Ratgeber

Buchhaltung für Gründer und Freiberufler: Diese Dienste vereinfachen die Arbeit

Buchhaltung in der Cloud: So bekommst du möglichst schnell und einfach die Buchhaltung in den Griff. (Bild: Africa Studio / Shutterstock)

Buchhaltung ist für viele Freiberufler und Gründer eine lästige Pflicht. Doch es gibt eine Vielzahl von Cloud-Services, die versprechen, den Aufwand fürs Belege verwalten oder Rechnungen schreiben überschaubar zu halten.

Wer sich selbstständig macht, sei es als Einzelunternehmer, Freiberufler oder mit einem kleinen Startup, muss sich mit einer Vielzahl von administrativen Aufgaben herumschlagen. Für viele Kreative und Techniker zählt die Buchführung und Buchhaltung mitsamt dem Handling fürs Finanzamt dabei zu den unbeliebtesten Posten, an denen man dennoch nicht vorbeikommt.

Lagert man die gesamte Arbeit an einen Steuerberater aus, geht das schnell ins Geld, tut man es nicht und erledigt das „schnell“ nebenher selbst, riskiert man dagegen unliebsamen Ärger mit dem Finanzamt. Viele Gründer und Einzelunternehmer setzen daher auf die Dienste von Buchhaltungsprogrammen und Cloud-Services und kümmern sich um die wichtigsten Dinge selbst, um hinterher noch einmal einen Steuerberater darauf schauen zu lassen.

In den letzten Jahren haben sich einige Services etabliert, die Freiberufler und junge Unternehmen hierbei unterstützen – teils als reine Buchhaltungsdienste, teils als Teil eines Kontos, das beispielsweise verrät, wie viel Geld man für die Steuer beiseite legen müsste. Die wichtigsten und bekanntesten stellen wir hier vor.

Debitoor: Eng vernetzt mit dem Online-Konto

Bei Debitoor handelt es sich um einen Cloud-Service für die Buchhaltung und die Rechnungsstellung und -überwachung. Zahlungseingänge und Belege lassen sich automatisch durch die Software abgleichen, Rechnungen oder Quittungen mit einem Schnappschuss per OCR erfassen. Das funktioniert noch nicht in jedem Fall ohne Nachbearbeitung, ist aber im Prinzip tatsächlich eine Erleichterung.

Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen lassen sich individuell erstellen und nachverfolgen. Seine Stärken spielt das Tool bei der eigentlichen Buchhaltung aus. Egal ob einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR), umfangreichere Bilanz oder Umsatzsteuervoranmeldung – Debitoor kann hier gerade in den ersten Jahren gut unterstützen. Damit die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie dem Steuerberater klappt, bestehen zahlreiche Möglichkeiten zum Datenexport – auf Wunsch auch Datev-konform und als CSV-Datei. Allerdings sind nicht alle Funktionen in allen Programmversionen enthalten. Den vollen Funktionsumfang für einen Nutzer (bis 800 Rechnungen pro Jahr) gibt’s für 144 Euro im Jahr oder 15 Euro im Monat.

Meintagwerk.de: Buchhaltung mit Stundensatzkalkulator

Nicht ganz so stylish wie einige der Mitbewerber, dafür aber sehr aufgeräumt und übersichtlich, kommt Meintagwerk daher. Das vom Bundeswirtschaftsministerium ausgezeichnete Startup bietet umfangreiche Funktionen, darunter die gewohnte Buchhaltung als Kernkompetenz sowie Rechnungsstellung, Angebotskalkulation, Stundensatz- und Angebotskalkulation sowie Einnahmenüberschussrechnung und Umsatzsteuervoranmeldung – also alles, was man als Gründer oder Freiberufler im Umgang mit dem Finanzamt benötigt. Zusätzlich lassen sich Zeiten erfassen und Reisekosten abrechnen. Alles in allem liegt der Cloud-Service damit in Sachen Funktionalität am oberen Ende der Skala.

Das Preismodell ist modular aufgebaut: Zunächst lassen sich sämtliche Funktionen kostenlos testen, wobei nur je drei Rechnungen und Angebote frei sind und nur eine EÜR gemacht werden kann. Danach müssen Nutzer entscheiden, ob sie die Module zur Angebotskalkulation und Rechnungserstellung benötigen oder eher die fürs Finanzamt (Umsatzsteuervoranmeldung und EÜR). Die Module kosten jeweils 7,50 Euro monatlich – und (richtig geraten!) ihr werdet sie in den meisten Fällen beide benötigen. Das ist aber in den meisten Fällen immer noch günstiger, als dasselbe vom Steuerberater erledigen zu lassen. Wer dennoch auf ihn setzen will, bekommt bei Meintagwerk immerhin die entsprechenden Daten als Datev-Export. Ein weiteres Team-Modul bietet Mitarbeiterzugänge, projektbezogene Beauftragung von Freelancern und eine transparente Projekterfassung (ebenfalls für 7,50 Euro monatlich).

Der Stundensatzkalkulator hilft übrigens auch bei der Kalkulation weiterer Angebote, indem er anzeigt, welcher Stundensatz für ein bestimmtes Projekt erzielt wird und ob ein bestimmtes Projekt wirtschaftlich abgeschlossen werden kann. Hilfreich sind auch die Statistikfunktionen im Zusammenhang mit der Zeiterfassung. man erfährt auf diese Weise schnell, welche Aufgaben besondere Zeitfresser sind und wo man tunlichst beim nächsten Mal anders kalkulieren sollte.

Papierkram.de: Dank Elster Anbindung ans Finanzamt möglich

Einen guten und übersichtlichen Eindruck vermittelt auch das Buchhaltungs-Tool Papierkram.de. Neben Angeboten und Rechnungsstellung unterstützt der Cloud-Dienst auch Zeiterfassung und (einfaches) Projektmanagement. Neu und noch in der Beta-Phase ist eine Zeiterfassungs-App, die Stunden den jeweiligen Projekten zuordnet. Die eigentliche Bedienung lässt sich dagegen nur über eine Mobile Site auf dem Smartphone erledigen. Das Bedienkonzept ist eingängig und zweckmäßig, wobei hier neben Einzelunternehmern auch Teammitglieder ihre Daten erfassen können – und das, ohne Zugriff auf sämtliche Unternehmensdaten zu erhalten. Außerdem unterstützt Papierkram.de einfache CRM-Funktionen wie eine Stammdatenverwaltung für Kunden, Lieferanten oder andere Geschäftspartner.

Belege lassen sich digital erfassen und archivieren, wobei die Erkennung und Darstellung der PDF nicht immer fehlerfrei arbeitet. Außerdem erledigt Papierkram.de auch die Einnahmenüberschussrechnung für Kleingewerbetreibende und Freiberufler und die Umsatzsteuervoranmeldung (Elster-Anbindung vorhanden). Die Übernahme der EÜR in eine Steuersoftware muss dagegen von Hand erfolgen, immerhin steht ein Datev-Export für den Steuerberater zur Verfügung. Mit Hilfe einer Cashflow-Ansicht lassen sich sämtliche Geldflüsse visualisieren, zudem steht für die abschreibungsfähigen Güter eine entsprechende Wertansicht zur Verfügung.

Papierkram.de lässt sich zunächst kostenfrei in der Basisversion testen. Da man hier aber sehr schnell an die Grenzen stößt – etliche wichtige Funktionen sind der Pro- oder Pro-+-Version vorbehalten – muss man mit acht Euro Monatsgebühr rechnen. Die Teamfunktionen gibt’s für 20 Euro monatlich (jeweils bei jährlicher Zahlung, ansonsten 25 Prozent Aufpreis).

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6 Kommentare
jaschmidtuss
jaschmidtuss

Ich kann Papierkram nur empfehlen. Alles was man benötigt als Freiberufler. Umsatzsteuervoranmeldung klappt wunderbar mit Elster. Support antwortet gut. Die Jahresgebühr für die Pro Version für das Tool ist völlig gerechtfertigt.

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Jonas

Ich habe mir ein kleines Tool entwickelt, damit mein Steuerberater die Kontoauszüge von N26 importieren kann. Datev / HBCI ist somit kein Hindernis mehr, ich schicke einfach eine MT940 formatierte Datei. Wer es brauchen kann: https://mt940.evenness.net

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Neeltje
Neeltje

Interessant, dass viele Funktionen der digitalen Buchhaltung erst nach und nach entwickelt werden. Es wäre natürlich für mich als Freiberufler toll, wenn es ein einheitliches Tool gäbe, welches alle Aufgaben übernehmen kann. Ich habe aber auch die Erfahrung gemacht, dass es viele unterschiedlich gute Angebote gibt.

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Herbert
Herbert

Mit Speetax von SBCO sollte der Import für fidor, N26, Kontist etc. für den Steuerberater in DATEV kein Problem sein.

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Paul Piper
Paul Piper

Also von den gelisteten kann ich Papierkram wirklich nur empfehlen. Super einfach in der Handhabung und man kann es auch vorab ordentlich testen.

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Dennis Hochstein
Dennis Hochstein

Ich glaube, dass ihr das Tool „Billomat“ außer Acht gelassen habt.
Bin seit Jahren zufriedener Kunde und kann dieses Tool nur empfehlen!

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