Tool-Tipp

Mit diesen 12 Funktionen nutzt du Google Drive noch effektiver

Google Drive kann schon viel – mit Tipps und Tools holt ihr noch mehr raus! (Foto: XanderSt / Shutterstock)

Lesezeit: 5 Min.
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Googles Cloudspeicher Drive ist oft „einfach da“ und stellt euch praktischen Online-Datenstauraum. Mit ein paar Tricks und Erweiterungen holt ihr aber noch mehr raus – und vereinfacht und verbessert euer Dateimanagement.

Daten in die Wolke hochladen – woanders wieder runterladen – immer griffbereit haben. Für all das und mehr nutzen viele von uns gerne Google Drive. Wer die richtigen Kniffe kennt, kann aus dem Cloudspeicher aber noch einige zusätzliche, nützliche Funktionen herauskitzeln. Euer Glück: Wir sind zur Stelle und zeigen euch, wie ihr mit ein paar Tricks und Erweiterungen Google Drives Funktionsumfang noch besser ausschöpft.

Google Drive: Mehr Übersicht auf einen Blick mit farbigen Ordnern

Ein kleiner aber feiner Kniff zum Anfang: Ihr könnt eure Dateiordner in Google Drive individuell einfärben und so noch leichter voneinander unterscheiden. Die Funktion versteckt sich im Kontextmenü des Ordners. Einfach Rechts-/Ctrl-Klick auf den Ordner und dann unter „Farbe ändern“ die Buntheit der Wahl anklicken.

Kontextmenü in Google Drive zum Einfärben von Ordnern.

Über das Kontextmenü kann man Ordner in Google Drive einfärben und so besser auseinanderhalten. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Offline an Dokumenten im Cloudspeicher arbeiten

Die große Stärke von Google Drive ist natürlich, dass man online an Dokumenten arbeiten kann. Wider Erwarten sind wir aber gar nicht immer online. Mal bricht das Netz zusammen, mal ist man unterwegs und ohne WLAN, mal möchte man einfach offline sein und trotzdem schreiben, ohne auf klassische Office-Lösungen zurückgreifen zu wollen.

Die Google-Chrome-Erweiterung „Google Docs Offline“ macht das einfach und ohne großen Aufwand möglich. Mit ihr könnt ihr auch dann auf die Dateiverwaltung von Google Drive und die Dokumenten-Editoren Docs, Tabellen und Präsentationen zugreifen, ohne dabei mit dem Internet verbunden zu sein. Klar, vor und nach der Offline-Arbeit müsst ihr eure Dokumente synchronisieren, damit sie wieder im Cloudspeicher auf dem neusten Stand sind – aber ansonsten könnt ihr nun auch internetunabhängig an euren Google-Dateien arbeiten.

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Google Docs Offline

Mit der Google-Chrome-Extension „Google Docs Offline“ greift ihr auch ohne Internetverbindung auf eure Google-Drive-Daten zu und bearbeitet Dokumente. (Bild: Google)

 

Mehr Platz in der Cloud durch Speicher-Aufräumen

Ist euer Drive richtig voll mit vielen Daten und ihr wollt effizient Platz schaffen, könnt ihr euch alle gespeicherten Dateien nach Größe sortiert anzeigen lassen und dann die größten Verstopfer rausschmeißen. Klickt dafür ganz links unter „Speicherplatz“ auf „[XYZ] MB verwendet“. Die dann folgende Auflistung könnt ihr mit dem Pfeil oben rechts neben „Belegter Speicherplatz“ nach Größe sortieren – und dann nach Belieben Dateiriesen abschöpfen und löschen.

Anzeige des belegten Speicherplatzes der Google Drive.

Klickt man auf „X MB verwendet“ bekommt man Drive-Dateien nach Größe sortiert aufgelistet. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Versionshistorie – Reise durch die Datei-Vergangenheit

Fehler gemacht? Version verloren? Schauen, was man geändert hat? Google Drive speichert bis zu 100 Versionen eurer Dokumente für 30 Tage – von PDF über Bild bis zur MP3. Um auf die früheren zuzugreifen, müsst ihr einfach auf die Datei rechts-/ctrl-klicken und „Versionen verwalten“ wählen. In der Historie könnt ihr frühere Iterationen des Dokuments öffnen und herunterladen oder auch neue Versionen hochladen.

Kontextmenü in Google Drive zum Verfolgen der Versionen einer Datei.

Per Kontextmenü kann man einen Versionsverlauf der in Drive gespeicherten Dateien einsehen. Er wird für 30 Tage gespeichert. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Bonus-Tipp: Versionshistorien gibt es mittlerweile auch für einzelne Zellen in Google Tabellen (Rechts-/Ctrl-Klick auf eine Zelle und dann „Änderungsverlauf anzeigen“) und in Google Docs („Datei“-Menü – „Versionsverlauf“ – „Versionsverlauf ansehen“).

Secure File Encryption – Dateien auf dem Drive verschlüsseln

Falls ihr besonders sensible Daten in eurem Drive speichern wollt, könnt ihr sie mit einem praktischen, kleinen Add-on – Secure File Encryption – zusätzlich absichern. Einfach dem Installationsprozess folgen und die App autorisieren.

Verschlüsselungsdialog der Google-Drive-Erweiterung Secure File Encryption.

Mit der Secure-File-Encryption-Erweiterung verschlüsselt man Dateien vor dem Upload in Drive mit einem Passwort. (Screenshot: G Suite / Secure File Encryption)

Um eine Datei verschlüsselt hochzuladen, den großen „Neu“-Button klicken und unter „Mehr“ den Punkt „Secure File Encryption“ wählen. Nun könnt ihr eure Datei per Passwort mit einer AES256-Verschlüsselung versehen – das Passwort muss man für den Download dann jedes Mal wieder eingeben.

Google Drive: Zugriffe zeitlich begrenzt freigeben

Apropos Sicherheit: Habt ihr Sorge, dass mit euren Dateien Schindluder getrieben wird, wenn ihr sie jemandem freigebt? Dann könnt ihr den Zugriff zeitlich eingrenzen. Klickt, nachdem ihr eine Datei freigegeben habt, wieder zurück ins Freigabemenü, wählt „Erweitert“ und klickt dann bei dem Profil, für das ihr die Datei freigegeben habt, auf den kleinen Stift. Dort könnt ihr unter „Ablaufdatum festlegen“ genau das tun und so den Zugriff befristen.

Dateifreigabe-Ablaufdatum in Google Drive zeitlich begrenzen.

Über den Freigabe-Dialog kann man die Freigabe von Dateien zeitlich begrenzen und automatisiert entziehen. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Einfacheres Management und schnellere Freigabe dank Shortcuts

Mit dem Shortcuts genannten Feature könnt ihr Dokumente in eurer eigenen oder anderen Drives, auf die ihr Zugriff habt, an anderer Stelle verlinken – ähnlich Verknüpfungen auf dem Desktop. So können die Dokumente, die ihr mit euren Kollegen teilen wollt, schön bei euch auf der Drive bleiben, während sie trotzdem über den Shortcut darauf zugreifen können.

Voraussetzung ist dabei natürlich, dass ihr die entsprechenden Zugriffsrechte für das Originaldokument vergeben habt – wer die nicht hat, kann auch den Shortcut an anderer Stelle nicht sehen.

Mit den Shortcuts verlinkt ihr Dokumente auf Google Drive an anderer Stelle.

Per Rechtsklick auf ein Dokument in eurem Google Drive könnt ihr Shortcuts zu diesem an anderer Stelle anlegen – etwa auf geteilten Drives oder denen eurer Kollegen. (Bild: Google)

Zettel direkt in die Cloud mit dem Drive-Dokumentenscanner

Müsst ihr mal schnell einen Brief, einen Bon oder sonst ein Papierdokument digital sichern? Mit der Drive-App für Android geht das flink und unkompliziert. Einfach das App-Icon lange antippen, bis ein kleines Kontextmenü aufklappt und dort „Scannen“ wählen.

Kontextmenü der Google-Drive-Android-App zum Einscannen von Dokumenten mit der Smartphone-Kamera.

Hält man das Icon der Google-Drive-App auf Android-Geräten gedrückt, kann man über das Kontextmenü auf einen Scan-Modus zugreifen. Mit der Kamera erfasste Dokumente landen so direkt in der Drive-App. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Mithilfe eurer Smartphone-Kamera könnt ihr nun ein Dokument erfassen, das dann direkt als durchsuchbares PDF in eurem Drive landet. Schade: Die iOS-App unterstützt die Funktion noch nicht.

Websites, Bilder und Screenshots im Netz direkt in Google Drive abspeichern

Wenn es auch beim Surfen im Web mal schnell beim Speichern in die Cloud gehen muss, behelft ihr euch mit der „Save to Google Drive“-Erweiterung für Google Chrome. Habt ihr die in eurem Chrome-Browser installiert, könnt ihr jedes Bild und das Ziel jedes Hyperlinks direkt in Google Drive speichern.

Kontextmenü der Google-Suche zum Speichern von Link-Zielen und Bildern in Google Drive.

Mithilfe der Erweiterung Save to Google Drive kann man Ziele hinter Hyperlinks und Bilder im Internet direkt in Google Drive speichern. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Nach der Installation könnt ihr per Rechts-/Ctrl-Klick auf Bilder und Links „In Google Drive speichern“ wählen und so direkt dort absichern.

An PDF werkeln – direkt in Google Docs

PDF bearbeiten nervt üblicherweise. Habt ihr sie in Google Drive gespeichert, geht das aber ganz simpel. Einfach ein PDF rechts-/ctrl-klicken und „Öffnen mit“ und dann „Google Docs“ wählen. Das PDF öffnet sich als editierbares Docs-Dokument und ihr könnt fleißig drauflos tippen. Bei komplexeren Dokumenten mit Bildern, Tabellen oder ähnlichem müsst ihr jedoch mit zerschossenen Formatierungen rechnen.

PDFs in Google Drive direkt in Google Docs öffnen und bearbeite.

Über „Öffnen mit“ lassen sich in Google Drive gespeicherte PDF editierbar in Google Docs öffnen. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Seid ihr fertig, könnt ihr das Dokument im Menü unter „Datei“ wieder herunterladen – und auch als PDF speichern.

Eure Dateiformate direkt in Google Drive konvertieren

Oft braucht man PDF als JPG, WAV als MP3 oder AVI als MP4. Anstatt sich mit diversen Umwandlungs-Tools herumzuschlagen, kann man solche Konvertierungen auch einfach direkt in Google Drive erledigen – mit der Cloud-Convert-Erweiterung.

CloudConvert-Erweiterung für Google Drive.

Mit der Erweiterung Cloud Convert kann man Dateien direkt auf Google Drive heraus zwischen Formaten umwandeln. (Screenshot: Cloud Convert / t3n)

Ist die Erweiterung installiert und habt ihr euch registriert, könnt ihr Dateien in eurem Drive via „Öffnen mit“ in Cloud Convert öffnen und fleißig drauflos umwandeln. In der kostenlosen Version könnt ihr Dateien von bis zu einem Gigabyte Größe konvertieren und habt pro Tag 25 Minuten zum Umwandeln zur Verfügung – was für die meisten Bilder und Textdokumente sowie kleinere Audio- und Video-Files massig ausreicht.

In Google Drive und Docs nahtlos mit Office-Dateien arbeiten

Apropos umwandeln: Möchtet ihr Microsoft-Office-Dateien wie DOCX, PPTX oder XLS in Drive speichern, öffnen und bearbeiten, braucht ihr vorher keine Konvertierung anschmeißen. Stattdessen könnt ihr die Dateien einfach per Drag-and-Drop in den Drive legen und nach dem Upload unten rechts öffnen.

Microsoft-Office-Dateien im Kompatibilitätsmodus in Google Drive öffnen.

Lädt man Dokumente in Microsoft-Office-Formaten in Google Drive hoch, kann man diese im Kompatibilitätsmodus öffnen und bearbeiten. (Screenshot: Google Drive / t3n)

Das Dokument öffnet sich nun in einem Microsoft-Office-Kompatibilitätsmodus. Mit dem „Öffnen mit“-Dialog am oberen Rand könnt ihr es auch direkt in Google Docs öffnen und bearbeiten.

Dieser Beitrag wurde am 11. August 2020 aktualisiert.

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Ein Kommentar
Caroline Goldner
Caroline Goldner

Vielen Dank für diese wertvollen Infos! Ich suche nach einer Möglichkeit, wie ich zeitlich bestimmen kann, wann z.B. meine Daten in die Cloud gesichert werden sollen. Denn der laufende Backup, raubt meinem System teilweise soviele Ressourcen während meiner Arbeit, dass mein PC fast komplett blockiert ist. Kann ich das irgendwie ändern? Das wäre toll, wenn ich das ändern könnte, resp. manuell steuern kann. Freue mich auf Ihr Feedback. Freundliche Grüsse!

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