7 Tipps für das digitale Büro
Ein gut eingerichtetes digitales Büro kann so einiges erleichtern. (Foto: DocuSign)
Adieu Zettelwirtschaft, hallo digitale Notizen!
Digitale Notizen setzen den Stapeln von Notizbüchern ein Ende, die sich auf dem Schreibtisch breit machen. Mit Apps wie Microsoft OneNote oder Evernote kann man nicht nur digitale Notizen erstellen, sondern auch über verschiedene Plattformen hinweg teilen oder zur Mitarbeit einladen.
Zeit für papierloses Projektmanagement
Auch gedruckte Dokumente, Notizzettel und To-do-Listen liegen bei jedem von uns zu Hause und im Büro herum. Mit einem digitalen Projektmanagement lassen sich Arbeitsaufgaben effizienter und papierlos verwalten. Tools wie Asana oder Trello helfen uns Ordnung zu halten, erinnern an Deadlines und ermöglichen gemeinsames Brainstorming.
Rechtsgültig und sicher, gerade ohne Papier
Digitale Dokumente und Verträge können weder vergessen noch liegen gelassen werden und jede Freigabe passiert bewusst und gewollt. Das sind sehr gute Voraussetzungen für die Einhaltung des Datenschutzes und Rechtssicherheit im papierlosen Büro. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement können Daten sicher und dauerhaft aufbewahrt werden.
Digitale Rechnungen im papierlosen Büro
Nie mehr Zahlungen hinterherlaufen! Mit Lösungen wie DocuSign Payments können Dokumente in einem Schritt unterschrieben und bezahlt werden. Die Vorteile von papierlosen Rechnungen sprechen für sich: Zahlungen schneller erhalten, Kunden glücklicher machen und alle Rechnungen an einem zentralen Ort rechtsgültig archivieren.
Cloud-basierte Lösungen geben allen Dokumenten und Verträgen eine Heimat
In der Cloud speichern und teilen wir Dokumente jeder Art. Arbeiten von überall wird zum Kinderspiel. Cloud-Lösungen sind oft sicherer als das papierbasierte Dokumentenmanagement. Die Freigabeberechtigungen schützen die Vertraulichkeit der Dokumente und garantieren den Zugriff ausschließlich für berechtigte Personen.
Mit einem Handgriff vom Laptop zum Tablet wechseln? Mit einer guten Cloud ist das keine Herausforderung. (Foto: DocuSign)
Verträge elektronisch unterschreiben
Der Ansatz von DocuSign ist ganz einfach: Veraltete, papierbasierte Vertragsprozesse sind manuell, langsam, teuer und fehleranfällig. Also verzichten wir auf das Papier, automatisieren den Prozess und verbinden ihn mit allen anderen Systemen, die das Unternehmen bereits verwendet.
Im nächsten Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro können wir gedruckte Verträge, Rechtsdokumente, vertragliche Vereinbarungen oder Rechnungen einfach wegwerfen! Denn mit der elektronischen Signatur können auch Vereinbarungen einfach und unbürokratisch online geteilt und unterzeichnet werden. Das senkt den Papierverbrauch und beschleunigt den Prozess für Kunden und Partner. Dabei ist die elektronische Signatur genauso konform und rechtsgültig wie händisch unterschriebene Verträge und Dokumente.
Mit digitalem Dokumentenmanagement durchstarten
Der letzte Schritt auf unserer Reise zum papierlosen Büro: Das Contract Lifecycle Management (CLM) ermöglicht die konsequente Digitalisierung des gesamten Vertragsprozesses. Von der Vorbereitung bis hin zum Unterzeichnen und Verwalten kann der komplette Prozess digitalisiert werden und ermöglicht ein schnelles, produktiveres und papierloses Arbeiten.
Dem umweltfreundlichen Arbeiten ohne Drucker, Scanner oder Fax steht nun nichts mehr im Weg – willkommen im papierlosen Büro! Ob im papierlosen Büro oder zu Hause, Dokumentenmanagement-Tools erleichtern den Arbeitsalltag.
