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Zahlreiche Webdienste helfen Freelancern und Webworkern beim Erstellen von Rechnungen. Sie beantworten wiederkehrende Fragen und sparen viel Handarbeit. In diesem Artikel geben wir einen Überblick über insgesamt 13 Anbieter von Rechnungsprogrammen. Die meisten lassen sich kostenlos testen.

13 Rechnungsprogramme für Freelancer und Unternehmer

1. SalesKing

Einer der führenden Anbieter am Markt für die Erstellung einer Online-Rechnung ist SalesKing. Die Kernfunktionen des Webdienstes sind laut Angaben der Macher die Rechnungserstellung, Angebotsverwaltung und CRM-Features. Mit allerlei Exportmöglichkeiten bietet Salesking darüber hinaus eine einfache Integration in die unternehmensinterne Buchhaltung. Zu den erweiterten Möglichkeiten zählen außerdem die Kontakt- und Produktverwaltung.

Salesking ist in drei Preisklassen erhältlich: „Silver“ kostet zwölf Euro, „Gold“ 24 Euro und „Platinum“ 36 Euro pro Monat. Die wesentlichen Unterschiede liegen in der einfachen Verwaltung mehrerer Nutzer durch die Einführung von Rollen und Rechten ab „Gold“ und Optionen für mehrere Sprachen sowie Währungen ab „Platinum“. Die dritte Preisklasse bietet außerdem direkten Telefon-Support. Neue Nutzer können Salesking 30 Tage lang kostenlos testen.

2. easybill.de

Ein ebenso bekannter Anbieter ist Easybill.de. Im Mittelpunkt steht auch hier das Erstellen von Online-Rechnungen. Hilfreich sind Produkt- und Kundenverzeichnisse. Wer seine Post nicht selbst einwerfen möchte, kann auch den Versand bei Easybill in Auftrag geben. Für Händler auf Amazon und eBay bietet der Webdienst darüber hinaus einfache Importfunktionen. Sie automatisieren das Erstellen der Rechnungen und beschleunigen damit zeitintensive Arbeitsprozesse.

Easybill.de ist in vier Preisklassen erhältlich: „Free“, „Basic“, „Plus“ und „Business“. Die erstgenannte Preisklasse ist, wie der Name vermuten lässt, vollkommen kostenlos. Er beinhaltet das Schreiben von Rechnungen an bis zu drei Kunden und den Versand per E-Mail. „Basic“ kostet neun Euro, „Plus“ 19 Euro und „Business“ 39 Euro pro Monat. Die steigende Anzahl der möglichen Kunden, eine White-Label-Option sowie ein eigenes „Designpaket“ sind die wesentlichen Unterschiede der drei Pakete.

Speziell für Onlinehändler mit einer hohen Transaktionszahl gibt es noch Pakete für 49, 69 und 99 Euro, die 10.000, 20.000 und 30.000 Verkäufe im Monat umfassen.

Eine Gratis-Variante, mit der unbegrenzt Rechnungen an maximal drei Kunden geschrieben werden können existiert ebenfalls.

3. FastBill

Einer der bekanntesten Anbieter von Online-Rechnungen ist Fastbill*. Er bietet das einfache Erstellen von Rechnungen, individuelle Design-Optionen und detaillierte Reportings. Auch eine Zeiterfassung und Projektverwaltung sowie eine Kunden- und Kontaktdatenbank sind ab günstigen fünf Euro pro Monat erhältlich. Zahlreiche Importfunktionen und eine REST-Api bieten breitgefächerte Anbindungsmöglichkeiten auch an E-Comerce-Systeme. Rechnungen, die mit Fastbill versandt werden, können mit einer Online-Zahlungsfunktion versehen werden: So können Kunden ihre Rechnung gleich per Paypal, Sofort Überweisung, Lastschrift oder Kreditkarte bezahlen. Relativ neu ist das Produkt „Fastbill Automatic“, das eine automatisierte Abwicklung von Abo-Rechnungen und wiederkehrenden Zahlungen ermöglicht.

Der große Vorteil von FastBill ist die Preisgestaltung, die sich in drei Preisklassen unterteilen lässt. „Complete“ kostet fünf Euro, „Plus“ 19 Euro und „Plus10“ 49 Euro im Monat. Für einen Großteil der Nutzer dürfte die günstigste Version ausreichen, denn anders als bei vielen Mitbewerbern ist hier schon eine unbegrenzte Kundenanzahl inbegriffen. Alle Preisklassen können neue Nutzer darüber hinaus einen Monat lang kostenlos testen, eine kostenfreie Version namens „Fastbill Free“ für monatlich 3 Rechnungen existiert ebenfalls. Beim Jahresabo gibt es zwei Monate geschenkt, rechnerisch sind das zehn für zwölf Monate.

4. Billomat

In fünf Sprachen präsentiert sich der Rechnungsanbieter Billomat*. Er bietet neben den üblichen Funktionen der Mitbewerber auch eine SSL-Verschlüsselung, einen Online-Checkout für Rechnungen mit Kreditkarten, Lastschrift, EC-Karten-Leser und PayPal-Zahlung. Darüber hinaus sind zahlreiche Add-Ons verfügbar, unter anderem für die Projektverwaltung mit Basecamp oder die Zeiterfassung mit mite. Sie formen gemeinsam ein starkes Tool zur Optimierung sämtlicher interner Verwaltungsaufgaben.

Die Anbindung an Amazon, shopify sowie eine API ermöglichen den Rechnugnsimport oder die Anbindung an Onlineshops.

Billomat-Accounts sind in fünf Preisklassen unterteilt. Sie reichen von „Tarif S“ (kostenlos) bis „Tarif XL (48 Euro pro Monat). Ein Großteil der Funktionen ist ab „Tarif M“ (zwölf Euro pro Monat) inbegriffen, darunter die Whitelabel-Oberfläche und SSL-Verschlüsselung. Eine Limitierung besteht hinsichtlich der Anzahl an Dokumenten, Kunden und Produkten. „Tarif M“ ist auf 50 Dokumente pro Monat und insgesamt 500 Kunden sowie 1.000 Produkte beschränkt.

5. Lexoffice

Gemeinsam mit Kunden hat Haufe Lexware die Business-Software Lexoffice* entwickelt. Sie richtet sich insbesondere an Selbstständige und Kleinunternehmer und bietet eine webbasierte Buchhaltung und Faktura zum Preis von nur 4,90 Euro pro Monat (netto). Drei Versionen sind erhältlich: „Auftrag & Finanzen“ sowie „Rechnungen & Finanzen.“ Erstere ist quasi eine komplette Buchhaltungslösung für Anwender, die möglichst viel selbst machen wollen – bis hin zur Umsatzsteuervoranmeldung. „Rechnung & Finanzen“ richtet sich eher an Anwender, die nur die notwendigsten Buchhaltungsschritte selbst erledigen wollen. Sie bietet alle grundlegenden Funktionen der konkurrierenden Anbieter, legt jedoch besonderen Wert auf die Auswertung der Geldeingänge und -ausgänge. „Rechnung & Finanzen & EÜR“ für 12,90 Euro ist fast schon selbsterklärend – die Anlagenverwaltung und die Übergabe an das hauseigene Steuerprogramm „smartsteuer“ ist noch erwähnenswert. Hinzu kommt eine iOS- und Android-Applikation, die Nutzern auch mobilen Zugriff gewährt. Zusätzlich bietet Lexoffice noch einen Smartphone-Dongle an, der Kartenzahlungen ermöglicht.

Der größte Vorteil von Lexoffice ist zweifelsfrei der Preis. Für rund fünf Euro pro Monat plus Steuern erhalten Nutzer den vollen Zugriff auf alle Funktionen. Nur FastBill arbeitet beim Einsteigerpaket in einer ähnlichen Preisklasse – und Sage One bietet mit einem Euro ein günstigeres, reines Faktura-Einsteigerpaket. Günstiger ist nur noch die Kaufversion von RechnungXXL.

6. Collmex

Collmex verkauft sich als kaufmännische Komplettlösung. Neben dem Erstellen von Online-Rechnungen können Nutzer über den Webdienst deshalb auch die komplette Buchhaltung abwickeln. Je nach Einsatzgebiet werden dafür entsprechende Funktionen hinzugebucht – abhängig vom Bedarf einzeln oder als Komplettpaket. Das Komplettpaket enthält E-Commerce-Komponenten: eBay, Amazon und Rakuten-Anbindung genauso wie entweder einen integrierten Onlineshop oder eine Anbindung an gängige Systeme wie xt:Commerce oder Magento. Eine spezielle Variante für Vereine existiert auch noch. Optisch wirkt die Nutzeroberfläche von Collmex allerdings etwas eingestaubt.

Wer nur Rechnungen erstellen will, kann zwischen drei Preisklassen wählen: der kostenlosen „Free“-Version, „Basic“ für 5,95 Euro pro Monat und „Plus für 8,95 Euro pro Monat. Die Komplettpakete beginnen preislich bei 11,95 Euro pro Monat und steigern sich zweischrittig auf 34,95 Euro im Monat. Sie bieten dann allerdings die gesamte Buchhaltung inklusive periodischer Rechnungen und Sammelrechnungen.

7. Smallinvoice

Der Rechnungsanbieter Smallinvoice bietet neben der Erstellung von Rechnungen auch Unterstützung beim Mahnwesen sowie der Projektverwaltung. In der höchsten Preisklasse ist hierfür eine Integration mit dem beliebten Webdienst mite möglich. Der API-Zugang ist allerdings schon im kostenlosen „Free“-Account inbegriffen. Smallinvoice-Rechnungen können die Kunden auch online über Paypal begleichen.

Smallinvoice ist in drei Preisklassen erhältlich, die sich hinsichtlich tiefgreifender Funktionen unterscheiden. Der kostenlose „Free“-Account bietet beispielsweise keine Whitelabel-Option. Der „Basic“-Account für 8,50 Euro pro Monat bietet hingegen kein Projektmanagement. Das ist erst in der doppelt so teuren „Advance“-Version für 17 Euro integriert.

8. Debitoor

Der Anbieter Debitoor konzentriert sich ganz auf die Rechnungserstellung, inklusive aller notwendigen Funktionen. In kleinerem Umfang lassen sich jedoch auch Projekte und Kunden verwalten. Ein Vorteil des Anbieters ist die Internationalität: Debitoor ist in über 20 Ländern und sieben Sprachen verfügbar. Und „jede Woche kommen neue hinzu“, heißt es auf der Website. Neben einer API für die Anbindung externer Systeme bietet Debitoor auch verschiedene Erweiterungen als Apps an: eine mobile Belegerfassung, die komplette Lösung als native IOS- oder Android-App sowie eine Lösung, um Kunden die erhaltenen Rechnungen auch gleich online begleichen zu lassen.

Die Preisgestaltung ist bei Debitoor simpel: Die kostenlose Version beinhaltet eine unbegrenzte Anzahl von Kunden, Produkten und lediglich insgesamt drei Rechnungen und druckt ein „Debitoor-Wasserzeichen“ auf die Rechnung. 100 Rechnungen pro Jahr gibt es für drei Euro. In der „Premium“-Version für sechs Euro im Monat sind unter anderem auch Mahnungen, das Dokumenten-Management und ein personalisiertes Rechnungsdesign  inbegriffen. Mehr als eine simple Ausgabenerfassung enthält die Buchhaltung nur in der Premium-Pro-Version mit einer Anlagenverwaltung, der Ust-Voranmeldung, GuV, EÜR, Bilanz und Datev-Export. Die Bezahlung ist für ein Jahr im voraus zu entrichten.

9. Zervant

Zervant bietet ein rundes Gesamtpaket aus Zeiterfassung, Rechnungserstellung und Buchhaltung. Die Zeiterfassung ist dank mobiler Applikationen für Android, iOS und Windows Phone jederzeit und überall möglich. Das Erstellen von Online-Rechnungen erleichtert der Webdienst mit Rechnungsvorlagen in mehreren Sprachen. Außerdem werden mehr als 200 Fremdwährungen sowie lokale Adress- und Zahlenformate unterstützt. Verschiedene Apps erweitern den Funktionumfang um mobile Anwendungen, Analyse und Berichtsfunktionen, Übergabe an den Steuerberater und eine Reisekostenverwaltung.

Die Preisgestaltung wirkt auf den ersten Blick deutlich komplizierter als bei der Konkurrenz, ist jedoch nach einem schlichten Prinzip gestrickt. Die insgesamt fünf Preisklassen unterscheiden sich hinsichtlich der begrenzten Anzahl an Rechnungen sowie der begrenzten Anzahl an Nutzern. Neben der kostenlosen Version, die lediglich die Buchhaltung und Zeiterfassung umfasst gibt es vier kostenpflichtige Angebote die mit 5,90 bis 64,90 Euro pro Monat zu Buche schlagen.

10. Papierkram

Papierkram bietet eine Onlinebuchhaltung mit Faktura- und ein paar Warenwirtschaftsfunktionen sowie einer kleinen Projektverwaltung mit integrierter Zeiterfassung. Papierkram bietet darüber hinaus eine Belegerfassung an. Die Einnahme-Überschuss-Rechnung und Umsatzsteuervoranmeldungen und die Erfassung von Anlagegütern ist möglich.  Die elektronische Übermittlung via Elster soll in Kürze hinzukommen.

Papierkram wartet weiterhin mit einem für mobile Endgeräte optimierten Design auf, so soll das System auch auf dem iPad oder dem iPhone das System bequem nutzbar sein, verspricht der Anbieter.

Papierkram bietet eine vollständig kostenfreie Basisversion für einen einzelnen Benutzer an, die erzeugten Belege erhalten dann allerdings ein Anbieter-Branding. Die kleinste Version ohne Branding liegt bei vier Euro monatlich, gleichzeitig erhalten Nutzer dieser Pro-Version hier eine höhere Priorität bei Supportanfragen und eine erweiterte Belegverrechnung. Dann folgt für acht Euro die Pro-Plus- und für 20 Euro die Team-Version, beide unterstützen im Unterschied zur Pro-Version noch wiederkehrende Rechnungen, Belegerzeugung aus Kontoumsätzen, die EÜR sowie einen Bankkontoabgleich per HBCI. Die Teamvariante zusätzlich noch eine Fünf-Benutzer-Lizenz, die bei Bedarf für 40 Euro monatlich auch als 20-Benutzer-Lizenz erhältlich ist.

11. sevDesk

Die Rechnungssoftware von sevDesk* bietet eine Faktura, ein kleines CRM, Lagerverwaltung ein Kassenbuch und ein digitales Archiv für Belege. EÜR- und Umsatzsteuervoranmeldungen beherrscht das System in den höheren Tarifen ebenfalls. Weiter stehen unter anderem wiederkehrende Rechnungen, eine Post-Schnittstelle zum automatischen Versand der Rechnungen, Datev-Export und eine API für den externen Zugriff auf sevDesk zur Verfügung.

In Kürze folgt eine automatische Umsatzsteuervoranmeldung und eine Projektverwaltung.

Der Anbieter ergänzt sein Angebot mit einer mobilen App mit einigen Grundfunktionen: Die App zeigt in einem Dashboard laufende Vorgänge an, wie erzeugte Rechnungen, Angebote oder neue Kunden-Kontakte. Neben einer einfachen Lagerbestandskontrolle bietet die App noch eine mobile Ansicht der Kundenakte, die Informationen zu einem Kundenkonto zusammenfasst.

Die reine Faktura für einen Benutzer gibt es mit einem Gigabyte Speicher kostenlos, ein Export ist hier nur als PDF-Dokument oder CSV möglich. Für 8,90 Euro gibt es zwei Benutzer und fünf GB Speicher, für 16 vier Benutzer und 15 GB, für 28,90 acht Benutzer und 30 GB. Der Funktionsumfang steigt mit dem Tarif, EÜR und Ust-Voranmeldung gibt es ab 8,90 Euro.

12. Rechnung XXL

Rechnung XXL bietet eine Rechnungs-, Kunden- und Projektverwaltung. Rechnungen können digital signiert per Mail oder über einen Online-Dienst per Briefpost versendet werden – schlichtes drucken ist auch möglich. Daten-Import und -Export ist per CSV möglich. Statistiken für Umsätze und speziell für die Erstellung der EÜR beherrscht RechnungXXL ebenfalls.

Rechnung XXL ist etwas ungewöhnlich im Vergleich zu den anderen Anbieter, was nicht am Funktionsumfang, sondern an den Tarifen des Anbieters liegt: Entweder monatlich 8,99 Euro oder einmalig 99 Euro – oder die Webanwendung erwerben für 149 Euro und auf dem eigenen Server betreiben. Vorrausetzung: PHP 5.3, MySQL, GDlib, ZEND Framework.

13. Sage One

Sage One*
bietet neben einer Online-Faktura und Buchhaltung auch eine Lohnabrechnung für kleine und größere Unternehmen über Sage One an.

Geschäftsvorfälle, Buchhaltung, Jahresabschlüsse und Steurdokumente: Sage One beinhaltet in der größten Fassung alle notwendigen Bestandteile einer kompletten Unternehmenssoftware. Von der Ust-Voranmeldung über die EÜR bis hin zur Bilanz deckt auch hier alles ab.

Sage bietet neben der Lohnabrechnung auch noch eine Online-Steuerberatung als Ergänzung an. Über eine Art „Erweiterungs-Marktplatz“ ist das Software-Paket noch erweiterbar. Aktuell gibt es dort die erwähnte Online-Steuerberatung, ein mobiles Controlling-System, eine Google-Drive- und eine mobile Archivierungsfunktion.

Sage One gibt es als iPad-App mit einer simplen Rechnungsfunktion gratis, das kleinste Paket „Angebot & Rechnung“ kostet monatlich einen Euro, das Paket „Finanzen & Buchhaltung“ kostet neun Euro monatlich und beinhaltet alle Funktionen des kleineren Paketes.

Und mit welchem Anbieter lasst ihr eure Rechnungen erledigen? Oder macht ihr alles noch selbst?

Dieser Artikel ist eine Überarbeitung eines Artikels aus dem Jahr 2014. Autor des Originalartikels ist Lars Budde.