Agile-Change-Management und Lean Change wollen Verbesserungen schrittweise und aufeinander aufbauend umzusetzen. Doch wie lässt sich Agile Change konkret umsetzen? Und worauf ist bei der Einführung agiler Praktiken im Unternehmen zu achten?

Das A und O der agilen Vorgehensweise sind schnelle Feedbackschleifen. Gleich nach der Durchführung der einzelnen Schritte wertet man also das Vorgehen aus. Die Auswertung wiederum fließt in die Vorbereitung der nächsten Abläufe ein. Es geht um schnelles Reagieren und sich Anpassen an das, was gerade geschieht. Während herkömmliches Change-Management das Was und Wie sorgfältig plant, ist Agile-Change-Management jederzeit offen für Veränderungen. Es verzichtet auf umfangreiches Vorausplanen und geht die notwendigen Veränderungen stattdessen schrittweise an. Je nachdem, wie erfolgreich die ersten Maßnahmen waren, leitet man aus ihnen die nachfolgenden Schritte ab.

Mitarbeiter:innen von Unternehmen, die auf klassisches Change-Management setzen, erleben die Veränderungen häufig als etwas, das sie nicht beeinflussen können. Agile Change dagegen greift auf Lean-Startup-Thinking zurück. Das heißt, dass alle Betroffenen von Anfang an über die Änderungspläne Bescheid wissen, mitwirken können und direkt an der Veränderung beteiligt sind. So werden aus Betroffenen Beteiligte, die darüber entscheiden, was geändert wird und wie es geändert wird. Sie bestimmen auch, wie schnell die einzelnen Veränderungsprozesse ablaufen.

Der besondere Vorteil von Agile Change? Mit seinen Lean-Startup-Prinzipien verändert Agile-Change-Management Unternehmen und Organisationen von Grund auf. Agile Change zielt nicht darauf ab, eine einmalige Veränderung zu erreichen, beispielsweise im Rahmen eines abgeschlossenen Projekts. Stattdessen eignet es sich für alle, die gewillt sind, in einen dauerhaften Prozess der Veränderung zu starten. Das Schlagwort ist kontinuierliche Verbesserung – es geht also darum, stetig und in kleinen Schritten Verbesserungen durchzuführen, die letztendlich die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens stärken.

Agile Change will lernende Organisationen schaffen. Dieses Management-Modell sieht das Lernen als zentralen Erfolgsfaktor in der Unternehmensentwicklung. Schließlich kann sich eine lernfähige Organisation flexibler und schneller an ein dynamisches Umfeld anpassen.

Neben der besseren Umsetzung punktet die agile Transformation auch damit, dass sie von den Beteiligten weitaus häufiger akzeptiert wird. Mitarbeiter:innen und Stakeholder begrüßen den durch sie angestoßenen Wandel sehr viel öfter, statt ihn abzulehnen und zu untergraben, wie es bei traditionell durchgeführten Change-Prozessen häufig der Fall ist.

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Die agile Transformation zeichnet sich dadurch aus, dass die Beteiligten die Inhalte sowie den Umfang und die Schnelligkeit der Veränderung selbst bestimmen. Im Folgenden zeigen wir euch drei Tipps, die dabei helfen, Agile-Change-Management erfolgreich umzusetzen.

Der erste große Schritt ist die Kommunikation der agilen Transformation an alle Mitarbeiter:innen. Dafür solltest du dir zuvor gut überlegen, wie die von dir beziehungsweise vom Management entwickelte Change-Story kommuniziert werden soll. Auf welchem Weg kommt die Botschaft am besten an? Reicht es, wenn die Führungskräfte die Nachricht im nächsten Team-Meeting verkünden, oder muss ein Event her, das die Neuigkeit besonders motivierend transportiert?

In jedem Fall sollte es einen eindeutigen Startschuss geben, der bei den Mitarbeiter:innen einen gewissen Wow-Effekt und das Gefühl erzeugt, dass es auf eine gemeinsame Reise geht. Sinnvoll ist es, dabei darauf hinzuweisen, dass es durchaus auch einmal zu Rückschlägen kommen kann. Gleichzeitig gilt es, die Notwendigkeit der Veränderung zu betonen, also ihren Sinn erkennbar zu machen. Es hilft sicher auch, hervorzuheben, dass der Prozess auch Spaß machen wird.

Mögliche Wege, einen solchen Startschuss zu setzen, sind ein Town-Hall-Meeting, also eine Veranstaltung, bei der alle anwesend sind, oder ein Video des Vorstands beziehungsweise eine Videokonferenz. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt – wer die Mühe nicht scheut, kann auch eine Roadshow des Managements organisieren, die alle Standorte einbezieht.

Wer agile Veränderungen anstrebt, sollte alles für Teams tun, die interdisziplinär aufgestellt sind. Das sind Teams, in denen Mitarbeiter:innen mit verschiedenen Kompetenzen und aus unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern an einem Projekt oder mit Kunden arbeiten. Feste Teams, die nach den gleichen Aufgaben organisiert sind, beispielsweise Marketing oder Vertrieb, gibt es dann nicht mehr. Stattdessen arbeitet man rein projekt- und kundenorientiert.

Mitarbeiter:innen und Teams bilden also Netzwerke, die miteinander verbunden sind. Hierarchische Strukturen dagegen gehören der Vergangenheit an. So ist auch das Neuverteilen von Führungsaufgaben Teil einer agilen Transformation. Wie viele und an welchen Stellen benötigt dein Unternehmen überhaupt Führungskräfte? Selbstverständlich ist Führung wichtig; viele Aufgaben können aber in die Teams gegeben werden.

Um das Thema Agilität im Unternehmen aktuell zu halten, ist es hilfreich, Events in unterschiedlichen Formaten zu veranstalten. Sogenannte Fuck-up-Nights klingen gewöhnungsbedürftig, feiern aber Erfolge, wenn es darum geht, sich mit dem Thema agile Transformation auseinanderzusetzen. Das Format dient dazu, Geschichten von Menschen Raum zu geben, die versucht haben, etwas zu bewegen, dabei aber keinen Erfolg hatten. Die Mitarbeiter:innen berichten von ihren Erfahrungen und Fehlern und fassen zusammen, was sie aus ihnen gelernt haben.

Fuck-up-Nights haben zur Folge, dass die Teilnehmenden aus den beschriebenen Fehlern lernen können. Noch während des Events wird außerdem der Umgang mit Scheitern und Fehlern reflektiert. Diese offene Fehlerkultur signalisiert den Mitarbeiter:innen, dass Fehler menschlich und normal sind und dass sie sogar etwas Positives, das heißt neue Erkenntnisse hervorbringen können. Das verändert die Unternehmenskultur, denn: Nur wer sich sicher ist, dass ein Fehler keine schlimmen Folgen haben wird, traut sich, Risiken einzugehen und Dinge auszuprobieren – und hat damit die Chance, wahrhaft innovativ zu sein.

Die wichtigste Voraussetzung für das Gelingen agiler Transformation sind nicht ein durchdachter Plan und ausgereifte Zielvorstellungen. Stattdessen reicht eine grobe Planung aus, um in die Veränderung zu starten. Hilfestellung bei der Umsetzung bieten die zahlreichen agilen Werkzeuge und schlanken Methoden wie Kanban und Scrum.

Was für einen wirkungsvollen Prozess wirklich zählt, ist also keine perfekte Planung. Unerlässlich aber ist das Einbinden und die Motivation der Mitarbeiter:innen. Die werden angeleitet, Erfahrungen miteinander zu teilen und Ideen einzubringen, auf Augenhöhe zusammenzuarbeiten und Verantwortung zu übernehmen. Führungskräfte werden von Treiber:innen des Wandels zu Veränderungsbegleiter:innen. Fehler sind zulässig – und werden sogar begrüßt, da sie Veränderung und Innovation vorantreiben.