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Sponsored Post Was ist das?

Bei diesen 3 Alarmzeichen in deiner Personalabteilung solltest du eingreifen!

Artwork by Denise Lutz, Personio

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Wofür ist die Personalabteilung eigentlich da und wofür nicht? Erfahre, warum viele Personaler überlastet sind und wie du sie entlasten kannst.

Von einer modernen Personalabteilung erwartet man strategisches Verständnis und Geschäftssinn. Sie soll einen zukunftsgerichteten, aber wirtschaftlichen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten. Human Resources (HR) Manager sollen die passenden Mitarbeiter finden, einstellen – und halten. Sie sollen die Fachabteilungen bei Führung und Entwicklung der vorhandenen Teams unterstützen und eine einzigartige Unternehmenskultur schaffen.

Die gute Nachricht: Aktuelle Studien belegen, dass es genau das ist, worin Personaler selbst ihren Fokus sehen.

Die schlechte Nachricht: Die Realität! Die Ausgangsvoraussetzungen für Personaler sind häufig ganz andere.

An diesen Zeichen erkennst du, dass sich die HR-Verantwortlichen um die falschen Aufgaben kümmern

Artwork by Denise Lutz, Personio

Der Fokus fehlt

Wenn du dich mit den Kollegen aus der Personalabteilung über ihren Alltag unterhältst, erzählen sie dir von so vielen verschiedenen Themen gleichzeitig, dass du am Ende schon gar nicht mehr weißt, worum es zu Anfang ging. Ein großes Problem von Personalern kann sein, als „Mädchen für alles“ wahrgenommen zu werden. Tagtäglich bombardieren Mitarbeiter sie mit unzähligen Fragen zu Urlaub, Krankheit oder Home Office. Die HR-Manager berechnen den Kollegen die Urlaubstage oder telefonieren an ihrer Stelle mit Behörden. Zusätzlich assistieren sie bei Terminvereinbarungen. Sie koordinieren viele Mitarbeiter und insbesondere Führungskräfte, obwohl es eigentlich nicht Teil ihrer Aufgabe ist. Wenn Personaler in deinem Unternehmen, anstatt diese Dinge – etwa an eine Software – zu delegieren, aktiv assistieren, haben sie ihren Fokus auf entscheidende Personalthemen verloren.

Die Zeit fehlt

Alle in der Personalabteilung sind immer leicht gestresst. Es herrscht Zeitdruck und manchmal schleicht sich ein Gefühl von Ineffizienz ein. Das könnte natürlich daran liegen, dass der Personaler seinen Job nicht im Griff hat. Was allerdings wahrscheinlicher ist: Die administrativen Aufgaben türmen sich. Im Schnitt verbringt ein Personaler 39 Prozent seiner Zeit mit Administration! Das bedeutet, dass er umgerechnet jeden Tag von neun Uhr bis 12:15 Uhr ausschließlich mit Verwaltung verbringt. Für alles andere zusammen – Personal rekrutieren, betreuen und entwickeln – bleibt nur noch ein halber Arbeitsalltag.

In kleinen und mittleren Unternehmen ist die Personalabteilung – manchmal auch nur eine Person – für die ganze Bandbreite der Personalarbeit verantwortlich. Ihr Arbeitstag besteht allzu oft vornehmlich aus Tätigkeiten wie Arbeits-, Fehl- und Urlaubszeiten erfassen, Personalakten führen, Lohnabrechnungen vorbereiten oder erstellen und Bewerbungen bearbeiten. Wenn du das Gefühl hast, dass in deinem Unternehmen auch so viel Zeit für Verwaltung drauf geht, ist es Zeit über Maßnahmen nachzudenken.

Keine Analysen und Datentransparenz

Der Großteil der Arbeit läuft manuell und nach Bauchgefühl. Wenn Zahlen gefragt sind, dauert es lange und erfordert viel manuellen Aufwand bis die Kollegen konkret werden können. Statistiken über Abwesenheiten, Fluktuation oder die erfolgreichsten Bewerbungskanäle werden nur für Berichte an die Geschäftsleitung mühsam aus Exceltabellen zusammengesucht Im täglichen Arbeiten spielen datengetriebene Entscheidungen in der Personalabteilung oft keine Rolle. Gerade Personaler in kleinen und mittleren Unternehmen sind von ihrer täglichen Arbeit so eingenommen, dass die Einarbeitung in neue Prozesse zu kurz kommt. Die Hemmung datengestützt zu arbeiten ist an mancher Stelle groß, aber unbegründet. Wenn deine Personalabteilung auch 2018 noch völlig ohne System und Datengrundlage arbeitet, solltest du dir vor allem in Bezug auf anstehende Gesetzesänderungen Gedanken machen.

Artwork by Denise Lutz, Personio

Was du tun kannst: Partnerschaftlich zusammenarbeiten & durch Digitalisierung entlasten

Bereits kleine Veränderungen können helfen. Erkenne die Rolle der Personalabteilung an. Das heißt: Personalverantwortliche sollen mit deiner Unterstützung von der Dienstleister-in die Beraterrolle schlüpfen. Nur so kommen sie aus der „Mädchen-für-Alles“-Rolle heraus.

Schaffe die besten Ausgangsvoraussetzungen für effizientes und wirtschaftliches Personalmanagement. Wiederkehrende Routineaufgaben, die Personaler in ihrer täglichen Arbeit blockieren, lassen sich vereinfachen, durch Software automatisieren oder umverteilen. Sind alle notwendigen Informationen an einem Ort vereint, lässt sich die gesamte Personalarbeit vereinfachen. Sorge dafür, dass Personaler sich um die richtigen Dinge kümmern können und so einen wirtschaftlichen Beitrag leisten. Der Wegweiser HR Software zeigt dir und deiner HR Abteilung in acht Schritten, was ihr bei der Auswahl einer digitalen Lösung beachten solltet.

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