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Buchhaltung erfolgreich automatisieren mit Billomat

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Automatisierung in der Buchhaltung kann gerade Freiberuflern und Gründern einiges an Arbeit ersparen. Wie du deine Buchhaltung mit Billomat digitalisierst und vor allem automatisierst, liest du hier.

Rechnungen schreiben, Belege erfassen, Mahnungen versenden und der Jahresabschluss: Buchhaltung gehört in der Regel nicht zu den Lieblingsbeschäftigungen von Gründern und Unternehmern. Doch noch immer greifen viele von ihnen auf altbewährte Word- und Excel-Vorlagen zurück, obwohl die weder besonders effektiv, geschweige denn GoBD-konform sind.

Dabei können die Aufgaben der Finanzbuchhaltung durch webbasierte Softwarelösungen mittlerweile vollständig digitalisiert und automatisiert werden.

Auch Billomat, der deutsche Pionier in Sachen digitaler Buchhaltung, hat dem lästigen Papierkram den Kampf angesagt. Seit 2007 automatisiert das Nürnberger Fintech-Startup die Rechnungsstellung und Buchhaltung von Kleinunternehmen, Selbstständigen und KMU mittels Echtzeit-Banking, Workflow-Automatisierungen, benutzerfreundlicher User Interfaces und perfekt abgestimmter Integrationen für CRM-Systeme und Onlineshops.

6 Beispiele, wie Billomat die Buchhaltung automatisiert

Als Cloudanwendung bietet Billomat die maximale Flexibilität. Unabhängig vom Betriebssystem oder dem Endgerät haben Nutzer jederzeit Zugriff auf ihre Dokumente und Kundendaten. Vielreisende können mit der Billomat App für iOS und Android bequem Rechnungen und Angebote von ihrem Smartphone versenden. Billomat wird dabei in sicheren und zertifizierten Rechenzentren in Deutschland betrieben, die Daten werden verschlüsselt übertragen.

1. Rechnungsstellung automatisieren

Mit Billomat kann jeder in nur wenigen Klicks eine rechtlich einwandfreie Rechnung erstellen – auch ohne Vorkenntnisse. Das Programm fragt hierfür alle gesetzlich relevanten Pflichtangaben ab und versendet automatisch PDF-Rechnungen im individuellen Unternehmensdesign. Handelt es sich um regelmäßig wiederkehrende Forderungen, beispielsweise für monatliche Abo- und Tarifgebühren, lässt sich die Rechnungsstellung mit Billomat anhand vordefinierter Intervalle komplett automatisieren.

2. Belege digital erfassen und verwalten

Geschäftsessen, Dienstreisen und andere Betriebsausgaben: Wer als Unternehmer viel unterwegs ist, kennt den Kampf mit den Papierzetteln, die sich im Laufe eines Monats ansammeln und in aufwendiger Fleißarbeit in einer Belegabrechnung zusammengefasst werden müssen. Häufig gehen Belege und Quittungen verloren und der Unternehmer bleibt womöglich auf den entstandenen Kosten sitzen. Mit Billomat lassen sich Belege in nur wenigen Sekunden digital erfassen und verwalten. Ein Foto der Quittung reicht aus, schon liest die Software alle relevanten Beträge aus und legt einen neuen Beleg an. Eingangsrechnungen können zudem aber auch über eine individuelle Inbox und die Verknüpfung mit einem Cloud-Speicher automatisiert erfasst werden.

3. Mahnwesen automatisieren

Laut einer Billomat-Umfrage unter Gewerbetreibenden werden 60 Prozent aller Rechnungen zu spät gezahlt, teilweise sogar vorsätzlich. Wer als Unternehmer verpasst, offene Forderungen einzumahnen, schadet der eigenen Liquidität. Mit Billomat kann der komplette Mahnprozess automatisiert werden. Basierend auf den vordefinierten Zahlungszielen und Mahnstufen weist das Programm zuverlässig auf offene Forderungen hin und versendet bei Bedarf auch automatisch Mahnungen an säumige Kunden.

4. Automatischer Kontenabgleich

Auch das Banking ist bei Billomat bereits integriert. Durch die Verknüpfung mit dem Geschäftskonto gleicht das Buchhaltungsprogramm eigenständig offene Forderungen mit eingegangenen Zahlungen auf dem Konto ab und verbucht diese automatisch. Jedem Zahlungseingang wird ein Beleg zugeordnet, ganz ohne manuellen Aufwand.

5. Bestellvorgänge automatisieren

Unternehmer mit hohem Bestellvolumen können durch die Automatisierung der Rechnungsstellung sehr viel Zeit einsparen. Durch die direkte Verknüpfung von Onlineshop und Buchhaltungssoftware werden eingehende Bestellungen automatisch als Datensatz erfasst sowie Rechnungen und Lieferscheine erzeugt. Aktuell bietet Billomat mit der Billomat Shopify App und dem Billomat WooCommerce Plugin zwei kostenlose Erweiterungen für Shop-Betreiber an.

6. Einfache Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Vorbei ist die Zeit, in der Unternehmer am Ende des Jahres Ordner voller Belege und Rechnungen zu ihrem Steuerberater geschafft haben. Heute funktioniert die Übergabe aller relevanten Dokumente an den Steuerberater mit nur einem Mausklick. Hierfür stellt Billomat jedem Kunden einen direkten Steuerberater-Zugang zur Verfügung. Darüber hinaus können alle Daten für den Jahresabschluss per Datev- und Agenda-Export übermittelt werden. Auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird anhand der hinterlegten Daten in kürzester Zeit ermittelt.

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