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Sponsored Post Was ist das?

In 3 Schritten zum optimierten Einkauf

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Schneller, transparenter, günstiger: Es gibt gute Gründe dafür, Prozesse im Einkauf zu vereinfachen und zusammenzuführen – und praktische Tipps, wann und wie man darüber nachdenken sollte.

Meistens werden die Produkte, die zum Kerngeschäft des Unternehmens beitragen, strategisch gemanagt. Daneben gibt es aber in jedem Unternehmen eine Vielzahl an Einkäufen, die nicht strategisch gemanagt sind: vom täglichen Bürobedarf über Reinigungs- und Hygieneprodukte bis zur Farbe für den neuen Anstrich. Und für viele dieser indirekten Einkäufe, auch „Tail Spend“ genannt, haben unterschiedliche Abteilungen eigene Prozesse und Partner – das erhöht die Komplexität, und damit auch Aufwand und Kosten. Hier steckt Potenzial für Vereinfachung und Standardisierung!

Optimierungsbedarf erkennen

Ob die indirekten Einkäufe aus dem Ruder laufen, erkennt man an klaren Signalen. Dafür muss man die Ausgaben und Bestellungen genauer betrachten und vergleichen. Laut der Unternehmensberatung Accenture („Getting a Grip on Tail Spend“) sind kritische Anzeichen zum Beispiel, wenn ...

  • auf zwei Drittel oder mehr der Zulieferer nur fünf Prozent der Ausgaben entfallen.
  • weniger als 70 Prozent der Bestellungen von der Beschaffung verhandelt sind.
  • jedes Vierteljahr mehr als zehn Prozent neue Zulieferer hinzukommen.
  • weniger als 50 Prozent der Transaktionen mit den bevorzugten Zulieferern abgewickelt werden.
  • weniger als die Hälfte der Einkäufe automatisch ablaufen.
  • die Anzahl der Zulieferer größer ist als die Zahl der Mitarbeiter in der Beschaffung.

Sollten in einem Unternehmen zwei oder sogar mehr dieser Merkmale zutreffen, so gibt es hier noch Optimierungspotenzial in der Beschaffung.

Hindernisse identifizieren

Problem erkannt, Problem gebannt – so einfach ist es natürlich nicht: Selbst, wenn einem Unternehmen bewusst ist, dass die indirekten Einkäufe besser gemanagt werden könnten, gibt es dafür noch keine schnelle Lösung. Meistens gibt es unzählige Zulieferer und verschiedenste Aufträge, deren Volumen und Inhalte sich kaum mehr im Nachhinein überblicken lassen. Das macht es schwierig, sie effizient zu managen.

Beschaffung optimieren

Der erste und wichtigste Schritt, um die indirekten Einkäufe in den Griff zu bekommen, ist es, sie zu analysieren und zu differenzieren. Als Richtwert dazu gilt, dass der „Tail Spend“ der Anteil der Ausgaben ist, der nicht mit den 20 Prozent der größten Zulieferer umgesetzt wird. Auch in gut gemanagten Unternehmen macht er rund 20 Prozent der Ausgaben aus. Die Unternehmensberatung Accenture unterscheidet verschiedene Segmente des „Tail Spend“. Für jeden Bereich gibt es jeweils eigene Vorgehensweisen und Strategien.

(Quelle: Accenture „Getting a Grip on Tail Spend“)

Als „Hidden Tail“ bezeichnet man Einkäufe, die mit bestehenden Lieferanten, aber außerhalb verhandelter Verträge laufen. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn bestimmte Produktgruppen nicht abgedeckt sind oder mehrere Abteilungen unabhängig voneinander einen Lieferanten nutzen. Hier ist es natürlich optimal, die „versteckten Einkäufe“ mit in existierende Verträge aufzunehmen oder neu zu verhandeln, beziehungsweise Routinen und Verfahren einzuführen, die die Abwicklung innerhalb eines solchen Rahmenvertrags vereinfachen.

Der Rest des „Tail Spend“ lässt sich primär nach dem Volumen des Umsatzes einteilen: von großen, immer wiederkehrenden Bestellungen bis hin zu kleinen Einzelbestellungen, die oft über sehr viele verschiedene Lieferanten laufen.

Bei solchen Aufträge oder Einzelbestellungen direkt aus den Abteilungen heraus hilft ein zentraler Marktplatz wie zum Beispiel Amazon Business, das eine breite Produkt- und Lieferantenauswahl auf einem zentralen Marktplatz anbietet. Zum Service von Amazon für Unternehmenskunden gehören zudem verschiedene Tools, die Zuständigkeiten managen und Bestellungen vereinfachen können. Das entlastet den zentralen Einkauf und das Unternehmen behält Ausgaben und Einkäufe gut im Blick.

Das Ziel der Optimierung ist es, möglichst viele Einkäufe in einen gemanagten Bereich zu überführen – und die übrigen zu vereinfachen und zu automatisieren. Amazon Business unterstützt Profi-Einkäufer und Unternehmen dabei.

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