Buchhaltung für Gründer und Freiberufler: Diese Dienste vereinfachen die Arbeit

Buchhaltung in der Cloud: So bekommst du möglichst schnell und einfach die Buchhaltung in den Griff. (Bild: Africa Studio / Shutterstock)

Wer sich selbstständig macht, sei es als Einzelunternehmer, Freiberufler oder mit einem kleinen Startup, muss sich mit einer Vielzahl von administrativen Aufgaben herumschlagen. Für viele Kreative und Techniker zählt die Buchführung und Buchhaltung mitsamt dem Handling fürs Finanzamt dabei zu den unbeliebtesten Posten, an denen man dennoch nicht vorbeikommt.

Lagert man die gesamte Arbeit an einen Steuerberater aus, geht das schnell ins Geld, tut man es nicht und erledigt das „schnell“ nebenher selbst, riskiert man dagegen unliebsamen Ärger mit dem Finanzamt. Viele Gründer und Einzelunternehmer setzen daher auf die Dienste von Buchhaltungsprogrammen und Cloud-Services und kümmern sich um die wichtigsten Dinge selbst, um hinterher noch einmal einen Steuerberater darauf schauen zu lassen.

In den letzten Jahren haben sich einige Services etabliert, die Freiberufler und junge Unternehmen hierbei unterstützen – teils als reine Buchhaltungsdienste, teils als Teil eines Kontos, das beispielsweise verrät, wie viel Geld man für die Steuer beiseite legen müsste. Die wichtigsten und bekanntesten stellen wir hier vor.

Debitoor: Eng vernetzt mit dem Online-Konto

Bei Debitoor handelt es sich um einen Cloud-Service für die Buchhaltung und die Rechnungsstellung und -überwachung. Zahlungseingänge und Belege lassen sich automatisch durch die Software abgleichen, Rechnungen oder Quittungen mit einem Schnappschuss per OCR erfassen. Das funktioniert noch nicht in jedem Fall ohne Nachbearbeitung, ist aber im Prinzip tatsächlich eine Erleichterung.

Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen lassen sich individuell erstellen und nachverfolgen. Seine Stärken spielt das Tool bei der eigentlichen Buchhaltung aus. Egal ob einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR), umfangreichere Bilanz oder Umsatzsteuervoranmeldung – Debitoor kann hier gerade in den ersten Jahren gut unterstützen. Damit die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie dem Steuerberater klappt, bestehen zahlreiche Möglichkeiten zum Datenexport – auf Wunsch auch Datev-konform und als CSV-Datei. Allerdings sind nicht alle Funktionen in allen Programmversionen enthalten. Den vollen Funktionsumfang für einen Nutzer (bis 800 Rechnungen pro Jahr) gibt’s für 144 Euro im Jahr oder 15 Euro im Monat.

Meintagwerk.de: Buchhaltung mit Stundensatzkalkulator

Nicht ganz so stylish wie einige der Mitbewerber, dafür aber sehr aufgeräumt und übersichtlich, kommt Meintagwerk daher. Das vom Bundeswirtschaftsministerium ausgezeichnete Startup bietet umfangreiche Funktionen, darunter die gewohnte Buchhaltung als Kernkompetenz sowie Rechnungsstellung, Angebotskalkulation, Stundensatz- und Angebotskalkulation sowie Einnahmenüberschussrechnung und Umsatzsteuervoranmeldung – also alles, was man als Gründer oder Freiberufler im Umgang mit dem Finanzamt benötigt. Zusätzlich lassen sich Zeiten erfassen und Reisekosten abrechnen. Alles in allem liegt der Cloud-Service damit in Sachen Funktionalität am oberen Ende der Skala.

Das Preismodell ist modular aufgebaut: Zunächst lassen sich sämtliche Funktionen kostenlos testen, wobei nur je drei Rechnungen und Angebote frei sind und nur eine EÜR gemacht werden kann. Danach müssen Nutzer entscheiden, ob sie die Module zur Angebotskalkulation und Rechnungserstellung benötigen oder eher die fürs Finanzamt (Umsatzsteuervoranmeldung und EÜR). Die Module kosten jeweils 7,50 Euro monatlich – und (richtig geraten!) ihr werdet sie in den meisten Fällen beide benötigen. Das ist aber in den meisten Fällen immer noch günstiger, als dasselbe vom Steuerberater erledigen zu lassen. Wer dennoch auf ihn setzen will, bekommt bei Meintagwerk immerhin die entsprechenden Daten als Datev-Export. Ein weiteres Team-Modul bietet Mitarbeiterzugänge, projektbezogene Beauftragung von Freelancern und eine transparente Projekterfassung (ebenfalls für 7,50 Euro monatlich).

Der Stundensatzkalkulator hilft übrigens auch bei der Kalkulation weiterer Angebote, indem er anzeigt, welcher Stundensatz für ein bestimmtes Projekt erzielt wird und ob ein bestimmtes Projekt wirtschaftlich abgeschlossen werden kann. Hilfreich sind auch die Statistikfunktionen im Zusammenhang mit der Zeiterfassung. man erfährt auf diese Weise schnell, welche Aufgaben besondere Zeitfresser sind.

Papierkram.de: Dank Elster Anbindung ans Finanzamt möglich

Einen guten und übersichtlichen Eindruck vermittelt auch das Buchhaltungs-Tool Papierkram.de. Neben Angeboten und Rechnungsstellung unterstützt der Cloud-Dienst auch Zeiterfassung und (einfaches) Projektmanagement. Das Bedienkonzept ist eingängig und zweckmäßig, wobei hier neben Einzelunternehmern auch Teammitglieder ihre Daten erfassen können – und das, ohne Zugriff auf sämtliche Unternehmensdaten zu erhalten. Außerdem unterstützt Papierkram.de einfache CRM-Funktionen wie eine Stammdatenverwaltung für Kunden, Lieferanten oder andere Geschäftspartner.

Belege lassen sich digital erfassen und archivieren, wobei der Dienst auch eine enge Verzahnung mit dem eigenen E-Mail-Konto bietet. Außerdem erledigt Papierkram.de auch die Einnahmenüberschussrechnung für Kleingewerbetreibende und Freiberufler und die Umsatzsteuervoranmeldung (Elster-Anbindung vorhanden). Mit Hilfe einer Cashflow-Ansicht lassen sich sämtliche Geldflüsse visualisieren, zudem steht für die abschreibungsfähigen Güter eine entsprechende Wertansicht zur Verfügung.

Papierkram.de lässt sich zunächst kostenfrei in der Basisversion testen. Da man hier aber sehr schnell an die Grenzen stößt – etliche wichtige Funktionen sind der Pro- oder Pro-+-Version vorbehalten – muss man mit vier beziehungsweise acht Euro Monatsgebühr rechnen. Die Teamfunktionen gibt’s für 20 Euro monatlich (jeweils bei jährlicher Zahlung, ansonsten 25 Prozent Aufpreis).

Einige der Buchhaltungsdienste bieten zusätzliche Funktionen wie einen Stundensatzkalkulator. Der stellt sicher, dass sich der Auftrag für euch auch rechnet. (Bild: Bartolomiej Pietrzyk / Shutterstock)

Zeitgold: Vor allem für Gründer und Gewerbetreibende mit vielen Buchungen und Belegen

Am Anfang steht der Karton mit den Belegen: Vor allem für Geschäfte, Gastronomiebetriebe und andere Unternehmen mit hohem Warenumsatz und vielen Belegen eignet sich Zeitgold, ein Startup aus Berlin. Das Startup sendet dem Kunden erst einmal eine physische Kiste für seine Belege zu. Die schickt der Kunde dann regelmäßig einmal pro Woche zum Einscannen. Das GoBD-konforme Ablegen ist in der Tat eine Herausforderung, der sich nicht jeder Freiberufler gewachsen fühlt.

Wer’s geschäftsbedingt bereits eine Nummer größer braucht und Mitarbeiter beschäftigt – in der Gastronomie oder im Handel ist das ja schnell der Fall – kann auf die Lohnabrechnung von Zeitgold setzen. Die führt gleich auch noch die entsprechenden Sozialabgaben und Lohnnebenkosten ans Finanzamt ab und erstellt die dazugehörige Meldung. Außerdem erinnert Zeitgold auf der Basis einer App an anstehende Zahlungen, die demnächst zu leisten sind, übernimmt das Mahnwesen und erstellt Zahlungserinnerungen in eurem Namen.

Last but not least ermöglicht Zeitgold die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und – in Kooperation mit einem Steuerberater – die Koordination des Jahresabschlusses. Und hier liegt durchaus ein Vorteil für Gründer: Denn der Steuerberater, der mit Zeitgold zusammenarbeitet, erhält sortierte und digital aufbereitete Belege und Rechnungen und kann so effektiv arbeiten.

Lexware Lexoffice: Buchhaltung mit einem erfahrenen Partner

Einer der „alten Hasen“ im Geschäft mit der Buchhaltung ist Lexware – nicht hippes Start-up, sondern solider Partner in Sachen Wirtschaftskennzahlen. Klar, dass die Freiburger auch im Segment der kleineren Start-ups und Freiberufler mitmischen, die ihre Buchhaltung im Rahmen eines Cloud-Services erledigen wollen.

Bei Lexoffice in der Cloud stehen gleich mehrere Varianten zur Verfügung: zum einen Rechnung & Finanzen für 6,90 Euro monatlich, wenn es vor allem um das Erstellen von Rechnungen geht, zum anderen Buchhaltung & Finanzen, ein etwas umfangreicheres Paket für 11,90 Euro im Monat. Das hilft allen weiter, die die grundlegende Buchhaltung selbst erledigen und die darüber hinaus gehenden Aufgaben dem Steuerberater überlassen wollen. Für 14,90 Euro monatlich gibt’s schließlich noch Buchhaltung & Berichte, was dem Gründer zusätzliche Cashflow-Informationen und Reports bietet – praktisch auch dann, wenn man als Start-up einem Geldgeber regelmäßig über sein Investment Bericht erstatten will.

Der Service erstellt Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Zahlungserinnerungen und unterstützt Gründer und Freiberufler bei allen wichtigen Kennzahlen, die im Wirtschaftsleben wichtig sind. Dass sich damit die Buchhaltung „von alleine“ macht, wie es die Werbung verspricht, darf bezweifelt werden – dass es damit einfacher wird, den Überblick zu behalten, steht indes außer Frage. Und mit Lexware hat man hier immerhin einen Partner, der die konkreten Vorschriften und Durchführungsverordnungen umzusetzen weiß und auch in der Zusammenarbeit mit Steuerberatern die erforderlichen Workflows und Spielregeln umzusetzen weiß.

Sevdesk: Auch für komplexere Warenwirtschaft geeignet

Einen sehr ausgereiften Eindruck macht Sevdesk. Der Cloud-Service kommt aufgeräumt und mit vielen Details. Das Start-up aus dem badischen Offenburg legt nach eigenen Angaben viel Wert auf guten Support – und der von dir zu beauftragende Steuerberater dürfte dank Datev-Export auch zufrieden sein.

Sevdesk gibt es in drei Ausführungen: Die Rechnungs-Variante (8,90 Euro) eignet sich für Angebots- und Rechnungserstellung und zur (einfachen) Kundenverwaltung, bei der Buchhaltungs-Variante (15,90 Euro) stehen ein umfangreicheres Kassenbuch, eine automatische Belegerkennung, automatischer Bankabgleich und die üblichen Anmeldungen (EÜR per Elster) beim Finanzamt zusätzlich zur Verfügung. Mit 45,90 Euro monatlich für einen anderen Zweck gedacht ist das Warenwirtschaftssystem, das die gesamte Lagerhaltung und Bestandsbuchungen abbildet und die Lieferantenbeziehungen regelt.

Fastbill: Ansprechende grafische Aufbereitung

Auf Automatisierung und Vereinfachung in der Buchhaltung für kleinere Unternehmen und Gründer setzt auch Fastbill. Was Fastbill hervorstechen lässt, ist weniger der Funktionsumfang, der in weiten Teilen mit den Mitbewerbern identisch ist, als die ansprechende grafische Aufbereitung der Daten. Zentrales Element ist das Dashboard, das innerhalb von wenigen Sekunden zeigt, was aktuell im Unternehmen los ist – welche Projekte abzurechnen sind oder welche Zahlungen noch ausstehen oder bereits erfolgt sind.

Neben Rechnungen setzt Fastbill auch auf Kundenkontakte und bietet eine Dokumentenverwaltung. Belege lasen sich per Smartphone-Kamera scannen und archivieren – in wieweit das fürs eigene Geschäft ausreicht, muss jeder für sich prüfen. Die unterschiedlichen Varianten kosten zwischen 8,99 Euro und 44,99 Euro im Monat. Die gute Nachricht: Für die meisten Gründer (und erst recht für Freiberufler) dürfte die kleinste Variante bereits alles Wichtige abdecken.

Candis: Eine Nummer größer und mit künstlicher Intelligenz

Bei der Zusammenstellung von Belegen und Buchungen und der Zuordnung zu Transaktionen mit künstlicher Intelligenz arbeitet Candis. Das Berliner Start-up macht es kleinen Unternehmen einfacher, Zahlungen und Buchungen zusammenzufassen und all das, was laufende Buchhaltung ist, dem Steuerberater abzunehmen. Der wiederum liest über seine Datev-Schnittstelle alle nötigen Informationen ein.

Allerdings ist Candis dann für die meisten Freiberufler und Nebenbei-Gründer doch eine Nummer zu groß: 49 Euro im Monat kostet das günstigste Paket, das sich explizit an Start-ups richtet, mit dem sich aber monatlich nur 100 Dokumente erfassen und verarbeiten lassen. 219 Euro werden fürs Premium-Paket fällig, das immerhin mit 500 Dokumenten monatlich arbeitet.

Felix-1: Den Steuerberater im Schlepptau

Einen etwas anderen Ansatz hat Felix-1, ein Berliner Startup, das sich vor allem auf den steuerlichen Teil der Buchhaltung fokussiert und dazu mit Steuerberatern vor Ort kooperiert. Hier erledigt vor allem der jeweilige Steuerberater aus dem Netzwerk, für den ihr euch entscheidest, eure Arbeit. Dazu konfiguriert man zunächst anhand seiner Bedürfnisse und abhängig von Branche und Umsatz sein Leistungspaket, bucht die entsprechenden Leistungen und bekommt dann seinen eigenen Steuerberater zugewiesen, mit dem man immer zusammenarbeitet.

Das hat allerdings seinen Preis, der naturgemäß deutlich höher ist als bei den anderen Diensten: Hier seid ihr schnell im hohen dreistelligen Bereich pro Jahr (allerdings fairerweise natürlich auch für eine andere Art der Leistung als bei den übrigen Diensten). Eine erste Kalkulation auf der Basis eurer Umsätze lässt sich über den Angebotskonfigurator erstellen. Auf Wunsch ist auch ein Informationstelefonat mit einem der Vertragssteuerberater möglich.

Neben den reinen Buchhaltungs-Services auf Cloud-Basis gibt es auch noch eine weitere Möglichkeit, wie ihr eure Buchhaltung in den Griff bekommt: mit einem Bankkonto, das speziell auf eure Bedürfnisse zugeschnitten ist. Inzwischen gibt es eine Vielzahl von Anbietern im Euroraum, die sich auf diese Zielgruppe fokussiert haben und neben den Kontofunktionen auch (mehr oder weniger umfangreiche) Buchhaltungsfunktionen bieten. Anbieter wie N26 und Fidor Bank fallen übrigens, obwohl sie aufgrund ihres kostenlosen Geschäftskontos bei Freiberuflern sehr beliebt sind, nicht darunter.

Kontist: Konto mit angehängter Buchhaltung

Einen etwas anderen Weg geht das Berliner Startup Kontist, über dessen Start wir bereits berichtet haben. Das mit einer deutschen IBAN ausgestattete Konto bietet im Zusammenhang mit der Solarisbank (gehört dem Sicherungsfonds der Privatbanken an, schützt eure Einlagen also bis zu einer Höhe von 100.000 Euro) umfangreiche Kategorisierungsmöglichkeiten, die es in vielen Fällen einfacher machen, sich schnell einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben im eigenen Unternehmen zu verschaffen. Das Besondere ist zudem eine Voraussage in Echtzeit, wie viel Geld man für die drohende Steuer zurücklegen sollte – eine durchaus sinnvolle Funktion, die gerade im zweiten oder dritten Jahr für Startups erfolgskritisch sein kann.

Die Konto-App hilft bei der Buchführung, indem sie automatisch die anteilige Umsatz- und Einkommensteuer auf Einnahmen berechnet und auf Unterkonten zurücklegt. Zusätzlich besteht eine Integration mit dem Buchhaltungs-Service Debitoor, sodass Bank- und Buchhaltungsdaten synchronisiert sind – weitere sollen in Zukunft folgen.  Das Konto an sich ist kostenlos, allerdings fällt für die dazugehörige Mastercard / Debitcard eine Gebühr von 29 Euro monatlich an und auch physische Abhebungen kosten 2 Euro extra. Wer damit klar kommt und beispielsweise eine virtuelle Mastercard ausreichend findet, erhält hier ein Konto, das in Zukunft einige spannende Funktionen für Gründer und Freiberufler bereithalten könnte.

Kontist arbeitet, wie viele andere Unternehmen in diesem Umfeld, sehr kurzfristig an neuen Funktionen. Das ist einerseits praktisch für die eher technikaffine Zielgruppe solcher Services, kann aber auch bedeuten, dass man erst nach und nach sämtliche Funktionen nutzen kann, die man in der täglichen Buchhaltung benötigt. Die Macher des Kontos erklären allerdings auch klar, dass sich der Service in den nächsten Monaten und Jahren stetig verändern wird.

Holvi: Finnisches Geschäftskonto mit rudimentärer Buchhaltung

Bei Holvi handelt es sich um ein aus Finnland stammendes Startup, das über eine vollwertige Banking-Lizenz verfügt und ein spezielles Konto für Freiberufler und Gründer anbietet. Papierlose Buchhaltung und Rechnungserstellung im Rahmen eines Geschäftskontos – nicht mehr und nicht weniger verspricht der finnische Anbieter. Dabei bietet Holvi die Archivierung und Kategorisierung von Belegen mit Hilfe einer Smartphone-App. Die scannt die per Smartphone-Kamera fotografierten Belege und liest unter anderem die Umsatzsteuerwerte aus. Zusätzlich lassen sich Kontoreports auswerfen, die jederzeit Überblick über die wichtigsten Daten vermitteln sollen.

Ein echtes Fin(n)-Tech-Konto: Holvi-Konten kommen mit einer mit FI... beginnenden IBAN. (Bild: Esfera / Shutterstock)

Neben dem kostenlosen Basic-Konto, bei dem für jede Kontobewegung 50 Cent berechnet werden, gibt es ein Pro-Konto für acht Euro monatlich. Dieses enthält eine Business-Mastercard und 50 kostenlose Buchungen pro Monat. Negativ macht sich das allerdings in Form der IBAN bemerkbar: Es handelt sich um eine finnische IBAN, die eben nicht mit dem gewohnten DE..., sondern mit FI... beginnt. Ob Kunden das als unseriös oder eher als trendiges, spannendes Hipster-Element ansehen, musst jeder für sich entscheiden. Hilfreich kann hier ein kleiner Hinweis in der Kundenkommunikation sein. Immerhin: Länger dauern eure Zahlungen deswegen nicht, da es sich um ein normales SEPA-zertifiziertes Konto handelt.

Fazit: Das ideale Buchhaltungs-Tool gibt es noch nicht

Den optimalen Service für Freiberufler und Startups in Sachen Buchhaltung gibt es noch nicht, aber er könnte Wirklichkeit werden. Der Grund ist, dass viele Funktionen erst nach und nach entwickelt werden, wenn die Community nach ihnen verlangt. Das ist einerseits toll, weil sich so nach und nach der ideale Dienst entwickelt. In der Praxis ist aber auch gerade das der anstrengendste Faktor dabei: ein Produkt, das beim Kunden reift und möglicherweise bis dahin viel Zeit und Ärger kostet.

Letztlich sollte jeder die Dienste, die weitgehend das abdecken, was man braucht, ausprobieren. Dabei ist es sinnvoll, auf einen Dienst zu setzen, der vom Konto unabhängig arbeitet. Denn das Konto lässt sich gegebenenfalls schwerer wechseln als einen solchen Buchhaltungs-Service, mit dem nur ihr zu tun habt, nicht aber eure Kunden.

Tipp: Wer mit einem Steuerberater zusammenarbeiten will oder dies gar schon tut, sollte diesen fragen, welche Importe seine Software bietet. So verfügen einige der hier besprochenen Dienste über einen Datev-Export. Dieser ermöglicht nicht nur das vereinfachte Einlesen eurer Daten in die Software des Steuerberaters (und spart damit Zeit und Geld), sondern vermeidet auch Übertragungsfehler.

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