Sponsored Post Was ist das?

Agentursoftware: So entkommst du Insellösungen und Tabellendschungel

Agentursoftware

Alle Prozesse im Blick mit der passenden Software. (Foto: HQ)

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Kundenkontakte verwalten, Angebote und KVA erstellen, Projekte planen, Rechnungen versenden und Prozesse optimieren – spezielle Agentursoftware kann alle Abläufe an zentraler Stelle abbilden. Hier erfährst du, wie du die richtige findest.

Jede Agentur gelangt früher oder später zu der Erkenntnis, dass die Kreativität zwar das  Steckenpferd ist, langfristige Profitabilität aber erst mit den richtigen Prozessen kommt. Projekte effizient und effektiv organisieren, Transparenz über Kosten und Margen erhalten und das kreative Potenzial auf ein solides organisatorisches Fundament stellen: All das wird erst möglich, wenn die Agentur über eine leistungsfähige und professionelle Infrastruktur verfügt.

Natürlich kann man sich zu Beginn und in sehr kleinen Teams mit Exceltabellen über Wasser halten. Aber mehr Spaß und Erfolg bringt es, wenn allen Mitarbeitern – intern wie extern, Freelancern wie Festangestellten – die Arbeit durch eine gemeinsame, webbasierte Agenturplattform erleichtert wird.

Insellösungen haben ausgedient

Auch in Zeiten von Cloud-Technologien und New Work schlagen sich viele Agenturen noch durch einen Dschungel an Tabellenkalkulationen und isolierten Insellösungen. Verschiedene Versionen eines Tabellendokuments – der Graus eines jeden Projektmanagers. Eine professionelle und vor allem effiziente Unterstützung der alltäglichen Agenturprozesse ist auf so einer Basis nahezu unmöglich.

Die richtige Agentursoftware finden

Das HQ
Das HQ

Das HQ ist eine webbasierte Business-Software, die sich den Bedürfnissen und Prozessen des Kunden anpasst. Sie kann für die Anwendungsbereiche Projektmanagement, Auftragsabwicklung und CRM eingesetzt werden.

Der Markt für Agentursoftware ist sehr groß und nicht gerade übersichtlich. Worauf sollte man also achten, wenn man bereit ist, den Schritt hin zur integrierten Lösung zu tun? Welche Funktionalitäten sind wirklich wichtig, was ist heute möglich und sinnvoll?

Wer noch keine Agentursoftware nutzt, hat meist grobe Vorstellungen von der gewünschten Software, oft fehlt es jedoch an einer konkreten, funktionalen Definition. Diejenigen, die umsteigen und eine neue Software einführen wollen, kennen die Schwächen des aktuellen Systems natürlich genauestens und haben sehr konkrete Vorstellungen von der zukünftigen Agentursoftware. Diese Checkliste hilft dir in beiden Fällen, den Markt zu sondieren:

  1. Die Agentur beschreiben und den Use-Case definieren
    Es gibt viele gute Gründe, eine neue Software einzuführen. Man sollte sich nur sehr bewusst sein, mit welchem Ziel man selbst auf der Suche ist. Was zunächst einfach klingt, ist die zentrale Herausforderung der Softwaresuche. Meistens gibt es Teile des Prozesses, ohne die man nicht leben kann, andere Teile wiederum sind eher optional. Es gilt, möglichst früh Klarheit zu schaffen, damit man gezielt nach den Must-haves testen kann. Ebenfalls wichtig: Wer am Ende mitentscheidet, sollte von Anfang an Teil des Projektes sein.
  2. Die Recherche der Alternativen
    Für jede Softwarekategorie kann man versuchen, per Google zu den wichtigsten Alternativen zu kommen. Je nachdem, wie spezifisch das gesuchte Tool ist, kann das entweder Hunderte Alternativen oder nur diejenigen mit dem besten Suchmaschinenmarketing liefern. Eine gute Quelle sind einschlägige Softwareverzeichnisse.
  3. Prioritäten vergeben
    Aus den vielen Tools in jeder Kategorie kann man in der Regel sofort eine große Zahl ausschließen (zu konservativ, zu alt, optisch nicht ansprechend, es fehlen offensichtlich wichtige Funktionen und Features). Ist die gesuchte Anwendung ein wenig komplexer, kann ein kleiner Anforderungskatalog sehr hilfreich sein. Aber Vorsicht, übertreib es nicht! Eine knackige Liste von fünf bis zehn zentralen Anforderungen liefert erfahrungsgemäß die besten Ergebnisse.
  4. An Webdemos teilnehmen
    Du hast die Spreu vom Weizen getrennt und die Auswahl auf einige wenige Anbieter beschränkt. Natürlich kann man nun versuchen, alles in Ruhe auf eigene Faust zu finden und zu verstehen. Schneller geht es, wenn dir jemand mit genauer Produktkenntnis das Tool zur Einleitung vorstellt. Webdemos liefern meist innerhalb von nur 30 Minuten einen top Überblick, zudem kannst du die wichtigsten Fragen direkt loswerden. Einen besseren Einstieg in eine neue Software gibt es eigentlich nicht.
Software für Agenturen

Das HQ wird von über 500 Agenturen genutzt. (Grafik: HQ)

Das HQ – dein kompletter Agenturprozess in einer Software

Vom ersten Kundenkontakt bis hin zur Rechnung liefert das HQ alles, was du im Agenturalltag brauchst. Über die offene REST-API und Jira-Schnittstelle lassen sich beliebig andere Apps und Werkzeuge aus dem Agenturalltag mit dem HQ verknüpfen. Damit liefert das HQ das zentrale Werkzeug für Agenturen jeder Größe und Nutzerzahl. Das HQ ist webbasiert und wird von über 500 Agenturen mit zwischen fünf und 500 Usern eingesetzt.

Diese Funktionen findest du im HQ:

  • Angebote und KVA
  • Projektplanung und Timings
  • Rechnungen
  • Controlling
  • Datei- und Dokumentenmanagement

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