Ratgeber

Change-Management: Prozesse optimieren mit BPMN

(Foto: Shutterstock-LDprod)

Oftmals ist unsere Sprache nicht konkret genug, um Schwachstellen oder Fehler in komplizierten Geschäftsprozessen zu erfassen. Abhilfe schafft BPMN. Die formale Sprache wird dazu genutzt, Abläufe zu formulieren, zu verstehen und zu optimieren.

„Business Process Modeling and Notation“ – kurz: BPMN – ist eine grafische Spezifikationssprache, die im Prozessmanagement und der Wirtschaftsinformatik dazu genutzt wird, Vorgänge klar zu erfassen. Die visuelle Präsentation beschreibt den Vorgang leicht verständlich, aber gleichzeitig eindeutig und detailliert. Daher ist diese Sprache sehr hilfreich, um Problemstellen auch bei komplexen Vorgängen zu identifizieren und Arbeitsprozesse zu optimieren.

Die Idee hinter BPMN

Im Gegensatz zu gesprochenen Sprachen kann in formalen Sprachen nur ein bestimmtes Set an vordefinierten Ausdrücken realisiert werden. Diese Reduktion ermöglicht es, Prozesse klarer zu dokumentieren und zu modellieren. Für Geschäftsprozesse ist die Detailtiefe von BPMN ausreichend. BPMN kann bei der Problemidentifikation und Prozessoptimierung unterstützen. Ob es sich dabei um einen digitalen, maschinellen oder vom Menschen durchgeführten Prozess handelt, spielt erst einmal keine Rolle. Dabei ist wichtig zu wissen, dass BPMN ihren Ursprung in der Abbildung von maschinellen Vorgängen hat und daher sehr technisch und objektiv ist. Emotionen, Vorlieben, Stärken und Schwächen der am Geschäftsprozess beteiligten Personen lassen sich damit nicht abbilden.

Einsatz im Change-Management

BPMN dient typischerweise zur Optimierung und Automatisierung mit dem Ziel der Effizienzsteigerung. Mögliche Szenarien sind die Einführung von Qualitätsmanagement-Systemen oder auch die Ressourcenverteilung bei Unternehmenszusammenschlüssen. Ein typischer Veränderungsprozess anhand von BPMN durchgeht folgende Schritte:

  • Den problembehafteten Prozess identifizieren
  • Den Prozess genauestens niederschreiben
  • Die am Prozess beteiligten Akteure und Handlungen identifizieren
  • Den Prozess in BPMN-Symbolbausteine übersetzen
  • Die Zusammenhänge darstellen
  • Identifizieren, an welcher Stelle zu viele Ressourcen eingesetzt sind
  • Die problematischen Symbolbausteine durch effizientere Symbolbausteine ersetzen
  • Den realen Prozess anpassen

Bei BPMN ist es wichtig, dass man den Prozess, den man optimieren will, sehr genau kennt. Es reicht nicht, zu wissen, dass irgendwo Optimierungspotenzial besteht. Es muss bekannt sein, welche Faktoren zu erhöhtem Kosten- oder Zeitaufwand beitragen. Dazu muss der zu optimierende Prozess akribisch analysiert werden.

Wenn man ein Prozessschema mit BPMN erstellt, ist es wichtig, die Detailtiefe entsprechend der zu behandelnden Problematik zu wählen. Man kann zwar Prozesse beliebig weit verschachteln, allerdings geht dabei der Hauptnutzen, die Übersichtlichkeit, verloren.

Notation in BPMN

(Grafik: Frank Anderssohn)

Flow-Objects

  • Activities bezeichnen Aufgaben in einem Geschäftsprozess. Elementare Activities sind Tasks, komplexere Subprocesses. Somit lassen sich Prozesse beliebig verschachtelt darstellen.
  • Gateways: Forks stellen Entscheidungspunkte dar, an Merges laufen verschiedene Kontrollflüsse zusammen.
  • Events sind Ereignisse während des Prozesses, sie läuten Start, Ende oder Veränderung einer Aktivität ein.

Connecting Objects

  • Sequence-Flows verbinden Flow-Objects gemäß deren Reihenfolge.
  • Message-Flows zeigen den Austausch mehrerer Prozessbeteiligter an.

Pools and Swimlanes

  • Pools bezeichnen die wesentlichen Beteiligten eines Prozesses, in der Regel unterschiedliche Organisationen.
  • Lanes sind die Unterteilungen des Pools und bezeichnen einen Benutzer oder ein System im Workflow.

Artifacts

  • Annotations sind Kommentare zu bestimmmten Prozesselementen.
  • Data-Objects bezeichnen physikalische oder digitale Objekte.
  • Groups sind Hilfsmittel, um Prozesselemente visuell zusammenzufassen.

Die Problemerfassung

Angenommen, die manuelle Bearbeitung von Urlaubsanträgen kostet die Personalabteilung jedes Jahr viele Stunden. Bevor man mit dem eigentlichen BPMN beginnt, ist es wichtig, zunächst den reinen Prozessablauf zu verstehen: Der Mitarbeiter verfasst den Urlaubsantrag. Dann schickt er den Antrag an den Personaler. Dieser prüft daraufhin den Antrag auf bestehenden Resturlaub und so weiter. Am Ende informiert der Personaler den Mitarbeiter über Genehmigung oder Ablehnung des Antrags.

In einem nächsten Schritt werden die Handelnden (Mitarbeiter/Personaler), Objekte (Urlaubsantrag) und Handlungen (Antrag stellen und Antrag prüfen), Gateways sowie deren Ausgänge (Ablehnung oder Genehmigung) und entsprechende Ereignisse (Start: Urlaub wollen, Ende: Urlaub bekommen beziehungsweise nicht bekommen) als BPMN-Symbolbausteine übernommen. Diese Bausteine nennt man Flow-Objects, sie sind die Knotenpunkte im Prozess. Anhand von Pfeilen verdeutlicht man die logische Reihenfolge, in der die Elemente zueinander stehen. Dann gilt es, die Handelnden in logischen Gruppen zusammenzufassen. In BPMN spricht man von Pools und Lanes. Pools beschreiben am Prozess beteiligte Organisationen, Abteilungen oder Unternehmen. Lanes fassen all diejenigen Tätigkeiten zusammen, die bei einer Person oder System liegen. Ist der Prozess richtig in BPMN „übersetzt“, erhält man ein schlüssiges Schaubild, das den aktuellen Zustand beschreibt:

(Grafik: Frank Anderssohn)

Die Prozessoptimierung

Nun kommt man zum eigentlich interessanten Punkt – der Prozessoptimierung. Hier gilt es, die Messungen aus Kosten und Geschwindigkeit der Prozessausführung hinzuzuziehen. Dank der eindeutigen Zuordnung kann man jedem Prozessbaustein die jeweilige Zeit und Kosten zuordnen. Am Ende wird klar, welcher Prozessbaustein zu viel Zeit benötigt und zu viele Kosten verursacht. In dem Beispiel beansprucht die Überprüfung des Antrages sowie die manuelle Benachrichtigung des Arbeitnehmers zu viele Ressourcen seitens der Personalabteilung. Nun muss eine Lösung für das Problem gefunden werden. Da die menschliche Bearbeitung der Anträge zu ressourcenintensiv ist, soll der Prozess in Zukunft von einer Software übernommen werden.

Auch hier bietet BPMN eine konzeptionelle Hilfe: Problematische Prozessbausteine werden durch solche ausgetauscht, die effizienzversprechend sind. Darüber hinaus wird geschaut, welche Prozesse eine Software übernehmen könnte: Die Software kann sämtliche administrative Schritte wie die Prüfung des Resturlaubs, das Informieren des Antragstellers und dessen Urlaubsvertretung sowie die Archivierung des Antrags und der Antragsbestätigung durchführen. Man sieht, der Arbeitsaufwand beim Personaler hat sich verringert. Er muss den Urlaub nur noch genehmigen.

(Grafik: Frank Anderssohn)

Auch wenn unter Umständen bereits zu Beginn klar ist, in welche Richtung die Lösung geht, kann BPMN die einzelnen Schritte detailliert darstellen und so eine gute Grundlage für die Umsetzung bieten. BPMN bietet in diesem Fall die Vorlage dafür, was die Software leisten muss.

Fazit

In der Digitalisierung ist BPMN ein integraler Bestandteil und unabdingbares Grundwissen für alle im Managementlevel. Mit seiner objektiven Beschreibungsweise ist es ein essenzielles Werkzeug für die Identifikation von Schwachstellen von Vorgängen. Wissen um die Prozesse bleibt damit nicht intern bei den Abteilungsverantwortlichen, sondern kann verständlich präsentiert und damit systematisch angegangen werden. Das macht BPMN zu einem Werkzeug, das bald für alle im Managementlevel Standard sein wird.

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