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Kein Dokumenten-Chaos mehr – das verspricht das Münsteraner Unternehmen Fileee. Wie das funktionieren soll und warum es nicht ganz ohne Offline-Tool geht, haben wir die Gründer auf der CeBIT in der Startup-Halle SCALE11 gefragt.

Filee: Mit dem Smartphone Dokumente scannen

Das Tool, das die Organisation unserer Steuererklärungen und unserer Rechnungen vereinfachen soll, sieht aus wie eine Schuhbox mit überdimensionalem Pappdach. Mit diesem simplen Gerät soll das lange Suchen nach dem letzten Schreiben vom Finanzamt bald der Vergangenheit angehören. Das verspricht das Startup Fileee, das die sogenannte „Fileeebox“ erfunden hat. Das 2011 gegründete Münsteraner Unternehmen will uns mit seinem Gerät die Möglichkeit bieten, Dokumente mit dem Smartphone zu digitalisieren.

Das Prinzip: Der Nutzer legt das Dokument in die Mitte der Konstruktion, das Smartphone kommt auf das „Dach“. Automatisch scannt die Fileee-App das Papier – ohne dass der Nutzer auch nur einen Knopf drücken muss. Danach kann er das Dokument in der App des Startups speichern. Sie liest die wichtigsten Daten – Absender, Dokumenttyp und Erstellungsdatum – aus, damit das Papier am Ende auch wiedergefunden werden kann. Das Offline-Dokument kann der Nutzer dann bequem in die Box legen.

Dass Fileee nicht nur auf eine App-Lösung, sondern auch auf ein Scanner-Modell setzt, erklärt Gründer und Geschäftsführer Marius Gerwinn so: „Für den Nutzer bleibt immer die Frage: wohin mit dem Papier?“ Gleichzeitig soll die Konstruktion auch das Problem schlechter Scans lösen. „Viele Leute haben ein Problem damit, ein Dokument sauber abzufotografieren“, so Gerwinn. So entstand 2012 die Idee, zusätzlich zur App auch eine Art Box anzubieten, die beide Fragen löst: durch den Scan und durch die Box als Ablage. Wenn ich das Dokument später noch einmal brauche – etwa zur Vorlage beim Finanzamt –, soll die App mir sogar sagen können, an welcher Stelle der Box ich es finde.

Die Box von Fileee lässt sich ab jetzt vorbestellen

Mit seiner App ist das Startup schon im Sommer live gegangen, seit kurzem können Nutzer jetzt auch die „Fileeebox“ vorbestellen. Wenn die Marke von 2.000 Boxen geknackt ist, sollen die Organisationshilfen ausgeliefert werden. Derzeit hat das Startup 17 Prozent seines Solls erfüllt. Auf der CeBIT, auf der das Unternehmen in dieser Woche ausgestellt hat, scheint die Idee nicht nur bei Privatnutzern anzukommen: Ein Geschäftskunde habe schon zehn Sets bestellt, sagt Gerwinn.

Billig ist die Box allerdings nicht: Der Preis liegt derzeit bei 49 Euro. Dass das eine stolze Summe ist, weiß auch Gerwinn: „Wir wollen die Fileeebox künftig günstiger anbieten“, sagt der Gründer. Es gehe nicht darum, mit den Kartons Geld zu verdienen, das Geschäftsmodell der Münsteraner stehe auf zwei anderen Säulen. Die erste ist eine Freemium-Lösung. Bis zu einer bestimmten Dokumentanzahl und einer bestimmten Datengröße kann der Nutzer die App umsonst verwenden. Überschreitet er diese Größe, muss er zahlen. Der Preis liegt bei fünf Euro im Monat.

Die zweite Säule von Fileee ist ein sogenanntes C2B-Geschäft, die Verbindung von Konsumenten mit Firmen. „Wir wollen die Kommunikation mit Unternehmen vereinfachen“, sagt Gerwinn. Wenn der Nutzer beispielsweise seine Handyrechnung kriegt und dazu eine Nachfrage hat, kann er in der App auf den Button „Frage stellen“ klicken und wird mit dem Kundenservice des Anbieters verbunden. Der Verbraucher kann auch einen Schaden an einem Gerät melden oder eine Rechnung direkt bezahlen. Einige Unternehmen zeigten sich schon interessiert, insgesamt spricht Gerwinn von 100 Anfragen. Mit ein paar Firmen aus der Versicherungsbranche befindet sich Fileee schon in der Testphase. Die Unternehmen zahlen für die Kommunikation, die das Startup übernimmt.

„Datenhoheit liegt beim Kunden“

Die Konzerne bekommen ansonsten aber keine Daten von dem Nutzer, verspricht Fileee. „Wir setzen auf komplette Verschlüsselung“, so Gerwinn. Das bedeutet: Außer mir kann niemand die Dokumente einsehen. Wie viel der Konsument am Ende freigibt, entscheidet er selbst. So kann er beispielsweise bei einer Rückfrage an das Unternehmen angeben, welche Daten freigegeben werden sollen – vom Namen über die Kunden-ID bis zur Rechnungsnummer. „Die Datenhoheit liegt immer beim Kunden“, sagt der Fileee-Geschäftsführer. Gespeichert werden die Dokumente auf einem Server in Deutschland.

Mit seiner Idee des digitalen Papierkrams ist Fileee nicht alleine. Beim Konkurrent Dropscan lassen Kunden die Dokumente zum Startup schicken, das die dann einscannt und digitalisiert. Die Deutsche Post bietet mit E-Post ein ähnliches Angebot an. Der Wettbewerber Scanbot setzt auf das Digitalisieren per Smartphone, in dem der Kunde Briefe abfotografiert und dann in der App wiederfindet. Trotzdem sieht Gerwinn sein Startup auch im Vergleich zur Konkurrenz gut aufgestellt, gerade weil das Geschäftsmodell auf zwei Säulen stehe, so der Gründer.

Zudem hilft dem Startup im Hintergrund ein starker Partner: Nachdem Fileee mit dem Exist-Stipendium der Bundesregierung gefördert wurde, agiert es inzwischen als Tochterunternehmen des Kölner Softwareanbieters Ityx. Von einem Exit will Gerwinn aber nicht sprechen: „Wir fahren ein sehr atypisches Modell“, so der Gründer. „Andere holen sich fünf Millionen, wir haben uns für einen Mittelständler als strategischen Partner entschieden.“

Fileee zählt inzwischen 20.000 Kunden. Mehr Daten will Firmengründer Gerwinn nicht verraten. Für die Zukunft hat das Startup aber schon Pläne: Noch konzentriert es sich auf den deutschsprachigen Raum, eine Expansion will es aber nicht ausschließen.