Deutsche Büroangestellte verschwenden jedes Jahr 300 Stunden ihrer Arbeitszeit: Das ist der Grund
Viele Angestellte in deutschen Büros werden die Situation kennen: Um eine Aufgabe zu bewältigen, braucht es Informationen, die irgendwo tief in den Ordnerstrukturen des Unternehmens verborgen sind. Die Suche nach solchen Informationen ist äußerst ineffizient und sorgt dafür, dass wir Zeit verschwenden. Das zeigt jetzt eine Studie von Lucid Software.
So viel Zeit verschwenden wir täglich im Büro
Im Rahmen der Studie wurden mehr als 2.100 Arbeitnehmer:innen in mehreren Ländern befragt. 272 von ihnen arbeiten in deutschen Büros. 49 Prozent der Befragten verbringen täglich ein bis zwei Stunden damit, nach nötigen Informationen für ihre Arbeit zu suchen. Ein noch größerer Zeitfresser sind verloren gegangene Informationen und Prozesse. 39 Prozent der Befragten müssen die zugehörigen Dokumente wöchentlich oder gar mehrmals in der Woche neu erstellen, weil sie nicht mehr auffindbar sind.
Letztlich verschwenden viele deutsche Angestellte in Büros mehr als 300 Stunden jährlich mit solchen Aufgaben. Aber auch andere Gründe sind unter den Zeitfressern zu finden. So beklagen 44 Prozent der Befragten etwa, dass es in ihrem Unternehmen nur sehr langsame Entscheidungsprozesse gibt. Zudem werden 38 Prozent immer wieder durch häufige Meetings unterbrochen.
Im Vergleich zu vergangenen Studien ist das Problem im Laufe der Jahre sogar noch gravierender geworden. Demnach berichteten 2023 noch 37 Prozent der Befragten, dass es bei einem Projekt Probleme mit dem Arbeitsablauf gab, weil Mitarbeitende unterschiedliche Wissensstände über den Prozess hatten. 2024 stieg die Zahl auf 44 Prozent an. Und auch für Arbeitgeber:innen wird die Prozessdokumentation zur Herausforderung. 43 Prozent der Führungskräfte haben Probleme damit, die Informationen immer aktuell zu halten.
Die Umfrage zeigt, dass viele Angestellte glauben, dass eine bessere Prozessdokumentation dabei helfen könnte, all diese Probleme abzumildern. Wenn Informationen, Entscheidungsprozesse und Details zum Unternehmen schnell auffindbar festgehalten werden, braucht es auch weniger Meetings und Nachfragen bei Vorgesetzten. 65 Prozent der Befragten vermutet, dass sie durch eine aktuelle Dokumentation aller Prozesse mindestens eine Stunde Arbeitszeit pro Tag sparen könnten.
