müsst ihr einfach auf die Datei rechts-/ctrl-klicken und „Versionen verwalten“ wählen. In der Historie könnt ihr frühere Iterationen des Dokuments öffnen und herunterladen oder auch neue Versionen hochladen.

Kontextmenü in Google Drive zum Verfolgen der Versionen einer Datei.

Per Kontextmenü kann man einen Versionsverlauf der in Drive gespeicherten Dateien einsehen. Er wird für 30 Tage gespeichert. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Bonus-Tipp: Versionshistorien gibt es mittlerweile auch für einzelne Zellen in Google Tabellen (Rechts-/Ctrl-Klick auf eine Zelle und dann „Änderungsverlauf anzeigen“) und in Google Docs („Datei“-Menü – „Versionsverlauf“ – „Versionsverlauf ansehen“).

Secure File Encryption – Dateien auf dem Drive verschlüsseln

Falls ihr besonders sensible Daten in eurem Drive speichern wollt, könnt ihr sie mit einem praktischen, kleinen Add-on – Secure File Encryption – zusätzlich absichern. Einfach dem Installationsprozess folgen und die App autorisieren.

Verschlüsselungsdialog der Google-Drive-Erweiterung Secure File Encryption.

Mit der Secure-File-Encryption-Erweiterung verschlüsselt man Dateien vor dem Upload in Drive mit einem Passwort. (Screenshot: G Suite / Secure File Encryption)

Um eine Datei verschlüsselt hochzuladen, den großen „Neu“-Button klicken und unter „Mehr“ den Punkt „Secure File Encryption“ wählen. Nun könnt ihr eure Datei per Passwort mit einer AES256-Verschlüsselung versehen – das Passwort muss man für den Download dann jedes Mal wieder eingeben.

Google Drive: Zugriffe zeitlich begrenzt freigeben

Apropos Sicherheit: Habt ihr Sorge, dass mit euren Dateien Schindluder getrieben wird, wenn ihr sie jemandem freigebt? Dann könnt ihr den Zugriff zeitlich eingrenzen. Klickt, nachdem ihr eine Datei freigegeben habt, wieder zurück ins Freigabemenü, wählt „Erweitert“ und klickt dann bei dem Profil, für das ihr die Datei freigegeben habt, auf den kleinen Stift. Dort könnt ihr unter „Ablaufdatum festlegen“ genau das tun und so den Zugriff befristen.

Dateifreigabe-Ablaufdatum in Google Drive zeitlich begrenzen.

Über den Freigabe-Dialog kann man die Freigabe von Dateien zeitlich begrenzen und automatisiert entziehen. (Screenshot: Google Drive / t3n)

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Ein Kommentar
Caroline Goldner
Caroline Goldner

Vielen Dank für diese wertvollen Infos! Ich suche nach einer Möglichkeit, wie ich zeitlich bestimmen kann, wann z.B. meine Daten in die Cloud gesichert werden sollen. Denn der laufende Backup, raubt meinem System teilweise soviele Ressourcen während meiner Arbeit, dass mein PC fast komplett blockiert ist. Kann ich das irgendwie ändern? Das wäre toll, wenn ich das ändern könnte, resp. manuell steuern kann. Freue mich auf Ihr Feedback. Freundliche Grüsse!

Antworten

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